Sem tempo, irmão? Entenda os benefícios da Gestão do Tempo

Muitas pessoas acreditam que não podem alcançar seus sonhos, viajar, conseguir seus empregos dos sonhos, terminar seus projetos antes do prazo, dormir o suficiente todas as noites e passar bastante tempo com as pessoas que ama, simplesmente porque não têm tempo suficiente.

Mas a verdade é:

Não é o tempo limitado que é o culpado dessa pressão, mas seu mau gerenciamento! É por isso que o gerenciamento eficaz do tempo é de tanto ganho, pois ele se trata de usar seu tempo de forma efetiva, de modo que permite planejar seus dias, terminar seu trabalho com menos esforço e aproveitar ao máximo esse tempo limitado que você tem. Com tudo isso, você estará no caminho para superar a sensação de estar sem tempo.

A importância da gestão do tempo no local de trabalho

A gestão do tempo é importante na vida em geral - mas é especialmente importante no local de trabalho. Portanto, ao gerenciar adequadamente seu tempo, você verá muitos benefícios nesse aspecto da sua vida:

Você não perderá prazos e compromissos

Muitas vezes, os prazos e compromissos são difíceis de acompanhar – e, justamente por isso, fáceis de perder. Por tanto, é necessário ser cuidadoso.

Assim, para se manter no caminho certo com o trabalho e terminar suas obrigações no prazo, é necessário garantir que o trabalho seja pontual. Nesse mesmo sentido, também é necessário garantir que você divida seu trabalho em partes gerenciáveis, com as quais você poderá lidar em períodos predefinidos.

Você vai se concentrar mais e procrastinar menos

Quando você sabe que está trabalhando em uma programação fixa, com tarefas definidas e em horários específicos do dia, será mais fácil se concentrar - porque você sabe que possui prazos determinados para cumprir cada tarefa. Como resultado, você atrasará muito menos ao realizar essas tarefas.

Você evitará o estresse causado pela ideia de estar sem tempo

A corrida para cumprir um prazo é estressante, porque você não sabe se será bem-sucedido. Porém, o bom gerenciamento de tempo ajuda a visualizar sua jornada de trabalho, não como um todo, mas como um conjunto de tarefas que você precisa executar.

Depois de definir todas as suas tarefas dessa maneira, com o tempo específico necessário para concluir cada uma delas, fica mais fácil destacar prioridades e tomar medidas que minimizem esse estresse.

Você manterá sua reputação profissional

A falta de prazos, o esquecimento de reuniões e apressamento de projetos é um resultado esperado de uma má gestão do tempo - que provavelmente prejudicará sua reputação. O gerenciamento adequado do tempo elimina essas possibilidades e ajuda a criar e manter sua reputação profissional.

Você evitará multas

A sua empresa tem mais do que apenas prazos de projeto. Por exemplo, você precisa garantir o pagamento de impostos em dia, correndo o risco de, se não fazê-lo adequadamente, ter de pagar taxas adicionais. Ou seja, a menos que você queira pagar uma taxa adicional de 5% por mês, seu retorno está atrasado.

Se você alocar um horário específico na sua agenda para lidar com impostos e outros assuntos legais em sua empresa, evitará multas.

Você poderá equilibrar melhor trabalho e vida pessoal - não mais sem tempo

O gerenciamento eficiente do tempo implica que você faça uma programação oficial para o seu dia.

E, quando você divide seu dia entre suas obrigações profissionais e assuntos pessoais no papel, você está um passo gigantesco para estabelecer um equilíbrio claro entre vida profissional e pessoal. Um que garante que você realmente encontre tempo para ambos. Essa é a essência da importância do gerenciamento de tempo - mas você também precisará se aprofundar na problemática do gerenciamento de tempo para poder mudar seu estilo de vida para melhor.

Em outras palavras, você precisará parar de desperdiçar seu tempo e começar a usá-lo com sabedoria.

Como parar de perder tempo e superar a sensação de estar sem tempo

Como o tempo é um recurso limitado em sua vida, você não pode desperdiçá-lo - em vez disso, você precisa abraçar o que precisa fazer e, o mais importante, garantir que o faça o mais rápido possível. Mas, antes que você pare de perder tempo, primeiro você precisa entender por que costuma desperdiçá-lo.

Você tem medo do fracasso?

Se você acha que sim, pergunte-se: por que você tem medo do fracasso?

Algumas pessoas temem que não serão capazes de se recuperar de seus fracassos e continuar com suas vidas como antes. Já outras pessoas temem a opinião dos outros e o que os outros pensam se perseguirem uma meta e falharem em alcançá-la.

Para superar esses medos, primeiro você precisa entender que o fracasso é um dos dois resultados possíveis – e normais - de seus esforços, sendo ambos igualmente prováveis. E, na maioria das vezes, nenhum dos dois está realmente sob seu controle.

Às vezes, você terá sucesso por causa da sorte, apesar de não se esforçar muito. Já outras, você falhará devido a circunstâncias infelizes, apesar dos seus melhores esforços. No final, a única coisa que você pode fazer é aproveitar ao máximo seu tempo e tentar o seu melhor: trabalhe duro, aprenda a aproveitar seus sucessos e aprenda a aprender com suas falhas.

Quanto às opiniões dos outros, lembre-se de que a única opinião que precisa ser importante para você é a sua. Afinal, no fim das contas é você quem deve viver com suas escolhas e os resultados de suas ações - e provavelmente ficará mais satisfeito se for o responsável por elas.

Depois de se libertar das pressões do sucesso / fracasso e da opinião dos outros, você pode parar de perder tempo e começar a construir sua vida usando o tempo com sabedoria.

Seu tempo é limitado, então escolha seus projetos com sabedoria

Tomar a decisão certa sobre em quais projetos e parcerias entrar parece ser fácil. Mas muitas vezes não é.

O que é mais irritante do que não ter tempo suficiente para todos os seus projetos? Perceber que você gastou muito tempo no projeto errado. Ser esperto sobre a que você dedica seus recursos - seu tempo pessoal, energia e finanças, bem como os da sua organização - significa ser esperto não apenas quanto ao gerenciamento de tempo, mas também quanto ao gerenciamento de escolha.

Você toma o cuidado necessário ao tomar uma decisão?

Felipe A. Csaszar, da Ross School of Business da Universidade de Michigan e Alfredo Enrione, da ESE Business School observam que alguns dos erros que cometemos são de comissão, enquanto outros são de omissão. “Nos negócios, um erro de omissão significa perder um bom projeto, enquanto um erro de comissão significa perseguir um projeto ruim. Um erro de comissão é quando perseguimos um projeto que não se ajusta muito bem ao todo em que você se insere: talvez não faça sentido estrategicamente ou esteja além da nossa competência. Enquanto isso, um erro de omissão é uma oportunidade perdida - como não buscar uma aquisição ou função, o que mais tarde lamentamos. Ambos os tipos de erros são enlouquecedores.

Por isso, tomar as decisões corretas sobre em quais projetos entrar pode até parecer fácil, mas muitas vezes não é. Nossa intuição nem sempre é nossa melhor amiga.

A importância de saber em que você está se metendo

Parte desse problema é não se aprofundar o suficiente quando uma oportunidade se apresenta. “Quando um projeto falha em atingir seu objetivo, os observadores frequentemente o atribuem à política, ao planejamento deficiente e à execução fraca”, disseram os estudiosos Karen A. Brown, Nancy Lea Hyer e Richard Ettenson em resposta à “pergunta que toda equipe de projeto deveria responder”. Mas a experiência deles, observando várias centenas de equipes em mais de 50 organizações, mostrou que as equipes geralmente tropeçam porque falham na hora de responder à simples pergunta de por que estão seguindo um caminho em particular e não outro. "Sem um porquê sólido, uma equipe pode ficar sobrecarregada por conflitos e confusão, e os principais apoiadores podem e direcionarão sua atenção para outro lugar".

Por outro lado, também é crítico ouvir os pessimistas. Isso porque quando uma nova decisão ou opção é introduzida, as pessoas se enquadram em uma das seis categorias em resposta. Um cético negativo, um cético positivo, um cuidador de cercas cauteloso, um cuidador de cercas indiferente, um promotor, ou um patrocinador. Tanto em nossas vidas pessoais de trabalho quanto em nossas vidas organizacionais, precisamos aprender a abraçar os instintos dos céticos, principalmente se tivermos tendência de aceitar rapidamente as oportunidades.

Enxergue a realidade

Os cuidadores de cercas costumam ser cautelosos porque se sentem comprometidos demais, uma objeção muito real e muito razoável. Os céticos positivos geralmente são resistentes porque acreditam genuinamente que uma ideia tem falhas que precisam ser abordadas. "Essas pessoas são essenciais para envolver e ouvir, porque oferecem uma verificação da realidade", observam os autores. "Eles podem ser um catalisador para repensar aspectos úteis diferentes e, muitas vezes, podem ajudar a descobrir obstáculos e complicações que podem causar problemas ou criar reações inapropriadas".

Parar para refletir antes de entrar em um projeto significa ser proativo e disciplinado. E é uma arte, não uma ciência. "Não há regras sobre o número de consultas 'Por que isso é importante?'". Escreveram Brown, Hyer e Ettenson." Exceto para perseverar até que o motivo seja um problema crítico de negócios que possa reunir membros da equipe e outros constituintes importantes. "