Planilhas: o que é, onde e como fazer uma?
Você já se perguntou por que as planilhas são tão essenciais no cotidiano de empresas e indivíduos? Mais do que apenas tabelas preenchidas com números e textos, as planilhas se tornaram ferramentas poderosas para análise de dados, planejamento estratégico, e até mesmo para tomadas de decisão críticas.
Neste artigo, vamos mergulhar no conceito de planilhas, explorando os diferentes tipos que existem e suas principais aplicações. Além disso, vamos discutir por que o Excel, apesar da existência de diversos concorrentes, continua sendo o software de escolha para milhões de usuários ao redor do mundo.
Embora muitos ainda associem automaticamente o termo "planilha" ao Excel, você vai descobrir que há muito mais por trás dessa história do que parece.
O que é uma planilha?
É uma tabela composta por linhas (horizontais) e colunas (verticais) que tem como objetivo organizar dados e realizar cálculos através de fórmulas que relacionam os dados para que você veja insights mais rapidamente. Entre as principais funções estão:
- Estruturar e transformar os dados em forma de tabela;
- Fazer cálculos de maneira prática;
- Apresentar dados na forma gráfica com a finalidade de obter insights;
- Realizar controles (financeiros, de quantidade, de estoques, etc.).
Com a ascensão da tecnologia, ela passou a ser classificada como eletrônica, que nada mais é do que uma ferramenta computacional que dispõem dados de forma bidimensional. Assim, cada célula possui uma coordenada horizontal, representada por uma letra do alfabeto e uma coordenada vertical representada por um número, semelhante a um plano cartesiano.
Entre outros nomes, atualmente ela é chamada de planilha eletrônica, de cálculo ou folha de cálculo e em inglês é conhecida como spreadsheet.
Em caráter histórico, a eletrônica tem uma função contábil, demonstrando várias informações quantitativas.
Por outro lado, hoje, conhecemos planilhas eletrônicas de diferentes modelos que cumprem objetivos diversos. Costumeiramente, profissionais de finanças, vendas e administração são os mais diretamente ligados a essa ferramenta. Mas a verdade é que elas dominaram todas as áreas do saber, impactando positivamente no dia a dia daqueles que as utilizam.
Dessa forma, além da definição desta ferramenta, você também confere as aplicações e as vantagens por trás do uso, bem como a diferença entre planilhas, banco de dados e a relação delas com as outras ferramentas gráficas como o Power BI e o Google Data Studio.
Como surgiram as planilhas?
A primeira planilha chamava-se Visicalc e foi criada por Dan Bricklin. Até cerca de 1978, era comum que as pessoas utilizassem papel e caneta a fim de realizar o controle e simulações de dados e cálculos diversos.
Assim Bricklin, elaborou o primeiro esboço eletrônico junto de seu colega Robert Frankston. Em seguida, objetivou automatizar todo o processo de inserção e simulação de dados. Ou seja, seu objetivo inicialmente era agilizar esses assuntos práticos, e tão importantes, do cotidiano.
Porém, foi nos anos 80 com a explosão dos microcomputadores que ela tornou-se popular. Assim, o mercado já contava com um total de quatro tipos de planilha eletrônica: Visicalc, Supercalc, Multiplan e Quattro Pro.
Somente nos anos 90 que a Microsoft entrou na corrida ao lançar a primeira versão do que, mais tarde e ainda líder de mercado, se popularizou como Excel.
Toda essa inquietude pela busca de ferramentas que aprimoram as tarefas diárias, tanto dentro das empresas quanto em salas de aula e residências, fez com que a evolução fosse algo constante.
Qual é o objetivo de usar uma planilha?
As planilhas são uma ferramenta essencial de negócios e contabilidade que podem ser usadas em diferentes níveis de complexidade e com diversos propósitos. Mas seu objetivo principal é organizar e categorizar dados em um formato lógico. Ou seja, depois de inserir dados em uma planilha, você pode usá-los para organizar e expandir seus negócios.
Armazenamento de Dados Corporativos
Uma planilha é uma maneira fácil de armazenar tudo quanto é tipo de dado, os quais podem ser de natureza financeira, assim como dados de clientes e de produtos. Aliás, as planilhas do Excel podem suportar mais de um milhão de linhas e mais de 16.000 colunas, o que proporciona um espaço enorme para armazenamento.
É isso que a torna ideal para a criação de bancos de dados. Vale mencionar, porém, que uma planilha não corresponde diretamente a um banco de dados – mais adiante nos aprofundaremos nisso.
Usos para contabilidade e cálculo
Empresas de todo o mundo usam planilhas para acompanhar suas contas comerciais. Assim, você pode inserir fórmulas que farão todos os cálculos necessários, evitando que você tenha que fazê-los manualmente.
Ajuda com orçamento e gastos
Uma planilha pode contribuir consideravelmente para um bom acompanhamento dos gastos da sua empresa. Assim, você pode criar planilhas de orçamento personalizadas para gerenciar sua receita e suas despesas, para não ter surpresas na hora de apresentar sua declaração de imposto de renda.
Auxilia na exportação de dados
As planilhas podem ser usadas para conter dados que foram exportados de outros sistemas. Isso é útil, porque, às vezes, os sistemas de gerenciamento de dados online não apresentam dados em um formato fácil de ler ou é difícil acessar os dados offline.
Filtragem e limpeza de dados
Use suas planilhas para identificar imprecisões e duplicatas em seus dados. Afinal, com uma planilha é fácil livrar-se de dados indesejados ou de baixa qualidade. Isso é especialmente necessário em relação aos dados do cliente, que você deve manter atualizados e precisos.
Geração de relatórios e gráficos
Os dados em uma planilha podem ser usados para criar gráficos, os quais, por sua vez, podem ser usados para gerar relatórios. Assim você pode criar gráficos que condensam os dados em um formato fácil de ler. É um recurso fantástico que pode ser ótimo para apresentações de negócios que exigem que você mostre muitos dados em pouco tempo.
Tarefas administrativas de negócios
Use planilhas para a criação de recebimentos e faturas. Além disso, você também pode usá-las para fazer previsões relacionadas aos negócios e planejar com antecedência para o futuro. Essas são só algumas dentre as utilidades das planilhas para fins comuns que são usadas. Portanto, adeque seu uso às suas necessidades e aproveite todas as maneiras pelas quais você pode usar essa ferramenta simples, porém eficaz.
Principais tipos de planilha
Existem diversos tipos usados para com os mais diversos objetivos. Porém há uma gama mais comum de tipos:
- Planilha de controle: geralmente associada ao controle de ações, investimento e contas. Assim, auxilia na manutenção de registros sobre gastos, receitas, planos e atividades;
- Financeira empresarial: é essencial para a redução de riscos e evitar crises financeiras, pois envolve conceitos como fluxo de caixa e controle de contas;
- Gerenciamento de riscos: detalha o risco de cada uma das ações ou problemas de um projeto.
Onde fazer uma planilha?
1 – Microsoft Excel: considerado o mais popular e, ao mesmo tempo mais completo;
2 – Planilha Google: também chamada “Google Sheets”, ela faz parte do google workspace. Da mesma forma que o Excel, consiste em uma ferramenta online e gratuita, onde através de uma conta Google seu acesso é permitido, armazenando ainda todos os seus dados em nuvem. Ou seja, todas as alterações são salvas automaticamente em tempo real, à medida que você digita;
3 – Think Free: permite criar semelhante ao Excel com ainda 1GB de espaço disponível em nuvem para que você armazene os seus trabalhos;
4 – Libreoffice: consiste em um pacote de ferramentas semelhantes às do Microsoft Office de código aberto, ou seja, sua licença é gratuita.
Como se criar uma planilha no Excel?
Ao abrir o aplicativo, você irá se deparar com várias células vazias e várias opções aparecendo na parte de cima da tela, como na imagem abaixo:
Com esta tela, você poderá primeiramente nomear as colunas e linhas para criar a planilha.
Após organizar tudo, basta adicionar os dados desejáveis nas colunas e linhas de escolha, após estes passos, sua planilha deverá estar parecida com esta abaixo:
Com sua ela pronta, está na hora de fazer a análise desejada e realizar o controle necessário. O Excel é uma ferramenta muito utilizada hoje em dia, investir em um treinamento para utilizá-la de maneira eficiente, é uma ideia muito interessante.
O que precisa ter em uma planilha?
- Célula: região demarcada pelo cruzamento entre uma linha e uma coluna. Consiste na unidade mais básica que compõe uma planilha representada por uma letra e um número. Estes, nada mais são do que as coordenadas de uma célula, por exemplo: A1 refere-se a célula da Coluna A e que está na 1ª linha;
- Valores: entende-se por valor qualquer informação, independentemente de sua natureza (letras, números, símbolos, etc.);
- Fórmulas: uma fórmula do Excel é um conjunto de operações matemáticas aos quais os dados são submetidos, por exemplo, a soma, subtração e a média de um conjunto de dados;
- Testes lógicos: operações lógicas as quais os dados são submetidos e que inclusive, podem ser combinados com fórmulas matemáticas.
Impulsione sua carreira com o curso gratuito de Fundamentos da Gestão de Projetos oferecido pela FM2S!
Este curso é uma excelente oportunidade para quem deseja aprofundar suas habilidades em planejamento estratégico, otimização de recursos e solução de problemas.
Torne-se um profissional eficiente e essencial para o sucesso organizacional. Inscreva-se agora e seja um líder de projetos inovador e estratégico
O que é uma planilha do Excel?
Uma planilha do Excel é um arquivo criado pelo Microsoft Excel, um aplicativo de planilhas ou um programa de software amplamente utilizado para organizar, analisar e apresentar dados. O Excel faz parte da suíte de aplicativos de produtividade do Microsoft Office que fazem parte da assinatura do microsoft 365. Uma planilha do Excel é composta por uma grade de células organizadas em linhas e colunas, que podem ser usadas para inserir, classificar, filtrar e manipular dados, como texto, números e fórmulas.
O Excel oferece uma ampla variedade de ferramentas e recursos que facilitam a realização de várias tarefas, como:
- Organizar e estruturar dados de forma clara e lógica;
- Realizar cálculos matemáticos, estatísticos e financeiros usando fórmulas e funções;
- Analisar e interpretar dados usando gráficos, tabelas dinâmicas e outras ferramentas de análise de dados;
- Aplicar formatação condicional, filtros e classificação para destacar ou organizar dados de acordo com critérios específicos;
- Automatizar tarefas repetitivas usando macros e a linguagem de programação VBA (Visual Basic for Applications);
- Colaborar e compartilhar planilhas com outras pessoas.
Os arquivos de planilha do Excel geralmente têm a extensão ".xlsx" (ou ".xls" para versões mais antigas do Excel). O Excel também é compatível com outros formatos de arquivo, como CSV (valores separados por vírgula), TXT (texto) e XML (Extensible Markup Language), para importar ou exportar dados.
9 Motivos para o Excel ser o software mais conhecido no mundo de planilha
1. Pré-requisito nas empresas
Em primeiro lugar, o que você deve ter em mente é que o Excel é mais do que apenas um diferencial no seu currículo. Assim, ele se caracteriza como um pré-requisito para o mercado de trabalho.
2. O Excel não sairá do mercado
Em segundo lugar, ainda hoje, o Excel é um dos softwares mais utilizados pelas organizações. Em contrapartida do que muitos imaginam, o software não sairá do mercado tão cedo. Isso porque não existe outro tão bom quanto ele.
3. Linguagem universal
O Excel é um dos poucos softwares que, mesmo depois de tantas vezes atualizado, manteve suas notações e linguagens padrão. Assim, seus usuários não necessitam de um processo de reaprendizagem.
4. Praticidade na manipulação dos dados
Sabemos que o tempo é o bem de maior preciosidade das empresas. Assim, ao utilizar o Excel para gerir seus dados, você tem a praticidade de automatizar as relações lógicas e fórmulas economizando, portanto, o tempo que seria gasto repetindo as tarefas.
5. Destaque-se no mercado
Aprendendo essa incrível ferramenta, você consegue tornar a execução de tarefas mais simples e assertivas através de fórmulas e funções. Dessa maneira você consegue obter insights estratégicos para o seu negócio através da análise de dados.
6. Cria relatórios de forma prática
A fim de que as empresas possam prestar um melhor atendimento aos seus clientes, é fundamental que ela realize uma coleta de dados, crie gráficos, e analise os resultados. Eis mais um motivo para desenvolver insights rapidamente com a inteligência dessa ferramenta.
7. Construção de tabelas dinâmicas
A tabela dinâmica é uma ferramenta do Excel extremamente poderosa. Com ela é possível calcular, resumir e analisar os dados que lhe permitem ver comparações, padrões e tendências nos dados. Ela possui funcionamentos diferentes a depender da plataforma que você está utilizando para executar o Microsoft Excel.
8. Portabilidade
As planilhas feitas em Excel são leves, fáceis de armazenar, comprimir, além de poderem ser enviadas de diversas formas, como e-mails, celulares, ou dispositivos portáteis de armazenamento. Isso permite que você crie veja e edite arquivos quando e onde quiser
9. Organização pessoal
O Excel pode ser muito útil em sua vida pessoal, pois este software pode ser utilizado para ajudar a organizar a sua vida. Ele permite que você faça checklist das suas atividades, faça uma SWOT pessoal, monte uma planilha de gastos e crie soluções personalizadas. Além de conseguir melhorar sua gestão do tempo com as planilhas.
Qual a diferença entre planilhas e bancos de dados?
Uma planilha oferece dados quase estruturados, distribuídos em linhas e colunas. No entanto, diferentes planilhas não se relacionam entre si. Além disso, não possui ferramentas sofisticadas de resumo e relatório.
Os bancos de dados, por outro lado, coletam informações de maneira estruturada e aplicam, por padrão, regras e relacionamentos sobre o que entra e o que sai.
Confira no quadro comparativo abaixo as principais diferenças entre eles:
DICA IMPORTANTE: Considere seu volume de dados!
Em primeiro lugar, decidir qual aplicativo utilizar depende da quantidade de dados com que você planeja trabalhar. Portanto, realize uma análise completa da realidade da sua empresa, junte os gestores de cada departamento e elabore um plano de prioridade e importância dos dados produzidos, e integrados, por processos da organização.
Por outro lado, outras alternativas em software para uma grande quantidade de dados são o Google Data Studio e o Power BI. Ferramentas de Business Intelligence responsáveis por tratar e organizar dados visualmente para a criação de dashboards.
Logo, a principal função é otimizar o processo de interpretação independente da quantidade de dados a fim de preparar a tomada de decisão. Assim, a informação que antes necessitava de mais de 5 arquivos, é possível de ser extraída com apenas um clique.
Outra dica também, é que você mantenha o controle com a segurança empresarial para não haver compartilhamento indevido e alterações falhas.
Trabalhe com inteligência e colaboração em arquivos do Excel
Em 2012 surgiu o Google Drive, e nele, a ferramenta de planilhas Google que ficam armazenadas em nuvem, permitindo que você não só trabalhe em qualquer lugar e qualquer hora – como um dispositivo móvel, por exemplo - com conexão, como também adicione colaboradores aos projetos veja as alterações em tempo real receba notificações sobre as edições e converse com colegas de trabalho.
Sem contar que, agora, a ferramenta está integrada com a inteligência artificial do Google e, assim, é possível que você trabalhe com facilidade no planilhas e no Excel, ao transportar o arquivo.