PMBOK: tudo o que você precisa saber para aplicar na gestão de projetos

O gerenciamento de projetos, embora sempre tenha sido uma prática comum nas organizações, só começou a se consolidar como uma profissão distinta em meados do século 20. Essa evolução reflete a crescente complexidade dos projetos e a necessidade de métodos mais estruturados e eficazes para gerenciá-los. 

Em resposta a essa necessidade, o Project Management Institute (PMI) publicou o "Um Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK® Guide)", estabelecendo uma base sólida para identificar os processos e práticas essenciais no gerenciamento de projetos. Este conjunto de padrões é essencial para melhorar a eficiência, a comunicação e o sucesso geral dos projetos, fornecendo uma estrutura sólida para planejar, executar e finalizar projetos de qualquer tamanho e complexidade. 

Neste blog, entenderemos mais sobre esse conceito, sua importância, quais são as 5 fases e como aplicar. Além disso, vamos explorar suas estratégias e as suas áreas do conhecimento. 

Continue a leitura e entenda como o PMBOK pode transformar a gestão de projetos na sua organização, unindo equipes em torno de métodos comprovados e conduzindo a resultados excepcionais.

O que é método PMBOK? 

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é, em português "Um Guia do Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK® Guide)", não um método. Foi desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI) que estabelece as melhores práticas para o gerenciamento de projetos. Ele descreve um conjunto de processos, áreas de conhecimento e melhores práticas para aumentar as chances de sucesso do projeto. 

O PMBOK é um guia de referência para gerentes de projetos, membros da equipe de projetos e outros profissionais envolvidos em projetos. Além disso, é a base para a certificação PMP (Project Management Professional), que é uma das mais reconhecidas e respeitadas certificações de gerenciamento de projetos em todo o mundo.

O PMI, responsável pela publicação do guia, é uma entidade internacional sem fins lucrativos e é reconhecido como a maior associação para profissionais da área de gerenciamento de projetos. 

A versão mais atual do PMBOK é a 7ª edição, publicada em 2021. Esta edição trouxe várias mudanças em relação às versões anteriores, focando em princípios de gerenciamento de projetos ao invés de processos específicos, e abrangendo todas as abordagens de desenvolvimento, incluindo preditivas, ágeis e híbridas. Além disso, a 7ª edição expande a lista de ferramentas e técnicas e introduz uma nova seção sobre modelos, métodos e artefatos, com um enfoque renovado nos resultados dos projetos.

Qual a importância do PMBOK? 

A relevância do PMBOK se destaca pela sua capacidade de oferecer uma estrutura metodológica robusta e comprovada para gerenciar projetos de maneira eficaz. Os principais pontos de sua importância são:

• Padronização e melhores práticas: O PMBOK oferece um conjunto de diretrizes, termos e melhores práticas reconhecidos globalmente para a gestão de projetos, ajudando a padronizar os processos em diferentes projetos e organizações.
• Melhoria da eficiência: Ao adotar as práticas padronizadas do PMBOK, as organizações podem melhorar a eficiência na entrega de projetos, otimizando o uso de recursos e reduzindo os custos.
• Gestão de riscos: O PMBOK enfatiza a importância da gestão de riscos, ajudando os gestores de projetos a identificar, analisar e responder a riscos, minimizando impactos negativos.
• Comunicação eficaz: Proporciona ferramentas e técnicas para melhorar a comunicação entre as partes interessadas do projeto, garantindo que todos estejam alinhados e informados.
• Flexibilidade: Apesar de ser um conjunto de diretrizes, o PMBOK é flexível e pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de diferentes tipos de projetos e organizações.
• Certificação e reconhecimento: A adesão às práticas do PMBOK pode facilitar a obtenção de certificações reconhecidas internacionalmente, como a PMP (Project Management Professional), aumentando o reconhecimento profissional e as oportunidades de mercado.

As 5 fases do PMBOK

1. Iniciação:

Na fase de iniciação, o foco é definir o projeto ou uma fase do projeto de maneira clara, estabelecendo sua viabilidade e relevância para a organização. Isso é realizado através do desenvolvimento do termo de abertura do projeto (Project Charter), que autoriza formalmente o projeto e define seus objetivos, necessidades, justificativas e expectativas de alto nível. Essencialmente, esta fase envolve identificar e analisar as partes interessadas, garantindo que suas expectativas e influências sejam compreendidas e consideradas.

2. Planejamento:

Durante essa fase, são estabelecidos os detalhes de como o projeto será executado, monitorado, controlado e concluído . Assim,  abrange a criação de vários planos de gestão — incluindo escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicação, riscos e aquisições — que juntos formam o plano de gestão do projeto.

Além disso, esta fase envolve o planejamento de como a qualidade será assegurada, como as informações serão comunicadas, como os riscos serão gerenciados e como as aquisições necessárias serão realizadas. O planejamento é fundamental para prever desafios, alocar recursos adequadamente e estabelecer uma linha de base para a execução e controle do projeto.

3. Execução:

A fase de execução é quando o plano de gestão do projeto é colocado em ação. É o momento de realizar o trabalho definido no plano de projeto para alcançar seus objetivos. Esta fase envolve a coordenação de pessoas e recursos, além da execução das atividades planejadas

 A execução também abrange a implementação dos planos de gestão de qualidade e aquisições, garantindo que os produtos ou serviços do projeto atendam aos requisitos de qualidade especificados e que todos os contratos e compras sejam gerenciados efetivamente.

4. Monitoramento e Controle:

A fase de monitoramento e controle é crítica para assegurar que o projeto permaneça no caminho certo em relação ao plano de projeto. Esta fase envolve medir o desempenho atual do projeto, comparando-o com a linha de base do projeto estabelecida durante o planejamento. Aspectos como escopo, cronograma, custos e qualidade são monitorados rigorosamente. O gerenciamento de mudanças é uma atividade chave nesta fase, tratando qualquer desvio ou necessidade de ajuste no plano de projeto. 

5. Encerramento:

A fase de encerramento conclui o projeto, certificando-se de que todos os trabalhos foram finalizados, os objetivos foram atingidos e os entregáveis foram aceitos pelo cliente ou patrocinador.

 Envolve a realização de uma revisão pós-projeto para documentar as lições aprendidas, os sucessos e os desafios enfrentados. Além disso, nesta fase, são finalizadas todas as contas, liberados os recursos do projeto e encerrados os contratos com fornecedores. Esta fase é fundamental para o aprendizado organizacional, permitindo que insights e práticas possam ser aplicados a projetos futuros.

Neste sentido, destacamos o curso gratuito de Fundamentos da Gestão de projetos da FM2S para aqueles que se visam dominar  fundamentos de planejamento estratégico, otimização de recursos e solução de problemas.

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Como aplicar o PMBOK? 

o PMBOK serve como um guia de práticas recomendadas, não uma metodologia fixa.  É necessário adaptar as suas orientações às necessidades do projeto e organização para maximizar a eficácia da gestão de projetos. Para aplicar o PMBOK eficazmente em seus projetos, siga estas etapas diretas:

• Estude o Guia PMBOK: Comece por se familiarizar com o conteúdo do PMBOK, incluindo seus processos, áreas de conhecimento e práticas recomendadas. Isso forma uma base sólida para a implementação das diretrizes em seus projetos.
• Adapte o PMBOK ao seu projeto: Personalize as diretrizes do PMBOK conforme as especificidades do seu projeto. Leve em consideração fatores como tamanho, complexidade e recursos disponíveis para determinar quais processos e práticas serão mais benéficos.
• Implemente os grupos de processos: Aplique os cinco grupos de processos do PMBOK — Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento — de forma sequencial, certificando-se de que todas as fases necessárias sejam cumpridas.
• Utilize as áreas de conhecimento: Explore as 10 áreas de conhecimento do PMBOK para adotar práticas e ferramentas específicas em áreas como escopo, cronograma, custo, qualidade e gestão de riscos, adaptando-as às necessidades do seu projeto.
• Empregue ferramentas e técnicas: Use as ferramentas e técnicas recomendadas pelo PMBOK, como análise de riscos e gerenciamento de recursos, para facilitar a gestão eficaz do projeto.
• Mantenha comunicação efetiva: Garanta que todas as partes interessadas estejam continuamente informadas sobre o progresso e quaisquer desafios do projeto, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo.
• Monitore e controle o progresso: Vigie o andamento do projeto em comparação com o plano estabelecido, identificando e abordando variações ou obstáculos à medida que surgirem, através de ações corretivas ou preventivas.
• Avalie e aprimore: Após a conclusão do projeto, revise os resultados e as lições aprendidas para aprimorar suas práticas de gestão de projetos. Aplique esses aprendizados em projetos futuros para melhorar continuamente.

Onde se aplica o PMBOK? 

O PMBOK, com suas práticas padronizadas e flexíveis de gestão de projetos, pode ser adaptado e aplicado em uma ampla variedade de setores. São eles:

• Tecnologia da Informação (TI): o PMBOK ajuda a gerenciar esses desafios com sua abordagem estruturada para o planejamento de projetos, gestão de mudanças e comunicação eficaz, assegurando que os projetos de TI sejam entregues dentro do escopo, tempo e orçamento estipulados.
• Indústria e Manufatura: em projetos industriais e de manufatura, que podem variar desde a implementação de linhas de produção até a introdução de novos produtos, o PMBOK proporciona uma estrutura para planejar e monitorar cada etapa do processo de forma detalhada, garantindo a qualidade e eficiência na produção, além de facilitar a coordenação entre diferentes equipes e departamentos.
• Saúde e Farmacêutica: o PMBOK fornece diretrizes para a gestão rigorosa da qualidade e dos riscos, essenciais para o sucesso de projetos que vão desde o desenvolvimento de novos medicamentos até a implementação de sistemas de informação em saúde.
• Energia e Recursos Naturais: no setor de energia, especialmente em projetos relacionados a fontes renováveis e exploração de recursos naturais, o PMBOK ajuda a gerenciar a complexidade, os riscos ambientais e regulatórios, e as expectativas das partes interessadas, promovendo uma execução de projeto eficiente e responsável.
• Setor Público e Governo: o PMBOK oferece uma estrutura para garantir transparência, eficácia na comunicação e alinhamento com os objetivos de políticas públicas, contribuindo para o sucesso de iniciativas de infraestrutura comunitária e programas de desenvolvimento.
• Marketing e Comunicação: gerenciamento da criatividade e inovação dentro de parâmetros claramente definidos, assegurando que campanhas e iniciativas de branding sejam entregues de forma eficaz e alinhadas aos objetivos estratégicos da organização.
• Setor financeiro: implementação de sistemas de gerenciamento financeiro, fusões e aquisições, e projetos de conformidade regulatória são beneficiados pelo PMBOK;
• Educação e pesquisa: projetos de pesquisa, desenvolvimento de currículos e implementação de programas educacionais;
• Organizações sem fins lucrativos e ONGs: o PMBOK contribui para projetos de desenvolvimento comunitário, campanhas de conscientização e programas de assistência.

Quais são os 3 motivos estratégicos do PMBOK? 

Embora o PMBOK cubra uma ampla gama de práticas e princípios de gestão de projetos, é possível destacar três razões estratégicas fundamentais que justificam sua adoção por organizações em todo o mundo:

Alinhamento com Objetivos de Negócio:

O PMBOK ajuda a garantir que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos e as metas da organização. Isso significa que os recursos são investidos em projetos que trazem o maior valor e estão em consonância com a direção estratégica da empresa. A adoção do PMBOK facilita a comunicação clara dos objetivos, a definição de escopo e a identificação de stakeholders, contribuindo para uma maior probabilidade de sucesso do projeto em termos de contribuição para os objetivos gerais do negócio.

Melhoria da Eficiência Operacional:

Implementar as práticas do PMBOK pode melhorar a eficiência operacional através da padronização dos processos de gestão de projetos. Isso inclui o planejamento, execução, monitoramento e encerramento de projetos. A padronização reduz a curva de aprendizado para os membros da equipe de projeto, diminui a redundância de esforços e aumenta a produtividade. Além disso, a eficácia na gestão de recursos, tempo e custos leva a uma otimização geral dos processos, reduzindo desperdícios e aumentando o retorno sobre o investimento.

Gestão de Riscos Aperfeiçoada:

Um dos aspectos fundamentais do PMBOK é a ênfase na identificação, análise e resposta aos riscos do projeto. A metodologia fornece um quadro estruturado para a gestão de riscos, ajudando as organizações a antecipar possíveis problemas antes que eles ocorram e a planejar ações mitigadoras ou contingenciais. Isso aumenta a probabilidade de sucesso do projeto, e minimiza potenciais impactos negativos sobre o orçamento, o cronograma e a qualidade do projeto.

As 10 áreas de de conhecimento abordadas pelo PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é estruturado em torno de áreas de conhecimento que abordam diferentes aspectos da gestão de projetos. Na sua 6ª edição, o PMBOK detalha dez áreas específicas de conhecimento, cada uma dedicada a uma dimensão vital da gestão de projetos, garantindo assim que gestores de projetos estejam equipados com as ferramentas e insights necessários para liderar projetos com sucesso.

1. Gestão da Integração: abrange os processos e atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gestão de projetos.
2. Gestão do Escopo: é a maneira de definir o que seu projeto irá entregar. Ou seja, a finalidade do escopo é garantir que todos tenham clareza sobre o que o projeto é e o que ele inclui. Abrange a coleta de requisitos e a preparação da estrutura de repartição do trabalho.
3. Gestão do Tempo: refere-se a como você gerencia o tempo que as pessoas estão gastando nas tarefas do projeto e quanto tempo o projeto leva em geral. Esta área de conhecimento ajuda você a entender as atividades no projeto, a sequência dessas atividades e quanto tempo eles vão levar.
4. Gestão do Custo: trata-se de lidar com as finanças do projeto. A grande atividade nesta área de conhecimento é definir seu orçamento, que inclui descobrir quanto custará cada tarefa e depois determinar a previsão de orçamento geral do seu projeto.
5. Gestão da Qualidade: esta área é onde você aprenderá e configurará as atividades de controle de qualidade e gerenciamento de qualidade em seu projeto para que você possa estar confiante de que o resultado atenderá às expectativas dos seus clientes.
6. Gestão da Aquisição: suporta todo o seu trabalho de suprimento, planejar o que precisa comprar, passar pelo processo de licitação e compra, gerenciar o trabalho do fornecedor e fechar o contrato quando o projeto estiver concluído.
7. Gestão de Recursos humanos: trata-se de gerenciar as pessoas na equipe, incluindo dar-lhes treinamentos extras para fazer seu trabalho, se elas precisam disso
8. Gestão da Comunicações: dado que o trabalho de um gerente de projeto é frequentemente dito ser cerca de 80% de comunicação, o gerente de projetos escreve o plano de comunicação para o projeto e monitora todas as comunicações de entrada e saída.
9. Gerenciamento de riscos: envolve a identificação de riscos e a compreensão de como avaliar riscos em seu projeto, que inclui como você realiza avaliações de risco quantitativas e qualitativas. Em outras palavras, o gerenciamento de riscos não é uma atividade única, abrange o controle de seus riscos de projeto no futuro e durante o ciclo de vida do projeto.
10. Gerenciamento de partes interessadas: é um dos grupos mais importantes, que o leva à jornada de identificar as partes interessadas, entender seu papel e necessidades no projeto e garantir que você possa atendê-los.

O que é um projeto, segundo o PMBOK?

O PMBOK define um projeto como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Esta definição destaca duas características principais de um projeto: sua natureza temporária e sua unicidade.

Sendo temporário, um projeto tem um início e um término claros. Esta característica diferencia os projetos das operações regulares de um negócio, que são contínuas e mantêm-se ao longo do tempo. O encerramento de um projeto ocorre quando seus objetivos são alcançados. Por ser único, cada projeto visa entregar algo que não foi feito antes, estabelecendo objetivos específicos e enfrentando desafios distintos. 

Os projetos possuem variados tipos de atividades, desde o desenvolvimento de software, construção de edifícios e pontes, até esforços de ajuda humanitária e expansão de negócios para novos mercados. Eles requerem a colaboração de equipes que frequentemente não trabalham juntas, podendo incluir pessoas de diferentes organizações e locais geográficos.

Leia mais: 

• Gestão Estratégica: o que é e como usar para se destacar na carreira
• Glossário gerenciamento de projetos: termos importantes