Poka Yoke: o que é e como aplicar esse conceito?
Poka Yoke é uma técnica japonesa de prevenção de erros que faz parte de processos de fabricação e serviços em todo o mundo. Seu objetivo é evitar a ocorrência de erros e garantir que os processos sejam executados da maneira correta, reduzindo os custos de retrabalho, melhorando a qualidade do produto ou serviço e aumentando a eficiência geral do processo.
Neste artigo, exploraremos os princípios básicos do Poka Yoke, seus diferentes tipos e categorias, bem como sua implementação em processos de fabricação e serviços. Também discutiremos os benefícios do Poka Yoke para as empresas e como ele se relaciona com outras metodologias de melhoria contínua, como o Lean e o Six Sigma.
O que é o Poka Yoke e qual é a sua finalidade?
O Poka Yoke surgiu nos anos 1960 no Sistema Toyota de Produção, quando Shigeo Shingo engenheiro industrial da empresa liderava a produção. Não havia um dia em que ele não se deparasse com falhas humanas, que resultavam em produtos defeituosos e, por isso, não havia um dia em que não ficasse irritado.
Diante disso, Shingo começou a desenvolver técnicas que, por vingança, chamou de Baka (“idiota”, em japonês) Yoke (“à prova de”), o que dispensa traduções. Aos poucos, porém, as técnicas foram aprimoradas, se provaram profundamente eficazes e ganharam aderência.
Em 1963, um funcionário da Arakawa Body Company recusou-se a utilizar o mecanismo criado por ser ofensivo. Assim, o termo foi alterado para Poka Yoke, que significa “à prova de erro" ou, mais literalmente evitando (yokeru) erros involuntários (poka).
Idealmente, Poka Yoke tem como missão garantir que as condições apropriadas existam antes de se executar uma etapa do processo, evitando a ocorrência de defeitos em primeiro lugar. Quando não for possível, Poka Yoke age como detetive, avisando o erro e permitindo que a equipe inicie a eliminação de defeitos no processo o mais cedo possível.
Ele diferencia os erros que, na maioria dos casos, são inevitáveis e defeitos que conseguem passar pelo sistema e alcançar o cliente. O Poka Yoke procura impedir que os erros se tornem defeitos.
Operações arriscadas, como trabalho em altura e utilização de extensões, são as situações comuns para dar problema. Ao deparar-se com um arranjo desse tipo é imprescindível interferir, pois a falha nesses casos pode custar uma vida.
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Como funciona o Poka Yoke e quais são os seus princípios básicos?
O processo de implementação do Poka Yoke começa com a identificação dos erros mais comuns que ocorrem em um processo. Em seguida, os dispositivos Poka Yoke são projetados e implementados para prevenir esses erros. Podem ser mecânicos, eletrônicos, ou até mesmo instruções claras para os operadores.
A eficácia do Poka Yoke é medida pela quantidade de erros eliminados ou prevenidos no processo e pela melhoria da qualidade do produto ou serviço final. Ao seguir três princípios básicos, o Poka Yoke pode ser uma ferramenta poderosa na melhoria contínua dos processos e na prevenção de erros e defeitos.
Os 3 princípios básicos do Poka Yoke
Prevenção de defeitos
O Poka Yoke busca prevenir defeitos em vez de detectá-los após a ocorrência. Isso é feito por meio da implementação de dispositivos à prova de erros ou alterando o processo para torná-lo mais seguro e confiável.
Simplicidade
Os dispositivos Poka Yoke são projetados para serem simples e fáceis de usar. Eles são projetados para serem auto explicativos, de forma que qualquer pessoa possa entender como usá-los sem precisar de treinamento especializado.
Participação dos funcionários
O Poka Yoke envolve a participação ativa dos funcionários no processo de identificação e prevenção de erros. Eles são incentivados a apresentar ideias para melhorar o processo e implementar dispositivos Poka Yoke.
Quais são as Categorias do método Poka Yoke?
Poka Yoke de Detecção
Essa categoria de Poka Yoke tem como objetivo detectar um erro após ele ocorrer. Embora não o evite completamente, é útil para corrigir rapidamente e evitar que ele se propague para outras etapas do processo. Exemplos de aplicação do Poka Yokes de detecção incluem sensores que detectam a presença ou ausência de um componente ou ferramenta.
Poka Yoke de Prevenção
Essa categoria de Poka Yoke tem como objetivo prevenir que erros ocorram. Ele é mais eficaz do que o Poka Yoke de Detecção, pois evita completamente o erro e, portanto, elimina a necessidade de detectá-lo e corrigi-lo. Aplicações do Poka Yokes de prevenção incluem dispositivos que impedem a realização de uma ação incorreta, como um conector que só se encaixa em uma direção específica.
Quais são os principais tipos de Poka Yoke?
De Contato
Evita erros em processos em que é necessário verificar a presença, ausência ou posição de um objeto ou componente. Um exemplo comum é a utilização de um sensor como citado acima. Seu objetivo é detectar anomalias por contato direto com a peça ou componente.
De Sequência
Esse tipo de Poka Yoke é usado para acabar com erros em processos que envolvem várias etapas ou sequências de operações. Um exemplo é o uso de um sistema de checklist que garante que todas as etapas do processo tenham sido concluídas corretamente antes de passar para a próxima. Seu objetivo é garantir que as etapas do processo sejam seguidas na ordem correta.
De Configuração
É baseado na configuração do processo. Ele é usado em processos que envolvem ajustes, configurações ou alterações em máquinas ou equipamentos. Um exemplo é a utilização de uma chave de codificação que impede que um operador configure uma máquina com as informações erradas. Seu objetivo é controlar as quantidades corretas ou ações no processo.
Quais são os benefícios do Poka Yoke para uma empresa?
Redução de custos
Ao evitar erros ou detectá-los precocemente, o Poka Yoke reduz os custos de retrabalho, reparo ou reprocessamento, o que resulta em economia significativa de tempo e recursos para a empresa.
Aumento da produtividade
Como o Poka Yoke evita a ocorrência de erros, os operadores podem trabalhar com mais eficiência e sem interrupções desnecessárias. Isso pode aumentar a produtividade e a eficácia do processo.
Maior segurança do operador
O Poka Yoke pode ajudar a garantir que os operadores sigam as instruções corretas e evitem situações perigosas. Eleva, assim, a segurança no local de trabalho e reduz o risco de lesões ou acidentes.
Melhoria contínua do processo
O Poka Yoke identifica áreas do processo que precisam de melhorias e desenvolve soluções para esses problemas. Ao longo do tempo, é implementada uma cultura de melhoria contínua nos processos.
Como implementar o Poka Yoke em um processo de fabricação ou serviço?
Identifique o processo ou atividade que precisa de um Poka Yoke
Veja qual a etapa do processo que apresenta um risco maior de erros ou falhas, ou a etapa que tem um impacto maior na qualidade do produto ou serviço final.
Identifique o tipo mais adequado
Analise o tipo de erro mais comum naquela etapa do processo. Em seguida, deve-se escolher o tipo de Poka Yoke que melhor se adequa a essa situação.
Projete
Sempre pense no Poka Yoke com cuidado e teste antes da implementação. O objetivo é garantir que o Poka Yoke seja eficaz e confiável, além de garantir que possa ser implementado com facilidade e sem prejudicar a eficiência do processo.
Implemente
Após projetar e testar o Poka Yoke, é hora de implementá-lo na etapa do processo em questão. Garanta que todos os operadores sejam treinados adequadamente no uso do Poka Yoke e que eles entendam a importância de seguir os procedimentos corretamente.
Monitore a eficácia
É importante monitorar regularmente a eficácia do Poka Yoke e fazer ajustes ou melhorias, se necessário. Os dados coletados podem ajudar a identificar possíveis problemas ou oportunidades de melhoria em outras etapas do processo.
O Poka Yoke está se espalhando?
Certamente, a comunidade médica agora leva o "sistema à prova de erros" muito mais a sério como fonte de melhoria e inovação em cuidados de saúde. Há pouco mais de uma década, o Instituto de Medicina da Harvard publicou seu marco: "Errar é Humano".
É um relatório que analisa quantas tragédias médicas são causadas por erros estúpidos e evitáveis. Além disso, explica etapas simples e econômicas que os hospitais começaram a tomar para preveni-los.
Isso inclui lavar as mãos e cuidado em demasia para marcar o braço ou a perna corretos de uma cirurgia. O best-seller do Dr. Atul Gawande, The Checklist Manifesto, capta outra abordagem bem-sucedida para implantar processos conduzidos pela ignorância versus os da inépcia.
O que é o Techno Poka Yoke?
As oportunidades personalizadas para "techno-poka-yokes" fascinam. Certamente, verificações ortográficas representam um sabor insidiosamente bem sucedido de Poka Yoke. Exceto por esses homônimos enganosamente perigosos, a verificação ortográfica pode garantir automaticamente que nenhum erro ortográfico se materialize em e-mails, apresentações ou relatórios.
Eles conduziram uma revolução silenciosa na perfeição ortográfica. Os trabalhadores do conhecimento - particularmente os trabalhadores do "Vale do Silício" - poderiam e deveriam desfrutar de uma riqueza exponencial de oportunidades de Poka Yoke para evitar erros idiotas.
Todo gerente e executivo deve realizar uma "auditoria Poka Yoke": quais são os erros tímidos, persistentemente simples e simplesmente persistentes, que nós fazemos, mas que nossas tecnologias poderiam nos ajudar a capturar e destruir?
(Se você tiver problemas para chegar a cinco ou seis, tenho certeza de que seu chefe, colegas, subordinados e até mesmo um cliente ou dois podem sugerir de forma construtiva alguns...)
Então, que tipo de design digital, virtual ou mesmo físico de "Poka Yoke" poderia ajudar a tornar esse problema uma coisa do nosso passado? Não se trata de mudar fundamentalmente nosso comportamento ou nossas mentes. Isso é muito grande.
É sobre tocar nosso Shigeo Shingo interno para "confundir-provar" os processos de negócios pessoais e interpessoais que importam. Errar é humano e perdoar, divino. Mas você provavelmente quer tecno-poka-yoke para proteger sua reputação.
Como o Poka Yoke se relaciona com a Qualidade?
Shigeo Shingo viu o controle de qualidade como uma hierarquia de três níveis de eficácia;
- Inspeção de julgamento - Analisar os procesos;
- Inspeção informativa - Uso do Gráfico de Controle para monitorar as condições do processo;
- Antes do erro - Poka Yoke.
A forma menos efetiva de controle de qualidade é o uso da inspeção e o mais efetivo é o uso de dispositivos de autonomia e Poka Yokes para prevenir ou destacar defeitos sem qualquer forma de julgamento ou confiar no operador para fazer algo.
Como o Poka Yoke se relaciona com outras metodologias de melhoria contínua, como o Lean e o Six Sigma?
O Poka Yoke é uma técnica que pode ser usada em conjunto com outras metodologias de melhoria contínua, como o Lean Manufacturing e o Six Sigma. Essas metodologias compartilham o objetivo comum de reduzir desperdícios, melhorar a eficiência e aumentar a satisfação do cliente.
O Lean se concentra na eliminação de desperdícios em um processo, buscando reduzir o tempo de ciclo, estoques, atividades que não agregam valor e outros tipos de desperdícios. O Poka Yoke pode ser usado como uma ferramenta para eliminar desperdícios, evitando retrabalho e aumentando a eficiência do processo.
Já o Six Sigma é uma metodologia que busca reduzir a variabilidade do processo e melhorar a qualidade dos produtos e serviços, utilizando ferramentas estatísticas para identificar e resolver problemas.
O Poka Yoke pode ser usado como uma ferramenta para identificar e eliminar as causas dos defeitos, contribuindo para a redução da variabilidade do processo. O Poka Yoke também trabalha em conjunto com outras ferramentas de melhoria contínua, como o 5S, a Análise de Pareto e o Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM), entre outras.
A combinação dessas técnicas pode resultar em uma melhoria significativa do processo e um aumento da eficiência, qualidade e satisfação do cliente.
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Inspeção substitui o Poka Yoke?
A forma menos efetiva de controle de qualidade é a de inspeção de pessoas. Elas são falíveis e muitas vezes não conseguem observar problemas, especialmente se o trabalho é repetitivo e a mudança é longa.
No entanto, isso não significa que a inspeção do operador deve ser descartada como sem valor, fazendo com que cada operador inspecione o trabalho que eles recebem antes do uso e o trabalho que eles produzem ainda é uma maneira eficaz de reduzir a possibilidade de defeitos chegarem ao cliente. Mas está longe de ser a melhor.
Como o Poka Yoke está presente no dia a dia?
Podemos reduzir os erros reprojetando o sistema, para fazer com que os erros sejam menos prováveis. E, este tipo de projeto ou reprojeto é chamado de “à prova de erros”. Uma vez que os erros são predominantemente deslizes do subconsciente, “à prova de erros” é apropriada para a redução da probabilidade destes deslizes, ao invés de mudanças no comportamento consciente.
Não podemos eliminar defeitos, erros e falhas, apenas fazendo exortações ou colocando inúmeros cartazes pela empresa. Os cartazes não vão reduzir seus erros e suas falhas, porque é pouquíssimo provável que haja pessoas que queiram errar. É o processo que facilita o erro. É isto que o Poka Yoke ataca.
Quando adotamos essa postura, podemos esperar alguns benefícios. São eles:
- Melhorar a qualidade (reduzir PPM e refugo);
- Tornar o processo mais fácil e capaz;
- Identificar na linha os dispositivos à Prova de Erros;
- Desenvolver ideias de dispositivos à Prova de Erros;
- Aumentar a Segurança no local de trabalho;
- Manter métodos de produção e inventário enxutos;
- Reduzir custos;
- Manter a satisfação do cliente.
Qual o custo do Poka Yoke?
Seja qual for o tipo de dispositivo Poka Yoke que você utilize, é importante que seja barato e simples. Muitas vezes as soluções são simples e eficazes, além de poderem ser projetadas sem a necessidade de gastar grandes somas.
Se grandes quantidades de dinheiro estiverem sendo consideradas, então você não pensou profundamente sobre os problemas. Nunca, porém, deixe de lado o custo do próprio defeito.