O truque secreto para o sucesso do Office Kaizen

Introdução

Você se sente sobrecarregado quando entra no seu escritório? Está confiante de que sabe onde está tudo, mesmo que se sinta estressado procurando coisas? Você é tão produtivo quanto gostaria de ser? Vamos te apresentar nesta postagem o Office Kaizen!

Kaizen, um princípio popular de gerenciamento japonês, significa literalmente "boa mudança" ou "mudança para melhor". Quando todos praticam o Kaizen no trabalho, os funcionários são organizados, menos estressados ​​e com melhor produtividade. Os clientes se beneficiam de tempos de resposta aprimorados, resoluções rápidas de problemas e produtos e serviços de maior qualidade.

Pensando em um escritório, fazer melhorias requer uma compreensão completa de um processo. Um conhecimento superficial leva a soluções superficiais. Conseguir um processo permanente, robusto e à prova de erros requer um nível escrutínio que exige muito tempo e esforço. É justamente para este caso que existe o Office Kaizen, vamos conferir melhor conceitos como a sua definição, aplicação e algumas vantagens.

O que é Office Kaizen?

O Office Kaizen (Lean Office) adapta métodos Lean comprovados para relevância prática em configurações funcionais, administrativas e de prestação de serviços. Ele consolida e aplica as melhores práticas do kaizen, reengenharia e gerenciamento de mudanças. O resultado é uma metodologia repetível que permite que os profissionais do conhecimento obtenham excelência mensurável e duradoura nos processos em áreas não relacionadas à fabricação.

Uma maneira de simplificar esse mergulho profundo e identificar o desperdício subjacente que impede o fluxo suave de informações é dividir cada processo administrativo em suas atividades principais.

O truque secreto para o sucesso do Office Kaizen

Vamos voltar um pouco. No início dos anos 1900, Frank e Lillian Gilbreth identificaram uma série de componentes básicos de trabalho para tipos de produção no chão de fábrica. Esses 'ciclos de movimento', como inicialmente chamados, incluem "pesquisar", "usar", "inspecionar", "montar" e 13 ou 14 outras pessoas, dependendo de onde você obtém suas informações. Quando você olha para o trabalho, tudo o que uma pessoa faz se enquadra em uma dessas categorias. Eles chamaram essas ações de "Therbligs", que são simplesmente uma reversão quase do sobrenome.

É importante fazer uma lista semelhante de atividades relacionadas aos processos do escritório, essa lista é denominada Kejahs. Todo processo administrativo envolve o fluxo de informações e todas as tarefas relacionadas a essas informações podem ser divididas em apenas algumas coisas que as pessoas fazem com elas. Lembre-se de que, ao examinar esta lista, essas informações têm dois usos básicos relacionados à produção.

Ele suporta o movimento de algo através de um processo de produção. Isso pode ser uma parte física ou pode ser outra informação. É a saída do processo de produção.

Então, com isso em mente, vamos apresentar uma lista dos Kejahs.

Lista de Kejahs - Office Kaizen

Reunir

Reunir informações é uma coleta de dados. Pode incluir coisas como contar peças em caixas ou capturar informações demográficas dos clientes. A chave é que a pessoa está buscando informações.

Receber

O recebimento de informações acontece quando outra pessoa faz a coleta de dados para você. Pode ser uma única informação, como um cliente enviando um email ou um pedaço de dados como um relatório de pesquisa de mercado adquirido.

Confirmar

A confirmação envolve a validação de informações. O CEP é válido? O cliente realmente queria 1000 pacotes de parafusos, ou apenas um total de mil? Isso é um 'Z' ou um '2'?

Interpretar

Interpretar é colocar as informações no contexto. Adicionar significado a uma tendência em um gráfico de execução é interpretação.

Anexar

As informações geralmente são anexadas a uma parte física. Um cartão kanban ou um viajante em uma unidade de produção se enquadram nessa categoria.

Separar

Uma informação é retirada da entidade em que estava viajando. É o que acontece quando uma peça final é usada e o cartão Kanban é retirado da bandeja.

Transferir

As transferências ocorrem quando um pedaço de informação é passado de um grupo para outro. Uma equipe de entrada de pedidos pode transferir uma solicitação de alteração para o chão de fábrica. A equipe de produção transfere esse cartão kanban para a equipe de materiais para fazer o pedido.

Classificar

Classificar é a organização das informações. Pode ser separar o joio do trigo, segmentar ou priorizar.

Processar

Processar é a aplicação de um algoritmo a uma pilha de dados. Fazer uma revisão de crédito para um empréstimo é uma forma de processamento.

Armazenar

Colocar informações em bancos de dados e gabinetes de arquivos é armazenamento. Algum armazenamento é muito menos permanente, como uma pilha em uma mesa ou um quadro kanban.

Recuperar

A recuperação de dados desses bancos de dados, gabinetes de arquivos ou pilha sobre uma mesa é uma recuperação. Parte da recuperação é encontrar e comparar dados. Por exemplo, um nome de cliente pode ser verificado em um banco de dados para determinar se ele é um 'Cliente Gold'.

Combinar

Esta ação reúne duas informações separadas. Isso inclui coisas como vincular o status de "Cliente Gold" a um pedido.

Empacotar

Informações brutas geralmente não podem ser usadas. Frequentemente, ele deve ser colocado em um formulário que seja avaliado pelo cliente. Uma certificação, licença, relatório de crédito e boletim informativo são todos os métodos de empacotar informações para uso do cliente.

Fila

A fila é quando uma informação está aguardando atrás de outras informações que estão sendo ativamente trabalhadas.

Aguardar

Aguardar é quando não há trabalho ativo em uma parte da informação ou na informação aguardando na fila antes dela.

Descartar

Quando as informações são destruídas, elas são descartadas. Destruir documentos antigos e excluir arquivos de computador estão nessa categoria.

Todos estes conceitos estão relacionados com a metodologia Lean Office, aproveite para conferir.

Conclusão

Para mergulhar fundo, siga o fluxo da informação ao longo de todos os ramos - eles geralmente se dividem em várias direções. Certifique-se de seguir cada um desses caminhos até o fim. Isso dará uma imagem clara e completa do que as pessoas estão fazendo com as informações.

Lembre-se de que cada uma dessas atividades tem um custo; portanto, ao avaliar o fluxo de informações, considere o objetivo de cada Kejah. Por que você está transferindo as informações? O que acontece depois que é armazenado? Com mais freqüência do que você imagina, uma etapa é uma transferência de um processo ou regulamento antigo e pode simplesmente ser eliminada, ou as informações simplesmente seguem um caminho sem saída.

Se houver uma razão válida para a atividade, observe os resíduos associados a ela. Como você dividiu o trabalho em pequenos pacotes, pode ver essa ineficiência com mais clareza.

Como exemplo, "Inserir pedido" soa como uma etapa de valor agregado, mas pode consistir em uma dúzia ou mais de atividades componentes. O processo pode exigir que um pedido seja transferido de uma máquina de fax, classificado por conta, aguarde um representante da conta começar a trabalhar em pedidos, fique atrás de outros pedidos, combine-se com as informações da conta para aplicar o desconto certo e seja interpretado para garantir que o estoque está disponível e várias outras etapas. Ao dividi-lo nos blocos de construção básicos do processo, você pode examinar cada atividade individual.

Portanto, da próxima vez que estiver trabalhando para melhorar um processo de escritório, divida-o nos principais componentes, os Kejahs, e veja quanto mais resíduos você pode identificar - e elimine.

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