Benchmarking é uma prática de análise de outras empresas, instituições e organizações – concorrentes, relacionadas ou destaques no mercado –, buscando realizar um processo de comparação, avaliação e aprendizado. O objetivo é elevar o desempenho da empresa.
Um livro popular de Robert Camp define benchmarking como:
“O processo de identificação e de aprendizagem das boas práticas ou do melhor desempenho de qualquer indústria para identificar potenciais mudanças para inovação”
Outra definição, parecida é: O processo de identificação e aprendizado das melhores práticas ou dos melhores desempenhos de outras organizações, para identificar potenciais mudanças para melhorias.
Qual a origem do Benchmarking?
O termo benchmarking ganhou popularidade a partir de 1970, tendo sua origem atribuída à Xerox Corporation, uma empresa estadunidense de tecnologia da informação e serviços.
Nos últimos anos da década de 70, enquanto os lucros e sua participação no mercado caíam, a Xerox começou a perceber que as empresas japonesas de fotocopiadoras estavam vendendo seus produtos mais barato do que a Xerox conseguia produzir.
A empresa, então, começou a comparar-se diretamente com essa nova concorrência em termos de custo unitário de produção, métodos de produção, tempo de introdução de novos produtos no mercado, entre outros, para conseguir entender melhor o que deveria fazer para continuar no negócio.
Com o estudo, a Xerox obteve os seguintes resultados:
- A proporção do número de trabalhadores indiretos em relação aos diretos da Xerox era o dobro daquele dos concorrentes;
- A concorrência possuía nove vezes mais fornecedores que os concorrentes;
- Os componentes rejeitados na linha de montagem da Xerox eram dez vezes maiores;
- O tempo de introdução de novos produtos da Xerox era duas vezes mais longo;
- Os defeitos por cem máquinas eram sete vezes maiores na Xerox.
Um estudo profundo conduzido acabou reconhecendo a necessidade de rever a empresa, que passou então a avaliar-se externamente através de um processo sistemático que ficou conhecido como o processo de benchmarking competitivo.
O termo é derivado da palavra "benchmark", que se refere a um padrão ou referência usada para medir e comparar a qualidade e a eficácia de algo.
Qual é o conceito de Benchmarking?
Nos últimos anos, a prática do benchmarking tem sido usado por muitas organizações como um método para ajustar o objetivo dos seus esforços de melhoria.
Benchmarking é o processo de identificação e aprendizado das melhores práticas ou dos melhores desempenhos de outras organizações, para identificar potenciais mudanças para melhorias na sua própria empresa.
É nesse sentido que usamos o termo no processo de melhoria. O benchmarking, na sua forma mais simples, é meramente olhar ao nosso redor para verificar como os outros fazem as coisas e tentar aprender novas abordagens e possibilidades que podem ser aplicadas.
Não é apenas copiar tudo que a concorrência faz. É necessário que você compare e analise as informações, porque nem sempre o método pode ser aplicado a qualquer empresa.
Todos podemos nos beneficiar com isto, e a maioria das organizações já faz isto de maneira informal. É um método formal, com alguma estrutura, para fazer as observações e, em seguida, usar as informações coletadas para melhorias.
Camp (1989) e Bemowski (1991) fornecem métodos detalhados para coletar e usar as informações, e eles recomendam que esse método se torne uma parte contínua das operações de uma organização.
Além disso, o benchmarking pode comparar como as coisas são feitas diferentemente (práticas), ou pode comparar medições feitas em processos (métricas).
Por exemplo, pode-se olhar um processo como um balanço contábil, comparar algumas medições-chave de balanços contábeis de diferentes organizações e tentar aprender algo a partir dessas diferenças.
Também pode ajudar a entender como são conduzidos os processos contábeis de diferentes organizações e tentar aprender com essas diferenças.
Quais os 3 tipos de Benchmarking?
Benchmarking competitivo
Pode ser utilizado como um modo de informar às pessoas quão bem ou mal estão se saindo contra a concorrência direta. A principal desvantagem é que pode ser difícil ou mesmo impossível obter informações sobre os processos, desempenhos ou metas da concorrência.
Benchmarking funcional
Compara funções específicas (ex.: distribuição, logística, gestão de estoques de peças sobressalentes etc.), com os melhores dos seus setores ou o melhor na prática específica, independente do setor.
Benchmarking interno
É a comparação de desempenhos, práticas e processos com outras operações do próprio grupo a que pertence a empresa analisada.
A maioria das pessoas tem uma ideia fixa na cabeça de que benchmarking é apenas copiar as melhores práticas que as empresas concorrentes estão adotando.
Copiar o que outras empresas realizam sem compreender a teoria subjacente não é uma prática eficaz e pode levar a resultados desastrosos.
É muito mais que isso. É uma filosofia de superação. De nada adianta observar e imitar as técnicas que nossos melhores concorrentes adotam ou os produtos que eles desenvolvem.
É preciso que, a partir da observação, consigamos entender os propósitos pelos quais eles fazem o que fazem, descobrindo o que eles buscam atingir com isso. Só assim, poderemos melhorar o nosso desempenho de modo a superá-los.
O bom benchmarking se concentra em entender os mecanismos causais (a razão de algo funcionar bem) e ainda existem o Benchmarking Genérico e o Benchmarking com cooperação.
Quais sãos os mitos do Benchmarking?
O benchmarking é uma prática muito benéfica às empresas, contudo, existem alguns mitos sobre ele que podem levar a abordagens inadequadas. Alguns exemplos desses mitos são:
- É só copiar: o objetivo do benchmarking é aprender com outras organizações, identificando suas melhores práticas e adaptando-as à sua empresa. A cópia pura e simples não é efetiva, de maneira alguma;
- É rápido e fácil: o benchmarking envolve coleta e análise de dados, uma boa escolha de parceiros e um bom plano de implementação das melhorias. Logo, requer tempo de planejamento antes, durante e depois de acontecer e dedicação para que aconteça da melhor forma possível;
- É apenas para grandes empresas: empresas de todos os tamanho, de pequenas a grandes corporações, podem se beneficiar do benchmarking. O importante é escolher as métricas e os parceiros certos, que se assemelhem com seu desempenho;
- É só para o setor privado: setores públicos e organizações sem fins lucrativos também podem se beneficiar do benchmarking, ajudando a identificar oportunidades de melhoria e aumento de eficiência;
- É uma moda passageira: essa prática existe há décadas, como visto nos tópicos acima, e continua relevante. É uma ferramenta valiosa para as empresas buscando melhorar suas práticas, processos e operações;
- Leva à perda de identidade corporativa e inovação: uma empresa não precisa, nem deve, abandonar suas própria identidade na implementação de melhorias práticas. Na realidade, o benchmarking serve como ferramenta para complementar e aprimorar as competências e habilidades já existentes na empresa.
Quais os princípios do Benchmarking?
Alguns dos princípios do benchmarking são:
- Foco no cliente;
- Comparação contínua;
- Aprender com os melhores;
- Colaboração;
- Metas e medição claras;
- Adaptabilidade e inovação;
- Engajamento e comprometimento da liderança;
- Comunicação eficaz.
Qual o objetivo do Benchmarking?
Os (bons) técnicos de futebol são bons exemplos. Eles observam o que existe de melhor nos times rivais que estão disputando o mesmo campeonato e tiram lições disso. Lições completas.
Quem acompanha futebol tem visto que um esquema utilizado é o 4-2-3-1. Muitos técnicos brasileiros utilizam esse sistema de jogo e o adotam na sua equipe.
Para que esse esquema funcione, é preciso ter atacantes de velocidade pelos lados do campo. Sem jogadores com essas características é impossível que esse esquema funcione bem.
Esse é o objetivo. Devemos ter isso sempre em mente ao observar nossos concorrentes. Um benchmarking mal feito, além de soar como plágio, nunca vai te levar a superar a qualidade da concorrência, levando inevitavelmente a parecer uma cópia barata e pouco criativa.
Quais as etapas do Benchmarking?
Agora que já vimos o que é e para que serve, vamos explicar um passo a passo de como se elabora um benchmarking.
- Identificar o que deve ser comparado;
- Identificar companhias comparáveis;
- Determinar o método de coleta de dados e coletar os dados;
- Determinar o atual "desvio" de desempenho;
- Projetar futuros níveis de desempenho;
- Divulgar os resultados do benchmarking e conseguir sua aceitação;
- Estabelecer objetivos funcionais;
- Desenvolver planos de ação;
- Implementar ações específicas e monitorar o progresso;
- Recalibrar as “marcas de comparação”.
Como se dá a utilização?
Como já mencionado acima, o processo pode comparar como as coisas são feitas diferentemente (práticas) ou pode comparar medições feitas nos processos (métricas).
Essas comparações poderão ser feitas com outros processos internos, outras companhias do mesmo negócio ou entre executivos reconhecidos numa dada função.
Com frequência, o primeiro impulso seria comparar as medições, por exemplo tempo de ciclo, custo/unidade, trabalho/pedido etc. Porém, qualquer interpretação destas medições requer uma compreensão de como o trabalho é feito.
Assim, é provavelmente melhor iniciar o benchmarking pelas práticas.
Um dos benefícios é a visão externa que ele traz para uma organização. Mesmo numa organização compromissada com as melhorias, a gerência interna da organização pode não ser capaz de julgar quanta melhoria é possível numa dada área.
O benchmarking pode ser útil para uma equipe de gerenciamento tentar estabelecer as prioridades de seus esforços.
Em muitos aspectos, o benchmarking é simplesmente a prática de manter-se a par dos desenvolvimentos em nossa profissão ou campo de trabalho.
Camp (1989) amplia essa ideia, enfatizando que podemos frequentemente aprender a partir da maneira como outras organizações executam um processo similar ao nosso.
Que tal um exemplo?
Por exemplo, os supermercados foram os primeiros a usar scanners eletrônicos para registrar a saída de mercadorias dos estoques. Uma companhia que pratica benchmarking de maneira ativa descobriria este método e o adaptaria a outras aplicações, mesmo que não fosse do negócio de supermercados.
Outras aplicações poderiam incluir o gerenciamento do estoque num almoxarifado, ou controle de peças numa linha de montagem.
Os processos nos quais os fornecedores e clientes são internos a uma organização podem ser particularmente beneficiados.
Apesar do cliente e fornecedor poderem concordar com o que o processo deveria fornecer, isto pode não estar baseado numa compreensão atualizada das possibilidades. Ambos podem não estar cientes de que há melhores possibilidades.
Nessa situação, uma visão externa, como a fornecida pelo benchmarking, pode ser particularmente útil. Os processos que servem clientes externos tendem a ter um feedback imediato caso seus processos ou produtos precisem de melhorias.
Os clientes podem informar-lhes das opiniões feitas por outros, ou mesmo mudar para um fornecedor alternativo. Assim é possível que organização receba um estímulo externo a partir do qual aprende.
O que devemos observar?
O benchmarking pode revelar um método que funciona bem em uma determinada situação, mas não significa que esse novo método possa ser diretamente copiado.
Por exemplo, a empresa “A” pode gastar muito menos para pagar suas contas que a empresa “B”, pelo fato de seu processo possuir menos etapas.
Talvez isso se deva ao fato da empresa “A” ter construído relacionamentos com seus fornecedores baseados num longo histórico de confiança e cooperação.
Tais relacionamentos não podem ser construídos rapidamente. Se a empresa “B” tentasse adotar o processo da empresa “A” imediatamente, o resultado poderia ser desastroso. Esse exemplo ilustra o risco de copiar uma parte de um sistema sem compreender o sistema como um todo. Com frequência não podemos olhar de fora para uma empresa e compreender facilmente seus sutis mecanismos internos.
Como planejar o benchmarking?
Após ter selecionado qual área de nossa empresa se beneficiaria do benchmarking, precisamos planejar o ciclo. Tom Carter, Ex-vice Presidente de Qualidade da Alcoa, diz que 70% do sucesso do projeto depende do planejamento.
Os seguintes pontos precisam ser considerados:
- Quais são os clientes do estudo?
- Qual é o escopo do estudo?
- Quais características serão mensuradas?
- Quais informações sobre o assunto estão facilmente disponíveis?
- Quem é um bom candidato para o benchmarking?
- Quais questões específicas precisam ser respondidas?
- Qual a melhor maneira de responder a essas questões?
Resumo
- O Modelo para Melhorias fornece um método para conduzir os estudos sobre o benchmarking;
- O benchmarking é um conjunto formal de procedimentos para investigar as melhores práticas e adaptá-las aos nossos negócios;
- O benchmarking pode incluir medições de um processo (métricas) ou observações de como as coisas são feitas diferentemente (práticas). Normalmente, ambas são necessárias;
- O benchmarking é normalmente realizado como uma série de ciclos PDSA (tipicamente três ciclos);
- Deve-se estar ciente de que nem todas as boas ideias de um estudo de benchmarking podem ser imediatamente adaptadas, devido a outras diferenças numa organização. É preciso conhecer o outro sistema de maneira global ao adaptar novas ideias;
- Um benchmarking bem-sucedido exige que uma organização se sinta confortável com a ideia de que não tem todas as respostas;
