PDCA: 4 dicas para aprender com esta ferramenta

Você sabe o que é PDCA?

Muitos roteiros foram desenvolvidos ao longo dos anos para se trabalhar com melhorias de processos e produtos. Todos estes assuntos são abordados na Certificação Lean Six Sigma Green Belt e Black Belt. Neste artigo listaremos os mais importantes e daremos mais foco ao PDSA:

• Sequência universal de Juran para a melhoria da qualidade;


• Seis Sigma DMAIC;


• Seis Sigma DFSS;


• Modelo de sete passos para resolver problemas;


• FOCO - PDCA ;


• Modelo 8D;


• História do QC;


• Pensamento Lean.

Você o que é QC Story?

O roteiro escolhido para este artigo é o QC Story, desenvolvido no Japão pelo Union of Japanese Scientists and Engineers (JUSE) Research Comitee.

PDCA: história do QC

O método QC Story (ou história da melhoria da qualidade) tem sido amplamente utilizado pelos Círculos de Qualidade para documentar sua trajetória nos projetos de melhoria. Ter uma estrutura e uma linguagem comuns ajuda as pessoas que trabalham em um projeto a contar sua “história” para os gestores e outras partes interessadas no projeto. Há sete passos para “contar” a QC Story:

1. 
   

   Situação: identifique o problema ou oportunidade de melhoria (plano e definição do problema):

   
   

• Relate a história;


• Afirme a prioridade e o impacto;


• Refira-se à estratégia, clientes e funcionários;


• Defina o tema para o projeto de melhoria;


• Organize uma equipe para o projeto de melhoria;


• Crie o contrato do projeto de melhoria.

2. 
   

   Observação e dados: compreenda a situação:

   
   

• Compreenda as circunstâncias atuais;


• Colete e exiba graficamente os dados;


• Estabeleça metas de melhoria.

3. 
   

   Análise: descubra as principais causas:

   
   

• Estabeleça hipóteses para as causas;


• Teste as hipóteses;


• Decida-se sobre melhorias.

4. 
   

   Ação: elimine as causas:

   
   

• Planeje a execução das melhorias;


• Execute melhorias.

5. 
   

   Estudo: confirme a eficácia da ação:

   
   

• Verifique se os resultados melhoram.

6. 
   

   Padronização:

   
   

• Estabeleça métodos de controle;


• Atualize os padrões e normas apropriados;


• Implemente educação e treinamento;


• Estabeleça inspeções.

7. 
   

   Conclusão: reveja as atividades e planeje trabalhos futuros:

   
   

• Reveja as atividades;


• Planeje os próximos passos;


• Que outros problemas nós identificamos durante este trabalho?

Você sabe qual é o foco do QC Story?

Os promotores desta estrutura ressaltam que as sete etapas do método não descrevem necessariamente a ordem específica em que o problema foi resolvido. Como a resolução de problemas geralmente requer uma grande dose de interação, durante o projeto muitas vezes é necessário voltar a uma etapa anterior conforme novos dados sejam encontrados e as análises forneçam uma nova compreensão do problema.

PDCA: apesar de preferirmos e utilizarmos mais o PDSA em relação ao PDCA, devemos reconhecer: ambos são ótimos. O problema, ao meu ver, é que por mais simples que seja o conceito, as não pessoas em geral não o utilizam do jeito certo.

Como fazer seu PDCA?

1. 
   

   Plano

   
   

• Levante o histórico do problema - qual a frequência? Como ocorre?


• Mostre as perdas atuais e os ganhos possíveis – O que estamos perdendo e o que vamos ganhar se resolvermos?


• Coloque uma data limite para solucioná-lo


• Descubra as características do problema por meio de uma Folha de Verificação- Em que dia da semana ocorre mais? De manhã ou a noite?


• Ocorre?


• Elabore o cronograma de solução do problema


• Estime o orçamento


• Defina uma meta para o grupo


• Levante as possíveis causas


• Escolha as mais prováveis


• Teste suas hipóteses! Não vale achismo


• Limpe o Ishikawa descartando as improváveis


• Levante, com a galera, as possíveis soluções para eliminar as hipóteses provadas! Mas corra atrás do conhecimento específico para isso.... Não venha com ideias furadas. Pesquise. Google tá aí para isso.


• Faça o Plano de Ação


• Levante o custo das ações


• Defina os recursos


• Refine o cronograma


• Veja se algo pode dar errado

2. 
   

   Ação

   
   

• Comunicar e/ou treinar quem vai participar das ações do plano. Cada deve entender bem o que foi definido.


• Olho no prazo combinado para cada ação


• Anote tudo! Os bons e maus resultados que ocorrem, para ajustes necessários. Aprendemos mais com os maus, do que com os bons!

3. 
   

   Verifica!

   
   

• Verificar se o que foi planejado está mesmo implantado


• Comparar os resultados “antes e depois” e verificar se atingirmos a meta


• Conferir se a causa do problema foi mesmo eliminada

4. 
   

   Agir

   
   

• Definir, em documentação, como deve ser feito de agora em diante. (Padronizar o que deu certo)


• Garantir a comunicação eficaz das alterações nos procedimentos


• Promover a educação e treinamento no local de trabalho para todos os envolvidos. Elaborar Manuais.


• Acompanhar a utilização do novo padrão


• Estabelecer um sistema de verificação periódica


• Analisar os resultados com todos os envolvidos, utilizando gráficos, tabelas.

5. 
   

   Finalização

   
   

• O cronograma foi cumprido? Motivos?


• O diagrama de causa e efeito teve uso correto?


• Todos do grupo participaram?


• O que deu certo? Por que?


• O que falta para melhorar mais ainda?


• O que aprendemos?

Mas como desenvolver o QC Story do PDCA?

Para começar a desenvolver uma compreensão mais profunda sobre o PDCA, considere os 4 pontos que vamos falar agora:

2) As hipóteses só podem ser testadas por meio de experimentos. Não podemos testá-la por meio da discussão, opinião ou julgamento. É melhor testar do que discutir. Afirmações do tipo “Eu acho que...” muitas vezes, são inúteis. É melhor parar de falar e dar um passo; testar o mais rápido possível, geralmente primeiro em pequena escala, de modo que você possa enxergar mais longe com base nos dados e fatos. Isto é o PDCA.

3) Para que um experimento seja científico, deve ser possível que a hipótese venha a ser refutada. Esse ponto é um pouco mais difícil de entender, mas nos aproxima do que a Toyota faz. O executivo examina um esquema de nivelamento heijunka de um processo e simplesmente aprova. O certo seria perguntar “atualmente, o que está lhe impedindo de operar dessa maneira?”. Além dele, deve-se observar que o gestor da fábrica não está conectado ao conceito, quando planilha implementar sistemas de produção puxada em toda sua instalação.  Ele deveria se perguntar primeiro, o que está impedindo a sua equipe de ter a produção puxada.

Como o PDSA poderá estruturar Experimentos?

Se assumirmos que a qualquer momento algo que foi planejado pode não funcionar como pretendíamos, ou seja, que sempre é possível que a hipótese venha a ser falsa, então nos manteremos ligados para o que aprendermos ao longo do caminho. Se acharmos que tudo pode funcionar como o planejado, então nós facilmente ficaremos cegos para a realidade e tendemos a simplesmente pressionar por mais disciplina na execução do plano. Se esperarmos que tudo pode funcionar como planejado, então vamos parar de melhorar e nos adaptar.

4) Quando uma hipótese é refutada, podemos adquirir uma nova percepção e desenvolver mais a nossa capacidade. Imagine um cientista derramando vagarosamente e simultaneamente dois copos de um líquido claro sob um exaustor. O cientista previu que a combinação desses dois líquidos produzirá um liquido verde. Quem tinha aquele jogo de Química quando criança, certamente lembra de algo assim.

Se a mistura resultante realmente ficar verde, então o experimento confirmou algo que o cientista já acreditava ser verdade. Ele não aprendeu algo novo, pois apenas confirmou suas ideias já concebidas.

Por outro lado, se a mistura dos dois líquidos explodir e o cientista ficar coberto de cinzas enquanto segura dois copos quebrados, ele está prestes a aprender algo novo. Digo isto, pois aprendemos com os fracassos porque eles revelam fronteiras na capacidade atual do nosso sistema. Problemas são joias. Eles nos mostram o caminho em direção a uma condição-alvo. Você precisa perder o alvo de tempos em tempos (em pequena escala) para enxergar o próximo passo apropriado.

E por que não agimos assim?

Isto é fascinante. Quando você analisa o quanto nós, como líderes, gestores e executivos tentamos fazer parecer que tudo está indo bem e conforme o planejado, aposto que levará um choque. A principal razão para conduzir um experimento não é testar se algo vai funcionar, mas aprender o que não vai funcionar como esperado e, com isso, o que precisamos fazer para nos manteremos avançando.

É isto que pregamos em nossas certificações Green Belt, Black Belt, Master Black Belt e Lean. Todas elas têm como pano de fundo os experimentos que nos levarão a prender muitas coisas necessárias ao alcance das metas.

Dica: A certificação Lean Six Sigma Green Belt é destinado a profissionais das mais diversas áreas de atuação que querem realizar projetos de alto impacto em suas organizações ou que queiram se preparar para o mercado de trabalho tendo um certificado de peso em seus currículos.  Também se destina a profissionais que desejam conquistar uma vaga na área de Qualidade, Processos, Melhoria Contínua e Projetos, bem como avançar na hierarquia da empresa.