Produtividade: entenda o que é e como ter mais
Trabalhar a produtividade é uma das competências que impacta, tanto no desenvolvimento humano, quanto no profissional. Tornar-se produtivo, ou ampliar a produtividade da empresa tem por objetivo gerar vantagem competitiva, otimizar o tempo, melhor utilizar recursos e ainda obter o resultado pretendido.
Isso impacta diretamente na quantidade de bens que chegam até o cliente final.
Nesse sentido, criamos esse artigo para que você se aprofunde no conceito e entenda tudo sobre como se tornar e manter-se produtivo.
O que é Produtividade?
Produtividade é um termo bastante presente no cotidiano, e extremamente explorado no ambiente de trabalho. Basicamente, produtividade é a relação entre a quantidade que algo é produzido, levando em conta os insumos, tempo levado para obter, mão de obra, materiais, energia, etc.
Para um indivíduo em seu lar, ser produtivo é, por exemplo, manter sua casa organizada, realizar cada tarefa necessária e ter tempo de lazer. Essa percepção está mais conectada ao tempo e número de tarefas, que aos insumos ou elementos utilizados.
Já a produtividade no trabalho, tenta manter o equilíbrio entre os três fatores da relação. O que pode ser inviável em empresas com pouco planejamento e organização.
Afinal, todos os empreendedores e gestores querem produzir mais utilizando menos recursos e no menor tempo possível. Isso é possível em organizações que estão melhor preparadas e dispõe de um controle de qualidade exigente, mas ainda sim, não são todos os departamentos que conseguirão executar suas tarefas assim.
É aqui que surge o conceito de proposta de valor para o cliente. Quando uma empresa possui, de forma consistente, uma geração de valor em todos seus produtos e serviços, a produtividade passa a não ser apenas algo que relaciona rapidez, quantidade e recursos.
O conceito se torna mais desafiador e contínuo, pois agora o foco é manter a qualidade e relevância dos bens ofertados, e atingir sempre a expectativa do cliente.
Portanto, nesse cenário, uma empresa produtiva é aquela que consegue estruturar processos e áreas da melhor maneira, para que os resultados sejam atingidos de forma objetiva e assertiva constantemente.
Qual a diferença entre Produtividade e produção?
É comum criar uma falsa ideia de que essas são palavras de mesmo significado. Porém, isso não poderia estar mais errado. Você pode ter o resultado pretendido mais produtivo. Uma palavra se conecta a outra.
Produtividade, como dissemos, é o ato de aumentar a capacidade de produção enquanto reduz o uso de insumos e otimiza a gestão do tempo. Não é puramente aumentar a quantidade produzida.
Criar uma cultura de produtividade faz com que a empresa se aprimore constantemente e se envolva em valores estratégicos que podem ajudar em sua ascensão no mercado.
Já produção, é o resultado, ou seja, a consequência do que foi planejado e de fato produzido. Portanto, a produção diz respeito a média de projetos ou processos que aconteceram e tiveram finalidade em um determinado período.
Isso se torna um indicador que as empresas utilizam para compreenderem, por exemplo, sua eficiência e capacidade de produção.
Os benefícios de uma empresa produtiva
Agora que consideramos todos os fatores ligados a aumento, queda e manutenção da produtividade, separamos os principais benefícios que essa competência traz a uma empresa.
Melhor gestão de tempo
A gestão da rotina como um todo é otimizada, o tempo é investido com exatidão em cada tarefa para seu desempenho em plenitude. Além disso, a priorização de atividades também é impactada.
A forma como cada colaborador tem sua rotina estruturada o possibilita, por exemplo, priorizar tarefas principais, de forma que as demais ainda sejam cumpridas nos prazos;
Menor uso de recursos
Uma empresa produtiva usa menos recursos e atinge o mesmo objetivo. Portanto, mapeie e busque formas de melhorar processos e equiparar a produção ao passo que reduz recursos e otimiza mão de obra, além de que uma melhor produtividade constitui maior rentabilidade para uma empresa;
Redução nos custos de produção
Esse benefício se apoia no anterior. Afinal, custos de produção são tabulados com base em mão de obra, tempo e recursos, ou seja, custos operacionais;
Expansão de mercado
Organizações mais produtivas conseguem ampliar sua presença de mercado e planejar novos pontos de penetração. Isso garante, por exemplo, que a cultura de melhoria, produtividade e inovação se consolide;
Aumenta a competitividade
Apoiada pela expansão, uma empresa mais presente extrai o melhor da equipe e gera competitividade entre seus concorrentes. Isso aquece o setor e destaca a marca;
Instiga novos profissionais
Manter-se produtiva torna a empresa destacada as demais, isso atrai novos talentos e contribui para uma evolução constante do quadro de colaboradores.
Além disso, novos profissionais possuem visões mais frescas sobre inovação e podem modificar os processos de trabalho.
Como aumentar a Produtividade no trabalho?
Existem quatro principais métodos que podem ser adotados para incentivar a produtividade. Todos trabalham com habilidades profissionais e emocionais, visando, por exemplo, aumentar o nível de satisfação na execução do trabalho, tanto de gestores quanto de colaboradores.
Separamos, portanto, algumas dicas para facilitar a aplicação desses métodos. Confira:
Motive
Agir na motivação dos colaboradores, e equipe como um todo, é essencial para estabelecer um terreno propício ao aumento de produtividade. Afinal, quanto mais motivada, e comprometida, uma pessoa ou equipe está, mais empenhada ela se mostra em alcançar os objetivos planejados.
Para motivar pessoas, é importante que a prática de alguns aspectos seja recorrente.
Esses aspectos são:
- Estipule metas tangíveis;
- Mantenha uma gestão consistente e de qualidade;
- Reconheça o esforço;
- Estruture um plano de carreira, ou formas de ascensão profissional;
- Crie um ambiente livre de conflitos;
- Ofereça feedbacks assertivos;
- Estabeleça um canal de comunicação dinâmico, esteja acessível e disposto a ouvir.
Motivar a equipe impacta a consciência e senso de propósito do indivíduo. E logo se reflete, positivamente, na execução de suas tarefas.
Invista
Designar uma parcela do faturamento da empresa para investimentos no colaborador, é algo cada vez mais bem visto, por quem está de fora, e impacta direta e positivamente a produtividade daqueles que são impactados pelo investimento.
Considere, por exemplo, investir em educação continuada, uma Universidade Empresarial onde os colaboradores recebem conteúdos importantes para sua função, de maneira personalizada e monitorada por gestores e professores, ou até em recursos para permitir o Home Office, caso seja a necessidade.
Outra possibilidade, é adotar o uso de novas tecnologias que facilitem o trabalho da equipe. Como, por exemplo:
- Softwares de automação e gestão;
- Maquinário mais atual (isso vale para máquinas pesadas e dispositivos de escritório);
- Aplicativos de organização e compartilhamento de informações.
Manter um olhar amplo e estratégico para as inovações no mercado, podem ajudar o empreendedor a atingir o equilíbrio, tão exigido, entre os três fatores que citamos anteriormente.
Monitore
Estabeleça indicadores de produtividade e de produção e os tenha sempre acessíveis. Por exemplo, o tempo. Quanto menor se produzir a quantidade pretendida, “sobe o nível" do indicador. Desta forma, a avaliação contínua acontecerá de maneira facilitada e assertiva.
Você pode, por exemplo, considerar um investimento em softwares de automação que o auxiliarão nesse monitoramento. Nesse contexto é importante levar em conta a educação da equipe que irá realizar o monitoramento, e considerar que, a partir de suas análises, a tomada de decisões pode alterar formas que projetos ou processos atuais estão acontecendo.
Engaje
Empresas que engajam seus colaboradores e conseguem desenvolver uma cultura de valores voltada para o ambiente interno, na mesma proporção que para o externo, são mais produtivas.
É através do engajamento que o profissional desenvolve um senso de dono e fundamental seu propósito naquela posição e empresa.
Ou seja, investir em um ambiente propício ao desenvolvimento humano, motivar o indivíduo e inseri-lo na cultura organizacional, é uma relação de atitudes que trará apenas resultados positivos.
O engajamento impacta na produtividade pois possibilita uma maior coletividade e colaboração entre cada indivíduo e cada departamento.
O que pode afetar a Produtividade do colaborador?
Alguns aspectos podem afetar negativamente a produtividade, e desempenho geral, de um colaborador. Pontos relacionados ao ambiente físico e saúde mental, por exemplo, são os de maior destaque.
Separamos, abaixo, alguns desses pontos. Entenda:
- Tecnologia e Ferramentas: A qualidade e a adequação das ferramentas tecnológicas desempenham um papel fundamental na produtividade. Isso envolve hardware, como computadores e dispositivos móveis, bem como software. Hardware obsoleto ou com desempenho inadequado pode levar a atrasos e interrupções. Da mesma forma, a falta de treinamento ou uso ineficaz de software pode diminuir a produtividade.
- Conectividade: Uma conexão de internet rápida e confiável é essencial para muitos trabalhos modernos. Problemas de conectividade podem resultar em atrasos na comunicação, pesquisa e acesso a recursos online.
- Ambiente de Trabalho: O ambiente físico em que as pessoas trabalham desempenha um papel importante. Isso inclui iluminação, temperatura e conforto. Ambientes desconfortáveis podem afetar a concentração e o bem-estar, afetando assim a produtividade.
- Organização do Espaço: A organização do espaço de trabalho e o acesso a recursos e materiais influenciam a eficiência. Um espaço de trabalho desorganizado pode levar a perda de tempo procurando por itens e informações essenciais.
- Carga de Trabalho: Uma carga de trabalho excessiva pode levar à sobrecarga de funcionários, resultando em estresse e queda na produtividade. Ao mesmo tempo, uma carga de trabalho muito leve pode levar ao tédio e à falta de motivação.
- Comunicação: Comunicação eficaz é crucial para a produtividade. Falhas na comunicação, falta de clareza nas instruções e má coordenação entre equipes podem resultar em erros e atrasos.
- Saúde e Bem-Estar: A saúde física e mental dos funcionários desempenha um papel significativo na produtividade. Problemas de saúde não tratados, estresse no trabalho e falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional podem prejudicar a eficiência.
- Motivação e Engajamento: Funcionários motivados e envolvidos tendem a ser mais produtivos. Reconhecimento, oportunidades de crescimento e um ambiente de trabalho positivo podem aumentar a motivação.
- Gestão e Liderança: A qualidade da liderança e da gestão também é um fator crítico. Líderes eficazes podem criar um ambiente de trabalho onde os funcionários se sintam apoiados, capacitados e valorizados, contribuindo assim para a produtividade geral.
- Treinamento e Desenvolvimento: Investir em treinamento e desenvolvimento contínuo dos funcionários pode aumentar suas habilidades e conhecimentos, tornando-os mais capazes de realizar suas tarefas com eficiência.
Como manter uma equipe produtiva?
Para que sua equipe se mantenha produtiva, as atitudes são semelhantes às de criar um ambiente produtivo. Existem, porém, algumas alterações. Por isso, separamos sete atitudes para manter sua equipe produtiva, veja:
- Estimule a produtividade, mas baseie-se no perfil e diferenciais de cada equipe e indivíduo;
- Oriente - através dos feedbacks - cada profissional a trabalhar pontos que podem impactar no seu desempenho;
- Invista e estimule treinamentos e capacitações dos colaboradores. Forneça um ambiente propício ao aprendizado;
- Aprimore constantemente os canais de comunicação;
- Estimule novas lideranças e funções de inspiração;
- Realize avaliações de desempenho periodicamente e integre gestores de área e RH;
- Ofereça benefícios ao atingir metas.
E como ter produtividade para quem trabalha no Home Office?
Para ser produtivo trabalhando em casa, é essencial estabelecer uma rotina consistente. Comece todos os dias na mesma hora e encerre seu trabalho no mesmo horário. Essa estrutura ajuda a criar um senso de normalidade e compromisso com suas tarefas.
É importante também criar um espaço de trabalho dedicado em sua casa. Isso pode ser uma escrivaninha em um quarto tranquilo, longe de distrações. Um ambiente de trabalho separado ajuda a manter a sensação de estar no escritório e a evitar distrações.
Vista-se como se estivesse indo para o escritório, em vez de ficar de pijama, afinal, é isso que significa home office. Isso ajuda a entrar no modo de trabalho e a manter uma mentalidade profissional. Vestir-se apropriadamente cria um limite visual entre trabalho e lazer.
Defina metas claras para o dia. Antes de começar, saiba o que deseja alcançar. Estabeleça tarefas específicas e prioridades para manter o foco. Rever essas metas ao longo do dia pode ajudar a mantê-lo no caminho certo.
Evite distrações. Identifique o que o distrai em casa e tome medidas para minimizá-las. Desligue as notificações do celular, informe sua família ou colegas de casa sobre seu horário de trabalho e mantenha seu espaço de trabalho organizado.
Tire pausas regulares. Não se sobrecarregue. Agende pausas curtas para descansar, alongar-se e recarregar as energias. Pausas breves ajudam a manter a concentração e evitam o esgotamento.
Aproveite a tecnologia para se organizar. Use aplicativos de gerenciamento de tarefas, calendários e ferramentas de videoconferência para melhorar sua eficiência e colaboração com colegas de trabalho.
Comunique-se efetivamente com sua equipe. Mantenha um fluxo de comunicação claro e regular por meio de e-mails, mensagens instantâneas e videoconferências. Isso ajuda a evitar o isolamento e a manter todos atualizados.
Gerencie seu tempo de forma eficaz. Experimente técnicas de gerenciamento de tempo, como a técnica Pomodoro, para trabalhar com foco durante um período determinado e depois fazer uma pausa. Isso pode aumentar a produtividade.
Cuide de sua saúde mental. O home office pode ser isolador e estressante. Mantenha o contato social, defina limites entre trabalho e vida pessoal e saiba quando desligar no final do dia.
Avalie sua produtividade regularmente e esteja disposto a ajustar sua rotina conforme necessário. Lembre-se de que a produtividade no home office é uma jornada que requer prática e adaptação.
Seguindo essas diretrizes, você pode melhorar sua produtividade no home office e manter um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.
Que métodos e metodologias podem ser usados para melhorar a produtividade?
Existem diversas formas de otimizar seu trabalho em busca de maior produtividade, sejam metodologias para te auxiliar, aplicativos com objetivos diferentes para suporte ou técnicas que se pode aprender. Se você está interessado em melhorar sua produtividade, continue lendo!
1. Ferramentas de Gerenciamento de Tarefas:
- Trello: Um aplicativo de gerenciamento de tarefas baseado em quadros que permite criar listas de afazeres e rastrear o progresso de projetos.
- Asana: Uma plataforma de gerenciamento de trabalho que ajuda a organizar tarefas, atribuir responsabilidades e acompanhar o andamento de projetos.
- Jira: Ideal para equipes de desenvolvimento de software, o Jira ajuda a rastrear tarefas, bugs e melhorias em um ambiente colaborativo.
2. Metodologias Ágeis:
- Scrum: Um framework ágil que ajuda equipes a gerenciar projetos de forma mais eficiente, com foco na colaboração, transparência e adaptação constante.
- Kanban: Uma abordagem visual que utiliza quadros para rastrear o fluxo de trabalho e otimizar o processo de entrega de tarefas.
3. Aplicativos de Comunicação e Colaboração:
- Slack: Uma plataforma de comunicação em equipe que facilita a troca de mensagens, compartilhamento de arquivos e integrações com outras ferramentas.
- Microsoft Teams: Integra chat, videoconferência e colaboração de documentos, permitindo que equipes trabalhem de forma eficaz em um único ambiente.
4. Técnicas de Gerenciamento de Tempo:
- Técnica Pomodoro: Envolve trabalhar em blocos de tempo curtos, geralmente de 25 minutos, intercalados com pausas curtas, para manter o foco e a produtividade.
- Matriz de Eisenhower: Ajuda a priorizar tarefas com base na importância e urgência, permitindo uma alocação mais eficiente do tempo.
5. Aplicativos de Anotações e Organização:
- Evernote: Um aplicativo de anotações que permite criar, organizar e sincronizar notas em vários dispositivos.
- OneNote: Uma ferramenta da Microsoft para anotações digitais que facilita a organização de informações em cadernos virtuais.
6. Automatização de Tarefas:
- Zapier: Conecta aplicativos e automatiza tarefas de rotina, economizando tempo e eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas.
- IFTTT (If This Then That): Permite criar automações simples com base em gatilhos e ações para simplificar tarefas diárias.
A produtividade é a chave para alcançar o sucesso em todas as áreas da vida. Com a implementação de estratégias inteligentes e a gestão eficaz do tempo, você pode desbloquear seu verdadeiro potencial.
Lembre-se de que a produtividade não se trata de trabalhar mais, mas de trabalhar de maneira mais inteligente e eficaz. Portanto, comece hoje mesmo a jornada rumo a uma vida mais produtiva e realizada. Seja o mestre do seu tempo, alcance seus objetivos e viva a vida ao máximo.