Como analisar dados para reduzir custos com Seis Sigma?

Como o Seis Sigma irá reduzir seus custos?

Quando precisar reduzir custos de uma forma que qualidade seja mantida ou melhorada, o primeiro passo lógico é entender quais são as fontes de custos. Dados de um relatório financeiro tradicional, analisam de forma clássica os custos e são úteis para detectar áreas para a maior ênfase. Em uma indústria de trabalho intenso, o que poderia ter mais atenção nos custos seriam aqueles associados as horas trabalhadas de forma desnecessária e o tempo de ciclo.

Em uma indústria de capital intenso, uma das fontes iniciais de redução de custos é fazer melhor uso dos equipamento e dos recursos. Em uma indústria na qual o custo de materiais não acabados é maior o custo com componentes, os custos associados com baixo rendimento e os gastos de materiais são os grandes vilões.

Em qualquer esforço de redução de custo sério, a atenção será dada por todas estas áreas, mas a ênfase seria ditada pelos custos das organizações no processo (trabalho/equipamento) ou em materiais. Este método útil bem conhecido de análise não será mais discutido. Ao invés, o foco será em obter dados para analisar como aumentar a capacidade do sistema.

Se um sistema introduz a redução de custos, dados específicos relatando a capacidade do sistema são necessários. Estes dados não teriam dinheiro associado a eles. Eles serão em unidades: como tempo, porcentagem ou unidades por hora. Estes dados são úteis para coletar e estudar em um ciclo, para testar uma mudança ou para construir conhecimento para ajudar a desenvolver uma mudança que é o objetivo em aumentar a capacidade do sistema. Esforços focados no aumento da capacidade não só resultarão na redução de custos, mas podem também resultar melhoria da qualidade pela redução dos ciclos de tempo e aumento dos lucros.

Como reduzir recursos gastando menos?

A maioria dos sistemas inclui muito trabalho que não adiciona valor ao consumidor e é essencialmente desperdício de mão-de-obra. Exemplos são a duplicação dos esforços, relatórios que não são lidos, pessoas aguardando, e conserto de erros. Em uma indústria de mão-de-obra intensa, tirar trabalho fora do sistema é uma estratégia primária para a redução de custo. Ao retirar o trabalho desnecessário, a qualidade pode ser mantida ou melhorada e os custos reduzidos. E como fazer isso?

Retirar Trabalho Desnecessário

• Minimizar tramitações


• Facilitar fluxo de trabalho - Utilizar VSM, SIPOC, Fluxograma


• Eliminar recursos excessivos - Desconexões / Lean


• Focar no processo essencial - Diagrama Direcionador

Em muitos esforços de redução de custo, as pessoas são retiradas do sistema antes do trabalho. Isto frequentemente resulta nos seguintes efeitos colaterais:

• Trabalho é reajustado antes de ser reduzido.


• Com menos pessoas fazendo à mesma quantidade de trabalho, as pessoas cortam arestas e sacrificam à qualidade.


• Algumas áreas ficam com falta de pessoal e outras com excesso.

Em alguns casos, uma procura por trabalho que não adiciona valor de mercado foca nos recursos estão sendo gastos desnecessariamente. Por exemplo, fazer relatórios que ninguém usa pode ser identificado e eliminado. É mais comum, contudo, que o trabalho desnecessário seja “necessário” porque o sistema foi pobremente projetado. E como gastar menos recursos?

• Otimizar manutenção - Manutenção Lean


• Desenvolver planos de contingência


• Usar um coordenador


• Reduzir tempo de setup e de startup

Assim como com pessoas, se equipamentos não estão disponíveis quando necessários, a capacidade do sistema é afetada. Portanto, focar em reduzir hora parada de equipamento usado para produzir o produto ou serviço resultará na oportunidade de reduzir custos no sistema. Para aumentar a capacidade, é importante que os esforços sejam direcionados aos recursos que são os gargalos.

Como reduzir custos associados aos insumos e materiais?

Em indústria de manufatura, o custo de material bruto é freqüentemente uma proporção apreciável do gasto da operação da organização. Pequenas reduções na porcentagem deste material que é gasto, podem significar economia nos custos.

Material bruto é gasto de formas variadas. Pode ser gasto quando o produto é descartado por defeitos. Pode também ser gasto quando parte do material bruto não é usado durante o processo – por exemplo, o tecido que decorado ou cortado das bordas e cantos. Outra fonte de desperdício que tem um grande impacto no meio ambiente é o material processo parcialmente. Em uma indústria química, deve haver algum material que não reagiu e tem de ser disposto. Em uma fábrica de móveis, parte da madeira é arenosa e vira pó que tem de ser apanhado e disposto.

Serviços de organização gasta uma quantia significante de dinheiro em suprimentos, incluindo equipamentos. Eles também orçam energia para aquecer e iluminar. A maioria das pessoas que trabalham nestas organizações não tem conhecimento do custo dos materiais de rotinas como papel para a copiadora. Desde que elas não pagam por estes suprimentos, é fácil estabelecer um padrão de desperdício. Eliminando este gasto pode ser uma fonte fácil de redução de custo.

Como reduzir custos melhorando a operação?

O tempo de ciclo de um processo é o tempo decorrido de quando as entradas estão prontas para processamento um resultado que é produzido destas entradas. O tempo de ciclo é composto de ambos os tempos de produção e de espera. Em um banco, o tempo de ciclo para processar uma transação na tela do atendente é a soma do tempo que o cliente espera na fila e o tempo da janela. Na oficina de consertos de George, é o tempo entre quando o carro é deixado e quando está pronto para ser retirado. Em um hospital, o tempo de ciclo seria o tempo entre a admissão e a alta do paciente.

O tempo de ciclo de um pedido de camisetas de um catálogo é o tempo decorrido de quando o pedido é colocado até o recebimento. Do ponto de vista do consumidor, todo o tempo de ciclo é tempo de espera. Do ponto de vista do fabricante (catálogo), o mesmo tempo de ciclo seria dividido em tempo de espera antes de alguém começar a trabalhar no pedido e o tempo de processamento de restabelecer, embalar e enviar a mercadoria.

A capacidade do sistema de aumentar como seu tempo de ciclo  diminui. Qualidade e satisfação do cliente geralmente aumenta quando o tempo de ciclo  diminui. (Observação: em indústrias de serviços, os níveis de qualidade diminuem se o tempo de ciclo  é reduzido por grande procura do consumidor). Assim, o tempo de ciclo  é um método importante para reduzir custos enquanto mantendo ou melhorando a qualidade.

As seguintes mudanças de conceito são particularmente úteis para re-projetar um sistema para reduzir o tempo de ciclo . Detalhes em cada um destes conceitos podem ser encontrados no apêndice.

Reduzir Tempo de ciclo

• Achar e remover gargalos


• Fazer tarefas em paralelo


• Reduzir tempo de setup


• Mover passo a passo no processo


• Introduzir treinamento entre equipes


• Minimizar tramitações


• Sincronizar

Isso, e muito mais, você irá aprender na Certificação Green Belt e Black Belt, essenciais na formação do gestor moderno.