Como criar uma equipe 6 sigma?
Todo novo processo leva tempo para ser implementado. Com o 6 Sigma não é diferente. Para alcançar o objetivo de um projeto de melhoria é necessário passar por etapas que nem sempre são agradáveis. Falamos sobre isto em nosso Green Belt e Black Belt.
Num projeto de melhoria, há a fase em que a equipe costuma apresentar uma resistência forte às mudanças, criando um ambiente de trabalho propício a intrigas e baixa produtividade. Entretanto, se a equipe persistir e superá-la, os resultados começam a ficar visíveis e as pessoas ficam orgulhosas do próprio trabalho (mesmo tendo sido contras no início).
Quais são as fases de uma equipe 6 sigma?
O trabalho em equipe eficiente resulta de um ambiente que favorece a comunicação. Tuckman (1955) escreveu sobre os estágios básicos pelos quais os pequenos grupos passam ao longo do tempo ao construir essa comunicação e relacionamento de confiança e respeito. Esses estágios são comumente descritos como formação (forming), agitação (storming), normalização (norming) e desempenho (performing). Enquanto uma equipe normalmente passa por todos esses estágios, não é incomum que fique paralisada na fase de agitação ou alterne entre a normalização e o desempenho. Familiarizar-se com esse modelo de crescimento, e as armadilhas que podem impedir o crescimento da equipe, pode ajudá-la a atingir e manter o nível "desempenho''. Os seguintes parágrafos descrevem estes estágios
O problema, porém, é que nem todas as pessoas resistem a esta fase de divergências chamada de storming. Muitas chegam muito perto do objetivo final, mas se perdem quando as adversidades chegam. O artigo de hoje traz algumas dicas do livro “The Six Sigma Way- Team Fieldbook” para amenizar os conflitos internos e externos que surgem nesta fase.
Como o storming faz parte do processo evolutivo, o líder do grupo de melhoria deverá saber de que nada do que acontece nesta fase é pessoal. Também deverá ter habilidade para conduzir a equipe durante esta fase.
Como é a fase forming da equipe 6 sigma?
Forming: A ambigüidade e a confusão freqüentemente dominam uma equipe na sua fase inicial de formação. Os membros se perguntam: "Porque estou aqui?"; "Quem são essas outras pessoas?"; "Qual é o comportamento correto?". Durante esta fase, pouca atenção será dada ao propósito da equipe, uma vez que a equipe, ainda, não está capacitada para manter o foco no seu propósito. As pessoas comumente observam e são reservadas e trocam somente as informações básicas.
Agendas ocultas são inseridas na confusão. Haverá solicitação e compartilhamento de informações, mas estas raramente serão relacionadas ao objetivo da equipe. As pessoas normalmente não vão além de observações corriqueiras sobre o problema ou repetição de crenças e "mitos" comuns sobre a situação. Focalizar as barreiras dentro da organização é comum neste estágio de crescimento da equipe. Todas as equipes passam pelo estágio de formação. Algumas equipes passarão por ele muito rapidamente, outras mais lentamente. Essas situações são normais.
Como é a fase storming da equipe 6 sigma?
Storming: O conflito é a maior característica deste estágio de desenvolvimento. As ideias começam a surgir e serão atacadas e defendidas. As discussões da equipe podem vir a ser emocionais e argumentativas, com ataques pessoais, comentários não-solicitados e confrontos que ocorrem entre e durante as reuniões. As pessoas receiam expor dados que poderiam colocá-las numa posição desfavorável. Freqüentemente, as pessoas apontam outros departamentos, fornecedores ou até clientes como fonte do problema. Rupturas podem se desenvolver nesta fase, pois os membros resistem à estrutura do grupo. Os conflitos neste nível podem ser atenuados ou reprimidos, mas raramente são resolvidos.
Como é a fase norming da equipe 6 sigma?
Norming: Neste estágio a equipe começa a resolver seus conflitos de maneira construtiva. Problemas de autoridade e estrutura são resolvidos e regras básicas (normas) são estabelecidas e apoiadas. A equipe começa a emanar um sentimento de coesão. As discussões em equipe começam a se focar nos problemas e não nas pessoas. Os participantes avaliam de maneira realista seus pontos fortes e fracos, assim como os de todos os outros membros. O nível de comunicação envolve mais riscos e, portanto, exige um nível maior de confiança.
Sentimentos e ideias são trocados e a confiança mútua é desenvolvida. Assim que o grupo começa a funcionar como uma equipe, ele consegue focar sua atenção nas questões relevantes do seu propósito. As pessoas começam a revelar dados que sugerem uma necessidade de melhoria na sua área. Elas também começam a aperfeiçoar as habilidades técnicas necessárias para completar a tarefa. Porém, se a equipe não for cuidadosa, poderá desenvolver um comportamento convencido ou complacente, o que pode impedir seu progresso em direção ao estágio final de "desempenho".
Como é a fase performing da equipe 6 sigma?
Performing: Quando o aprendizado e crescimento individuais reais ocorrem, apoiados por sentimentos de facilidade e contentamento, o estágio de crescimento da equipe chamado "desempenho" foi atingido.
Como é a estruturação dessas fases da equipe 6 sigma?
A comunicação aberta é a regra, não a exceção. Os membros tornam-se mais flexíveis nos seus papéis e no reforço mútuo. Os pontos fortes e as necessidades dos respectivos membros são reconhecidos e utilizados para completar a eficiência da equipe. Neste estágio o comportamento da equipe é mais próximo e cooperativo por natureza, freqüentemente a ponto de expandir a amizade entre os membros para fora do local de trabalho. Os membros desenvolvem um forte sentido de união com a equipe e tomam decisões em consenso. O uso de dados e métodos apropriados para o aprendizado torna-se sua segunda natureza. Uma equipe que funciona nesse nível evoluiu para uma unidade interdependente eficiente.
Qual é a duração e a intensidade?
A duração e a intensidade destes quatro estágios variam de equipe para equipe. Às vezes o último estágio, "desempenho", é atingido em uma ou duas reuniões; outras vezes ele somente é atingido após vários meses. Utilize as descrições aqui apresentadas para comparar o histórico de sua equipe com o padrão normal de maturação dos grupos. A compreensão destes estágios de crescimento previne reações exageradas em relação a problemas normais e o surgimento de expectativas irreais que somente aumentam a frustração. Os métodos para a construção e manutenção de uma equipe ajudam-na através destes estágios. Com paciência e esforço, o conjunto de pessoas independentes cresce para se tornar uma equipe.
Um bom trabalho de equipe exige conhecimentos e aptidões especiais, como qualquer outra disciplina. A questão que surge para todas as organizações é: "Como podemos aumentar e apoiar o trabalho de equipe, não somente para alcançar a melhoria, mas em relação a todos os aspectos do nosso negócio?". O objetivo desse Capítulo é fornecer métodos que ajudem uma equipe a progredir o mais rapidamente possível para o quarto estágio do desenvolvimento, “desempenho”. Estes métodos também ajudam a equipe a permanecer nesse nível , assim que for atingido. Dois tipos de métodos são apresentados aqui: (1) métodos para gerar estrutura; e (2) métodos para melhoria contínua.
Equipe 6 Sigma: Dicas
- Não se apavore
- Os membros da equipe começarão a mostrar sinais de impaciência, irritação e raiva assim que eles perceberem que os problemas que eles estão tentando solucionar simplesmente não desaparecem num passe de mágica. Não ignore essas emoções ou tente pressionar explicando as regras básicas. Na verdade, essas reações da equipe são normais nesta fase, e o líder da equipe deverá explicar que esta fase é necessária para que as ideias surjam.
- Reconheça que o storming reflete a fase máxima de energia
- As fortes emoções associadas com o storming se originam da espera para fazer um bom trabalho, realizar melhorias e realmente fazer algo, não apenas falar. A equipe precisará dessa energia para realizar as melhorias. O líder deve assegurar à equipe que o DMAIC realmente funciona, se aplicado corretamente.
- Solucione problemas simples. Comece eliminando os passos do processo que não agregam valor para os clientes
- A equipe precisa ter cuidado para não se precipitar nas ideias de mudança e acabar criando mais problemas. Porém, não há necessidade de se esperar por semanas ou meses se a solução para o problema for óbvia e fácil de resolver. Mudanças precipitadas são arriscadas porque são feitas sem um entendimento pleno do problema, mas as equipes são normalmente mais motivadas por pequenas vitórias do que por grandes discursos do líder ou o do patrocinador do projeto.
- Certifique de que todos na equipe estejam presentes em todas as reuniões do projeto
- Na fase da definição, membros da equipe precisam entrevistar os clientes e traduzir suas necessidades em requisitos mensuráveis. Eles também precisam confirmar que o mapa dos processos é na verdade o que acontece no processo, mesmo que as regras básicas precisem ser discutidas e refinadas. Assegure que nenhum membro fique ocioso e critique o trabalho para outros membros.
- Deixe claro aos membros da equipe sobre o que se espera deles
- Alguns membros da equipe, ao passar pela fase de storming, se veem cercados por incertezas, não conseguindo enxergar o que ele deve fazer. Estes membros precisam ser treinados para que executem suas tarefas, mesmo que talvez eles se sintam inseguros.
- Trabalhar em pares
- Explore “poder da dupla” em todas as oportunidades. Separe as pessoas por pares com habilidades complementares. Trabalhar em dupla ajuda manter a equipe comprometida com suas tarefas por um tempo maior.
