Relatório de marcos do projeto - Monitore o andamento do seu trabalho

Relatório de marcos do projeto - Monitore o andamento do seu trabalho

O relatório de marcos do projeto é apenas uma das muitas maneiras de monitorar e apresentar o status de um projeto. É uma abordagem útil em projetos grandes ou complexos (com muitas interdependências) porque ajuda a apresentar informações de maneira significativa, porém concisa, mostrando o que realmente foi alcançado, em vez dos detalhes sangrentos de como isso foi alcançado. Este artigo ajuda você a pensar em como você deseja que os marcos sejam informados a você.

Muitos gerentes já estiveram em situações que são informados de que o trabalho está "80% concluído" em um determinado estágio de um projeto apenas para descobrir que esse projeto, em seguida, massivamente e embaraçosamente ultrapassa por semanas ou mesmo meses. Isso ocorre porque os últimos 20% do trabalho levam mais tempo do que o planejado.

Se você já esteve nesta situação e sofreu as consequências dolorosas, você saberá por que gerentes experientes monitoram cuidadosamente como as datas de conclusão reais se comparam em relação às datas de conclusão planejadas em certos "marcos" nos projetos. Isso permite que eles tomem ações corretivas ou gerenciem as expectativas das pessoas de forma adequada e é nesse ponto que o relatório de marcos do projeto se torna importante.

Um marco da vida real é um marcador que diz até onde você está a partir de um certo ponto - assim, você sabe até onde chegou ou até onde deve viajar.

Os marcos do projeto executam exatamente essa função em um plano de projeto. Eles marcam eventos significativos, entregas ou interdependências que precisam ser monitorados para manter o projeto em andamento. Os relatórios de marcos de projeto mostram o que foi alcançado e o que mais precisa ser feito para concluir seu projeto com sucesso e no prazo.

Muitas organizações têm abordagens e metodologias específicas para gerenciar projetos e para relatar seu progresso e status. Antes de especificar uma abordagem completamente nova, verifique se alguma das abordagens existentes atende às suas necessidades.

Lembre-se de que leva tempo para preparar esses relatórios. Se você pedir informações detalhadas demais ou solicitar informações de que realmente não precisa, diminuirá a eficácia do gerente ou do membro da equipe que está preparando o relatório. Afinal, o tempo gasto em relatórios é tempo não gasto trabalhando no projeto!

Relatórios de marco do projeto vêm em muitas formas diferentes. Alguns são relatórios narrativos. Outros são quantitativos ou gráficos, usando planilhas ou software de gerenciamento de projetos para gerenciar os dados do marco e acompanhar o progresso e a conclusão. Se sua equipe usa software de gerenciamento de projetos, as chances são de que o software os ajudará a preparar relatórios de marco de uma maneira particular, e é melhor aproveitar ao máximo esses recursos incorporados, se possível.

Se você precisa criar seu próprio relatório de marco, nosso modelo é um bom lugar para começar. Juntamente com a descrição do relatório abaixo, ele ajudará você a entender os princípios do relatório de marco do projeto com mais detalhes e, assim, ajudá-lo a usar essa ferramenta de relatórios da melhor maneira para o seu projeto.

Como criar um relatório de marcos do projeto?

"Marcos completos"

A primeira parte de um relatório de marcos do projeto descreve o que aconteceu até agora. Ele fornece um resumo rápido do que foi realizado e quando.

Descrição do marco: aqui você fornece detalhes sobre o que foi realizado para concluir a especificação do marco.

Data de vencimento: registre quando o marco foi devido de acordo com o plano do projeto atual.

Data de conclusão real: registra quando o marco foi efetivamente atingido.

Comentários: esta seção é para fornecer detalhes sobre modificações do plano original, em outras palavras: por que a data de vencimento foi perdida ou por que as entregas foram alteradas.

Insista em que as entregas só sejam exibidas como concluídas quando estiverem 100% concluídas; 99% ainda deixa espaço de contorção e não é bom o suficiente!

Certifique-se de inspecionar uma seleção das entregas concluídas para certificar-se de que elas estejam realmente concluídas e que sejam concluídas com uma qualidade aceitável.

"Marcos futuros"

A próxima seção é usada para relatar o status dos marcos futuros. Aqui você deseja anotar o status dos marcos e entender as alterações no plano original, caso sejam necessários. Lembre-se, os marcos são eventos críticos, portanto, ao informar sobre seu status, você se dá um método formal para modificar o plano mestre do projeto antes que muitas tarefas e responsabilidades saiam do curso.

Descrição do marco: o que deve ser realizado para que o marco seja considerado completo?

Data de vencimento: qual é a data de vencimento do marco com base no plano original (ou no plano modificado anteriormente)?

Status: aqui você registra se o marco está no alvo, corre o risco de sair do alvo ou já está fora do curso.

Data de vencimento modificada: modificar a data de vencimento do marco é a última opção de resort. Se isso for necessário, registre a data de vencimento modificada. Lembre-se de que as alterações nos marcos geralmente significam alterações em outras datas no plano do projeto.

Ações necessárias: é aqui que você nota o que precisa ser feito para trazer de volta um marco e/ou as repercussões de ter que modificar uma data de vencimento e o que foi feito para resolver esses problemas.

Certifique-se de que o tempo gasto na conclusão do relatório de marcos forneça benefícios para o projeto. Isso significa que você deve avaliar continuamente se vale a pena para o seu projeto e, se você decidir que é, incluir apenas os elementos que ajudarão a manter seu projeto no destino.

Pontos chave

Os relatórios de marcos ajudam a monitorar o progresso e os resultados dos projetos que você está vigiando, para que você possa tomar ações corretivas quando necessário. Eles também são um ponto de controle de controle valioso que ajuda o gerente de projeto a manter todas as peças de um projeto funcionando sem problemas e em cooperação entre si.

O formato de um relatório de marco varia de organização para organização, mas o conteúdo permanece bastante semelhante: descrições de marco, uma nota de seu status e comentários relevantes. Quando estiver concluído, um breve relatório mostrará o status de cada etapa e o ajudará a planejar e preparar adequadamente.