O que é planejamento? Como realizar o seu?

Para que nada saia do controle em diversas situações, ou ainda, para que você cumpra os horários e chegue a tempo nos compromissos, é preciso de um planejamento para isso. 

Neste post, iremos abordar este tema para que haja um entendimento maior da importância de possuir um planejamento na sua vida.

Qual é o conceito do planejamento?

O conceito de planejamento envolve o processo de definir metas, estabelecer estratégias e organizar os recursos e atividades necessários para atingir essas metas de maneira eficiente e eficaz. O planejamento é uma habilidade fundamental, tanto no âmbito pessoal quanto no profissional, e permite que indivíduos e organizações tomem decisões informadas e se preparem para o futuro.

O planejamento eficiente envolve uma série de etapas, como identificar objetivos claros e mensuráveis, avaliar as opções disponíveis, estabelecer prioridades, criar um cronograma e monitorar o progresso. Além disso, o planejamento também requer a capacidade de se adaptar e ajustar o plano conforme as circunstâncias mudam. O objetivo final do planejamento é ajudar a alcançar resultados desejados com o uso otimizado de recursos, tempo e energia.

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O que é planejamento?

Segundo o dicionário de negócios, planejamento é uma função básica da gestão que envolve a formulação de um ou mais planos detalhados para alcançar o melhor equilíbrio de necessidades ou demandas com os recursos disponíveis. O processo de planejamento (1) identifica as metas ou objetivos a serem alcançados, (2) formula as estratégias para alcançá-los, (3) organiza ou cria os meios necessários e (4) implementa, dirige e monitora todos os passos em sua sequência.

Já outros, definem planejamento como o processo de pensar e organizar as atividades necessárias para alcançar uma meta desejada. Envolve a criação e manutenção de um plano, tais como aspectos psicológicos que requerem habilidades conceituais. Há mesmo um par de testes para medir a capacidade de alguém ser um bom planejador. Como tal, o planejamento é uma propriedade fundamental da administração e gestão dos negócios.

Qual é a importância do planejamento?

Além disso, o planejamento tem um processo específico e é necessário para múltiplas tarefas, particularmente as relacionadas a administração, negócios, etc. Em cada campo existem diferentes tipos de planos que ajudam as empresas a alcançarem a tão sonhada eficiência e eficácia.

Um aspecto importante, embora frequentemente ignorado do planejamento, é o relacionamento que este mantém com a previsão. Previsão esta, que pode ser descrita como a arte de imaginar o futuro, enquanto o planejamento costuma imaginar um futuro para diferentes cenários.

Planejamento combina a previsão com a preparação de cenários, além de saídas sobre como adaptar-se a eles. O planejamento é uma das técnicas mais importantes de gerenciamento de projetos e do gerenciamento do tempo, conteúdos importantes que já abordamos em nossos cursos.

Ser eficaz, na hora de planejar, pode reduzir muito o tempo e o esforço necessários para se alcançar uma meta. Um plano é como um mapa. E, ao segui-lo, uma pessoa pode ver com qual velocidade progride no caminho de sua meta e quão longe está de seu destino.

Como se faz um planejamento?

Fazer um planejamento envolve várias etapas que podem ser adaptadas às necessidades específicas de cada indivíduo ou organização. Aqui estão os passos básicos para criar um plano eficiente:

• Definir objetivos: identifique o que você deseja alcançar a curto, médio e longo prazo. Certifique-se de que seus objetivos sejam claros, mensuráveis e realistas. Utilize a técnica SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporizáveis) para ajudar a estabelecer metas bem estruturadas;
• Analisar a situação atual: avalie sua posição atual em relação aos objetivos estabelecidos. Identifique os recursos disponíveis, pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças. Isso ajudará você a entender melhor o contexto em que está trabalhando e a tomar decisões mais informadas;
• Identificar as ações necessárias: faça uma lista das tarefas e atividades que precisam ser realizadas para alcançar seus objetivos. Descreva os passos específicos, responsabilidades e recursos necessários para cada tarefa;
• Estabelecer prioridades: determine a importância e a urgência de cada tarefa ou atividade. Utilize técnicas como a matriz de Eisenhower ou a metodologia de priorização ABC para classificar e priorizar suas tarefas;
• Criar um cronograma: desenvolva um cronograma realista com prazos para cada tarefa ou atividade. Isso ajudará a manter o foco e garantir que você esteja progredindo em direção aos seus objetivos;
• Implementar o plano: coloque o plano em ação, começando pelas tarefas mais importantes e urgentes. Monitore seu progresso regularmente e ajuste seu plano conforme necessário;
• Revisar e ajustar: um bom planejamento requer avaliação e ajustes contínuos. Revise seu plano periodicamente, verifique se você está no caminho certo e faça os ajustes necessários para garantir que seus objetivos sejam alcançados.

Lembre-se de que o planejamento é um processo dinâmico e flexível que deve ser adaptado às mudanças nas circunstâncias e às novas informações. Ao seguir esses passos e estar disposto a ajustar seu plano conforme necessário, você estará no caminho certo para alcançar seus objetivos de maneira eficiente e eficaz.

Quais são os tipos de planejamento?

Existem vários tipos de planejamento, cada um com seu próprio foco e propósito. Alguns dos tipos mais comuns de planejamento incluem:

• Planejamento estratégico: é um processo de longo prazo que envolve a definição de objetivos e metas organizacionais, bem como a identificação das estratégias e recursos necessários para alcançá-los. O planejamento estratégico ajuda as organizações a se posicionarem no mercado e a se prepararem para o futuro;
• Planejamento tático: é focado no médio prazo e está relacionado à implementação das estratégias definidas no planejamento estratégico. O planejamento tático envolve a alocação de recursos e a coordenação de esforços entre diferentes departamentos ou equipes dentro de uma organização;
• Planejamento operacional: se concentra no curto prazo e aborda as atividades e tarefas diárias necessárias para o funcionamento eficiente de uma organização. Este tipo de planejamento geralmente inclui a definição de metas específicas, a alocação de recursos e a programação de atividades;
• Planejamento financeiro: envolve a análise da situação financeira atual de uma organização ou indivíduo, a definição de metas financeiras e a criação de um plano para alcançar essas metas. O planejamento financeiro pode incluir a elaboração de orçamentos, projeções de receita e despesa, e a identificação de oportunidades de investimento e financiamento;
• Planejamento pessoal: aborda a definição de objetivos e metas individuais, bem como a identificação das etapas e recursos necessários para alcançá-los. O planejamento pessoal pode abranger áreas como educação, carreira, finanças, saúde e bem-estar;
• Planejamento de projetos: é específico para a gestão de projetos e envolve a definição de objetivos, escopo, cronograma, recursos e riscos associados a um projeto específico. O planejamento de projetos também inclui o monitoramento e controle do progresso do projeto e a realização de ajustes conforme necessário.

Esses são apenas alguns exemplos dos tipos de planejamento existentes. Dependendo do contexto e das necessidades específicas, podem ser aplicados outros tipos de planejamento ou uma combinação de vários tipos. O importante é entender que o planejamento é uma habilidade essencial em todas as áreas da vida e pode ser adaptado às diferentes situações e desafios que enfrentamos.

Quais são as 4 fases do ciclo de vida de um projeto?

O ciclo de vida de um projeto é uma série de fases que um projeto atravessa desde o início até a conclusão. Essas fases ajudam a organizar e gerenciar os projetos de maneira eficaz, garantindo que os objetivos sejam alcançados e os recursos sejam utilizados de forma eficiente. As quatro fases do ciclo de vida de um projeto incluem:

1. Iniciação: a fase de iniciação envolve a definição do projeto, identificando os objetivos, escopo, premissas e restrições. Nesta fase, os stakeholders do projeto são identificados, e um estudo de viabilidade é realizado para determinar se o projeto vale a pena ser perseguido. Ao final desta fase, um documento de iniciação do projeto (Project Charter) é geralmente elaborado, que serve como base para o planejamento do projeto;
2. Planejamento: a fase de planejamento é onde o projeto é detalhado e organizado. Isso inclui a definição do escopo, a identificação de riscos e suposições, a definição de metas e objetivos específicos, e a alocação de recursos e orçamento. Nesta fase, um plano de projeto detalhado é criado, que inclui um cronograma, um plano de recursos humanos, um plano de comunicação e outros documentos relevantes para gerenciar o projeto de maneira eficaz;
3. Execução: a fase de execução envolve a implementação do plano de projeto e a realização das atividades planejadas. Os membros da equipe do projeto trabalham em suas tarefas atribuídas, e o progresso do projeto é monitorado e controlado pelo gerente de projeto. Durante esta fase, pode ser necessário fazer ajustes no plano de projeto para acomodar mudanças nas circunstâncias ou nos requisitos do projeto;
4. Encerramento: a fase de encerramento marca a conclusão do projeto. Nesta fase, todas as atividades do projeto são encerradas, os entregáveis finais são aceitos pelos stakeholders, e o desempenho geral do projeto é avaliado. Os resultados do projeto são comparados com os objetivos e metas estabelecidas, e as lições aprendidas são documentadas para futuros projetos. Ao final desta fase, o projeto é considerado concluído, e a equipe do projeto é geralmente desmobilizada.

Essas quatro fases do ciclo de vida do projeto ajudam a garantir que os projetos sejam gerenciados de forma eficiente e eficaz, aumentando a probabilidade de sucesso e minimizando os riscos associados.

Como definir objetivos SMART para o planejamento?

Objetivos SMART são uma forma eficaz de definir metas claras e mensuráveis que podem ser alcançadas com sucesso. A sigla SMART significa:

• Específico (Specific): o objetivo deve ser claro e preciso, sem ambiguidades ou generalidades. Deve responder às perguntas: o quê, quem, quando, onde e por que;
• Mensurável (Measurable): o objetivo deve ser quantificável, com critérios de avaliação definidos. Deve ser possível medir o progresso e determinar se o objetivo foi alcançado;
• Alcançável (Attainable): o objetivo deve ser desafiador, mas alcançável. Deve levar em consideração recursos disponíveis, como tempo, habilidades, orçamento e equipe;
• Relevante (Relevant): o objetivo deve estar alinhado com as prioridades e objetivos estratégicos da organização ou indivíduo. Deve contribuir para o progresso e crescimento a longo prazo;
• Temporal (Time-bound): o objetivo deve ter um prazo definido para ser concluído. Deve haver uma data limite para a realização do objetivo, o que ajuda a manter o foco e a motivação.

Um exemplo de objetivo SMART para o planejamento seria:

"Reduzir o tempo médio de espera dos clientes no suporte ao cliente em 50% até o final do próximo trimestre, por meio da contratação de um representante de suporte adicional e da implementação de um novo sistema de gerenciamento de filas."

Esse objetivo é específico, mensurável, alcançável, relevante e temporal. Ele é claro sobre o que precisa ser feito, quem será responsável e como será medido o sucesso, enquanto também é realista e contribui para os objetivos estratégicos da organização.

Como realizar o planejamento no âmbito do Lean Seis Sigma?

Em 1976, a União de Cientistas e Engenheiros Japoneses (JUSE) viu a necessidade de desenvolver ferramentas para promover a inovação, comunicar informações e realizar o planejamento com êxito em grandes projetos. Uma equipe pesquisou e desenvolveu as sete novas ferramentas do controle de qualidade, muitas vezes chamadas de sete ferramentas de gerenciamento e planejamento (GP), ou simplesmente as sete ferramentas de gerenciamento. Nem todas as ferramentas eram novas, mas sua união e promoção eram.

As sete ferramentas do gerenciamento e planejamento são listadas em uma ordem que vai da análise abstrata para o planejamento detalhado. São elas:

• Diagrama de afinidade: organiza um grande número de ideias e suas relações;
• Diagrama de relações: mostra relações de causa e efeito e ajuda a analisar os vínculos naturais entre os diferentes aspectos de uma situação complexa;
• Diagrama de direcionador: divide categorias amplas em níveis mais detalhados, ajudando você a mover seu pensamento passo a passo de generalidades para especificidades. Um diagrama direcionador bastante conhecido é árvore CTC (critical to customer) ou CTQ (critical to Quality). Disponíveis em nossa Apostila Green Belt Grátis;
• Diagrama Matricial: mostra a relação entre dois, três ou quatro grupos de informação. Esse diagrama nos ajuda a compreender detalhes da relação, como a força, os papéis desempenhados pelos vários indivíduos e como realizar a medições;
• Matriz de Análise de Dados: é uma técnica matemática complexa para analisar matrizes, frequentemente substituída nesta lista pela matriz de priorização similar. Uma das mais rigorosas, cuidadosas e demoradas ferramentas de tomada de decisão, uma matriz de priorização é uma matriz em forma de L que utiliza comparações pareadas de uma lista de opções para um conjunto de critérios, a fim de escolher a melhor opção (s);
• Diagrama de Seta: mostra a ordem necessária para execução das tarefas em um projeto ou processo. Com ela, é possível encontrar a melhor programação do projeto e os potenciais problemas e suas soluções;
• Diagrama PDPC: identifica sistematicamente o que pode dar errado em um plano em desenvolvimento.

O que é e como realizar o planejamento Estratégico?

Vimos que é difícil conseguir algo sem um plano. Se você está treinando um time de futebol, cozinhando o jantar para sua família, ou empreendendo em uma pequena empresa, você precisará de um tipo específico de planejamento, o dito Planejamento Estratégico.

Um planejamento estratégico olha para todas as coisas que seu negócio poderia fazer e estabelece quais seriam as coisas que você deveria realmente fazer. Um planejamento estratégico também ajuda os líderes a determinar onde gastar tempo, capital humano e capital financeiro. O planejamento não é tarefa apenas das grandes corporações.

Mas, como as pequenas empresas devem abordar o planejamento estratégico? Existem centenas de livros de negócios dedicados ao tema e, nós lemos a maioria deles. Porém, um dia um amigo meu fez a seguinte provocação: você conhece como fazer o Planejamento Estratégico ou tem a habilidade para fazê-lo? Após pensar um pouco, vi que conhecia mais do que tinha a capacidade de aplica-lo.

Nesse mesmo dia, resolvi quebrar o terrível processo que já tinha aplicado algumas vezes em algo mais simples. Planejamento Estratégico de uma empresa de pequeno e médio porte não é uma tarefa digna da complexidade de enviar o homem à Lua. Por isso, resolvi adotar um procedimento que com 5 passos, o ajudará nessa tarefa.

Quais são os 5 passos para o Planejamento Estratégico?

• Determine onde você está. Isso é mais difícil do que parece. Algumas pessoas veem-se como eles querem ver-se, não como eles realmente aparecem aos outros. Muitas pequenas empresas acabam caindo nessa mesma armadilha. Para obter uma imagem precisa de onde está sua empresa, realize auditorias externas e internas para ter uma compreensão clara do mercado, do ambiente competitivo e das competências de sua organização (suas competências reais, não imaginadas).
• Identifique o que é importante. Concentre-se onde você quer levar sua organização ao longo do tempo. Isso define a direção da empresa no longo prazo e determina claramente a missão (mercados, clientes, produtos, etc.) e visão (futuro da sua organização). A partir dessa análise, você poderá determinar as questões prioritárias - questões tão importantes para o bem-estar geral da empresa que exigem a atenção total e imediata de toda alta gestão. O plano estratégico deve centrar-se nestas questões.
• Defina o que você deve alcançar. Defina os objetivos esperados que indicam claramente o que sua organização deve alcançar para responder as questões prioritárias.
• Determine quem é responsável. É assim que você vai chegar onde deseja. As estratégias, planos de ação e orçamentos são etapas do processo que efetivamente comunicam como você vai alocar tempo, capital humano e dinheiro para abordar as questões prioritárias e alcançar os objetivos definidos.
• Revise. Reveja o plano assim que elaborar, pois não acabou. Ele nunca acaba. Para garantir que o plano funciona como projetado, você deve realizar regularmente avaliações formais do processo e refiná-lo, se necessário. Sugerimos que faça isso pelo menos uma vez por trimestre.

Um planejamento estratégico é uma coisa maravilhosa. Ele pode ajudá-lo a levar sua pequena empresa para lugares que você nunca pensou ser possível. Se você ainda não tiver feito isso, arrume tempo para começar a elaborá-lo agora. Ele vai ajudar a manter o seu pequeno negócio no caminho certo, mantendo-o concentrado no futuro. 

Outros Tipos de Planejamento

Além do Planejamento Estratégico, existem diversos outros tipos, vamos ver mais alguns deles.

Planejamento Organizacional

O planejamento organizacional ajuda a empresa a descobrir abordagens para melhorar o desempenho. Ele pode, por exemplo, mostrar os insights sobre como reestruturar sua organização com o objetivo de atingir sua capacidade máxima. Desenvolvimento de novos produtos, expansão de operações - um plano estratégico abrangente gerencia como você reage às circunstâncias e aos desafios de todas as cores, formas e tamanhos.

Planejamento de Aula

Um plano de aula é um guia diário do professor sobre o que os alunos precisam aprender, como será ensinado e como o aprendizado será medido. Os planos de aula ajudam os professores a serem mais eficazes na sala de aula, fornecendo um esboço detalhado para acompanhar cada período de aula.Isso garante que todo o tempo da aula seja gasto ensinando novos conceitos e tendo discussões significativas - sem descobrir isso rapidamente!

Os planos de aula mais eficazes têm seis partes principais:

• Lições objetivas;
• Requisitos relacionados;
• Materiais da lição;
• Procedimento da lição;
• Método de avaliação;
• Reflexão da lição.

Planejamento de Marketing

O planejamento de mercado é o processo de organizar e definir o objetivo de marketing de uma empresa e reunir estratégias e táticas para alcançá-los. Um plano de marketing sólido deve consistir na proposta de valor da empresa, informações sobre seu mercado-alvo ou clientes, um posicionamento comparativo de seus concorrentes no mercado, estratégias de promoção, canais de distribuição e orçamento alocado para o plano. Todas as equipes relevantes da organização devem consultar seu plano de marketing.

E se você não é dono de um negócio, isso não o impede de fazê-lo. Por que? Porque o maior segredo dos grandes líderes ou pessoas que alcançaram grandes feitos, era exatamente os esforços dispendidos com o planejamento. E você? O que planeja fazer? Certificações Lean Seis Sigma como o Green Belt ou o Black Belt? Ou prefer a área de Liderança, Lean e Gestão de Projetos?

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