Quais os documentos necessários para o planejamento do projeto?
Quais os documentos necessários para o planejamento do projeto?
No mundo corporativo, a burocracia reina. Embora a quantidade de papelada possa parecer excessiva às vezes, todos sabemos que existem certos documentos e modelos nos quais confiamos desesperadamente para concluir nossas tarefas diárias.
Como sabemos quais documentos precisaremos ao trabalhar em um projeto? Para um supervisor ou gerente, que tipo de documentos de planejamento do projeto são necessários para conduzir um empreendimento de sucesso?
Abaixo estão as descrições de oito documentos essenciais que ajudarão a aumentar suas metas de planejamento do projeto e garantir maior sucesso nas atribuições de trabalho. Esta lista de documentos essenciais o ajudará a determinar a documentação mais importante de que você precisa, sem perder tempo com documentação desnecessária.
1. Carta do Projeto
O termo de abertura do projeto é essencialmente um acordo entre várias partes ou um contrato mais formal. De acordo com o Houston Chronicle, as cartas do projeto são criadas para definir formalmente um empreendimento específico. O termo de abertura do projeto precisa incluir os seguintes fatores:
- Nome do projeto, escopo, objetivos mensuráveis e restrições em potencial, bem como os benefícios ou soluções que ele oferece.
- Breve descrição do projeto, incluindo as metas, o objetivo e os requisitos de um empreendimento específico.
- Prioridades do projeto, incluindo tempo, custo e certas qualidades.
- Nome do gerente de projeto que delegará tarefas e negociará os requisitos ou recursos da equipe.
- Nomes dos principais funcionários e quem está patrocinando o empreendimento.
- Resumo de um cronograma para o projeto, incluindo prazos e um cronograma para cada processo.
- Riscos potenciais que podem precisar de resoluções ou podem causar atrasos.
- Orçamento e fontes de financiamento
- Estudo de viabilidade e requisitos do produto do projeto, como arquivos, manuais de treinamento ou palestras.
- Requisitos intermediários do produto, como relatórios, resultados de estudos ou pesquisas, novos cronogramas ou apresentações entregues no final de cada etapa projetada.
- Restrições de privacidade no uso de dados.
- Procedimentos que serão incorporados caso o escopo seja alterado.
- Procedimentos para aprovação de cada produto em cada etapa.
- Quaisquer serviços adicionais.
2. Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento do projeto incorpora a estratégia necessária para gerenciar o projeto e todos os processos que fazem parte do empreendimento, incluindo o custo, o escopo do projeto e o cronograma. Essencialmente, este documento pode ser usado como um índice de referência e inclui todos os documentos de planejamento e projeto.
De acordo com a publicação TechRepublic, é importante incluir comunicações, recursos humanos, riscos comerciais, nomes de partes interessadas, melhorias de processo e atualizações do projeto no plano de gerenciamento do projeto.
Este documento inclui a determinação do tipo de processos que serão necessários para atender às necessidades do projeto. O plano de gerenciamento do projeto precisará incluir:
- Resumo do projeto,
- Papéis dos membros da equipe,
- Declaração de escopo da carta, além de detalhes adicionais,
- Marcos projetados, incluindo datas,
- Linha de base do cronograma com detalhes do trabalho,
- Calendário de recursos,
- Despesas,
- Linha de base da qualidade e
- Aceitação do patrocinador.
3. Plano do Escopo do Projeto
O plano de escopo do projeto precisará incorporar os sistemas em vigor para gerenciar e facilitar as alterações que possam ocorrer durante o curso do projeto.
Este documento também cobre os objetivos do empreendimento, descreve as atividades necessárias para atender às metas do projeto e deve ser direto e fácil para todas as partes interessadas entenderem, para que todos estejam na mesma página.
De acordo com TheBalanceCareers.com, ao definir o escopo do projeto, o gerente pode mostrar como será o produto final ou a meta geral após a conclusão do empreendimento.
Sem um escopo definido, o projeto pode se tornar descarrilado e os custos podem ficar fora de controle, enquanto os prazos podem ser perdidos. Por exemplo, ao criar uma brochura de marketing, é essencial saber quantas páginas são necessárias e como deve ser o produto final.
4. Plano de Cronograma do Projeto
Durante o planejamento do projeto, você precisará criar um plano de cronograma do projeto que inclua todas as fases mensalmente das tarefas mais importantes. Essencialmente, as datas de início e término de cada fase são incorporadas. As partes interessadas no projeto precisarão ter acesso a este documento em particular.
Os marcos e as datas dos principais produtos a serem entregues precisarão ser documentados no plano de cronograma do projeto. Por exemplo, ao projetar um produto específico, é vital incluir datas de conclusão do projeto, cronogramas de teste do sistema e testes de aceitação do usuário e a data de lançamento do software.
5. Plano da equipe do projeto
O documento para o plano da equipe do projeto fornece mais detalhes sobre as tarefas e responsabilidades de cada membro da equipe e partes interessadas do empreendimento.
O projeto será visualizado neste documento com base no que cada indivíduo está concluindo durante todas as fases de cada tarefa. Este documento ajudará a criar sistemas mais eficientes para a execução do projeto.
Além disso, o plano da equipe do projeto permitirá que os membros da equipe se comuniquem de forma mais transparente e honesta.
Este documento pode ser visto como uma estrutura de detalhamento do trabalho, na qual os marcos e as entregas são divididos em blocos menores, nos quais cada trabalhador é responsável por cada tarefa.
O gerente é responsável por delegar essas tarefas, considerando os pontos fortes e fracos de cada membro da equipe, bem como os recursos e prazos relevantes. Portanto, se o gerente estiver preocupado com uma tarefa específica, ele saberá exatamente com quem se encontrar.
6. Plano de Trabalho do Projeto
O plano de trabalho do projeto é um documento que inclui vários fatores essenciais e necessários como orientação para a equipe do projeto.
Este documento precisa detalhar as atividades necessárias dos membros da equipe, os marcos, o cronograma e a duração do projeto, os custos de cada etapa, os pacotes de trabalho, os recursos necessários e muito mais. Além disso, este documento aborda o caminho crítico do projeto em direção à conclusão.
Ao concluir o plano de trabalho do projeto, é essencial entender o escopo do projeto, concluir pesquisas extras, fazer um esboço do plano do projeto, conversar com os membros da sua equipe sobre vários aspectos deste documento, escrever o plano de trabalho inteiro e compartilhar as informações. documento com os membros da sua equipe.
7. Plano de Garantia da Qualidade
O documento do plano de garantia da qualidade cobre os padrões de qualidade que precisam ser rastreados ao longo das fases de produção e de todo o empreendimento. Todas as entregas do projeto precisarão atingir os padrões de qualidade estabelecidos no documento do plano de garantia da qualidade.
Os padrões precisarão ser criados para a abordagem e as ferramentas de teste do produto. O documento do plano de garantia da qualidade incluirá listas de verificação da qualidade, políticas, métricas de qualidade, definições de desvios, fundos associados à baixa qualidade, graus de severidade dos defeitos do produto e requisitos de aceitação.
8. Plano de Riscos do Projeto
O plano de riscos do projeto tende a ser subestimado, mas na verdade é um dos documentos mais importantes no planejamento do projeto. Este documento descreve os riscos associados ao empreendimento e as possíveis soluções para os riscos projetados. Este documento também destaca planos sobre a melhor forma de lidar com os riscos no momento em que eles surgem.
O artigo TechRepublic detalha que os gerentes de projetos precisam saber como combater riscos potenciais de forma eficaz ao longo da vida útil de um projeto. Essencialmente, este documento descreve os riscos em potencial para o sucesso do projeto e detalha como esses riscos serão tratados.
Várias áreas fornecerão informações para este documento, incluindo o registro das partes interessadas, o termo de abertura e o plano de gerenciamento do projeto, ativos organizacionais e fatores ambientais da empresa.