Ferramentas Scrum: veja as melhores que você pode usar

Scrum: A metodologia de gerenciamento de projeto ágil (PM) envolve a quebra de projetos em fases incrementais para que as equipes possam entregar peças concluídas de um projeto em uma base frequente. O objetivo do PM ágil é reduzir o desperdício, acelerar o tempo de lançamento no mercado e oferecer mais oportunidades para feedback do cliente e melhoria da equipe. Os fornecedores de software de PM agora oferecem ferramentas ágeis que são um fator-chave para ajudar as equipes a alcançarem seus objetivos.

O que é Scrum?

O Scrum é um dos frameworks ágeis mais populares. Baseia-se na crença de que transparência, iterações frequentes e colaboração e adaptação contínuas são as melhores práticas para o sucesso. As ferramentas de gerenciamento de projetos do Scrum ajudam os usuários a visualizar a quantidade de trabalho necessária para indivíduos e equipes durante cada iteração de um projeto. Desta forma, as ferramentas Scrum ajudam os usuários a estruturar melhor seus fluxos de trabalho para reduzir o desperdício de tempo e esforço.

As ferramentas on-line do Scrum, que podem ser acessadas via conexão com a Internet, facilitam a troca de informações e colaboração em tempo real para a parte significativa da força de trabalho que trabalha remotamente pelo menos a tempo parcial. Aqui destacamos cinco ferramentas comuns de gerenciamento de projetos Scrum que podem ajudar as equipes ágeis a estruturar e melhorar seus fluxos de trabalho.

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Histórias de usuários do software Scrum

Histórias de usuários são a forma mais comum pela qual as equipes baseadas no Scrum dividem e medem seu trabalho. Uma história de usuário, escrita da perspectiva do cliente ou do usuário final, descreve um requisito de projeto abrangente que as equipes devem concluir ao longo de uma única iteração, ou "sprint". A história é dividida em tarefas, problemas ou equipes de bugs deve resolver.

Um exemplo de uma história de usuário é mostrado na captura de tela abaixo, que engloba requisitos como "integrar à empresa de transporte" e "comunicar-se com o vendedor", representados como tarefas individuais sob o guarda-chuva da história do usuário. As histórias do usuário recebem um número de pontos que representam o nível de esforço, habilidade e tempo necessários para entregar o requisito do projeto no final de uma iteração. Por exemplo, uma história atribuída a três pontos deve ser três vezes mais complicada do que uma história atribuída a um ponto.

Destaques da história do usuário

Com as ferramentas de história do usuário, as equipes podem:

• Crie histórias e tarefas do usuário (geralmente usando filtros e / ou campos suspensos);
• Grupo de tarefas e histórias relacionadas;
• Atribuir membros da equipe a tarefas e histórias;
• Criar prazos e definir alertas de data de vencimento;
• Anexe documentos e arquivos a histórias e tarefas;
• Atribuir pontos da história..

Alguns fornecedores oferecem escalas de estimativa de ponto de história que podem ser personalizadas para equipes individuais. Essas ferramentas fornecem estimativas automáticas do número de pontos que devem ser atribuídos a uma história, eliminando a adivinhação dos usuários e fornecendo um processo mais padronizado. As escalas de estimativa de ponto de história são baseadas em variáveis ​​como o número de membros da equipe que precisam colaborar na história, os níveis de habilidade relativos dos membros da equipe e a quantidade de tempo e / ou esforço necessários para concluir a história.

Principais benefícios das histórias de usuários

• Uma visão geral de alto nível dos requisitos do projeto.
• Entrada de dados simplificada.
• A capacidade de “lembrar” ou vincular tarefas semelhantes, o que significa que, com o tempo, a estimativa do ponto de história se tornará mais precisa.

Placas Scrum

Placas Scrum, ou "quadros de tarefas", são hubs compartilhados que servem como base de uma equipe. As equipes ágeis usam quadros Scrum para rastrear sprints (normalmente, uma placa mostrará todas as histórias do usuário para uma sprint). Quando as equipes chegam ao final de um sprint, elas podem olhar para o quadro correspondente para ver o que foi concluído durante esse período, o que não foi e por quê. Durante um sprint, um Scrum Board atua como um medidor visual de progresso e indicador de desempenho e permite que os membros da equipe corrijam o curso para cumprir um prazo.

Destaques do Scrum Board

Placas Scrum digitais são como quadros físicos, com histórias de usuários e tarefas exibidas na forma de notas eletrônicas, ou “cartões”. Os membros da equipe podem arrastar e soltar cartões para diferentes colunas no quadro à medida que as histórias ou tarefas se movem através de diferentes estágios de fluxo de trabalho (por exemplo, "fazer", "em andamento" e "pronto"). Com as placas Scrum digitais, as equipes podem:

• Definir prazos para o conselho como um todo (representando todo o sprint), bem como para tarefas individuais;
• Definir notificações automáticas de data de vencimento;
• Acompanhe automaticamente o tempo gasto em cada item;
• Veja os quadros em "modo de planejamento" e "modo de trabalho", com alguns sistemas oferecendo visualizações de várias placas;
• Defina privilégios de compartilhamento para que os membros da equipe possam acessar as placas de qualquer local.

Principais benefícios do Scrum Boards

Placas Scrum fornecem um local central onde os membros da equipe podem acompanhar o progresso nas histórias e tarefas do usuário e ficar em dia com os prazos iminentes. Muitas equipes descobrem que a natureza dos fluxos de trabalho Scrum, orientada por prazos, ajuda a aumentar a eficiência.

Outros benefícios dos quadros Scrum incluem:

• Os gerentes podem monitorar a quantidade de tempo usada e restante para concluir os itens de trabalho.
• O "modo de planejamento" permite que os gerentes avaliem cargas de trabalho antes de iniciar uma nova iteração, quando não estão prontos para definir os prazos finais.
• As visualizações de várias placas ajudam os gerentes a planejar e acompanhar o progresso de várias equipes.
• Os trabalhadores remotos podem acessar todas as informações importantes do projeto.

Backlogs da Sprint

As equipes ágeis de gerenciamento de projetos usam dois tipos de pendências:

• Backlog do projeto: Uma lista de trabalho de todos os itens dentro do escopo do projeto que deve ser concluída para atingir a meta final.
• Backlog do Sprint: Uma lista de histórias e tarefas do usuário, extraídas do backlog do projeto, a serem concluídas durante um único sprint.

O backlog da sprint representa os itens na coluna “pendências” no quadro Scrum. Backlogs de sprint eram tradicionalmente rastreados em planilhas, um design que é frequentemente replicado em ferramentas de software Scrum PM.

Destaques do backlog do Sprint

Durante o planejamento da sprint, as histórias de usuários selecionadas são movidas do backlog do projeto para o backlog da sprint. A funcionalidade de arrastar e soltar permite que os gerentes movam itens facilmente, de modo que as tarefas urgentes da equipe sejam claramente priorizadas no backlog da sprint. Com as ferramentas de backlog da sprint, as equipes podem:

• Personalize as visualizações do backlog (por exemplo, na captura de tela acima, o gerente pode visualizar o atual backlog do sprint durante o planejamento do próximo);
• Definir alertas para sinalizar as alterações feitas nos itens do backlog;
• Ativar modos de exibição e compartilhamento de vários usuários;
• Impede a entrada duplicada por meio do controle de versão integrado.

Principais benefícios dos Backlogs da Sprint

Um backlog de sprint está em um estado de fluxo constante devido a mudanças de priorização, atualizações de histórias e mudanças nas cargas de trabalho da equipe e nas taxas de produtividade. As equipes ágeis podem se beneficiar do uso de backlogs de sprint para garantir que os membros sempre tenham as informações mais atualizadas. Outros benefícios de backlogs de sprint incluem:

• Os gerentes têm maior controle sobre como eles organizam e planejam os sprints de sua equipe;
• As equipes permanecem atualizadas sobre alterações em itens de ação importantes em tempo real (por exemplo, alterações na prioridade, nos requisitos ou no cronograma);
• A entrada duplicada é evitada, economizando tempo e esforço;
• As equipes podem colaborar mais facilmente em histórias de usuários por meio de informações centralizadas sobre o projeto.

Scrum: Gráficos Burndown

Os gráficos Burndown são representações gráficas de sprints, plotando a quantidade de trabalho a ser concluída no backlog da sprint em relação ao tempo restante no sprint. Normalmente, o eixo y vertical no gráfico de burndown mede o número total de histórias de usuários a serem concluídas. O eixo x horizontal mede o tempo no ciclo de sprints dado.

O gráfico burndown ideal mostra uma inclinação constante para baixo (veja a imagem abaixo). Isso significa que, com o passar do tempo, as histórias e tarefas do usuário estão sendo concluídas, com todas sendo concluídas até o final do sprint. Além do que, além do mais:

• Picos ascendentes mostram quando o trabalho foi adicionado;
• Uma linha horizontal significa que nenhum trabalho foi concluído durante esse período de tempo;
• Uma linha vertical significa que as tarefas foram descartadas ou o progresso não foi relatado.

Destaques do gráfico Burndown

Os gráficos Burndown são usados ​​para visualizar quando o trabalho em um sprint está programado para ser concluído e se as equipes estão no caminho certo para concluí-lo a tempo. Muitos gerentes executam esses gráficos diariamente e os compartilham com sua equipe. Com ferramentas burndown chart, os gerentes e membros da equipe podem:

• Programe a criação automática de gráficos (recomenda-se a revisão diária de gráficos);
• Visualize rapidamente o progresso e o desempenho;
• Use a funcionalidade de pesquisa para recuperar dados ao planejar futuros sprints (por exemplo, um gerente que planeja um sprint para uma equipe de cinco pessoas, em vez de sua equipe típica de seis pessoas, pode consultar dados de desempenho de sprints anteriores com cinco pessoas).

Principais benefícios dos Gráficos Burndown

Os gráficos de burndown de consultoria diariamente obrigam as equipes a avaliar constantemente seu desempenho e readaptam o trabalho conforme necessário. Isso ajuda a manter a precisão de sprint e projetos atrasados, bem como o quadro Scrum. Outros benefícios dos gráficos de burndown incluem:

• Os gerentes economizam tempo usando o software para executar gráficos automaticamente, em vez de criá-los manualmente;
• Os membros da equipe economizam tempo acompanhando o progresso visualmente, em vez de classificar por email, tarefas e documentos para atualizações de status;
• Os gerentes podem planejar com mais eficiência, especialmente quando as equipes precisam adicionar ou eliminar membros, consultando dados de gráficos de sprints anteriores.

Scrum: Gráficos de velocidade

Enquanto os gráficos burndown medem o trabalho concluído em cada sprint, os gráficos de velocidade medem o trabalho concluído ao longo de todo o projeto. O eixo y vertical representa o número de pontos da história e o eixo x horizontal representa o número de sprints. A velocidade é calculada somando os pontos da história concluídos pela equipe em cada iteração. A velocidade média é simplesmente a média de todos os sprints concluídos até o momento em um projeto. Por exemplo, se uma equipe completa cinco histórias de usuários e a soma dessas histórias é igual a 30, a velocidade da equipe é 30. Se a equipe completa 40 pontos da história no próximo sprint, velocidade média da equipe é de 35.

Destaques do gráfico de velocidade

O cálculo da velocidade média de uma equipe fornece aos gerentes uma visão geral de alto nível da eficácia e produtividade da equipe. Com gráficos de velocidade, as equipes podem:

• Programe relatórios para serem executados simultaneamente com um projeto, recalculando automaticamente a velocidade média conforme as equipes concluem cada sprint.
• Use a funcionalidade de pesquisa integrada para recuperar facilmente os dados do projeto anterior.

Principais benefícios dos gráficos de velocidade

A velocidade de uma equipe ágil experiente tende a se estabilizar ao longo de um projeto, portanto, a geração de relatórios sobre a velocidade média se torna uma ferramenta de planejamento útil para projetos atuais e futuros. Outros benefícios do uso de gráficos de velocidade incluem:

• Ao visualizar todos os sprints de uma só vez, os gerentes podem ajustar o backlog do projeto e determinar uma data final do projeto estimada, mesmo que os requisitos do cliente mudem.
• Os membros da equipe podem analisar o desempenho passado e prever a quantidade de trabalho que eles podem razoavelmente esperar concluir em projetos futuros.
• Os gerentes podem usar dados de desempenho anteriores ao avaliar novos projetos e aceitar futuros clientes.