Por que o gerenciamento de projetos é importante?

Por que o gerenciamento de projetos é importante?' é uma questão interessante que os clientes colocam às vezes. Eles perguntarão: “Não podemos apenas informar a equipe fazendo o trabalho e administrá-los nós mesmos? Vai ser muito mais barato.

Eles se perguntam se realmente precisam de gerenciamento de projetos, porque no papel parece um imposto desnecessário ou algo na categoria de despesas gerais. Digo isso, já que os gerentes de projeto não entregam nada e muitas vezes atrapalham o que eles querem que a equipe faça! Então, se tudo isso é verdade, por que o gerenciamento de projetos é importante?

A verdade é que executar projetos sem um bom gerenciamento de projetos é uma falsa economia. Muitas vezes, considera-se um fardo desnecessário no orçamento, e não há dúvida de que pode ser caro – até 20% do orçamento total do projeto. Mas você pode se dar ao luxo de não ter gerenciamento de projetos? Sem isso, o que mantém a equipe e o cliente juntos? E sem ela, quem vai navegar pelos altos e baixos, confrontos e catástrofes dos projetos?

O excelente gerenciamento de projetos significa muito mais do que manter o triângulo de ferro do gerenciamento de projetos sob controle, cumprindo prazos, orçamentos e escopo; ele une clientes e equipes, cria uma visão para o sucesso e coloca todos na mesma página do que é necessário para se manter no caminho certo. Quando os projetos são gerenciados adequadamente, há um impacto positivo que reverbera além da entrega das "coisas".

[caption id="attachment_15264" align="aligncenter" width="600"] Gestão de Projetos[/caption]

Qual a importância do gerenciamento de projetos?

Alinhamento Estratégico

O gerenciamento de projetos é importante porque garante que aquilo que está sendo entregue, está certo e fornecerá valor real contra a oportunidade de negócio.

Cada cliente tem objetivos estratégicos e os projetos que fazemos para eles avançam nesses objetivos. O gerenciamento de projetos é importante porque garante que haja rigor na arquitetura dos projetos de forma que eles se encaixem bem no contexto mais amplo dos quadros estratégicos de nossos clientes. O bom gerenciamento de projetos garante que os objetivos dos projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos do negócio.

Ao identificar um caso de negócios sólido e ser metódico no cálculo do ROI, o gerenciamento de projetos é importante porque pode ajudar a garantir que a coisa certa seja entregue, o que proporcionará um valor real.

É claro que, à medida que os projetos avançam, é possível que surjam riscos, que se transformem em problemas ou até que a estratégia de negócios mude. Mas um gerente de projeto garantirá que o projeto faça parte desse realinhamento. O gerenciamento de projetos realmente importa aqui porque projetos que desviam do curso ou que não se adaptam às necessidades do negócio podem acabar sendo caros e / ou desnecessários.

Liderança

O gerenciamento de projetos é importante porque traz liderança e direção aos projetos.

[caption id="attachment_15240" align="aligncenter" width="610"] Liderança[/caption]

Sem gerenciamento de projetos, uma equipe pode ser como um navio sem leme; movendo-se sem direção, controle ou propósito. A liderança permite que uma equipe faça seu melhor trabalho. O gerenciamento de projetos fornece liderança e visão, motivação, remoção de bloqueios de estradas, treinamento e inspiração para que a equipe faça seu melhor trabalho.

Os gerentes de projeto atendem a equipe, mas também garantem linhas claras de responsabilidade. Com um gerente de projeto instalado, não há confusão sobre quem está no comando e no controle do que está acontecendo em um projeto. Os gerentes de projeto reforçam o processo e também mantêm todos na equipe em linha porque, em última análise, eles assumem a responsabilidade pelo fracasso ou pelo sucesso do projeto.

Foco e Objetivos Claros

O gerenciamento de projetos é importante porque garante que haja um plano adequado para executar os objetivos estratégicos.

Onde o gerenciamento de projetos é deixado para a equipe trabalhar por conta própria, você verá que as equipes trabalham sem as devidas explicações, os projetos não têm foco, podem ter objetivos vagos ou nebulosos e deixam a equipe sem ter certeza do que deveriam fazer ou por quê?

Como gerentes de projeto, nos posicionamos para evitar essa situação e impulsionamos a realização de tarefas em tempo hábil, dividindo um projeto em tarefas para nossas equipes. Muitas vezes, a perspicácia de adotar tal abordagem é o que diferencia o bom gerenciamento de projetos do ruim. A divisão em pequenos grupos de trabalho permite que as equipes permaneçam focadas em objetivos claros, direcionem seus esforços para alcançar o objetivo final por meio da conclusão de etapas menores e identifiquem rapidamente os riscos, já que o gerenciamento de riscos é importante no gerenciamento de projetos.

Muitas vezes, os objetivos de um projeto precisam mudar de acordo com um risco de materialização. Novamente, sem oversite e gerenciamento dedicados, um projeto pode falhar rapidamente, mas um bom gerenciamento de projeto (e um bom gerente de projeto) é o que permite que a equipe se concentre e, quando necessário, revise seus objetivos.

Planejamento Realístico de Projetos

O gerenciamento de projetos é importante porque garante que as expectativas adequadas sejam definidas em torno do que pode ser entregue, quando e por quanto.

Sem o gerenciamento adequado do projeto, estimativas orçamentárias e cronogramas de entrega de projeto podem ser definidos com excesso de ambição ou falta de uma visão de estimativa análoga de projetos similares. Em última análise, isso significa que, sem um bom gerenciamento de projetos, os projetos são entregues com atraso e acima do orçamento.

Os gerentes de projeto eficazes devem ser capazes de negociar prazos e marcos razoáveis ​​entre as partes interessadas, equipes e gerenciamento. Com muita frequência, a urgência colocada na entrega compromete as etapas necessárias e, em última análise, a qualidade do resultado do projeto.

Todos sabemos que a maioria das tarefas levará mais tempo do que o inicialmente previsto; um bom gerente de projeto é capaz de analisar e equilibrar os recursos disponíveis, com o cronograma necessário, e desenvolver um cronograma realista. O gerenciamento de projetos é realmente importante ao programar, porque traz objetividade ao planejamento.

Um bom gerente de projetos cria um processo claro, com prazos viáveis, que permite que todos dentro da equipe do projeto trabalhem dentro de limites razoáveis ​​e não expectativas desmedidas.

[caption id="attachment_15265" align="aligncenter" width="600"] Capacitação Microsoft Project[/caption]

Controle de Qualidade

O gerenciamento de projetos é importante porque garante a qualidade do que está sendo entregue, e sempre alcança a marca.

Os projetos também costumam estar sob enorme pressão para serem concluídos. Sem um gerente de projeto dedicado, que tem o suporte e o comprometimento da administração executiva, as tarefas são subestimadas, os cronogramas são apertados e os processos são apressados. O resultado é uma saída de má qualidade. O gerenciamento de projeto dedicado garante que não apenas um projeto tenha tempo e recursos para entregar, mas também que a saída seja testada quanto à qualidade em todas as etapas.

Um bom gerenciamento de projetos exige fases controladas nas quais as equipes podem avaliar a saída em termos de qualidade, aplicabilidade e ROI. O gerenciamento de projetos é de fundamental importância para a Garantia da Qualidade, pois permite um processo escalonado, criando tempo para que as equipes examinem e testem suas saídas em todas as etapas do processo.

Gerenciamento de Risco

O gerenciamento de projetos é importante porque garante que os riscos sejam gerenciados e mitigados adequadamente para evitar que se tornem problemas.

O gerenciamento de riscos é essencial para o sucesso do projeto. A tentação é apenas varrê-los para baixo do tapete, nunca falar sobre eles para o cliente e esperar o melhor. Mas ter um processo robusto em torno da identificação, gerenciamento e mitigação de riscos é o que ajuda a evitar que os riscos se tornem problemas.

Boas práticas de gerenciamento de projetos exigem que os gerentes de projeto analisem cuidadosamente todos os riscos potenciais para o projeto, quantifiquem-nos, desenvolvam um plano de mitigação contra eles e um plano de contingência, caso algum deles se materialize. Naturalmente, os riscos devem ser priorizados de acordo com a probabilidade de ocorrerem e as respostas apropriadas são alocadas por risco. Um bom gerenciamento de projetos é importante nesse aspecto, porque os projetos nunca são planejados, e como lidamos com mudanças e adaptamos nossos planos é uma chave para entregar projetos com sucesso.

Processo Ordenado

O gerenciamento de projetos é importante porque garante que as pessoas certas façam as coisas certas, no momento certo – isso garante que o processo de projeto adequado seja seguido durante todo o ciclo de vida do projeto. Surpreendentemente, muitas empresas grandes e conhecidas têm processos de planejamento reativos. Mas a reatividade – em oposição à proatividade – pode muitas vezes fazer com que os projetos entrem no modo de sobrevivência. É quando as equipes quebram, as tarefas se duplicam e o planejamento se torna reativo, criando ineficiência e frustração na equipe. [caption id="attachment_15137" align="aligncenter" width="600"] Curso Fluxograma[/caption]

O planejamento e o processo adequados podem fazer uma enorme diferença, pois a equipe sabe quem está fazendo o quê, quando e como. O processo adequado ajuda a esclarecer papéis, agiliza insumos, antecipa riscos e cria as verificações e os balanços para garantir que o projeto esteja continuamente alinhado com a estratégia geral. O gerenciamento de projetos é importante porque, sem um processo ordenado e de fácil compreensão, as empresas arriscam o fracasso do projeto, o atrito da confiança do funcionário e o desperdício de recursos.

Supervisão Contínua

O gerenciamento de projetos é importante porque garante que o progresso de um projeto seja rastreado e informado adequadamente.

O relatório de status pode parecer chato e desnecessário – e se tudo estiver planejado, pode parecer uma documentação para a documentação. Mas a supervisão contínua do projeto, garantindo que um projeto esteja seguindo adequadamente o plano original, é fundamental para garantir que um projeto permaneça no caminho certo.

Quando a supervisão adequada e o relatório do projeto estão em vigor, fica mais fácil ver um projeto começar a se desviar do curso pretendido. Quanto mais cedo você conseguir detectar o desvio do projeto, mais fácil será corrigir o curso.

Bons gerentes de projetos geram regularmente relatórios de andamento ou de status facilmente digeríveis que permitem que as partes interessadas acompanhem o projeto. Normalmente, esses relatórios de status fornecerão insights sobre o trabalho que foi concluído e planejado, as horas utilizadas e como são rastreados em relação aos planejados, como o projeto está acompanhando os marcos, riscos, suposições, problemas e dependências e quaisquer saídas do projeto. prossegue.

Esses dados são inestimáveis ​​não apenas para acompanhar o progresso, mas também ajudam os clientes a ganhar a confiança de outras partes interessadas em sua organização, o que facilita a supervisão do progresso de um projeto.

Experiência no assunto

O gerenciamento de projetos é importante porque alguém precisa entender se todos estão fazendo o que deveriam.

Com alguns anos de experiência, os gerentes de projeto saberão um pouco sobre vários aspectos da entrega dos projetos que gerenciam. Eles saberão tudo sobre o trabalho que suas equipes executam; as plataformas e sistemas que eles usam, e as possibilidades e limitações, e os tipos de problemas que normalmente ocorrem.

Ter esse tipo de experiência significa que eles podem ter conversas inteligentes e informadas com clientes, equipe, partes interessadas e fornecedores. Eles estão bem equipados para serem o centro de comunicação de um projeto, garantindo que, à medida que o projeto flui entre diferentes equipes e fases de trabalho, nada é esquecido ou negligenciado.

Sem a experiência do assunto através do gerenciamento de projetos, você pode descobrir que um projeto se torna desequilibrado – os criativos ignoram as limitações da tecnologia ou os desenvolvedores esquecem a visão criativa do projeto. O gerenciamento de projetos mantém a equipe focada na visão abrangente e reúne todos, forçando os compromissos corretos para tornar o projeto um sucesso.

Gerenciando e aprendendo com sucesso e fracasso

O gerenciamento de projetos é importante porque aprende com os sucessos e fracassos do passado.

O gerenciamento de projetos pode quebrar maus hábitos e, quando você está entregando projetos, é importante não cometer os mesmos erros duas vezes. Os gerentes de projeto usam retrospectivas ou pós revisões de projeto para considerar o que correu bem, o que não correu tão bem e o que deve ser feito de forma diferente para o próximo projeto.

Isso produz um conjunto valioso de documentação que se torna um registro de “prós e contras” daqui para frente, permitindo que a organização aprenda com falhas e sucesso. Sem esse aprendizado, as equipes frequentemente continuarão cometendo os mesmos erros, repetidas vezes. Essas retrospectivas são ótimos documentos para usar em uma reunião de início de projeto para lembrar a equipe sobre falhas, como subestimar projetos e sucessos, como os benefícios de um processo sólido ou a importância de manter os relatórios das folhas de ponto atualizados!

Resumo de por que o gerenciamento de projetos é importante

Então, por que o gerenciamento de projetos é importante? Sem ele, as equipes e os clientes ficam expostos a um gerenciamento caótico, objetivos pouco claros, falta de recursos, planejamento irreal, alto risco, entregas de baixa qualidade, projetos que ultrapassam o orçamento e são entregues com atraso.

Grande gerenciamento de projetos é importante porque oferece sucesso. O gerenciamento de projetos cria e permite que equipes felizes e motivadas, que conheçam seus assuntos de trabalho, façam seu melhor trabalho. E essa equipe de gerenciamento de projetos permite que as coisas certas sejam entregues; material que oferece retorno real sobre o investimento, e isso faz com que os clientes felizes.

O que você acha?

Você se pergunta por que o gerenciamento de projetos é importante? Você concorda com essa lista de por que o gerenciamento de projetos é importante? Existem outras razões que deveriam ser incluídas? Eu adoraria ler o que você pensa!