Tecnologia é a saída para os problemas? Cuidado...

O que é tecnologia?

Tecnologia: define-se tecnologia como a ciência de aplicação prática, incluindo equipamentos, materiais, sistemas de informação e métodos. Tecnologia pode ser usada para gerar mudanças de segunda ordem. Por exemplo, uma empresa de distribuição pode tentar uma mudança que usa automação para pegar e empacotar pedidos. Se aplicadas corretamente, as novas tecnologias oferecem às organizações a oportunidade de implementar grandes melhorias simplesmente aplicando aquilo que os outros têm desenvolvido.

De qualquer forma, grande quantia de dinheiro e tempo são necessários para fazer acontecer uma mudança que envolva tecnologia especialmente numa indústria capitalista como a de manufatura. Em algumas situações, a mudança pode nem mesmo resultar em melhoria, como explicamos em nossos cursos de Green Belt, Black Belt e Master Black Belt.

Isso frequentemente acontece com empresas que implantam novas tecnologias, sem entender seus problemas a fundo. Entre 1985 e 1995, as empresas investiram mais de um trilhão de dólares em novos sistemas de informação. Estes sistemas têm criado oportunidades para a solução de problemas de qualidade, redução de custos e desenvolvimento de novos produtos e serviços. Porém, alguns questionaram, se eles têm resultado em melhorias de fato, ou se são apenas simples mudanças que só agregam mais custos ao processo. Um erro comum é considerar que melhoria se dá pela aquisição e uso de novas tecnologias. Ao tomar esta postura, alguns acabam deduzindo que a tecnologia resultará em uma melhoria, o que não é verdade, vide exemplos mencionados anteriormente.

Como trabalhar com tecnologias?

Para se ter vantagens com as novas tecnologias, os processos para representam conquistas tecnológicas relevantes dentro da organização deveriam ser colocados juntamente com os processos que trazem benefícios tecnológicos. Em certas situações, uma organização pode também conseguir se envolver durante os primeiros estágios do desenvolvimento de novas tecnologias. Isso pode ser feito pelo estabelecimento de parcerias com outras organizações ou permitindo aos desenvolvedores testarem a tecnologia na sua própria organização.

A identificação de novas tecnologias começará respondendo à terceira questão fundamental do modelo de melhoria (Quais mudanças podemos fazer que resultem em melhoria?). Mas não podemos esquecer que outras duas questões do modelo (O que nós estamos tentando realizar? e Como sabemos se uma mudança é uma melhoria?) deveriam também ser respondidas. Isso reduzirá a aquisição de tecnologia para fins tecnológicos em si, e não para fins de melhoria.

Como usar a tecnologia?

As organizações poderiam determinar os modos de testar novas tecnologias em pequena escala, o que deve ajudar a reduzir o risco em trazê-las para a organização. Alugar ou fazer “leasing” de novos equipamentos, comprar pequenos lotes de novos materiais e utilizar novos remédios em animais antes das pessoas, são exemplos de caminhos para testar novas tecnologias.

Assim como qualquer outra mudança, o uso de novas tecnologias enfrentará resistência e outros problemas. Algumas pessoas encontrarão dificuldade em ter que mudar para usar novas tecnologias. Quando os computadores começaram a ser usados, algumas pessoas se sentiam mais confortáveis usando a máquina de escrever e os arquivos em pastas. Geralmente não é fornecido um treinamento adequado. Às vezes, quando é fornecido, pessoas arrumam uma desculpa para evitá-los. Para diminuir estes problemas, a gerência deveria ter um planejamento para ajudar estas pessoas na transição do uso de novas tecnologias.

Quer dicas quentes para usar a tecnologia?

Não automatize um sistema ruim: as vezes, uma empresa acaba tentando automatizar um sistema com problemas. Isso apenas permite que erros sejam cometidos mais rapidamente. Nesse caso, o uso da tecnologia acaba sendo uma mudança de alto custo que não resulta em melhoria. Uma melhoria pode ser feita simplesmente com o reprojeto do sistema. Mudanças tais como: demonstração dos erros (más interpretações) e simplificação do formulário, minimização do número de “handoffs”, e padronização do sistema, devem ser consideradas. Ciclos deveriam ser planejados para reprojetar o sistema antes que uma mudança que envolva automatização seja desenvolvida e testada.

Reserve soluções tecnológicas p/ melhorar sistemas estáveis em vez de solucionar causas especiais: antes que seja desenvolvida uma mudança que envolva tecnologia, deveria ser compreendido se causas especiais afetam a variabilidade no sistema. Se o sistema acima foi estudado por pessoas na fábrica, elas podem descobrir que circunstâncias especiais foram a fonte de muitas das variações. Circunstâncias especiais podem incluir mudanças nos lotes de matérias-primas, substituição dos operadores, ou mudanças nas condições de operação. Embora os novos equipamentos pudessem aliviar o efeito dessas causas especiais, uma mudança a mais no custo efetivo poderia ser possível. Uma vez que as causas especiais foram identificadas e removidas, se for necessária redução adicional da variação, então será requerida uma mudança fundamental a mais. Somente, então, deveria ser considerado o uso de novas tecnologias.

Como o trabalho focado ajuda na tecnologia?

Concentre as mudanças nos gargalos: um “gargalo” numa organização significa qualquer momento onde a demanda por um recurso é maior que sua disponibilidade. Uma vez que o limite do sistema é definido pela capacidade no gargalo, mudanças deveriam ser direcionadas ao aumento do fluxo por meio daquele recurso. O uso da tecnologia para aumentar a capacidade nas áreas que não são gargalos, não resultarão no aumento da eficiência do sistema. Isso apenas resultará em maior tempo de espera no gargalo. Um hospital usou novas tecnologias para aumentar o fluxo de entrada dos pacientes. Isso não diminuiu o tempo total para os pacientes conseguirem seus quartos porque a saída dos pacientes era o gargalo no sistema.

Uma tecnologia não confiável é pior que nenhuma tecnologia: uma vez que uma mudança que envolva tecnologia é implementada, as pessoas acreditam em seu desempenho. A nova tecnologia deveria, consequentemente, ser completamente testada de forma a não deixar dúvidas sobre sua confiabilidade. Um GPS que não funcione direito, é pior do que nenhum GPS. Pois se você não o tivesse, iria buscar soluções alternativas para resolver seu problema, como comprar um mapa ou pedir auxílio à um amigo.

Enfim, não automatize o caminho da vaca. Você agregará mais complexidade e custos ao seu processo, o que não é bom para a melhora dos seus resultados em geral.