Como escolher o software de Gerenciamento de Processos correto?

Aqui estão algumas coisas que você definitivamente deve considerar para ter certeza de selecionar a melhor opção de gerenciamento de processos para sua organização. Confira!

Faça o primeiro trabalho

Antes de considerar uma ferramenta de BPM, primeiro decida o que sua organização planeja alcançar com seus esforços de melhoria de processo. Por que é importante e o que está impulsionando a estratégia a se concentrar em uma abordagem centrada no processo?

Em segundo lugar, entenda a situação atual e o nível de maturidade de sua organização: como você está gerenciando processos hoje e quais recursos estão disponíveis para orientar e apoiar  seus esforços de melhoria de processos?

Em terceiro lugar, saiba quais são seus requisitos de desenvolvimento futuros, pois eles afetarão seus critérios de seleção de plataforma. Você vai querer uma ferramenta que suporte sua direção estratégica.

6 Critérios a serem considerados ao selecionar o Gerenciamento de Processos

Um tamanho não serve para todos quando se trata de software BPM. Aqui estão 6 critérios a serem considerados ao avaliar em qual software de gerenciamento de processos investir, para atingir suas metas de melhoria de processos.

Usabilidade

Pense em quem vai usar o software e suas preferências de comunicação. Será usado por especialistas em processos técnicos ou pela equipe da linha de frente? A interface deve fornecer aos usuários a capacidade de interagir facilmente com a ferramenta. Se for muito difícil, não será usado. Procure funcionalidade que economize tempo e esforço do usuário, como a geração automática de um mapa de processo com base na entrada de texto do usuário e uma função de pesquisa que melhorará a facilidade de uso, não causará frustração.

A maioria dos processos não é estática, então você também precisa pensar em gerenciamento de mudanças . Por exemplo, as notificações automáticas exibidas por meio de um painel de controle podem fornecer aos usuários visibilidade do estado atual de seus processos e dar aos gerentes a confiança de que as pessoas certas estão sendo notificadas sobre alterações no processo.

Análise

Seu software de gerenciamento de processos deve fornecer aos analistas de negócios informações que possam apoiar seus esforços para tornar os processos enxutos e ajudá-los a utilizar ferramentas como Six Sigma e Kaizen. Se essa for uma abordagem que você pretende adotar, será necessário identificar oportunidades para reduzir o desperdício, remover atividades sem valor agregado e identificar oportunidades de redução de custos.

Para facilitar essa análise dos processos atuais e identificar oportunidades de melhoria, a ferramenta BPM deve ser disponibilizada para toda a organização. Suas equipes conhecem seus processos de dentro para fora e podem avaliar o que não está funcionando em seus processos atuais, para que você possa planejar seus processos futuros. Este é um componente crítico na identificação de oportunidades de automação e melhoria.

Governança 

Seu software de gerenciamento de processos deve fornecer controle de versão que registra quem usa o sistema e rastreia componentes variáveis ​​para os auditores. A governança é fundamental para o sucesso de seus esforços de melhoria de processos, portanto, verifique se a ferramenta selecionada facilita isso. Para impulsionar o engajamento entre as equipes, traduza as medidas de sucesso em avaliações de trabalho e indicadores-chave de desempenho para que você não se encontre de volta aonde começou com processos desatualizados que ninguém usa.

Gerenciamento de conteúdo A

colaboração é fundamental para a melhoria do processo. Considere como a ferramenta de BPM permitirá e incentivará a colaboração ativa e a troca de ideias, e como ela acomodará e rastreará sugestões de melhoria e feedback. Estes devem ser rastreáveis ​​e a execução bem-sucedida deve ser rastreada.

Fornecer às equipes acesso às informações do processo onde e quando necessário é um desafio para muitas organizações. Criar um único local e uma versão da verdade do processo ajudará a impulsionar o envolvimento com seus processos. O ideal é que as orientações de processo estejam disponíveis nos locais e sistemas que as equipes já visitam todos os dias, como a intranet da empresa ou links de URL em sistemas ERP ou em CRMs como o Salesforce. Pense em como suas equipes acessar as informações do processo. Onde e quando eles precisarão? Como o software de gerenciamento de processos permite a acessibilidade necessária para suas equipes?

Tecnologia

Seu software de Gerenciamento de Processos precisará crescer com você à medida que sua empresa se expande e muda. Geralmente, isso ocorre quando ferramentas como Word, Visio e PowerPoint não podem ser mantidas como ferramentas de mapeamento de processo, porque não são escalonáveis. Além da tecnologia, seu plano de implantação também deve incluir a quantidade e o tipo de recursos necessários para implementar e incorporar a tecnologia.

Custo Zero!

Custo nunca deve ser o único critério de seleção para a decisão do software do processo de negócios. Independentemente do custo, você deve questionar o retorno do investimento se não começar a ver pequenas vitórias dentro de um curto período de tempo. Você também quer um fornecedor que trate o seu investimento como o seu e dê voz a sugestões de mesa. Um provedor flexível leva você com eles na jornada de melhoria de processos e deve responder rapidamente às suas dúvidas.

Não há dúvida. O software de gerenciamento de processos de negócios certo pode permitir seus esforços de melhoria de processos, mas somente se você selecionar a ferramenta certa e a abordagem correta de gerenciamento de processos para sua empresa. Pensar nos seus requisitos de BPM a partir da perspectiva de usabilidade, governança, análise, gerenciamento de conteúdo, tecnologia e custo ajudará a selecionar a abordagem correta para atender aos seus requisitos de gerenciamento de processos de negócios atuais e futuros e garantirá o máximo retorno do seu investimento em processos. .