Quais são as habilidades para projetos de melhoria?
Muitas pessoas gostariam de aumentar sua eficácia e eficiência na realização de mudanças que resultem em melhoria por meio do domínio das habilidades para projetos de melhoria. Elas podem fazer isto se tornando mais hábeis em responder, ou ajudando outras pessoas em responder, as três questões fundamentais para melhoria introduzida no capítulo um. Além disso, para aumentar seus conhecimentos na atividade ou coisas que elas querem melhorar o quê as pessoas deveriam aprender para ajudar a si próprias a se tornarem mais qualificadas em respondem estas questões e na realização de melhorias?
As pessoas descobriram que após tornar confortável com a forma básica do modelo de melhoria, um estudo das seguintes áreas amplia suas habilidades em fazer melhorias:
- Usando dados e informações: O quê é isto? Por que usaremos isto? Como usaremos isto para o aprendizado? Qual informação está contida nos padrões de variação de dados? De onde vem a variação? Como podemos usar essa informação para orientar ações em melhoria?
- Desenvolvendo uma mudança: O quê é mudança? De onde surgem as idéias? O quê deve ser considerado quando na tentativa em desenvolver mudança apontando para um impacto positivo em longo período. Como a mudança afetará as outras áreas e pessoas?
- Testando a mudança: Podemos nós estar certos que a mudança que desenvolvemos resultará em melhoria? Como podemos testar a mudança? Poderá o teste nos predizer a melhoria, uma vez a mudança implementada?
- Implementando uma mudança: Não é suficiente saber que a mudança será uma melhoria. Quais são as barreiras para fazer uma mudança permanente? Qual é a função do ciclo PDCA na implementação? Como a resistência à mudança pode ser reduzida?
- Trabalhando com pessoas: Como obteremos a cooperação necessária e apoio para as melhorias?
A análise de dados como uma das habilidades para projetos de melhoria?
Para fazer mudanças efetivas nós devemos ser observadores. Nós precisamos dar uma olhada em nosso redor e perceber o que está acontecendo antes da mudança e o que está diferente depois dela. O uso da informação prevalece uma importante função em mudar de uma abordagem de tentativa e erro descrito no capítulo um para uma abordagem de tentativa e aprendizado. A coleta e análise da informação são importantes quando um ciclo é necessário para responder qualquer uma das questões fundamentais no Modelo para Melhoria, e elas são importantes a qualquer tempo quando um ciclo é usado para testar ou implementar uma mudança.
A observação é uma importante fonte de aprendizado na tentativa de melhoria. Existem, por outro lado algumas fraquezas associadas com confiança somente na observação. Nossas mentes filtram observações. Geralmente nos observamos somente o que nós esperamos observar. Além disso, nossas observações são afetadas pelas observações passadas, especialmente aquelas ocorridas recentemente. Por exemplo, uma temperatura de 25 graus centígrados parecerá quente se em semanas atrás estivéssemos em 15 graus e ela também parecerá fria se semanas atrás estivéssemos em 35 graus. O uso das informações nos ajudará com essa e outras fraquezas no uso da observação individual.
Quando a palavra “dado” é mencionada, muitas pessoas imediatamente começam a pensar sobre computadores, engenharia, estatística e outras disciplinas altamente técnicas. Se você em um minuto, por outro lado, para e pensa sobre atividades que você está regularmente envolvido, você verá que a coleta e uso de dados são comuns para todos nós. Por exemplo, em muitas atividades esportivas (como boliche e golfe) a coleta de dados é muito grande. Cada uma dessas atividades possui sua própria forma especial de coleta (um placar) que é usado por centenas e milhares de pessoas. Nossos filhos trazem dados para nós para sabermos como estão indo na escola (boletins de uma forma geral).
Nossos bancos nos enviam extratos para sabermos como estão nossas finanças. Algumas pessoas efetuam a média de quilometragem por litro de seus carros ou seus pesos. Muitas pessoas mantêm dados de receitas e despesas para efetuar o balanço de contas.
Dado pode ser definido como registro de uma observação ou medida. Exemplos de dados incluem uma gravação de vídeo do aniversário de nossos filhos, uma notícia de um jornal, os números escritos em nosso talão de notas, a observação de como anda nosso peso mensalmente.
Como desenvolver mudanças?
Quando confrontamos com a necessidade de mudança, a primeira resposta é usualmente a se atentar a última tentativa de mudança. Mais do mesmo que já foi usado (mais dinheiro, pessoas, inspeções, equipamentos, negócios, e assim por diante), é a resposta mais comum. A melhoria, se alguma, que resulta deste tipo de resposta, geralmente é onerosa e não é duradoura. Outro problema é ter tudo certo e amarrado para tentar definir a mudança perfeita. Esta tentativa geralmente conduz a nada a ser feito. As pessoas acabam ficando tão ocupadas desenvolvendo uma mudança perfeita, que acabam ficando sem tempo de desenvolver e testar a efetiva mudança.
O quê nós temos encontrado é que a maioria das mudanças que resulta em melhoria de longo prazo provém de uma das seguintes fontes:
- Um entendimento do processo e sistema de trabalho;
- Idéias criativas (olhar com uma visão de fora da situação);
- O uso apropriado de uma tecnologia nova ou existente.
Como testar uma mudança?
Quantas vezes nós estivemos trabalhando em uma mudança, em que as coisas se tornaram pior do que estava? Como podemos nos prevenir contra esta catástrofe, se estamos ocupados com a mudança com esperança de melhoria? Uma vez a mudança tem sido desenvolvida a resposta para a questão “Quais mudanças podemos fazer que resulte em melhoria?” deverá ser futuramente explorada testando a mudança. O teste é uma forma de por a mudança junto ao efeito em bases temporárias e aprender sobre o impacto potencial. O teste mostra quando a mudança será uma melhoria. O ciclo PDCA mostra a seqüência de se testar uma mudança.
A idéia de se testar uma mudança não parece vir naturalmente. As pessoas tendem a resolver todos seus problemas, com apenas uma tentativa e elas tentar implementá-la com um plano. Ter sucesso no teste de mudanças envolve vários aspectos. O teste deve ser planejado para se Ter o menor risco, custo e rapidez quando ao mesmo tempo todos envolvidos devem aprender o máximo da situação.
No teste geralmente as pessoas ficam nervosas a respeito dos resultados. Às vezes os resultados não são os esperados, mas o aprendizado com ele é muito significante. Infelizmente muitos vêem este resultado como uma falha. As pessoas que são experientes em testes entendem que é normal encontrar este tipo de resultado. O sucesso de um teste estende-se no que se aprende com isso, não se importando com quantas vezes se realiza. O foco é no aprendizado de como a mudança efetuará melhorias.
Quando uma mudança é testada com múltiplos PDCA’s , e para cada ciclo a resposta fica mais próxima do ideal, a habilidade de se predizer o resultado se torna melhor. Quando se torna possível predizer o resultado, é hora de se tornar a mudança permanente. A plotagem dos dados no tempo é extremamente útil na predição de como as coisas irão ao futuro.
Como implementar uma mudança?
Dependendo da situação, a mudança pode ser implementada de algumas formas. Em casos simples, é somente o modo com que se faz. Implementação pode ser simples como seguir um fluxograma para um novo processo. Contudo, o PDCA deve ser usado para estudar o impacto de qualquer aparente mudança para certificar que resultados preditos são encontrados.
Se a mudança não for simples, ela pode ser implementada paralelamente com a situação corrente para se evitar riscos.
Após a implementação você desejará que todas as pessoas envolvidas sigam tal sistema. Coisa que às vezes se torna difícil ou quase impossível. Abaixo temos algumas sugestões para auxiliar nesta situação:
- Deixe as pessoas saber o porquê das mudanças é necessário. Isto deverá ser feito, assim que a seguinte pergunta for respondida; “O que nós estamos tentando fazer?”.
- Informe todos os que serão afetados pela mudança, sobre o progresso que está sendo feito durante o desenvolvimento e teste da mudança;
- Dê informações específicas em como as mudanças afetarão as pessoas;
- Procure informações de outros locais de como fazer a implementação com sucesso.
Uma vez as melhorias implementadas, algumas formas de se realizar o trabalho deve ser criadas. Isto pode envolver na criação de documentos, normas, treinamentos, etc. Algumas mudanças no sistema são normalmente requeridas que se proteja a mesma e seja mantida e desejada a melhoria. Muitas pessoas percebem que depois de implementada a melhoria, ainda tem os problemas antigos ou apareceram novos.
Como trabalhar com pessoas em uma mudança?
As pessoas fazem um papel importante em toda melhoria. Muitas melhorias envolvem um grupo formal ou informal de pessoas. Por outro lado, habilidades básicas como, saber ouvir, resolver conflitos e conduzir reuniões são necessárias. Coisas simples como ter uma hora para uma reunião que é necessária, pode acelerar o esforço da melhoria e resultar em mudanças efetivas. As três perguntas de melhoria e o ciclo PDCA nos dão uma estrutura útil para conduzir qualquer reunião, formal ou informal. Usando uma abordagem comum para melhoria, como a apresentada no capítulo um, é muito benéfica para pessoas que estão trabalhando no esforço da melhoria.
Desenvolvendo um melhor entendimento de diferenças nas pessoas e como elas são motivadas, irá aumentar sua habilidade em cooperar com elas em desenvolver e implementar mudanças efetivas. A importância de habilidades relacionadas a pessoas pode ser melhor entendida considerando as três perguntas fundamentais. As perguntas estão focando em fazer uma mudança. Muitas mudanças requerem mais das pessoas. O sucesso da mudança depende das decisões e apoio das pessoas envolvidas.
Em alguns os casos as pessoas devem entender que estão fazendo em função do atendimento do cliente ou bem da organização. Um grupo de pessoas se coopera quando estão trabalhando com o mesmo objetivo. Uma empresa que olha para seus clientes ao invés de si própria, é mais viável em concordar em um objetivo comum. O modelo para melhoria precisa de um propósito comum através da seguinte pergunta: “O que estamos tentando fazer?”. Muitas pessoas estão fazendo coisas diferentes, mas ninguém está mais interessado em ter progresso do que você mesmo.
O sucesso da implementação é altamente somado pela realização de diferentes pessoas que possuem diferentes interesses quando visto no desenvolvimento. Esses interesses podem ser elucidados e reconhecidos incluindo várias medidas respondendo a pergunta; “Como saberemos que a mudança será uma melhoria?” Incluindo uma medida que relaciona pessoas de interesse, permite as pessoas serem mais cooperativas e criativas na resposta. “Quais mudanças que podemos fazer que resulte em melhoria?”
A psicologia nos dá entendimento sobre o quê faz as pessoas resistirem e aceitar mudanças. Duas coisas que faz com que as pessoas apóiem mudança é o desconforto da situação atual e ou quando se mostra um quadro bem excitante de melhora. A psicologia da formas de se reduzir tais problemas. Uma forma é informar às pessoas que elas podem testar em uma escala pequena, assim com a diminuição do risco a pessoa se torne mais encorajada.
Muito se tem discutido sobre inovação nas empresas, e é crescente número de planos de bonificação de funcionários que contribuem com ideias inovadoras. Sabe-se também que a resposta a este incentivo é extrema: muitos não se arriscam a dar nenhuma sugestão, enquanto poucos se destacam apresentando inúmeras ideias. Partindo dessa premissa, seria então possível identificar um tipo de conhecimento que aumente a habilidade para fazer melhorias?
Como consolidar tudo isso?
Conhecer especificamente um assunto é essencial para propor mudanças que resultam em melhorias, mas, segundo W.Edwards Deming, o “Conhecimento Profundo” também deve ser considerado. De acordo com esta teoria, tal habilidade é aumentada com combinação do conhecimento específico e profundo, usados de maneira criativa. Deming descreve o conhecimento profundo em quatro partes inter-relacionadas: visão sistêmica, entendimento da variação, construção do conhecimento e o lado humano da mudança. Deming é muito abordado em nossos cursos de Green Belt e Black Belt.
Habilidades para Projetos
Buscar a máxima eficiência por setores em uma organização é na maioria das vezes um grande erro. Desempenhos individuais provocam conflitos de interesses e o desempenho global geralmente é prejudicado. A visão sistêmica orquestra os esforços de todos os componentes na realização de um único objetivo, favorece a identificação de gargalos, locais de grande potencial de melhoria, é ainda permite perder localmente em favorecimento do resultado final. Desta forma, ao propor mudança em um setor específico, deve-se avaliar o impacto nos demais, e se haverá contribuição para a missão da empresa.
Entender quais são as variações inerentes, previsíveis, dos processos, e conseguir diferencia-las de variações provocadas por causas especiais, permite tomadas de decisões assertivas. Se gasta muita energia discutindo planos de ações pontuais para problemas sistêmicos, ou ignorando causas especiais, que mereciam atenção. Esta parte do conhecimento profundo é fundamental no planejamento estratégico.
O aprendizado por erro só ocorre quando existe uma predição, ou seja, quando há uma teoria que ao ser testada apresentou um resultado diferente do esperado. Participantes de um esforço de melhoria fundamentam suas predições ao expor essas teorias. Essas hipóteses irão ajuda-los a projetar testes para validá-las. Se Se Quando não há estudo habilidade de construir conhecimento por meio de mudanças e da mensuração.
