O que é um gargalo? Como eliminar gargalos dos processos?

Como eliminar o gargalo de um processo?

Imagine que você possui uma empresa de transporte rodoviário que está enfrentando algumas dificuldades com um de seus clientes. Os bens são retirados na fábrica sem qualquer problema, mas sempre há longos atrasos na outra extremidade, quando seus motoristas tentam entregá-los ao centro de distribuição. A cada minuto, os caminhões estão estacionados e espera destruindo seus lucros. Como eliminar essa restrição ou gargalo? Vemos isso nos Cursos de Lean, Green Belt e Black Belt.

O que você vai fazer?

Depois de alguma investigação, você descobre que a razão pela qual os caminhões ficaram à espera é porque ninguém avisa o armazém antes da chegada. Por isso, a empilhadeira necessária para descarregar os caminhões é muitas vezes usada para outra tarefa, então seu caminhão tem que esperar até que a empilhadeira fique livre.

Por que o armazém não está sendo notificado? Acontece que a pessoa que costumava ligar para o armazém deixou a empresa alguns meses atrás, e a tarefa não foi redistribuída. Então, você delega o telefonema para outro membro da equipe e persuade o armazém a comprar uma segunda empilhadeira - e seu problema é resolvido.

Este gargalo foi bastante fácil de consertar. Mas você já descobriu um gargalo nos seus processos de negócios? Estes podem ser mais difíceis de resolver, principalmente porque eles são mais difíceis de identificar.

O que é um gargalo?

Um gargalo em um processo ocorre quando as entradas vêm mais rápido do que a próxima etapa pode consumi-las para transformá-las em saídas. O termo compara ativos (informações, materiais, produtos, horas-homem) com água. Quando a água é derramada de uma garrafa, ela deve passar pelo pescoço da garrafa ou pela abertura. Quanto mais amplo o pescoço do frasco, mais água (entrada / ativos) você pode derramar. Quanto menor, ou mais estreito, o pescoço da garrafa, menos você pode derramar - e você acaba com uma restrição, ou "gargalo".

Quais os principais tipos de gargalos?

• Gargalos de curto prazo - são causados ​​por problemas temporários. Um bom exemplo é quando os membros-chave da equipe ficam doentes ou estão de férias. Ninguém mais está qualificado para assumir seus projetos, o que causa uma acumulação no seu trabalho até retornarem.
• Gargalos de longo prazo - Estes ocorrem o tempo todo. Um exemplo seria quando o processo de relatório de fim de semana de uma empresa é atrasado todos os meses, porque uma pessoa tem que completar uma série de tarefas que consomem tempo e não pode começar até ter os números finais do mês.

Identificar e corrigir os gargalos é muito importante. Eles podem causar muitos problemas em termos de receita perdida, clientes insatisfeitos, tempo desperdiçado, produtos ou serviços de baixa qualidade e alto estresse nos membros da equipe.

Como identificar gargalos?

Identificar gargalos na fabricação geralmente é bastante fácil. Em uma linha de montagem, você vê quando os produtos se acumulam em um determinado ponto. Nos processos de negócios, no entanto, eles podem ser mais difíceis de encontrar.

Comece com você mesmo. Existe uma rotina ou situação que regularmente causa estresse em seu dia? Essas frustrações podem ser realmente um indicador significativo de que um estrangulamento existe em algum lugar.

Por exemplo, imagine que você é responsável por revisar um relatório que outro membro da equipe cria a cada semana. Depois de terminar, você o entrega a outro membro da equipe, que deve publicar o relatório na intranet da sua empresa. Devido à sua carga de trabalho, no entanto, o relatório geralmente fica em sua mesa por horas - então a próxima pessoa na linha às vezes tem que ficar mais tarde no final do dia para publicá-la a tempo. Isso causa muito estresse para você, bem como seu colega. Nesse cenário, você é o gargalo.

Quais são os sinais de um gargalo?

Longos tempos de espera

Por exemplo, seu trabalho está atrasado porque você está aguardando um produto, um relatório ou mais informações. Ou materiais gastam tempo esperando entre etapas de um negócio ou processo de fabricação.

Trabalho Acumulado

Há muito trabalho empilhado em uma extremidade, e não o suficiente no outro lado.

Níveis elevados de estresse.

Quais ferramentas são úteis para ajudar a identificar os gargalos?

Fluxograma

Use um fluxograma para ajudá-lo a identificar onde estão ocorrendo os gargalos. Os fluxogramas dividem um sistema detalhando cada passo no processo em um fluxo diagramático fácil de seguir. Uma vez que você mapeia um processo, é muito mais fácil ver onde pode haver um problema. Sente-se e identifique cada passo que seu processo precisa funcionar bem.

Por exemplo, no cenário de transporte rodoviário que mencionamos anteriormente, um fluxograma pode ser assim:

1. Os produtos são fabricados na planta.
2. As mercadorias são carregadas no caminhão.
3. O depósito é notificado sobre a hora de chegada do caminhão.
4. O armazém agenda uma empilhadeira para a hora prevista de chegada.
5. O caminhão chega ao armazém e começa a descarregar.

Nesse caso, o atraso ocorreu porque as etapas 3 e 4 estavam faltando, o que levou a uma longa espera entre os Passos 2 e 5. Criar o fluxograma antes de investigar o problema teria ajudado você a ver rapidamente onde seu processo está quebrado.

A Técnica dos Cinco Porquês

A técnica de Cinco Porquês também pode ajudá-lo a identificar como desbloquear seu gargalo. Para começar, identifique o problema que deseja abordar. Então, trabalhando para trás, pergunte-se por que esse problema está ocorrendo. Continue perguntando "Por quê?" em cada passo, até chegar à causa raiz.

Considere nosso exemplo de camionagem novamente. Volte ao começo e imagine que você não faz ideia de por que os caminhões estão atrasados. Os caminhões são forçados a aguardar horas no armazém.

• Por quê?
• Como a empilhadeira não está pronta para descarregar os caminhões quando eles chegam.
• Por que a empilhadeira não está pronta?
• Porque há apenas uma empilhadeira, e é usado para outras coisas. O armazém não sabe que os caminhões estão chegando, então a empilhadeira não está programada para descarregar carga.
• Por que o armazém não sabe que os caminhões estão chegando?
• Porque ninguém ligou para contar a eles.
• Por que ninguém ligou para avisar o armazém?
• Porque o membro da equipe cujo trabalho era avisar o armazém deixou meses atrás, e ninguém foi designado para fazer chamadas.

E há a solução. Você identificou a causa raiz: um membro da equipe ausente. A solução fácil é delegar a tarefa a outra pessoa. Ao trabalhar para trás e identificar a causa raiz, você pode ver claramente o que precisa mudar para corrigir o problema.

Como desbloquear gargalos?

Você tem duas opções básicas para desbloquear seu gargalo:

• Aumentar a eficiência do gargalo.
• Diminuir a entrada para a etapa do gargalo.

Em nosso exemplo de caminhão, a solução clara foi aumentar a eficiência notificando o armazém. A forma como você pode aumentar a eficiência em outras situações dependerá muito da natureza do processo em questão, mas aqui estão algumas ideias gerais.

Quais conceitos ajudam a arrumar os gargalos?

• Certifique-se de que tudo o que está sendo alimentado no gargalo é livre de defeitos. Ao fazer isso, você garante que você não está desperdiçando o valioso recurso de gargalo ao usá-lo para processar material que será posteriormente descartado.
• Remova as atividades do processo de estrangulamento que poderiam ser feitas por outras pessoas ou máquinas.
• Atribua os membros da equipe mais produtiva e a tecnologia ao processo de estrangulamento.
• Adicione capacidade no processo de estrangulamento.
• Para obter mais informações sobre como aumentar a eficiência dos processos, veja nosso artigo sobre Kaizen.

A outra opção, que diminui a entrada, pode, em primeiro lugar, parecer bobagem. Mas se uma parte de um processo tiver o potencial de produzir mais resultados do que você precisa ou pode gerenciar, é uma resposta apropriada. Você pode ter uma situação em que você continua aumentando a quantidade de inventário de trabalho em andamento imediatamente após uma etapa que está funcionando de forma muito eficiente.

Por exemplo, as câmeras de velocidade podem "capturar" um grande número de motoristas que excedem o limite de velocidade. No entanto, cada violação de velocidade deve ser processada, e isso incorre em um custo. As câmeras podem pegar muito mais motoristas do que os departamentos de processamento podem lidar. Assim, muitas câmeras são programadas para identificar apenas os motoristas que ultrapassam o limite de velocidade ou operam somente em determinadas horas do dia ou em determinados dias da semana. Como resultado, o número de entradas para o sistema é reduzido ao nível que ele pode processar.

Como colocar esse conteúdo em prática?

• Existem alguns gargalos em qualquer um dos seus processos no trabalho?
• Você produz coisas que repousam na caixa de entrada de um colega por horas ou dias antes de serem processadas?
• As coisas estão sentadas na sua caixa de entrada por dias porque você está muito ocupado?
• Você costuma esperar para receber materiais, relatórios ou informações de colegas e fazer essas tarefas de atraso que você precisa concluir?
• Ou você está sempre atrasado enviando coisas para seus colegas?

Para cada situação de restrição, identifique quem - ou o que - o gargalo é. É você, ou alguma outra pessoa, ou mesmo um processo automático?

Em seguida, determine se o processo funcionaria melhor se as entradas para o passo gargalo fossem reduzidas ou se a eficiência fosse aumentada. Se o problema é a eficiência, como você pode melhorar?