O que é uma RFP (Request for Proposal)? Como elaborá-la?
Você tem problema na hora e elaborar um RFP?
Muitas vezes, as organizações têm problemas com seus fornecedores, porque falta uma RFP.
Mercadorias abaixo do padrão, entregas atrasadas, preços inflados e cadeias de suprimentos interrompidas podem ter um impacto adverso óbvio sobre o sucesso da sua organização.
Então, como você pode ajudar sua empresa a superar esses problemas? Como você pode obter o melhor produto possível com o menor preço possível? E como você pode garantir que as necessidades de sua empresa serão atendidas em tempo hábil com certeza?
Parte da solução começa ao iniciar o relacionamento com seu fornecedor para um processo de licitação competitiva, ao emitir um pedido de proposta (RFP) bem elaborado para o mercado. Este processo de licitação competitiva procura as melhores cotações possíveis para os produtos/serviços necessários dos fornecedores, medidos usando um conjunto comum de padrões.
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O que é a RFP?
A RFP é um documento formal e escrito, que descreve informações sobre a organização e detalha os produtos e serviços a serem obtidos de fornecedores externos. Ele estabelece os requisitos específicos que os fornecedores precisam ter em mente ao responder à oferta e descreve como a empresa irá analisar e premiar as propostas recebidas.
A RFP (Request for Proposal), também é conhecida como Invitation to Tender (ITT) ou Request for Information (RFI), constitui a pedra angular deste processo de licitação.
Embora a criação de uma RFP possa ser um processo longo e demorado, vale a pena o esforço para grandes compras únicas e para contratos de fornecimento contínuos. Nesses casos, produz muitos benefícios, entre eles destacam-se:
- Ele fornece uma descrição detalhada para os fornecedores. Eles são, portanto, capazes de responder com as suas cotações mais competitivas e abrangentes em termos de qualidade e preços.
- Dependendo de como é anunciado, permite ampla distribuição para muitos fornecedores e, assim, garante que você obtenha o produto mais adequado para suas necessidades.
- Descreve claramente os riscos e os benefícios antecipadamente. Isso garante que apenas fornecedores dedicados e interessados em uma relação estável, se candidatem ao contrato. Isso se traduz em uma cadeia de suprimentos mais confiável.
- Uma vez que uma RFP reflete essencialmente as necessidades da sua organização por escrito, formaliza a relação entre você e seu fornecedor e o coloca no controle sobre os níveis de serviço desejados.
- Dá clareza a todos os problemas envolvidos, porque você identifica estes na frente.
- Ele fornece um padrão comum contra o qual comparar cada apresentação de lance. Como o formato que os fornecedores respondem é o mesmo, torna muito mais fácil comparar as soluções do que de outra forma.
O que é RFQ?
RFQ (Request for Quotation) é uma solicitação feita por uma empresa a fornecedores para que eles apresentem uma cotação de preços para um produto ou serviço específico. A RFQ geralmente inclui detalhes sobre as especificações do produto ou serviço e as condições de compra, como quantidades, prazos de entrega e condições de pagamento. Os fornecedores interessados em responder a uma RFQ geralmente enviam uma cotação de preços detalhada, incluindo o preço unitário do produto ou serviço e o preço total.
Ambas as solicitações (RFP e RFQ) são usadas para ajudar as empresas a tomar decisões de compra mais informadas e encontrar fornecedores que possam atender às suas necessidades específicas. Além disso, as RFPs e RFQs também ajudam as empresas a obter informações sobre as soluções e produtos disponíveis no mercado e a avaliar as opções de compra.
O que deve conter em uma RFP?
A RFP deve conter informações claras e precisas sobre o projeto ou serviço que está sendo solicitado, além de estabelecer as expectativas da empresa em relação às respostas dos fornecedores. Abaixo estão alguns elementos que devem ser incluídos em uma RFP:
- Introdução: uma breve descrição do propósito da RFP, do projeto ou serviço que está sendo solicitado, e das informações básicas sobre a empresa que está fazendo a solicitação.
- Escopo do projeto: uma descrição detalhada do que deve ser entregue pelo fornecedor. É importante incluir informações sobre os objetivos do projeto, os requisitos técnicos, as especificações, os prazos e as expectativas em relação à qualidade do produto final.
- Requisitos: os requisitos devem incluir detalhes sobre o que a empresa espera dos fornecedores em termos de conhecimentos técnicos, habilidades, experiência e recursos disponíveis.
- Prazos e cronogramas: a RFP deve incluir uma lista dos prazos, datas e marcos importantes do projeto, para que os fornecedores possam estimar o tempo necessário para a conclusão do trabalho.
- Processo de seleção: é importante incluir informações sobre como as propostas serão avaliadas e como o processo de seleção será conduzido. Os critérios de seleção devem ser claramente definidos, assim como o cronograma para avaliação e seleção.
- Orçamento: o orçamento para o projeto ou serviço deve ser definido com clareza, de forma que os fornecedores possam avaliar a viabilidade financeira de sua proposta.
- Informações adicionais: outras informações relevantes para o projeto ou serviço, como documentação exigida, restrições orçamentárias, condições de pagamento, entre outros.
Em resumo, uma RFP deve ser clara, precisa e completa, para permitir que os fornecedores interessados entendam as necessidades da empresa e possam apresentar propostas que atendam às expectativas da empresa.
Como criar uma RFP?
Agora vem a questão-chave - como você cria uma RFP? Os requisitos de aquisição variam de indústria para indústria e de empresa para empresa. Dentro de uma empresa, eles também diferem por diferentes produtos e serviços. Dado esse cenário, existe algum quadro geral que você pode aplicar para criar um lance competitivo?
Sim! Embora os detalhes sejam únicos para cada situação, se você seguir as etapas abaixo, você poderá criar um leilão interessante entre seus fornecedores.
Passo 1: Procure por formatos comprovados em sua indústria
Se você estiver operando dentro de uma empresa ou indústria estabelecida, as chances são de que existam formatos de RFP estabelecidos e comprovados em que você pode se basear. Passe algum tempo pesquisando estes. Se o fizerem, considere se eles são apropriados, e se forem, use-os como ponto de partida para sua RFP.
Por exemplo, se você estiver solicitando um novo sistema de TI, use um formato de RFP que se especialize nisso - seu departamento de TI irá apontar o caminho, e seu processo de RFP será muito mais rico como resultado. E se você precisa de uma reforma para o seu escritório, use uma abordagem da indústria da construção civil - um arquiteto pode ajudá-lo aqui.
Você pode economizar muita dor usando as habilidades de outras pessoas e aprendendo com sua experiência!
Passo 2: analise seus requisitos
Comece definindo exatamente o que deseja comprar. Isso inclui:
- O que você está procurando para comprar e a que preço? Reunir todas as informações relativas à oferta permitirá que você faça uma estimativa real para o valor da sua RFP.
- Entregas: o que você deseja que eles entreguem? Certifique-se de que passe muito tempo conversando com as pessoas chave envolvidas, para que você possa identificar e documentar todos os requisitos.
- Escopo: qual é o alcance de seus requisitos? Você precisa de suporte contínuo após a instalação de uma peça ou um sistema de TI, por exemplo?
- Calendário: existe um prazo crítico para o negócio pelo qual você precisa ter recebido os bens ou serviços?
- Critérios de avaliação do fornecedor: quais são os fatores que você precisa considerar, para que você obtenha o melhor fornecedor possível, com o preço mais competitivo, com o produto mais adequado? Quais são os critérios que você usará ao decidir qual fornecedor ganhará o contrato? Isso poderia ser apenas preço, ou uma combinação de preço, entrega, qualidade e experiência passada.
- Restrições: existem riscos associados ao projeto? Quais fatores afetarão a qualidade do produto ou serviço que você deseja? Quais são os fatores que podem afetar os horários?
Passo 3: Construir a RFP
Análise inicial, passamos para a fase de redação. Todos os dados que você reuniu agora precisam ser convertidos na RFP.
O ponto chave para ter em mente nesta fase é que a RFP é muito mais do que um pedido de preço. Deve obter informações que permitam avaliar a capacidade e confiabilidade do fornecedor para entregar o que você precisa - o que pode ser necessário durante um longo período de tempo.
A maioria das RFP incluirão os seguintes títulos (ou similares):
- Resumo Executivo: isso abrange todo o requisito, bem como algumas informações de fundo sobre sua empresa para que os fornecedores estejam cientes da natureza básica da sua empresa. O objetivo aqui é mostrar sua importância como comprador.
- Descrição do Projeto: uma visão geral do projeto ou atividade comercial que o produto ou serviço procurado irá alimentar e os objetivos desse projeto ou atividade contínua.
- Design e requisitos funcionais: seja muito preciso. Quanto mais detalhadas as especificações forem, melhor será a resposta que você receberá. (No entanto, lembre-se de que pode haver diferentes maneiras de alcançar o mesmo resultado - não especifique a solução de maneira que exclua as opções válidas.)
- Solicitação de detalhes do fornecedor: é essencial que você obtenha informações sobre a competência e a experiência do fornecedor. As referências são úteis aqui, assim como os perfis dos indivíduos nomeados que realizarão trabalhos incluídos nas entregas. Você também precisa de um resumo do histórico corporativo do fornecedor e detalhes financeiros que lhe permitirão avaliar sua estabilidade financeira.
- Capacidade de entrega do fornecedor: e seu tempo de entrega estimado. Isso ajudará a avaliar se o fornecedor poderá suportar os horários de tempo necessários.
- Qualquer outra informação específica, pressupostos e esclarecimentos.
- Critérios de avaliação: você pode informar aos fornecedores sobre os critérios de avaliação de lance em que serão analisados. Você também pode deixar que eles saibam quaisquer outros requisitos específicos, termos e condições que você possa ter.
- Diretrizes de submissão: certifique-se de que seu documento de RFP inclua o nome e os detalhes de contato da pessoa a quem os lances devem ser enviados e quaisquer outros detalhes logísticos, como o formato de envios necessários (cópia impressa ou pdf, por exemplo, e cópia impressa, quantas cópias você deseja).
- Datas: A RFP deve definir cronogramas, tais como as datas de retorno da proposta, data de adjudicação do projeto, data de início do projeto e qualquer outra data que você considere importante.
Passo 4: Logística
Pense em que tipo de fornecedor é susceptível de satisfazer as suas necessidades. Como você pode obter o RPF para esse fornecedor? Existe um site adequado no qual você pode anunciá-lo, ou você deve entrar em contato diretamente com uma lista restrita de potenciais fornecedores?
O que você deve focar para ter sucesso com a RFP?
Se você encontrar um formato de RFP existente, verifique se ele cobre todos os pontos. E considere usá-los como um ponto de partida para as RFPs menos formais ou para RFPs em indústrias que não possuem formatos estabelecidos.
Algumas pessoas recomendam especificar os intervalos de preços esperados nas RFPs. Embora isso possa ser útil em algumas situações, nenhum fornecedor respeitado, irá jogar o preço abaixo da faixa sugerida, e muitos podem lançar seus projetos para usarem o orçamento máximo. Em muitos casos, você obterá o melhor valor se omitir o orçamento do projeto dos fornecedores.
Responder às RFPs pode demorar muito tempo, e os fornecedores podem optar por priorizar as RFPs onde eles têm um bom relacionamento com o potencial cliente. Não seja arrogante na forma de tratar os fornecedores, assegure-se de que eles tenham as informações de que precisam e certifique-se de que tenham uma boa quantidade de tempo para responder. A última coisa que você quer é passar semanas preparando uma RFP e, em seguida, ter apenas um fornecedor para responder.
Uma RFP é um documento formal que convida os fornecedores a fornecer um produto ou serviço específico que você precisa.
Ele deve detalhar os antecedentes da empresa e a entrega desejada, e deve dar diretrizes sobre como os fornecedores devem responder. A RFP também deve ser usada para procurar detalhes que estabeleçam a confiabilidade do fornecedor.
Um processo de RFP bem gerenciado ajuda você a obter o melhor valor para o dinheiro da sua organização. Isso ajuda você a obter os melhores produtos e serviços, aos preços mais competitivos, com a maior confiabilidade.