Você já lutou para comunicar sua mensagem?
As chances estavam lá, e não havia nada errado com o que você estava tentando dizer. É só que você precisava trabalhar na maneira de dizer. Neste artigo, vamos ajudá-lo a se tornar um melhor comunicador abordando seis áreas de comunicação:
- Compreendendo o básico.
- Planejando suas comunicações.
- Comunicando-se bem na parte escrita.
- Comunicando-se efetivamente face a face.
- Fazendo reuniões produtivas.
- Fazendo grandes apresentações.
Como entender o básico de como se comunicar?
É importante adotar uma abordagem sistemática para a comunicação, dada a ampla gama de canais disponíveis, como e-mails, materiais de marketing, apresentações e outras formas escritas e faladas.
Lembre-se, a comunicação é um processo de duas mãos: além de falar ou entregar uma mensagem, é importante ouvir a resposta da outra pessoa. Por exemplo, você pode aprender a ouvir de forma empática o que demonstra sua atenção e compreensão do que está sendo dito. Também ajuda a ouvir ativamente, que envolve o adiamento do julgamento até que você tenha ouvido tudo o que a outra pessoa tem a dizer.
À medida que você adquire essas habilidades, descobrirá que desenvolver suas habilidades de comunicação é tanto sobre como melhorar a qualidade de seus relacionamentos como se trata de se expressar.
Desenvolva empatia e faça um esforço para apreciar os pontos de vista de outras pessoas. Quanto mais você chegar a compreensões compartilhadas com colegas e clientes, melhor você poderá criar conexões de alta qualidade com elas. Em conjunto, essas habilidades tornam seu local de trabalho mais feliz, mais coeso e mais produtivo.
Como planejar a comunicação?
O propósito do Planejamento de Comunicação é obter a mensagem certa para as pessoas certas, da maneira correta. Parece simples, mas muitas pessoas não conseguem planejar suas comunicações adequadamente. Isso pode levar a mal-entendidos, frustração e oportunidades perdidas.
Uma abordagem eficaz é usar uma estrutura de estratégia para identificar e entender o seu público e pensar sobre a melhor forma de alcançá-lo. Não faça suposições. Ouça de forma inteligente o que o seu público precisa. Faça as perguntas corretas da maneira correta, para obter a maior quantidade de informações possível durante a fase de planejamento.
Quando estiver pronto para compor sua mensagem, use ferramentas como o Triângulo Retórico para levar em conta as expectativas das pessoas, o contexto da mensagem e o que deseja que sua mensagem atinja. Além disso, você pode usar a Sequência Motivada de Monroe para chamar a atenção do seu público e criar um chamado convincente para a ação.
Você também pode tentar envolver as emoções das pessoas com narração de histórias. Esta é uma técnica poderosa e persuasiva que pode ser usada tanto para informar o público como para estabelecer um terreno comum.
Seja qual for o meio ou o estilo que você escolhe, lembre-se de manter sua mensagem simples e evitar o uso do jargão. Nosso artigo sobre os 7 Cs pode ajudar com isso. Mantenha a informação que você está apresentando bem organizada em pedaços autônomos que são fáceis de entender e deixe a simplicidade e a clareza serem seu guia.
Como comunicar na forma escrita?
Ninguém quer perder tempo decodificando e-mails porcamente escritos, relatórios divertidos ou mensagens excessivamente complicadas. É por isso que as habilidades efetivas de escrita são uma obrigação.
Suas comunicações escritas competem com muitas outras mensagens, então você precisa chamar a atenção dos seus leitores e garantir que eles obtenham informações importantes o mais rápido possível. Aqui é onde a Escrita de Pirâmide Invertida é útil, pois coloca os pontos-chave no topo da sua mensagem.
Brevidade, clareza e uso de linhas de assunto inteligentes são estratégias essenciais para o e-mail efetivo. Evite divagar, usando o tom errado e outros erros comuns. Este conselho também se aplica a mensagens instantâneas (IM), mas você deve ser ainda mais conciso com isso, pois longos blocos de texto podem ser difíceis de ler e digerir no IM.
Os textos mais longos, como os relatórios de negócios, também precisam ser organizados de forma clara e lógica, para que o leitor saiba exatamente onde procurar a informação que ele ou ela precisa. Isso evita documentos que mais se parecem com uma massa de dados não estruturados.
Como comunicar de maneira efetiva pessoalmente?
A comunicação cara-a-cara oferece a melhor oportunidade para construir boas relações e se envolver pessoalmente com as pessoas. Usar pequenas conversas pode colocar a outra pessoa à vontade, mas não deixe de ouvir atentamente suas respostas. Eles podem ensinar-lhe muito sobre seus interesses e valores, e você pode aprender que tipo de linguagem usar para construir um relacionamento.
Pode haver momentos em que você é "apanhado no lúpulo", por exemplo, se você tiver que responder a uma pergunta inesperada ou ser convidado a cobrir alguém em uma apresentação em breve. Nossos artigos, pensando em suas habilidades de falar improvisadas, podem ajudá-lo a lidar com essas situações com confiança.
Da mesma forma, você pode ter uma chance inesperada de lançar seu produto ou serviço para um cliente potencial. Embora você não tenha estado preparado para o encontro, você ainda pode aproveitar a oportunidade se tiver um discurso de elevador convincente pronto.
Também vale a pena lembrar que você se comunica com sua aparência e linguagem corporal muito antes de dizer uma palavra, então é importante fazer uma boa primeira impressão. Na verdade, quando as pessoas estão falando sobre seus sentimentos e emoções, a parte verbal da mensagem pode equivaler a apenas sete por cento do total. Um comunicador habilidoso aprende a ler e usar linguagem corporal e pistas visuais para reforçar sua mensagem.
Como se comunicar para tornar as reuniões produtivas?
Uma reunião pode ser um fórum para compartilhar ideias fantásticas, tomar decisões arrojadas e inspirar-se. No entanto, em organizações onde eles são manipulados incorretamente, as pessoas muitas vezes consideram que eles são um mau uso de seu tempo. Reuniões efetivas não acontecem do nada, exigem um conjunto específico de habilidades de comunicação.
As possibilidades são, vocês se afastaram do tópico, não tinham um objetivo claro, ou eram dominados por participantes que só eles falavam. Isso pode ser cansativo, frustrante e improdutivo, mas não precisa ser assim.
Muitas vezes, há um trade-off entre prestar atenção aos detalhes e manter as reuniões simplificadas. Como resultado, nem todas as reuniões serão executadas para planejar. Se suas reuniões tendem a sair do tópico, você pode usar o Mapeamento de diálogo para "restaurar a ordem". Isso envolve um facilitador, que registra novas ideias e comentários em um quadro branco.
Ter um registro do que foi dito é útil para futuras reuniões. Além disso, quando as pessoas veem suas declarações escritas, eles sentem que seus pontos foram ouvidos e não precisa repeti-los.
Você também tem uma melhor chance de desfrutar de reuniões breves e produtivas se forem dirigidas por um facilitador ou presidente experiente. Ele geralmente é especialista em:
- Projetando e planejando uma reunião.
- Envolvendo as pessoas com quebra gelo adequados.
- Orientar a dinâmica da reunião.
- Gravando os pontos-chave de forma eficiente.
- Certifique-se de que os participantes compreendam o que precisam fazer após a reunião.
Há uma série de dificuldades para evitar a bagunça na comunicação grupal. O principal perigo é que o desacordo construtivo pode se transformar em conflito. Aprender a gerenciar conflitos tornará você um gerente mais confiante e também pode garantir que o conflito seja resolvido de forma positiva. Você também deve evitar o pensamento coletivo e o viés cognitivo.
Como se comunicar em apresentações?
Ser capaz de fazer uma apresentação é uma habilidade de comunicação chave para gerentes, ou para qualquer pessoa com ambições de liderança. E mesmo que se considere ser um "performer" experiente na frente de uma audiência, você ainda deve olhar para as áreas onde você pode desenvolver suas habilidades ainda mais.
O primeiro passo é planejar completamente. Você encontrará uma excelente apresentação muito mais fácil se você tiver tomado o tempo para criar o que você vai dizer. Também é vital escolher uma estrutura e estilo que se adapte ao seu público. Pense sobre o impacto visual que você também pode fazer.
Antes de "tomar o palco", prepare a sala e teste todos os equipamentos ou adereços que você pretende usar. Nada vai quebrar sua concentração e distrair de sua mensagem mais do que uma falha técnica inesperada!
Você precisa manter sua audiência comprometida, então você pode achar útil usar as técnicas de apresentação. Isso, envolve mover-se continuamente entre detalhes tangíveis e conceitos abstratos à medida que você fala.
Se a sua apresentação for bem ensaiada, sua confiança em falar em público aumentará, e você pode pensar mais sobre sua linguagem corporal. Ter um comportamento calmo significa que as pessoas podem se concentrar em sua mensagem sem serem distraídas por movimentos ou gestos nervosos.
Familiarize-se com os erros de apresentação comuns antes do tempo, em vez de aprender sobre eles por meio de uma amarga experiência. Além disso, lembre-se de que mesmo o apresentador mais experimentado pode ficar nervoso de apresentação, mas aprende a superá-los.
