Quando as organizações começam a trabalhar com projetos de melhoria de processos, muitas oportunidades surgem, mas certamente, não é possível resolve-los todos de uma vez. No artigo de hoje daremos algumas dicas de como selecionar a prioridade dos seus projetos de melhoria, a qual é uma dentre diversas habilidades, que um profissional Black Belt Six Sigma precisa dominar.
O livro “Estratégia Six Sigma” agrupa os possíveis critérios para seleção de projetos sendo que os mesmos são agrupados três grandes categorias:
- Critérios de Resultados ou Benefícios da Empresa:
- Impacto nos clientes externos e nas necessidades;
- Impacto na estratégia empresarial, posição competitiva;
- Impacto nas competências atuais;
- Impacto financeiro (redução de custos, aumento de vendas, ganho na fatia de mercado);
- Urgência;
- Tendência;
- Sequencia ou Dependência.
- Critérios de Viabilidade:
- Recursos necessários;
- Habilidade disponível;
- Complexidade;
- Probabilidade de sucesso;
- Apoio ou engajamento.
- Critérios de impacto organizacional
- Benefícios da aprendizagem;
- Benefícios transfuncionais.
Lembre-se: você pode ter outros critérios que sejam mais relevantes à sua empresa e não utilize todos os critérios simultaneamente para a seleção dos projetos. Selecione de cinco a oito fatores que sejam mais relevantes para sua organização.
Qual o Efeito de Melhoria nas Pessoas?
Como são afetadas as pessoas em uma organização com os enfoques em fazer mudanças que resultam em melhoria do ponto de vista do cliente? As mudanças em cada categoria produzem conseqüências particulares. Uma estratégia de melhoria requer um jogo diferente de ações planejadas para cada categoria abordando a dimensão humana de mudança.
Categoria 1: Eliminando problemas de qualidade.
O trabalho nesta categoria normalmente é focado em uma unidade individual, processo ou produto. A necessidade de mudança é óbvia a todo o mundo uma vez que os problemas são visíveis (por medição ou melhorias de comunicação). É relativamente fácil observar as pessoas de todas as partes da organização envolvidas em desenvolvimento, testando, e implementando uma mudança desde o conhecimento do sistema atual, está normalmente é uma parte importante do esforço de melhoria.
É importante para os gerentes manter o enfoque das mudanças melhorando o sistema em lugar de culpar as pessoas pelo problema. Os tipos de mudanças típicos nesta categoria (padronização, testes, treinamento, e assim por diante) freqüentemente resultam em um ambiente de trabalho melhor. Também é relativamente fácil preparar as pessoas afetadas pela mudança para a implementação por causa do âmbito pequeno e do grau de mudança.
Porém, melhorias nesta categoria podem resultar na necessidade de menos trabalhadores. Por exemplo, se atualmente são refeitos 10 por cento de relatórios, uma melhoria no re-trabalho poderia resultar na necessidade de 10 por cento menos de trabalhadores (assumindo aquela demanda que permanece constante). Procedimentos devem ser tomados para realocar estes recursos para um trabalho produtivo, mas nem todo o mundo vai apreciará perder seu antigo trabalho.
Categoria 2: Fazendo reduções de custo.
Mudanças nesta categoria afetam freqüentemente grandes partes da organização e podem ser muito devastadoras às pessoas na organização. Comunicar a necessidade de mudança e preparar a organização para implementação são os esforços principais que têm que ser administrados cuidadosamente. A todo o mundo afetado na organização deveria ser dada uma oportunidade para entender as forças externas que freqüentemente dirigem a necessidade de mudança.
Quando a redução de custos é alcançada eliminando desperdício ou cortando recursos, a administração do deslocamento das pessoas na organização é freqüentemente o aspecto mais importante da mudança. Reduções de custo também podem ser alcançadas aumentando a capacidade da organização sem somar recursos. Aumentando rendimento e reduzindo tempo, podem ser reduzidos custos de unidade sem grandes efeitos ou recursos. Isto resulta em uma posição competitiva melhor e segurança de trabalho aumentada. Mudanças deste tipo freqüentemente têm um enfoque positivo para categoria dois de melhorias.
Categoria 3: Expandindo expectativas do cliente.
Mudanças nesta categoria são potencialmente excitantes e benéficas às pessoas na organização. O objetivo é cultivar o negócio com novos produtos e serviços. Esta inovação requer tempo e risco, novas formas de pensamento, experimentação, e aceitação de fracasso. Uma organização precisa de um espírito empresarial para desenvolver mudanças na categoria 3.
Pode haver atrito e ressentimento entre as pessoas envolvidas nas atividades de mudança e nas pessoas que têm que manter o funcionamento empresarial. Algumas organizações tiveram êxito lançando mão de grupos informais fora da estrutura organizacional para focar a categoria 3 de melhorias. A implementação de mudanças nesta categoria normalmente oferece oportunidades novas e desafios às pessoas da organização.
Como o Black Belt Six Sigma constrói o Sistema de Melhoria?
Há várias coisas que devem acontecer se uma organização procura mudanças contínuas que conduzam à melhoria do ponto de vista do consumidor. É prioritário estabelecer um sistema de melhoria que sirva de pano de fundo para conduzir a mudança. Como mencionado anteriormente, cinco atividades chave podem ser usadas pelos líderes para dirigir, gerenciar e dar suporte à organização nesta direção. Novamente, estas são:
- Estabelecer e comunicar o objetivo da organização.
- Enxergar a organização como um sistema.
- Projetar e Gerenciar um sistema que reúna informações para a melhoria.
- Conduzir um plano de melhoria e integrá-lo com o plano de negócios da empresa.
- Gerenciar atividades de melhoria individuais e em equipe.
Essas atividades estão focadas em alinhar os esforços de melhoria numa organização de maneira que as mudanças desenvolvidas e implementadas levem a organização na direção desejada. As atividades são muito interdependentes e tem que ser consideradas como um sistema. Esta abordagem protege contra a sub-otimização de esforços de melhoria individuais geridos independentemente.
Estabelecendo e Comunicando o Objetivo da Organização.
Mudança requer direção. É trabalho de o líder dar essa direção, reconhecendo e comunicando o objetivo da organização. O objetivo da organização é a razão pela qual a organização existe, o papel na sociedade que ela desempenha. E, a não ser que a organização não desempenhe um papel que tenha valor perene para a sociedade, ela pode não ter um mercado no futuro.
A constância de propósitos é o primeiro dos 14 pontos de Deming para administrar, e aquele enfatizado como o mais importante. Se uma organização deve funcionar como um sistema, então todos têm que saber qual o objetivo comum e como o trabalho de cada um ajuda a alcançar esse objetivo. Desenvolvendo e comunicando uma declaração formal desse objetivo, promove uma compreensão comum do negócio para as partes envolvidas. Desenvolver essa declaração é um papel para os líderes da organização, e um dever para a alta direção da empresa.
Simplesmente enunciar a declaração de objetivos da organização não é o suficiente para conseguir a constância de propósitos. É necessário, também, criar um ambiente em que todos na organização possam trabalhar na direção desses objetivos. É fácil cuidar apenas dos problemas diários e esquecer que a existência da empresa no longo prazo depende em alocar recursos para o futuro. A constância de propósitos em uma organização pode ser mantida pelos líderes fazendo o seguinte:
- Comunicando o objetivo por toda a organização.
- Utilizar a declaração de propósitos como alvo para todos os esforços de melhoria.
- Alocar recursos para a pesquisa.
- Alocar recursos para educação e treinamento.
- Balancear as necessidades de curto prazo com as melhorias de longo prazo nos produtos e serviços.
- Dar oportunidades a todos na organização para participar da melhoria.
É difícil para uma organização manter constância de propósitos a menos que todos saibam por que ela existe. Mesmo em pequenas empresas, as pessoas freqüentemente têm idéias diferentes sobre os objetivos da organização. Um modo para os líderes comunicarem o objetivo é desenvolvendo uma declaração que explique a missão, os valores, as crenças, ou pressupostos, e a visão da organização. A missão deve incluir qual papel na sociedade ou no mercado a organização pretende preencher e quais as competências básicas da organização. Os valores, crenças ou pressupostos definem como os membros da organização deve se portar para cumprir a missão. A visão diz aonde a organização quer chegar ao futuro. Algumas outras possíveis partes da declaração de objetivos são papéis, temas e slogans.
