Os Desafios da Gestão em Empresas de Pequeno Porte

Como fazer a gestão de empresas de pequeno porte?

No post de hoje, vou relatar uma ata de reunião que achei em meus arquivos (Gestão em Empresas de Pequeno Porte) e que data de um projeto de 2008, portanto, quase 8 anos. Neste, que foi um dos meus primeiros projetos, enfrentei vários desafios, entre eles o desafio de capacitar o time a trabalhar com melhoria. Procurando maneiras de vencer tal desafio, lancei mão de um método muito propagado por famosos consultores no Brasil: o método da cumbuca. A ata abaixo relata como foi nossa terceira reunião, para discussão do capítulo 3.

Gestão em Empresas de Pequeno Porte: o relato

“Era para ser discutido o capítulo 3, porém o Rodrigo não tirou Xerox nem foi cobrado por ninguém da equipe.  As reuniões estão se mostrando apenas discussões de todos os tipos problemas da empresa, mas com muito poucas ações propostas. O levantamento das ações está sendo feito baseado na expertise das pessoas e não está amparada por indicadores e dados confiáveis.

A capacidade de levantamento de problemas nas reuniões é altíssima, porém atacar a todos os problemas é complicado e impossível. A priorização do problema também não é o forte dos membros do comitê. Cada um acha que a priorização deve iniciar-se pela área do outro e que os problemas devem ser votados e analisados. Essa abordagem está mostrando-se pouco eficiente.

Ficou definido que cada área irá deixar claro qual seu papel no processo de fabricação e recuperação dos equipamentos mecânicos. Cada gestor também deverá definir quais as tarefas que seus funcionários devem realizar para que sua função seja cumprida perfeitamente.  Não há nenhuma padronização nem processo documentado, isso sobrecarrega os supervisores que funcionam como “professores” dos subordinados. Isso gasta recursos dos supervisores em tarefas operacionais e de acompanhamento e os mesmos deixam de atuar no controle e gestão.”

Por meio desta breve e verídica ata, é fácil encontrar uma série de desafios e dificuldades da gestão em empresas de pequeno porte. São elas:

• Falta de comprometimento com o método da cumbuca. Não estava claro o porquê era importante a equipe aprender novas técnicas para melhoria de processos e tampouco como aquilo poderia ajudar na evolução da empresa. Não havia um claro comprometimento dos donos com o assunto. Era mais uma coisa que eles tinham que fazer e, dado os problemas do dia a dia, estava na última lista de prioridades.


• Reuniões eram fábrica de hipóteses, sem foco e objetivo claros. Parecia uma sessão coletiva de terapia em que os membros do projeto iam para reclamar, compartilhar suas ansiedades e angústias. Não havia um PDSA para organizar cada um dos problemas.


• Não havia priorização e muito menos análise, no gemba, das possíveis causas para aquilo e uma lista de mudanças para resolvê-la.


• Como disse, priorização e foco eram inexistentes. A prioridade mudava de acordo com as reclamações dos proprietários. Hoshin-kanri ou desdobramento de metas e objetivos era algo inexistente. E como ninguém sabia qual era o objetivo da empresa, a equipe se perdia batendo cabeça e não chegando a nenhum resultado. Se eu não sei para onde queremos ir, como vou priorizar minhas ações?


• Ausência de procedimentos. Não existiam procedimentos para explicar como aos colaboradores deveriam interagir com os equipamentos, a fim de cumprir a função da empresa. Toda empresa é criada para executar uma missão, e para esta missão ser cumprida, há uma série de passos a serem executados.Mas não era isto que existia. A gestão assemelhava-se à uma orquestra sem partitura, em que os maestros tentavam reger uma série de músicos por meio da micro-gestão. “Toque o lá, agora o mi, ré! Agora parem os violinos.... O piano não, este continua tocando sol-do-mi. Mais devagar”.

É como um relógio. Para que ele execute sua missão, que é marcar horas, cada engrenagem, mola, ponteiro, etc, deverá trabalhar em perfeita sincronia executando um procedimento.

Mas são só esses desafios?

Dinheiro

O dinheiro é conhecido por ser uma das principais causas de problemas que podem levar o negócio ao fracasso. Para um novo negócio, o maior erro está esperando lucro imediato. Empresários jovens e ansiosos iniciam um negócio com pouco dinheiro, assumindo que ganharão grande e depois investirão esse dinheiro novamente em seus negócios. É importante entender que você não pode obter um lucro instantâneo no início do seu negócio. Os especialistas aconselham não esperar muito lucro por pelo menos dois anos. Prepare-se sempre para o pior caso. Antes de iniciar um negócio, assegure-se de ter dinheiro suficiente para mantê-lo pelo menos até dois anos. Comece devagar e pacientemente.

Tempo

A frase "tempo é dinheiro" é verdadeira, especialmente para uma empresa. É essencial que as novas empresas gerenciem seu tempo com sabedoria. Planejar tudo com antecedência e garantir que tudo seja feito no tempo é muito importante para a prosperidade de qualquer negócio. Certifique-se de que o cronograma que você está fazendo é viável e cumpri-lo. Dê tempo suficiente para executar uma tarefa com precisão. Planeje seus projetos futuros. Faça ajustes adequadamente. Utilize calendários e planejadores para garantir que você não perca um compromisso ou um prazo. Passar o tempo efetivamente pode realmente poupar dinheiro e até mesmo ganhar mais receita.

Falta de Conhecimento / Habilidades

Este é um dos maiores erros cometidos pelos empresários. É importante que você tenha amplo conhecimento sobre o setor que você está entrando, seus concorrentes, seu mercado-alvo, tendências atuais, técnicas de publicidade e marketing, além de know-how financeiro. Você deve possuir as habilidades necessárias para iniciar um novo negócio. Se você não está preparado, se educa. Faça pesquisas adequadas, peça aos outros empresários, leia livros e sites relevantes. Você pode acabar com uma enorme perda se você começar seu negócio sem ter os conhecimentos e habilidades necessários.

Sobrecarga de informação

A única coisa constante é a mudança! Esta frase é verdadeira, bem como a mudança é contínua e testemunhamos que isso acontece ao nosso redor. Hoje, a informação continua mudando. Novos fatos e dados continuam emergindo e substituindo antigas crenças e tendências. Devido a essa sobrecarga de informações, dificulta-se encontrar soluções efetivas. Torna-se um desafio para um novo negócio classificar esses dados e chegar a boas decisões. No entanto, uma solução fácil é procurar a autenticidade dos dados. Verifique as referências, e o escritor. Aprenda a usar palavras-chave para restringir um tópico de pesquisa. Comece a perguntar aos empresários bem-sucedidos sobre suas experiências. Aprenda com eles.

Falta de direção e planejamento

Esse problema prevalece por não criar um plano de negócios completo e detalhado. Muitos jovens empresários estão tão entusiasmados com a criação de seu próprio negócio que eles não conseguem preparar um plano de negócios adequado. Isso ajuda a se concentrar no objetivo e na missão do negócio. Ele determina a situação financeira do negócio, o roteiro a seguir, pesquisa de mercado e análise da competição. Um plano de negócios é basicamente um investimento para sua empresa.

Trabalhar para o negócio em vez de trabalhar no negócio

Normalmente, os empresários ficam tão consumidos com a papelada, satisfazendo os clientes e fazendo todas as coisas necessárias para manter o negócio funcionando. Eles não cumprem outras tarefas igualmente cruciais. É importante que você tome um dia ou até algumas horas para analisar o seu negócio. Determine qual área precisa de atenção, faça uma revisão de inventário, analise o fluxo de caixa de sua empresa, analise as folhas de pagamento e os benefícios dos empregados. Também é importante atualizar seus minutos corporativos, seus contratos e seus acordos com as partes interessadas anualmente. Faça reuniões com seus gerentes e outros funcionários para se conectar com eles.

Os Aprendizados

Ao reler esta antiga ata, com os conhecimentos que tenho hoje, ficou claro quais eram nossos problemas que nos impediam de alcançar o resultado almejado. Como disse, falta de objetivos claros e desdobrados, falta de padronização, falta de visão sistêmica e falta de comprometimento, foram os ingredientes perfeitos para um projeto que não pôde ser considerado um mega-sucesso.

Agora, caro leitor, pergunto:

• Já passou por situações como esta?


• Já tentou implantar a melhoria e não conseguiu convencer seus pares e líderes na tarefa?


• Já se viu em reuniões cujo objetivo era esquecido e os presentes começavam a reclamar e a relatar problemas, mas sem que se debruçassem sobre eles e propusessem mudanças para tentar resolvê-los?


• Já se viu com uma lista de mudanças importantes que nunca aconteciam? Planos de ação cujo status era 50% das ações em atraso?

Se você já participou ou participa deste seleto grupo que busca alcançar objetivos e sonhos grandes, parabéns. Estamos com você e, por isto, compartilhamos esta história. Para que você não desanime e assim como nós, continue investindo na aquisição do conhecimento, por meio dos cursos de aperfeiçoamento profissional como Green Belt ou Black Belt e na aplicação do que você aprender lá.

Quando você se torna um Belt, por meio do Modelo de Melhoria, estará apto a treinar à exaustão os golpes lá aprendidos para que consiga aplica-los nos desafios que enfrentar. Foi assim, que transformamos projetos complicados como estes em projetos que geraram resultados. Foi encarando cada um deles como uma luta, em que poderíamos utilizar todos os golpes que treinamos muito.