Como Aplicar o Seis Sigma em Pequenas Empresas?

Introdução

Cada vez mais, pequenas empresas estão reconhecendo como as metodologias e ferramentas do Six Sigma podem beneficiá-las tanto quanto as grandes corporações que estão implementando vários projetos Six Sigma várias vezes por ano. É por esse motivo que trouxemos aqui este post, ensinando como aplicar a metodologia Seis Sigma em pequenas empresas.

Fazer o Six Sigma funcionar para pequenas empresas significa equilibrar os benefícios da implementação com o investimento em treinamento. Como as pequenas empresas tendem a ter orçamentos menores, elas não têm margem para a falha de um projeto. Diferentemente, as grandes empresas têm a capacidade de ajustar e repetir as implementações do Seis Sigma, se necessário.

Apresentando o Seis Sigma em Pequenas Empresas

É sensato que pequenas empresas usem os serviços profissionais de um consultor Six Sigma que possa apresentar uma visão abrangente dos custos e consequências da implementação, além de discutir os recursos e capacidades internos da organização, o envolvimento da gerência e a possível distração dos negócios rotineiros. Um consultor Six Sigma também pode ajudar a gerência superior a superar qualquer resistência dos funcionários e criar mensagens internas para deixar toda a organização a bordo e entusiasmada.

Introdução: Avaliação de Desempenho e Análise de Lacunas

Independentemente do tamanho de uma empresa, todas as jornadas do Seis Sigma em pequenas empresas devem começar com uma avaliação de desempenho e uma análise de lacunas. A avaliação deve incluir entrevistas com gerentes e funcionários para revisar as linhas de base de desempenho. Isso deve incluir reclamações e feedback dos clientes sobre tendências e padrões específicos, bem como estrutura organizacional para avaliar a comunicação interna, eficácia e sinergia.

A análise de lacunas pode ser conduzida pelo consultor externo, a fim de garantir objetividade e rigor. Após identificar oportunidades de melhoria, a organização pode desenvolver e implementar um plano Seis Sigma inicial, e todos os funcionários podem começar o treinamento de conscientização Seis Sigma.

Um scorecard de negócios Six Sigma pode ser desenvolvido para acompanhar aspectos como envolvimento dos funcionários, reconhecimento, lucratividade e desempenho do processo. Algumas perguntas que podem ser feitas para estabelecer medidas de desempenho são:

• Qual é o objetivo do processo principal?
• Qual é a entrega esperada?
• Como saberemos que o processo foi bem-sucedido?

As pequenas empresas que dedicam tempo para desenvolver esses scorecards geralmente relatam vários benefícios, como:

• Os scorecards são uma maneira rápida e fácil de iniciar o processo Seis Sigma em pequenas empresas e permitir que os funcionários acompanhem seu próprio progresso;
• Os freios e contrapesos, bem como a prestação de contas, são aprimorados;
• A avaliação do progresso é de toda a empresa.

Obviamente, esta é uma visão geral do processo. Podem haver muito mais análises e processos que devem ser concluídos para que sua pequena empresa realize um projeto Six Sigma bem-sucedido, que pode ser recomendado e supervisionado por um consultor certificado Six Sigma.

Benefícios Seis Sigma em Pequenas Empresas

Uma vez implementadas, muitas pequenas empresas devem esperar experimentar um ou mais dos seguintes benefícios:

• Trabalho em equipe aprimorado, principalmente entre gerentes;
• Maior envolvimento dos funcionários, criando orgulho e motivação pessoal;
• A capacidade de coletar dados corretamente para ajudar na tomada de decisão;
• Ferramentas abrangentes para determinar causas-raiz e resolver problemas;
• Maior satisfação do cliente;
• Melhoria nos resultados pontuais;
• Melhoria na produção e comunicação;
• Margens de lucro aumentadas.

Como as pequenas empresas podem sustentar melhorias no Seis Sigma

Como já comentado ao início desta postagem, um desafio para qualquer empresa, principalmente as menores, é sustentar a metodologia Seis Sigma, a fim de colher continuamente benefícios dela. As pequenas empresas podem fazer isso seguindo as seguintes etapas:

• Garantir que todos os funcionários tenham sido adequadamente treinados no processo;
• Implementar mudanças o mais rápido possível, sem sacrificar a qualidade;
• Se o orçamento permitir, continue a usar consultores como seus especialistas em Six Sigma e qualidade;
• Supere a resistência e o ceticismo incluindo todos os membros da equipe e a gerência nas decisões;
• Realizar análises mensais de desempenho;
• Ajuste as medidas conforme necessário com base em quaisquer problemas que possam surgir;
• Mantenha o diálogo passando por reuniões da empresa e mensagens internas;
• Incentive os funcionários a serem donos dos processos aos quais estão conectados.

A metodologia Seis Sigma em pequenas empresas incentiva o trabalho em equipe e ajuda os gerentes a focarem e refinarem seus processos para obter maior qualidade e maior eficiência. Independentemente do tamanho ou do orçamento de uma organização, o Six Sigma oferece ferramentas que revelam áreas que precisam de aprimoramento, aumentam a satisfação do cliente e reforçam os resultados.

É fundamental que a alta gerência da empresa esteja alinhada com os princípios e a cultura Six Sigma, que envolvem diversas ferramentas da qualidade. Essas ferramentas são importantíssimas para realizar medidas como controle estatístico de processo, gestão de estoques, redução de desperdícios e até mesmo desenvolver indicadores de qualidade. Já pensou na sua empresa ser reconhecida com normas de padrões internacionais como as normas ISO?

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Os Níveis da Metodologia Seis Sigma

A metodologia Six Sigma possui diferentes níveis. Níveis estes que estão adequados a cada uma das posições hierárquicas da sua empresa. Ao(s) CEO(s), recomendamos adquirir a certificação Lean Six Sigma Master Black Belt, que discorre de todo o controle e planos de ação para manter esta metodologia, extraindo o melhor de todos os funcionários.

Para a alta gerência (diretores e gerentes) recomendamos o Black Belt, que consiste em um ótimo domínio desta metodologia, porém ainda mais próximo do processo em si, coordenando toda a cadeia hierárquica abaixo deste cargo. Ainda assim, há supervisores, coordenadores e analistas que também podem adquirir esta proficiência, porém a eles é recomendado o Green Belt.

Para os níveis mais baixos, existe ainda o Yellow Belt, sendo importante para os encarregados, técnicos e auxiliares. Esta certificação já introduz a cultura desta metodologia e algumas ferramentas da qualidade importantes para acompanhamento e desenvolvimento de melhorias nos processos. É importante lembrar que, estas são meras sugestões de níveis de domínio da metodologia Seis Sigma à cada cargo.

Aproveite para conhecer a certificação Lean Six Sigma FM2S. Ela envolve cada um dos níveis adequados à cada posição hierárquica.

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Outra metodologia em excelência que atinge a todos os níveis de uma organização e que se encaixa perfeitamente com o Seis Sigma é o Lean Manufacturing. Conheça mais iniciando o curso de Introdução ao Lean FM2S gratuito.