O que é Makigami?
Makigami literalmente significa: "Função do papel" em japonês. Mas também é o "Script de Ação" para o Ninja (que mantém isso como papel de papel na frente dele). Contém "as Regras de Ouro" - os princípios básicos - as ações que realmente importam ...
Até onde sabemos, o primeiro mapa da cadeia de valor (VSM) para escritórios foram feitos em 1996 por Okamura-san em Fujico (Japão). Após 10 anos ainda estava sendo melhorado, como pudemos ver durante uma reportagem em dezembro de 2006. Esse pode ser considerado como "A mãe de todos os Makigami". Foi a inspiração para o desenvolvimento de Arno Koch da metodologia Makigami Process Improvement.
Hoje em dia é possível fazer análises bastante profundas do estado atual e redesenhar para o futuro estado, dentro de uma semana. A maioria dessas semanas são realizadas como "boosterweeks", onde até 6 equipes simultâneas cruzadas passam pelo processo, apresentando um plano de implementação de 100 dias no final da semana.
Embora seja uma ferramenta simples e possa ser usada como tal, é o veículo básico para uma abordagem completamente diferente de organizações de suporte e administrativas. É o instrumento-chave para um sistema ou, se desejar uma visão holística da organização e seus arredores; o verdadeiro nível seguinte de organizações bem-sucedidas.
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Qual é o propósito do Makigami?
O mapa de processo de Makigami, visualiza o processo atual em escritórios, laboratórios, hospitais: qualquer lugar onde o "produto" não seja diretamente visível ou físico.
Um escritório é uma fábrica para informações. Uma vez que o produto - e o desperdício - não é diretamente visível, geralmente tem ainda mais perdas do que qualquer outra fábrica. O mesmo acontece com outros provedores de serviços.
O Makigami Process Mapping é usado para analisar e visualizar qualquer processo de "negócios" e é muito adequado para usar em ambientes onde os processos geralmente não são transparentes. Qualquer uma das "7 perdas mortais" pode (e será) tornar-se visível.
O Makigami Process Map também pode ser usado para melhorar o processo investigado, criando um mapa de estado futuro após retirar as perdas identificadas.
Como fazer um Makigami?
Um Makigami Process Map é o resultado de várias etapas para executar. Cada passo gerará uma compreensão mais profunda do processo.
- Vista aérea
- Preparar Makigami Process Mapping
- Fazer o Mapa Makigami do Processo do Estado Atual
- Fazer uma profunda análise de perdas
- Criar um Mapa de Processo Futuro do Futuro sem Perdas
Qual a diferença dos outros mapeamentos?
A maioria das técnicas de mapeamento de processos não tem uma abordagem estrutural para detectar as perdas reais e projetar um processo de estado futuro com base na eliminação de perdas. Normalmente, ele permanece com o estado atual, onde a fruta pendurada é retirada.
Comparado com um mapa de fluxo de valor, o makigami também pode lidar com fluxos não visíveis e criações de valor. Basicamente, consistem em 5 áreas:
- Atividades realizadas por todas as partes envolvidas
- Documentos/mídia utilizados na comunicação
- Linhas de comunicação
- Análise do tempo
- Problemas identificados
Em que tipo de processo o Makigami pode ser aplicado?
A Análise do Processo de Makigami pode ser aplicada a QUALQUER processo de negócios. Na verdade, é basicamente um VSM mais estruturado do que no mundo ocidental. Ele é projetado para ser usado em processos não-visuais (como em um escritório).
Em uma fábrica, pode-se percorrer o processo, fazer observações e contar estoque, WIP, tempos de ciclo, etc. Em um escritório, muitas coisas precisam ser simuladas ou apreendidas na forma de observações diretas ou entrevistas.
Para confortar este processo de visualização de um processo invisível, o Makigami apoia e guia. Makigami pode ser aplicado em todos os tipos de níveis; Alguns exemplos
- Transferências entre empresas entre empresas de uma multinacional
- Processos que atravessam várias divisões ou departamentos
- Processos dentro de um departamento
- Processos dentro de um grupo de pessoas.
Eu sugeriria usá-lo na extensão em que várias pessoas estão envolvidas; em outras palavras, onde as transferências ocorrem entre várias partes. Se você quiser mergulhar mais profundamente e analisar o processo no nível de óoe 'desk', sugiro usar o Diagrama de Estrutura do Processo (PSD)
Como fazer 3 coisas ao mesmo tempo?
Ao descrever o processo em análise, você cria uma visão excessiva na mente dos participantes. Isso porque você sempre terá os funcionários certos envolvidos no processo. Isto é o que fazemos! Você deve verificar e verificar novamente o que você mapeia e o que você faz.
Tenha a chance de criar o processo ideal que você conhece exatamente o que você faz. Se você não tem uma descrição verdadeira, não sabe o que é onde você desperdiça seu tempo e dinheiro.
Descrevendo o processo com cartazes em um pedaço de papel (flypaper ou em papel marrom ou o que você tem de papel que pode ser enrolado e mantido seguro até que você precise ser apresentado de novo). Isso é importante porque você pode travar e verificar as coisas sem perder a pista. Você precisa do "memorando" quando seu e sua equipe fizerem o primeiro rascunho do processo ideal.
Se você não pensa em investimento, nível de know how e como coisas sábias, como você e sua equipe cumprirão o processo de trabalho que você está prestes a melhorar. Este é o seu segundo mapeamento ou não há 2 memorandos.
Ao usar o mapeamento Makigami, você realizou um projeto amplo antes mesmo de começar. Você é rito de todas as coisas que todos pensam serem aborrecidas - tomar um memorando e distribuí-lo. Se alguém gosta de ter um memorando de qualquer forma, pegue um mapeamento de imagem e distribua isso.
Se você envolveu todas as pessoas relevantes nos dois memorandos, todos saberão o que vai acontecer e os funcionários serão as partes mais ativas no processo. Seus funcionários não são treinados na transformação de processos para que eles soltem a trilha e é aí que você pode usar os memorandos para recuperá-los.
Ao fazer o mapeamento com os empregados que estão fazendo o trabalho que deseja descrever e deixando-os assumir a parte mais ativa na descrição que você publicou para o capital social da empresa. É aí que você transmite o progresso do ganho.
Se os funcionários sentem que você tomou ação ativa no processo Lean, será sucesso e se você, como gerente de projeto, garantir que os funcionários tenham sucesso, você terá sucesso. Ao ter sucesso através de outros, você completará os projetos antes do cronograma e com um orçamento menor do que o estimado.
Quanto tempo demora uma análise Makigami?
Dependendo da complexidade do processo e da experiência dos participantes, será necessário 3 a 10 dias para realizar um Mapeamento de Processos Makigami completo, incluindo um plano de implementação preliminar e lista de ToDos. A análise real baseada em equipe necessita de uma preparação (simples).
Quais as dificuldades do Makigami?
A parte demorada é a preparação para a implementação. É preciso muita comunicação para todas as partes envolvidas, já que o novo processo geralmente é fundamentalmente diferente do antigo!
As pessoas tendem a pensar em "tarefas" ou "funções", em vez de em processos ou mesmo em sistemas. Também tomar a perspectiva de valor e particularmente valor para o cliente geralmente precisa de uma mudança de paradigma que pode demorar um pouco.
Embora grandes mudanças possam ser alcançadas dentro de 2 ou 3 meses, a verdadeira mudança de atitude e internalização do "novo comportamento" pode levar muito mais tempo e precisa de um foco contínuo da gestão. Ao se afogar em perdas organizadas, isso pode ser um grande desafio ...
Considere isso: quando você pode pagar todas essas perdas, você não poderia se dar ao luxo de eliminá-las ... ?? Essa não é a principal tarefa de ser gerente? Apenas comece a fazê-lo, vale a pena!
