Como começar sua carreira melhorando empresas?
Melhorando Empresas: no artigo de hoje vamos falar sobre três coisas juntas: “Modelo de Melhoria”, “Lean” e “Criatividade”. Ué, mas como será que estas coisas se juntam? É isto que vamos explicar no artigo. Melhorando empresas é um tema recorrente para quem é Green Belt e Black Belt.
Uma das categorias de mudança listadas no livro “Modelo de Melhoria” é chamada de “Conceitos de Melhoria”. Por meio destes conceitos, extraídos de inúmeros projetos de melhoria, é possível ter ideias criativas sobre mudanças em projetos de melhoria sem muito esforço. Já explicamos num dos posts, como esta técnica de criatividade chamada triângulo do conceito, funciona.
Neste artigo, vamos explicar como ela se relaciona com o Lean. No livro “Modelo de Melhoria”, no capítulo 10, os autores mostram como utilizar os conceitos de mudanças, muitos deles extraídos do Lean, para realizar projetos de melhoria com propósitos específicos. Por exemplo, para os projetos de REDESENHO de PROCESSO ou PRODUTO, os autores os dividem em quatro grupos, de acordo com o objetivo específico para o qual você vai redesenhar o processo em questão. Se o seu processo tem muita reclamação de clientes, ele sugere a você utilizar os conceitos de mudança número 38, 39 e 50, que são: ouvir os clientes, orientar ou treinar os clientes no uso dos seus produto/serviço e reduzir o tempo de espera.
Já se o objetivo do redesenho é eliminar os erros do seu processo, o livro sugere a utilização dos conceitos 59, 60, 61 e 62 que são: usar lembretes, diferenciações, restrições e recursos que propiciem que uma ação seja executada de forma adequada. Mas não é só isto. E se você precisar conduzir projetos para a redução do custo de sua empresa? Também está disponível uma lista de quais conceitos utilizar.
Como reduzir custos melhorando empresas?
Para reduzir custos, aí os conceitos do Lean são imbatíveis, temos que eliminar desperdícios? E como fazer isto? Utilizando os conceitos de mudança 1, 2, 5, 23 e 50 é uma boa maneira de começar. Estes são conceitos são: eliminar coisas que não são usadas (vai por mim, deve ter uma quantidade enorme de mensalidades que vocês pagam e não utilizam – de jornais e revistas a caros sistemas de computador), eliminar múltiplas entradas, reciclar ou reutilizar, compatibilizar o inventário com a demanda prevista (eliminar inventário é dinheiro fácil) e reduzir o tempo de espera.
O próximo passo para continuar a reduzir seus custos é focar na melhoria do seu fluxo de trabalho. Aqui, mais uma vez o Lean é imbatível. Para isto, você deve utilizar os conceitos 12, 13, 14, 15, 16, 18, 19, 41 e 48 que são: sincronize, planeje em múltiplos processos, minimize a passagem de mão em mão (lembre, perde a corrida quem deixa o bastão cair), aproxime as etapas do processo, encontre e remova gargalos, suavize o fluxo de trabalho, execute tarefas em paralelo, use um coordenador e por fim, otimize a manutenção. Nada adianta um ótimo processo se a máquina quebra a toda hora.
Assim, aproveitem as dicas sobre do post sobre como utilizar os conceitos Lean para ter novas ideias, principalmente usando a criatividade via triângulo do conceito. Mãos a obra e vamos melhorando empresas por aí.
Como mudar melhorando empresas?
Dependendo da situação, a mudança pode ser implementada de algumas formas. Em casos simples, é somente o modo com que se faz. Implementação pode ser simples como seguir um fluxograma para um novo processo. Contudo, o PDCA deve ser usado para estudar o impacto de qualquer aparente mudança para certificar que resultados preditos são encontrados.
Se a mudança não for simples, ela pode ser implementada paralelamente com a situação corrente para se evitar riscos.
Após a implementação você desejará que todas as pessoas envolvidas sigam tal sistema. Coisa que às vezes se torna difícil ou quase impossível. Abaixo temos algumas sugestões para auxiliar nesta situação:
- Deixe as pessoas saber o porquê das mudanças é necessário. Isto deverá ser feito, assim que a seguinte pergunta for respondida; “O que nós estamos tentando fazer?”.
- Informe todos os que serão afetados pela mudança, sobre o progresso que está sendo feito durante o desenvolvimento e teste da mudança;
- Dê informações específicas em como as mudanças afetarão as pessoas;
- Procure informações de outros locais de como fazer a implementação com sucesso.
Uma vez as melhorias implementadas, algumas formas de se realizar o trabalho deve ser criadas. Isto pode envolver na criação de documentos, normas, treinamentos, etc. Algumas mudanças no sistema são normalmente requeridas que se proteja a mesma e seja mantida e desejada a melhoria. Muitas pessoas percebem que depois de implementada a melhoria, ainda tem os problemas antigos ou apareceram novos.
Como ser líder melhorando a empresa?
A ciência da melhoria é à base de uma importante e emergente tecnologia que possibilita as organizações ter meios de fazer melhorias rapidamente. Esta tecnologia é baseada, entretanto, em conhecimento e know-how, e não em instalações físicas. Ela não pode ser instalada na organização como um novo equipamento, ou construída como uma nova ala num edifício. Ela realmente cria alguns desafios para os líderes. Este capítulo discute como estabelecer uma ambiente organizacional que conduz à melhoria, e como construir um sistema que sustente a melhoria.
Estabelecer um ambiente que conduza à melhoria depende de muitos fatores. Por este motivo, este capítulo não oferece prescrições para os líderes, mas apenas conselhos. Esse conselho é baseado na observação de líderes habilidosos e não habilidosos, e na experiência de ajudar as companhias a alcançar a melhoria. Conduzir a melhoria habilidosamente é mais que uma ciência. O líder precisa vencer algumas questões difíceis (como atender as demandas de curto prazo prontamente sem prejudicar a melhoria no longo prazo).
Estabelecer um sistema de melhoria que propicie uma estrutura para a mudança significativa, tem uma alta prioridade. Cinco atividades chave fornecem a estrutura para os líderes, dirigir, administrar e dar suporte à organização nos seus esforços de melhoria:
- Estabelecer e comunicar o propósito da organização.
- Enxergar a organização como um sistema.
- Projetar e administrar um sistema para juntar informações para a melhoria.
- Criar um planejamento para a melhoria, integrado com o plano de negócios.
- Administrar atividades de melhoria individuais e em grupos.
