Project Management: o que é e por que é importante?

Seus projetos estão enfrentando dificuldades para sair do papel ou estão levando mais tempo do que o previsto para serem concluídos? Talvez seja hora de considerar o Project Management, ou gerenciamento de projetos, uma metodologia que pode ser decisiva para transformar esse cenário. Mas você sabe realmente o que isso implica?

O gerenciamento de projetos é um conjunto abrangente de práticas e competências que são essenciais para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos dentro de uma organização. Mais do que isso, ele pode ser o elemento chave que define o sucesso ou o fracasso de suas iniciativas. Então, para quem ficou curioso, confira este blog, reunindo conceitos que podem contribuir de maneira significativa na sua rotina de trabalho e fazer a diferença na hora de entregar resultados.

O que é projeto?

A princípio, um "projeto" na sua definição mais clássica é de um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Outras características podem ser atribuídas, como: tem começo, meio e fim; sua essência é o trabalho em equipe e a cooperação entre pessoas de áreas diferentes; harmoniza prazos, recursos, indivíduos de diferentes áreas, custos e mais. Tudo isso é projeto: a construção de um prédio, o desenvolvimento de um novo negócio, a expansão de vendas de um produto específico da sua loja, um plano de marketing para a sua marca e até mesmo a previsão para contenção de riscos de uma região que sofre com problemas ambientais, como enchentes, incêndios e deslizamentos. Se eles vão funcionar, se adequar a orçamentos, contar com a habilidade dos profissionais responsáveis e entregar o que foi solicitado, contudo, essa é uma conversa que envolve o mais importante – gerenciamento.

O que é Project Management?

A tradução literal pode ser gerenciamento de projeto ou gestão de projeto. O termo envolve a aplicação de habilidades, ferramentas, técnicas e conhecimentos, no geral, para executar atividades que atinjam os objetivos do projeto. Sendo assim, o responsável por guiar o processo é conhecido como Project Manager – gerente ou gestor de projetos –, muitas vezes contratado apenas para guiar essas demandas, tamanha a responsabilidade. O Project Management prevê uma ordem em suas fases. Por exemplo, no caso da elaboração de um produto, é preciso:

Desenvolver a ideia e a concepção da aplicação do produto;
Mensurar ferramentas e matérias-primas necessárias;
Distribuir tarefas;
Determinar prazos;
Testar e apresentar resultados.

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Diante desses pontos, você pode até pensar que o Project Management é algo novo, mas não é bem assim. Desde que o mundo é mundo, os projetos são feitos e colocados em prática, ou não teríamos chegado à vida em sociedade como ela acontece hoje. Por outro lado, foi durante o século 20 com o PMI, que gerente ou gestor de projetos começou a ser visto como profissão.

O que é PMI?

O Project Management Institute (PMI) é uma entidade global sem fins lucrativos, fundada em 1969, que se dedica à promoção das práticas e padrões em gerenciamento de projetos. Com mais de 650 mil membros em diversos países, o PMI é reconhecido como uma das principais organizações na área de gerenciamento de projetos. Seu principal objetivo é aprimorar as competências dos profissionais da área, oferecendo recursos educacionais, pesquisa, conferências, publicações e certificações.

A contribuição mais significativa do PMI para a comunidade de gestão de projetos é a publicação do PMBOK Guide (Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos). Este guia é uma compilação das melhores práticas e padrões reconhecidos para a gestão de projetos e é amplamente adotado por profissionais ao redor do mundo. O guia está estruturado em cinco grupos principais que correspondem ao ciclo de vida de qualquer projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Cada uma dessas fases é crucial para o sucesso do projeto, oferecendo um roteiro detalhado para gerenciar eficazmente todas as etapas envolvidas.

Além disso, o PMBOK Guide delineia dez áreas de conhecimento essenciais que incluem gerenciamento de integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas. Essas áreas são projetadas para fornecer um entendimento abrangente de todos os aspectos críticos da gestão de projetos.

O guia também descreve 47 processos distintos de gerenciamento de projetos, que são inter-relacionados e se sobrepõem ao longo do ciclo de vida do projeto. Esses processos são projetados para garantir que cada aspecto do projeto seja planejado, executado, monitorado e concluído de acordo com as melhores práticas estabelecidas.

O PMI também oferece uma variedade de certificações profissionais, como a PMP (Project Management Professional), que é considerada uma das credenciais mais respeitadas na indústria. Essas certificações ajudam a validar o conhecimento e a experiência dos profissionais em gerenciamento de projetos, aumentando sua credibilidade e suas oportunidades de carreira.

Com um foco constante em desenvolvimento profissional e liderança em pensamento, o PMI continua a ser uma força influente no avanço das práticas de gerenciamento de projetos, ajudando profissionais e organizações a alcançarem seus objetivos com eficácia e eficiência.

Project Management e suas etapas

Iniciação

Aqui, o próprio nome já diz: é o início do projeto, quando são pensadas as primeiras ideias, seguidas da criação de um plano de negócios, do termo de abertura e mapeamento de quais colaboradores estarão envolvidos em todo o processo. O termo de abertura é de extrema importância, pois determina objetivos, restrições, orçamento, cronograma e o principal responsável pelo projeto. Nesse momento, também identificam as fraquezas do grupo, possíveis ameaças e potenciais oportunidades.

Planejamento

Cria-se o roteiro a ser seguido, que envolve desde um plano de comunicação até a previsão dos resultados. Com as metas estipuladas, define-se também um cronograma mais detalhado que na primeira etapa, já que inclui datas específicas e atribui-se funções aos envolvidos. Um plano de risco também é determinante, afinal, quanto menos surpresas, melhor. É bacana observar que essa é uma etapa demorada, mas extremamente necessária. Lembre-se: planejar nunca é perder tempo, é ganhar confiança!

Execução

Hora da mão na massa! Depois de estabelecidas as rotinas de trabalho, a equipe começa a colocar o projeto em prática, sempre contando com o apoio dos stakeholders, responsáveis por cada área do plano. Nesse sentido, duas coisas são importantes: reuniões periódicas para avaliar o andamento do projeto e os gargalos existentes, e documentação de todas as fases, caso seja preciso fazer algo semelhante no futuro.

Controle e monitoramento

As etapas 3 e 4 caminham praticamente juntas, o que permite alinhar os objetivos constantemente e manter as entregas no prazo. Para acompanhar o andamento de cada demanda, o gestor pode estabelecer alguns KPIs (Indicadores-chave de desempenho), prevenindo que equívocos se tornem erros irreparáveis ou atrasem o projeto.

Fechamento

Autodescritiva, essa fase envolve os toques finais após a entrega do projeto. Alguns grupos optam por fazer uma reunião que contempla a análise daquilo que deu certo e do que é preciso melhorar no próximo projeto. São feitas revisões, avaliação de resultados e também é o espaço para que os colaboradores compartilhem suas experiências participando de todas as etapas anteriores.

O que significa PMO e para que serve?

Essa é a sigla de Project Management Office (algo como escritório de projetos ou escritório de gerenciamento de projetos), que pode ser definido como o departamento responsável por cuidar da gestão de projetos da empresa. Nesse local, são estabelecidas algumas práticas que visam o controle e a execução de propostas da organização. O principal objetivo do PMO, que pode ser composto por apenas uma ou por várias pessoas, com sala fixa ou não, é padronizar os processos – sempre pensando na excelência dos resultados, na governança, nas estratégias de crescimento. Com o PMO instalado na instituição, mesmo que exista projetos variados sendo desenvolvidos simultaneamente e por times diferentes, há um controle de como eles estão acontecendo. Isso envolve:

Aplicar boas práticas e garantir o cumprimento de diretrizes e políticas de governança;
Assegurar o uso de ferramentas e metodologias para que auxilie a definir e monitorar indicadores na gestão;
Oferecer capacitação e suporte aos gerentes, assim como elaborar e revisar processos gerenciais;
Realizar reuniões de monitoramento e gerar relatórios das diversas áreas da empresa;
Elencar as atribuições dos gerentes para que eles façam o controle dos recursos, coordenem as tarefas, dê feedbacks etc;
Cuidar das ferramentas e tecnologias necessárias para que as otimizações das tarefas dos gerentes de projetos.

PMBOK, Project Management e PMO

Quando o PMBOK é integrado à estrutura de um PMO (Project Management Office) dentro de uma organização, ele atua como um catalisador para melhorar a eficiência e eficácia de todas as fases do gerenciamento de projetos. Os benefícios dessa integração são numerosos e significativos:

1. Decisões executadas de forma mais ágil e assertiva: A adoção do PMBOK permite que os PMOs conduzam decisões baseadas em um conjunto estabelecido de práticas, resultando em escolhas mais rápidas e precisas.

2. Recursos utilizados de maneira eficiente, sem desperdício: Com padrões claros, o PMO pode gerenciar recursos de forma mais eficaz, minimizando desperdícios e maximizando o uso de cada ativo.

3. Controle dos riscos negativos: O guia PMBOK oferece estratégias robustas para identificação e mitigação de riscos, ajudando o PMO a prever e gerenciar possíveis contratempos antes que eles afetem o projeto.

4. Comunicação transparente e direta: Utilizando as diretrizes do PMBOK, o PMO estabelece canais de comunicação claros que facilitam a troca de informações entre todas as partes envolvidas no projeto.

5. Engajamento dos envolvidos no projeto: Com práticas bem definidas, é mais fácil para o PMO motivar e manter todos os stakeholders engajados e informados sobre o progresso do projeto.

6. Otimização dos custos: O PMBOK promove uma gestão de custos mais estratégica e controlada, o que é crucial para a otimização dos recursos financeiros disponíveis.

7. Diminuição dos conflitos entre os times: As metodologias do PMBOK ajudam na resolução de conflitos, promovendo uma colaboração mais efetiva e um ambiente de trabalho harmonioso.

8. Qualificação dos colaboradores: O PMO pode utilizar o PMBOK como uma ferramenta de treinamento para desenvolver continuamente as habilidades da equipe, garantindo que todos estejam qualificados para enfrentar os desafios do projeto.

9. Segurança na execução do projeto: Seguir as práticas recomendadas pelo PMBOK ajuda a garantir que todas as normas de segurança sejam rigorosamente aplicadas durante a execução do projeto.

10. Qualidade das entregas e clientes satisfeitos: A implementação dos padrões do PMBOK assegura que os projetos sejam concluídos com alta qualidade, levando à satisfação dos clientes e ao fortalecimento da reputação da organização.

Dessa forma, a integração do PMBOK com as operações de um PMO cria uma sinergia que impulsiona a melhoria contínua dos processos de gerenciamento de projetos, levando a resultados excepcionais e ao sucesso sustentado dos projetos.