Por que o projeto falha? Aprenda a evitá-la

Você sabe por que um projeto falha? Aprenda como evitar a falha do seu projeto

No projeto provavelmente todos podemos pensar que "falhou" - talvez os processos tenham piorado em vez de melhorado, talvez tenham sido cancelados devido a custos excessivos ou talvez sistemas tenham sido lançados com erros fundamentais.

Como você sabe quando - e por que - falhou? Em muitos casos, o motivo da falha é óbvio. No entanto, a definição de falha nem sempre é clara: um atraso significativo pode ser descrito como uma falha; outro ainda, com um atraso semelhante, pode ser visto como um sucesso impressionante.

Neste artigo, definiremos a falha e exploraremos os fatores que causam a falha de alguns projetos. E para você aplicar constantemente a melhoria contínua em seus projetos veja nosso curso sobre White Belt gratuitamente.

Você sabe qual a definição de falha do projeto?

Um projeto é considerado um fracasso quando não foi entregue o que era necessário, de acordo com as expectativas. Portanto, para ter sucesso, deve oferecer custo, qualidade e tempo; e deve entregar os benefícios apresentados no business case.

Os requisitos para o sucesso são claros e absolutos - certo? Infelizmente, não é tão simples assim. Porque a segunda parte da nossa definição de sucesso é que deve ser entregue "de acordo com as expectativas".

Se os principais interessados ​​concordassem que um projeto deveria exceder seu orçamento inicial, o projeto ainda pode ser considerado um sucesso. Da mesma forma, se um projeto entregasse tudo o que estava nos projetos detalhados, ele ainda poderia ser considerado um fracasso se não incluísse elementos vitais que os principais interessados ​​precisavam. Isso não parece justo, mas o sucesso e o fracasso não são apenas os fatos, nem simplesmente o que foi entregue. É também, crucialmente, sobre como o projeto é percebido.

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Saiba as razões para a falha do projeto

Aqui estão algumas das principais razões pelas quais os projetos falham:

Os requisitos comerciais errados foram abordados

Se o seu projeto está configurado para entregar a "coisa errada", pode ser considerado um fracasso, mesmo que tudo seja entregue no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade exigida. Isso parece duro. Mas se não fornecer o que a organização realmente precisa, isso inevitavelmente afetará negativamente como ele é percebido. É por isso que é tão importante conduzir uma análise completa dos requisitos de negócios.

Não é possível entregar o caso de negócios

Se o seu business case não puder ser entregue, você terá uma tarefa impossível. Para piorar as coisas, depois que o caso de negócios é aprovado, a entrega de outras coisas depende do seu projeto. Isso torna mais difícil alterar os prazos, orçamentos e expectativas.

Por exemplo, uma vez que você prometeu entregar um novo sistema de gerenciamento de bagagem do aeroporto, as companhias aéreas podem agendar voos adicionais logo após o lançamento do sistema, para que possam aproveitar a nova capacidade. Se o sistema de bagagem não funcionar, ou se tiver problemas sérios durante os testes, pode ser difícil convencer os gerentes seniores a permitir que o projeto seja atrasado, porque eles terão que desistir da receita prometida.

Ao escrever seu caso de negócios, certifique-se de analisar detalhadamente os requisitos do projeto e identificar o que é necessário para garantir que você possa atender a esses requisitos. Não apenas liste suposições - certifique-se de explorá-las completamente. Analise outros semelhantes para que você não esqueça de nenhum item importante. Se você está entregando um novo sistema, revise seus requisitos de hardware e interface. Se você tiver riscos importantes, inclua recursos de contingência suficientes (pessoas, orçamento e tempo) para gerenciar esses riscos adequadamente. Lembre-se que implementar a mudança é difícil!

Seja realista e esteja preparado para ter algumas conversas difíceis. Por exemplo, seu CEO pode ficar desapontado por não poder ter o que deseja antes do final do ano, ou os usuários-chave podem dizer que realmente precisam de um produto completo no final da primeira fase. No entanto, será muito mais difícil ter essas conversas em uma data futura, quando seu projeto estiver com problemas!

Em muitos casos, a documentação do caso de negócios é gravada antes que um gerente de projeto seja designado. Se você é o gerente de projetos de entrada, certifique-se de não aceitar simplesmente esses documentos como eles são! Você é responsável por entregar, por isso, analise o caso de negócios. Valide as suposições e identifique as lacunas ou áreas que precisam de mais detalhes. Se conversas difíceis forem necessárias, tenha-as agora. Uma vez que prazos, requisitos e orçamentos são definidos, as expectativas são muito mais difíceis de mudar!

Governança é pobre

Poucos começam sem um patrocinador. Essa é a pessoa que identificou a necessidade de mudança em uma área do negócio e que está comprometida em fazer essa mudança acontecer. Ele ou ela desempenha um papel vital para garantir o sucesso do projeto. Um bom patrocinador pode fazer um projeto medíocre fantástico, e um patrocinador ruim pode atrasar e frustrar uma equipe fantástica.

O patrocinador é apoiado pelos órgãos de governança do projeto, geralmente na forma de um grupo de direção. Essas funções de governança são essenciais: elas fornecem orientação, orientação e revisão crítica e seu progresso. Como gerente, você está envolvido no dia-a-dia, mas os grupos de governança podem dar um passo atrás e olhar o projeto de uma perspectiva diferente. Eles podem fazer perguntas difíceis sobre progresso e desempenho. Eles podem ver coisas que você esqueceu. No entanto, eles também podem oferecer suporte, fornecendo contatos e insights que ajudam você a realizar tarefas e fornecendo "cobertura política" quando necessário.

Os gerentes geralmente não têm influência sobre quem é o patrocinador do projeto. Os patrocinadores selecionam a si mesmos ou são escolhidos por causa de sua posição na organização. No entanto, você geralmente tem mais influência sobre quem está no seu grupo de direção. Como tal, se você sabe que seu patrocinador não tem paixão pelo projeto, ou se o patrocinador não gosta de dizer não às pessoas que continuam tentando expandir o escopo do projeto, certifique-se de equilibrá-lo com direção mais rígida ou mais engajada. membros do grupo.

Implementação é fraca

Se você entregar seu projeto com competência, evitará uma implementação deficiente - certo? Infelizmente, não é assim tão claro. A entrega pode ser complexa. Você precisa gerenciar riscos, problemas e escopo; gerenciar sua equipe; e se comunicar com as partes interessadas.

Entregar mudanças é difícil e nem tudo está sob seu controle. Portanto, ser competente não é suficiente para uma boa implementação, mas é um bom começo! Existem muitas ferramentas disponíveis para ajudá-lo. Faça o nosso teste sobre suas habilidades de gerenciamento para começar.

As pessoas perdem o foco nos benefícios do projeto

Os projetos são baseados em uma lista de benefícios que devem ser entregues. Por exemplo, você pode precisar de um processo de atendimento ao cliente mais rápido, pode ser necessário produzir produtos mais baratos ou talvez seja necessário melhorar a qualidade de seu serviço. Essas declarações de benefícios devem ser refinadas para que sejam claras, concisas e quantificadas.

A partir dessas declarações de benefícios, um conjunto de "coisas a fazer" é gerado. Por exemplo, você pode precisar consultar clientes, redesenhar produtos ou implementar um novo sistema. O resultado disso é um caso de negócio documento que analisa o projeto em termos de custos, e os benefícios serão entregues.

Em seguida, a equipe se concentra no planejamento detalhado e na entrega dos itens de linha no plano do projeto - criando um novo sistema, desenvolvendo pacotes de treinamento, mapeando novos processos e assim por diante. Nesse estágio, a equipe pode esquecer os requisitos de benefícios.

Isso geralmente resulta em uma entrega bem construída, mas que não oferece os benefícios necessários. Por exemplo, se o plano do projeto se concentra em projetar e construir um sistema, você pode obter um sistema fantástico, mas que não esteja sendo usado pela empresa.

Para evitar esse problema, adote um gerenciamento de benefícios abordagem ao longo da vida e lembre-se da necessidade de fornecer os benefícios necessários ao planejar e entregar seu projeto.

O ambiente muda

Esta é provavelmente a área mais complicada. Se as necessidades da empresa mudarem, seu caso de negócios pode ficar desatualizado antes que você realmente conclua o projeto. Você pode ter que revisar seus requisitos e metas originais no meio para decidir como proceder, e isso pode resultar na mudança do escopo do seu projeto - ou até mesmo no cancelamento do projeto!

Se você está trabalhando em um ambiente que está mudando rapidamente, você pode ajudar a reduzir os riscos fazendo o seguinte:

• Tomar decisões em tempo hábil - Se o projeto claramente não conseguir entregar os requisitos revisados, não ignore isso. Quanto mais cedo você comunicar isso, e quanto mais cedo você tomar uma decisão sobre o futuro do projeto, melhor.
• Considerando projetos menores - é mais difícil mudar de direção em um grande navio de cruzeiro do que em um rebocador. Portanto, pense se o escopo e o cronograma de entrega de um projeto proposto são apropriados em seu ambiente de negócios. Entregar em partes menores nem sempre é apropriado, mas vale a pena considerar.
• Gerenciando expectativas - Só porque você cancela não significa automaticamente que o projeto é considerado uma falha. Isso depende de muitos fatores, incluindo como você gerencia o envolvimento das principais partes interessadas do projeto no processo de tomada de decisão.

Pontos chave

Para um projeto ser bem sucedido, não basta simplesmente gerenciar seu projeto com competência e entregar um produto de boa qualidade. Para evitar falhas, verifique se você identificou os requisitos de negócios corretos, criou um caso de negócios viável, estabeleceu uma forte governança de projeto, gerenciou uma implementação de alta qualidade, concentrou-se em benefícios e monitorou seu ambiente em constante mudança.

Acima de tudo, certifique-se de gerenciar as expectativas de seus stakeholders, para que eles continuem apoiando. Afinal de contas, essas são as pessoas que irão declarar seu projeto como bem-sucedido ou não.