Como ser um profissional mais produtivo e eficiente?

Como utilizar melhor o seu tempo e ser mais produtivo?

Você já avaliou sua produtividade? Sente, com frequência, que termina o dia com mais tarefas do que começou? Ser mais produtivo no trabalho ou nos estudos pode ser difícil, e gerir o seu tempo de forma eficiente é fundamental para alcançar seus objetivos.

Independente do ponto de sua carreira ou área de atuação, pode ser difícil encontrar caminhos para melhorar o uso do tempo em suas atividades. Separamos algumas orientações gerais para administrar seu dia de maneira mais produtiva.

Quais são os passos para ser mais produtivo?

Desista da multitarefa, o famoso “multitasking”

Pode ser tentador querer cuidar de muitas tarefas de uma só vez, especialmente se elas parecem pequenas ou fáceis. Porém, de acordo com o professor de neurociência do MIT Earl K. Miller, “o multitasking é humanamente impossível”. Estamos nos enganando quando dizemos que podemos conciliar telefonemas, e-mails e almoçar. Concentre-se em uma tarefa por vez e acabará concluindo-as mais rapidamente.

Procure organizar seu espaço de trabalho de maneira que te encoraje a fazer apenas uma coisa por vez. Não é realista assumir que conseguiremos ficar horas em uma única atividade, porém mesmo cinco minutos dedicados a uma tarefa podem ajudar a torná-lo mais produtivo.

Faça pausas

Podemos pensar que ao trabalhar mais horas estamos sendo mais produtivos, porém não trabalhamos bem quando estamos esgotados. Miller também ressalta que pausas regulares ajudam na concentração e melhoram o humor. Faça uma caminhada de cinco minutos pelo escritório ou dedique 15 minutos para tomar um lanche. Além de garantir um pequeno prazer no dia, essa prática traz resultados surpreendentes.

Outra opção é dedicar completamente sua atenção em pequenos períodos de 10 a 15 minutos. Após esse tempo, tire até três minutos para descansar, mas comprometa-se a repetir o processo e cumprir o período estabelecido.

Defina pequenos objetivos

Olhar para grandes projetos em nossas agendas pode ser intimidador. Porém, ao dividi-los nas pequenas etapas necessárias para sua conclusão, temos mais clareza do caminho a seguir. Ao invés de escrever "terminar o projeto", divida isso em todas as tarefas e etapas necessárias para sua conclusão. Isso vai mantê-lo no caminho certo e ciente de seu progresso, fazendo com que grandes projetos pareçam menos assustadores.

Entretanto, fique atento para não procrastinar. Muitas vezes fugimos de tarefas mais difíceis realizando pequenas tarefas paralelas, como responder um e-mail, ou acrescentar mais itens em sua lista. Tente mantê-la objetiva e curta. Não dedique mais tempo organizando e checando a lista do que fazendo suas tarefas.

Procure cuidar das maiores tarefas quando estiver mais alerta

Às vezes, deixamos grandes metas de lado pois não estamos confiantes de que as alcançaremos. Ao chegarmos lá, estamos cansados de mais para dar a atenção necessária à nossa conquista. Dessa forma acabamos passando de um projeto a outro sem considerar essa transição, fazendo parecer que a produtividade desapareceu.

Entender quando e como você trabalha melhor é fundamental para ser mais produtivo. Não há um cronograma definido que funcione para todos. Se você for uma pessoa matutina, enfrente as maiores tarefas logo no início do dia.

Implemente a “regra dos dois minutos”

Aproveite ao máximo seu tempo no trabalho, preenchendo janelas de tempo com pequenas tarefas. De acordo com o empreendedor e colaborador da Forbes Steve Olenski, encontrar e concluir imediatamente tarefas que demoram dois minutos ou menos economiza seu tempo. Então, se levar menos de dois minutos, faça isso agora.

Outro aspecto da regra é que podemos definir uma meta em direção a um objetivo em menos de dois minutos. Isso não significa que você poderá concluir todas as tarefas nos 120 segundos, mas dar o primeiro passo em direção a realizar seu projeto.

Dedique um tempo para localizar pequenos problemas

Separe algum tempo por duas semanas para identificar pequenos problemas que o incomodam no dia-a-dia e faça uma lista. É importante identificar essas pequenas distrações presentes em e-mails, sistemas e equipamentos da empresa para garantir a fluidez de seu trabalho e torna-lo mais produtivo.

Não esqueça de pedir ajuda para identificar e resolver essas questões. É muito provável que seus colegas também lidem com problemas parecidos.

Elimine distrações

A nossa atenção é extremamente disputada nos dias atuais. Notificações de mensagens, notícias, e-mails e até promoções surgem em nossas áreas de trabalho e telefones celulares. Porém, distrações sonoras e visuais mantém o cérebro em alerta, reduzindo a capacidade cognitiva e criativa. Desligue as notificações e coloque o celular em modo avião até o fim de uma tarefa para poder se concentrar.

Limite seu tempo em mídias sociais e planeje a utilização do seu e-mail de maneira a organizar suas mensagens por projetos e por prioridade.

Prepare uma lista de tarefas para o próximo dia

As listas de tarefas são ferramentas de produtividade muito importantes. Elas permitem que um caminho seja visualizado antes de ser trilhado, evitando tropeços ao longo do trajeto. As listas auxiliam na organização, no foco e dão uma sensação de satisfação ao progredir pelos afazeres do dia.

Elaborá-las para o dia seguinte permite que você vá mais preparado para o trabalho, à partir de uma referência de por onde começar o dia e exige que você treine o planejamento. Você saberá quais atividades o esperam e precisam ser cumpridas, podendo atender a elas assim que começar a trabalhar.

Fazer a lista para o dia seguinte no final de uma jornada de trabalho também pode trazer a sensação de encerramento do dia, o que permitirá que você descanse melhor ao voltar para casa.

Descansar é fundamental

Para manter o cérebro e a mente saudáveis é necessário ter boas noites de sono. Muitas vezes basta uma noite mal dormida para que o dia passe de maneira mais sofrida. O número de horas sono pode variar muito entre as pessoas, mas costuma ficar entre 6 e 10 horas por noite.

Além de dormir, é preciso dedicar um tempo para não fazer nada, literalmente. Técnicas de meditação e de mindfulness podem aumentar a concentração a longo prazo e ajudam na regulação dos hormônios indutores do sono.

Nem todo dia será perfeitamente produtivo; não se deixe abater por isso. Ao invés, redirecione sua energia e implemente algumas dessas dicas. Depois de encontrar o ponto ideal que funciona para você, você ficará surpreso com o quanto mais pode ser feito dentro e fora do escritório.