Solução de problemas: como resolver problemas, com métodos
Os problemas fazem parte da vida de todos nós e são uma realidade inevitável. Desde problemas cotidianos, como problemas de saúde ou problemas no trabalho, até problemas mais complexos, como problemas sociais ou problemas globais, estamos sempre lidando com questões que precisam ser resolvidas.
Apesar de serem muitas vezes vistos como uma fonte de estresse e desconforto, os problemas também podem ser oportunidades para aprender e crescer. Neste artigo, exploraremos o que é um problema, os diferentes tipos, estratégias eficazes para solução de problemas e como evitá-los.
O que é solução de problemas?
Os problemas estão na maioria das atividades que muitas pessoas fazem em suas tarefas todos os dias. Se você está resolvendo um problema para um cliente (interno ou externo), apoiando aquela sua equipe ou descobrindo novos desafios para resolver, você está nessa luta. Os problemas que você enfrenta podem ser: grandes ou pequenos, simples ou complexos e fáceis ou difíceis. Sim, há problemas fáceis, mas muito complexos, como preparar a ceia de natal ou o churrasco da turma.
Uma parte importante do papel de cada gerente é encontrar maneiras para a solucionar os problemas sem que o mesmo cause efeitos colaterais. Assim, ser um solucionador de problemas é muito mais que importante para o seu sucesso. Muito dessa confiança vem de um bom processo para usar quando encontrar um problema. Dominando o processo, você poderá resolver desafios de forma rápida e eficaz. Sem isso, suas soluções podem não ser eficientes o bastante, ou você pode ficar travado e não fazer nada, com consequências por vezes, nefastas.
Ter boas habilidades, para solução de problemas difíceis e complexos, podem fazer uma enorme diferença para sua carreira. É isso que o Lean Seis Sigma, por meio de suas Certificações White Belt, Green Belt e Black Belt possibilitam.
Como resolver problemas?
Embora há vários tipos de ferramentas e métodos que possam ser usados para auxiliar na solução de problemas, apresentamos alguns princípios básicos que irão o ajudar a manter o esforço no caminho correto:
- Em primeiro lugar, tenha uma definição clara do problema;
- Use um método que encoraje opiniões e novas ideias;
- Veja o todo primeiro, e então estude as partes;
- Use os dados para aprender;
- Crie mudanças que conduzam a melhorias, não apenas remova sintomas;
- Use a estratégia e mova-se à montante no processo;
- Planeje aprender alguma coisa com maior rapidez, mas não tudo.
O que é um problema?
Um problema é uma situação ou condição que apresenta dificuldades, desafios ou obstáculos a serem superados. Geralmente, um problema é uma lacuna entre o estado atual das coisas e o estado desejado ou esperado. Os problemas podem surgir em diferentes contextos, como na vida pessoal, profissional, social ou emocional, e podem variar em sua natureza e complexidade.
Os problemas podem ter várias causas, incluindo fatores externos, como mudanças no ambiente ou eventos imprevisíveis, e fatores internos, como crenças limitantes, comportamentos desadaptativos ou deficiências cognitivas. Identificar e resolver problemas é uma habilidade importante para lidar com a vida e alcançar objetivos, tanto a curto quanto a longo prazo.
Como identificar um problema?
Antes de tudo, a chave para uma boa definição do problema é garantir que você está lidando com o problema real - e não seus efeitos. Por exemplo, se o desempenho em seu departamento é baixo, você pode pensar que o problema é com pessoas. No entanto, se você olhar um pouco mais criteriosamente, o problema pode ser a falta de treinamento, ou uma carga de trabalho imensa.
A princípio, a questão do Modelo para Melhorias fornece a chance de definir em si o que estamos tentando conseguir com este esforço de solução de problema. O formato da apresentação do problema não é importante. O importante é que cada um envolvido com o esforço tenha as mesmas respostas para a questão: “O que estamos tentando realizar?”.
Ademais, ferramentas como 5 Porquês e a Análise de Causa Raiz vão ajudá-lo a fazer as perguntas certas e a trabalhar com todas as camadas de um problema para descobrir o que na verdade está acontecendo.
Nessa fase, também é importante garantir que você conseguirá enxergar o problema por meio de diferentes visões. Em outras palavras, se você definir o problema com afobação, você pode acabar com uma declaração de problema que é na verdade uma sugestão de mudança. Por exemplo, considere o tipo de problema como: "Temos de encontrar uma maneira de disciplinar as pessoas que fazem trabalho de qualidade inferior."
Isso não lhe permite a oportunidade de descobrir as verdadeiras razões para o desempenho ruim. Se fizer uma lista de verificação das diversas perspectivas, conseguirá um poderoso lembrete para examinar muitos elementos que podem contribuir para o entendimento do problema.
Quais são as estratégias eficazes para lidar com problemas?
Veja o todo primeiro, depois estude as partes
Muitos problemas são realmente causados por “soluções” de início aplicadas. Os esforços de solução de problemas anteriores resultaram em soluções que resolveram o problema, mas também criaram cinco novos problemas em outras áreas. Isso significa que é importante entender o contexto no qual o problema está inserido antes de tentar resolvê-lo.
Algumas vezes este contexto está descrito no Contrato de Melhoria. Antes de começar a desenvolver soluções é útil eliminar partes do sistema que não causaram o problema. Este processo de pensamento irá diminuir o tampering em áreas que não necessitam de mudanças.
Uma diagrama de conexão de processos é uma ferramenta usada para ilustrar um sistema feito de processos que se inter-relacionam. Ferramentas como benchmarking e levantamentos podem abrir nossos pensamentos para os pontos de vista dos clientes e de outros fora da organização. O foco do esforço da solução de problemas deve estar nas soluções que eliminam o problema e contribuam para os objetivos globais da organização.
O uso de um gráfico de controle é outra maneira de focar o sistema como um todo. Um gráfico de controle, ou um conjunto de gráficos, ajuda a dirigir o esforço da solução de problemas para mudanças fundamentais num processo (variações de causa comum) ou correções, ajustes e reparos em processos existentes (variações de causa especial). Uma análise do gráfico de controle do problema irá minimizar os resultados negativos da adulteração de dados.
Aprenda com os dados
O uso de dados diminuem a emoção, que na maioria dos casos, acompanham os problemas. Dois dos mais importantes tipos de dados para a solução de problemas são os dados da freqüência da ocorrência colhidos ao longo do tempo e os dados que caracterizam as ocorrências. Este é o foco principal do Green Belt e do Black Belt. Análise de dados para a melhoria de processos.
Faça mudanças para as melhorias, não apenas remova sintomas
Ainda que todas as mudanças não deem em bons resultados, pelo menos todas as melhorias exigem mudanças. Para prevenir que os problemas ocorram, os produtos e processos dentro do sistema devem ser feitos de novo. Apenas a eliminação do sintoma do problema em si, não é o suficiente. Isto é, a construção de novas prisões pode eliminar o problema atual da superpopulação de presos, mas não esclarece porque nossas prisões atuais estão superpovoadas.
Conceitos para Mudança são noções ou abordagens gerais para a mudança. Dessa maneira, foram avaliados como úteis no desenvolvimento de ideias específicas para mudanças que levem a melhorias. Que tipos de mudança que resolvem problemas também irão levar a melhorias? Em geral, uma única e específica mudança é necessária para se obter a melhoria para um conjunto específico de circunstâncias. Mas essa mudança específica é desenvolvida de um conjunto limitado de conceitos.
Colete todos os dados do problema
A estratificação é a separação e classificação de dados de acordo com as variáveis ou fatores selecionados. O objetivo é encontrar padrões que auxiliem a compreensão dos mecanismos causais de um processo. Isto é , respondendo a questão: Quem; O que; Onde; E quando.
- O problema ocorre apenas com clientes ou fornecedores específicos?
- O que houve para causar o problema ao cliente?
- Existe um local particular onde o problema ocorra com mais frequência?
- Existe uma época particular em que o problema ocorre com mais frequência?
Uma maneira específica de estratificar é “mover-se à montante”. Se um problema está ocorrendo em um processo, colete dados em todos os processos que fornecem entradas para o processo com problema. Ou, estratifique os dados de entrada de inspeção por fornecedor. O conceito de estratificação pode ser usado com todas as ferramentas de análise de dados. Por exemplo, símbolos diferentes podem ser usados para representar diferentes variáveis no processo ou grupos de dados num gráfico de tendência ou histograma.
Um dos métodos mais eficazes na solução de problemas é o famoso Método MASP. Ele te permite analisar, identificar e solucionar problemas ao localizar sua origem e o corrigir a partir dali. A FM2S oferece um curso de MASP para que você possa aplicar essa metodologia tanto na sua empresa, como na sua vida acadêmica e pessoal.
Solução de problemas com rapidez, mas não tudo ao mesmo tempo
Há uma tendência natural nos esforços de solução de problemas para se chegar o mais rápido possível na solução do mesmo. Depois disso, alguém terá que conviver com o problema. Esta tendência, em suma, levam a soluções que aumentam o custo, trazem impactos negativos em outras partes do sistema ou apenas mascaram os sintomas.
O Modelo para Melhoria é feito na verdade para realizar melhorias com base no aprendizado. Em síntese, estes ciclos para aprendizado e melhoria fornecem um meio para organizar os esforços de solução dos problemas. Afinal, os Ciclos podem ser planejados para: Aprender; Desenvolver mudanças, Testar mudanças; E implementá-las. Ao projetar ciclos pequenos, para se dirigir ao encontro da solução do problema, podem ser feitos progressos sem que tornem inúteis mais tarde.
Qual o nível da solução de problemas?
Quando seu problema é simples, a solução em si é bem óbvia, e você não precisa seguir os quatro passos citados antes. Porém, se você ainda está aqui aprendendo mais sobre nossa abordagem mais formal, é provável que seu problema seja bem difícil de entender. Isso se dá, na maioria das vezes, pela teia de questões conectadas.
Mas acalme-se. Há várias ferramentas que você pode usar para dar sentido a esta toda confusão! Muitos delas ajudam você a criar uma clara representação visual da situação, para que você possa entender melhor o que está acontecendo.
Por exemplo: Diagramas de afinidade, que você aprende em nossa Certificação Green Belt. Eles são ótimos para organizar muitas informações diferentes em colunas semelhantes e para descobrir as relações entre eles.
Como utilizar as ferramentas de análise?
Outra ferramenta conhecida é o Diagrama de Causa e Efeito. Com o objetivo de gerar soluções viáveis, na qual você deve ter uma sólida compreensão do que está causando o problema. Usando nosso exemplo de trabalho abaixo do padrão, os diagramas de causa e efeito ressaltam que a falta de treinamento pode contribuir para o problema, e eles também podem destacar possíveis causas, como sobrecarga de trabalho e problemas com a tecnologia. Mas cuidado. Um bom Diagrama Causa e Efeito deve ir fundo na análise das possíveis causas, não se limitando a repetir jargões mais conhecidos como falta de manutenção, ajuste de máquina e treinamento.
Isto é, quando o problema ocorre em um processo de negócios (BPM), cria-se um diagrama de fluxo, um Diagrama Espaguete ou um VSM. Essas ferramentas irão ajudá-lo a ver com outras atividades e entradas se encaixam. Isso muitas vezes ajudará você a achar pontos ausentes ou um gargalo, por meio de um Diagrama de Desconexão, que está causando o problema.
Muitas vezes, pode parecer um único problema que na verdade, acaba sendo uma série de problemas. Mas voltando ao nosso exemplo, o trabalho precário poderia ser causado por habilidades insuficientes, mas cargas de trabalho excessivas também poderiam contribuir, além de lead times muito curtos e equipe desmotivadas. O uso de um Diagrama Direcionador, poderá ajudá-lo a dividir seu problema em partes menores, cada uma das quais pode ser resolvida de uma forma correta.
Como funciona o processo de solução de problemas?
A abordagem de quatro etapas para resolver problemas que citamos no início deste artigo irá atendê-lo bem em muitas situações. No entanto, para um processo mais abrangente, você pode usar o método Simplex (Solver do Excel, por exemplo), otimização Não Linear (LINGO) ou Softwares Estatísticos como o Minitab. Estes fornecem etapas detalhadas que você pode usar para resolver o problema de forma eficaz.
O método Simplex envolve um processo de oito estágios: descoberta de problemas, descoberta de fato, definição do problema, geração de ideias, seleção e avaliação, gestão, venda da ideia e atuação. Essas etapas baseiam-se no processo básico descrito, ou seja, criam um ciclo de busca e solução de problemas que melhorará continuamente sua empresa. Esse tipo de técnica tem uma abordagem positiva única, ajudando você a resolver problemas examinando o que está funcionando bem nas áreas que os rodeiam.
Desse modo, fica claro a importância que conceitos fundamentais passados na Certificação Lean Seis Sigma White Belt, Green Belt e Black Belt, são a chave para a correta solução dos problemas.
Usar ferramentas e técnicas estabelecidas irá ajudá-lo a melhorar sua abordagem para resolver os problemas que sua equipe e sua organização enfrentam. Você será mais bem-sucedido em resolver os desafios e, por isso, alcançará mais sucesso no que você faz. Além do mais, você começará a construir uma reputação de alguém que pode lidar com situações difíceis, de uma forma sábia e positiva. Será o que chamo de Master Black Belt referência.
Como evitar problemas?
Planeje com antecedência
Muitos problemas podem ser evitados com planejamento adequado. Antes de iniciar um projeto ou uma tarefa, planeje-o cuidadosamente, identifique os possíveis obstáculos e defina um plano de ação para lidar com eles.
Esteja preparado
Sempre que possível, esteja preparado para situações imprevistas. Tenha um plano de backup, mantenha equipamentos de emergência à mão e esteja sempre atualizado com as informações importantes.
Seja proativo
Em muitas situações, a melhor maneira de evitar problemas é agir antes que eles ocorram. Identifique possíveis problemas e tome medidas para evitá-los ou minimizá-los.
Comunique-se claramente
Muitos problemas surgem devido a mal-entendidos ou comunicação inadequada. Certifique-se de se comunicar claramente com outras pessoas e garantir que todos entendam o que é esperado.
Aprenda com experiências passadas
Revisite problemas antigos e considere o que poderia ter sido feito de forma diferente para evitá-los. Use essas experiências para ajudar a prevenir problemas futuros.
Mantenha a mente aberta
Esteja disposto a ouvir opiniões diferentes e considerar novas ideias. Às vezes, a melhor maneira de evitar problemas é estar aberto a mudanças e novas abordagens.
Quais são os diferentes tipos de problemas?
Problemas pessoais
Esses tipos de problemas são frequentemente relacionados a questões emocionais, comportamentais ou psicológicas. Alguns exemplos incluem problemas de saúde mental, como ansiedade, depressão, estresse, problemas de autoestima, vícios e comportamentos aditivos, relacionamentos interpessoais difíceis, entre outros.
Problemas profissionais
São geralmente relacionados a questões de trabalho, carreira ou negócios. Alguns exemplos incluem falta de emprego, conflitos com colegas ou chefes, insatisfação profissional, falta de habilidades necessárias para o trabalho, problemas de comunicação, entre outros.
Problemas sociais
Envolvem questões sociais mais amplas, como desigualdade social, discriminação, violência, exclusão social, entre outros.
Problemas ambientais
Relacionam-se ao meio ambiente, como mudanças climáticas, poluição, escassez de recursos naturais, desmatamento, entre outros.
Problemas tecnológicos
Trata-se de questões de segurança, privacidade e dependência de tecnologia. Alguns exemplos incluem falhas de segurança de software, vazamento de informações pessoais, uso excessivo de dispositivos móveis, entre outros.