Como avaliar Projetos de Melhoria?
Quando falamos nesse assunto, uma questão que vem à cabeça é – quais critérios poderíamos utilizar para escolhermos bons projetos? No artigo de hoje, gostaríamos de chamar a atenção para alguns critérios que serão muito úteis para você elaborar projetos de melhoria com alto potencial de ganho.
Quais os critérios para bons Projetos de Melhoria?
- Definir que os projetos de melhoria devem estar ligados ao plano de negócios da organização. Além disso, o projeto deve ter como objetivo, uma das três situações:
- Os clientes estão enfrentando problemas com produtos ou serviços
- É necessário reduzir os custos, mantendo ou melhorando a qualidade
- É necessário expandir as expectativas dos clientes
- Identificar processos, produtos e serviços cujo indicador não estejam apontando para resultados ruins, mas que há oportunidade de fazer mudanças para melhorar ainda mais. Isso é importante, pois muito projetos focam apenas em arrumar processos problemáticos e, deixam de lado, bons processos que podem trazer ainda mais resultados.
- Melhorar processos, produtos ou serviços que nos colocarão numa posição privilegiada não agora, mas no futuro. Inovações importantes podem sair de projetos de melhoria que foquem no desenvolvimento de mudanças para gerar soluções a frente do seu tempo. Internet das coisas e análise de dados é um dos campos que permite que a empresa faça hoje, mudanças que trarão resultados amanhã.
- Atacar um processo que produz bons resultados na maior parte do tempo, mas que as vezes, causa erros que custam caro.
- Identificar um serviço que melhor atende a necessidade do cliente, mesmo se ele não expressar essa necessidade ou não quiser pagar a mais por isso.
- Desenvolver um processo, produto ou serviço do zero, porque a versão atual está infestada de problemas a tal ponto, que compensa descarta-la como sucata.
Quais são os pontos importantes dos Projetos de Melhoria?
- Identificar situações em que a gestão está frustrada com a quantidade de remendos, gambiarras e emergências necessárias para arrumar processos, produtos ou serviços que não estão atendendo a necessidade dos clientes. Nessas situações, o processo precisa ser completamente reformulado por meio de mudanças que visem melhorar a rentabilidade, o número de defeitos, as despesas com garantia e o tempo que a gestão perde para atender clientes queixosos.
- Incluir sempre que possível, os fornecedores e os clientes nos projetos de melhoria, para permitir um melhor entendimento entre as partes e o estabelecimento de uma relação ganha-ganha. Esse tipo de relação, irá propiciar que todos prosperem e que os projetos de melhoria sejam mais efetivos.
Como definir os Projetos de Melhoria?
- Identificar quais oportunidades serão trabalhadas como projetos de melhoria, antes do workshop para definição das equipes e projetos. Os esforços de melhoria geralmente podem ser determinados a partir do plano de negócios da empresa ou das principais prioridades definidas para o ano. O green belt não deve perder tempo tentando descobrir o que é importante para a liderança da organização. Este é o trabalho da gerência e não deve ser delegado a alguém que está tentando aprender sobre a melhoria.
- Para definir um projeto, as duas primeiras perguntas do Modelo de Melhoria são um ótimo rascunho. Incluir o processo, produto ou serviço que deve ser melhorado na descrição da primeira pergunta, ajudará a identificar quem precisa fazer parte do esforço de melhoria.
- Para qualquer projeto, a equipe principal (geralmente menos de cinco membros) deve incluir a autoridade para testar e implementar mudanças e os especialistas nos assuntos críticos que serão abordados. O uso de outros especialistas ou usuários como membros da equipe ad hoc para desenvolver ou testar uma mudança é uma estratégia útil para gerenciar melhor o tempo das pessoas. O facilitador não precisa ser um especialista em assuntos.
- O objetivo do primeiro projeto é aprender a como fazer melhorias enquanto desenvolve e demonstra as habilidades de utilização dos métodos, ferramentas e do trabalho com pessoas.
- Os Projetos Estratégicos geralmente não são bons projetos de aprendizado e devem ser reservados para aqueles com experiência nos projetos de melhoria. Estes tipos de projetos devem incluir a liderança na equipe principal devido ao impacto na empresa como um todo. Por exemplo, "Melhorar o sistema de remuneração e recompensa" não é um projeto para iniciantes, apenas para Black Belts ou Master Black Belts cujo cargo seja compatível com o tamanho dessa responsabilidade.
E o que você precisa para bons projeto de melhoria?
u gostaria de dar uma dica. Uma dica para quem lidera equipes ou projetos de melhoria: faça boas perguntas. Você deve pensar, estou careca de saber que é importante fazer boas perguntas, mas o que é uma boa pergunta? É isto que vamos falar. Gostaria que você guardasse 7 perguntas boas que servem para quase todos os fins.
Pergunta 1: Por quê?
Quando algum problema acontecer pergunte por que até encontrar a causa do problema. Cuidado. É muito comum você perguntar por que nas organizações e as pessoas responderem quem. Por que ocorreu este problema? Porque o Marcão esculhambou tudo. Isto não é uma resposta que vai ajuda-lo a resolver o problema. Quando alguém vier com este tipo de resposta, faça-o a mudar de foco estimulando-o a encontrar a causa.
Pergunta 2: qual o propósito?
Quando alguém vier com ideias mirabolantes ou sugestões de mudanças, pergunte qual é o propósito. “Eu quero comprar este novo sistema”. Qual é o propósito? Qual é o objetivo que iremos alcançar se fizermos isto?
Pergunta 3: o que é necessário para que isto seja feito?
Como diria o Dr. Deming: qual método devemos utilizar para realizarmos esta atividade? Isto ajudará o grupo a converter desejos em atividades.
Pergunta 4: os clientes vão dar alguma importância?
Como o esforço proposto será percebido pelo cliente? É importante também perguntar ao proponente como ele validou sua hipótese. Será que ele perguntou aos clientes ou é somente um chute?
Pergunta 5: qual é a premissa?
Se alguém propõe alguma coisa, é importante perguntar qual teoria está por trás desta proposição. Imagina que alguém proponha um aumento aos melhores funcionários. Qual é a teoria da pessoa por trás disto? O que ela espera com esta atitude?
Pergunta 6: que dados você possui?
Se a interlocutor não possui dados, não brigue. Pergunte como vocês poderiam obter os dados para comprovar o que ele diz. Como diria o Dr. Deming, como você sabe sobre isto?
Pergunta 7: de onde vem seus dados?
Muitos dados ruins estão disponíveis em bases para lá de duvidosas. Perguntar como os dados foram coletados, tratados e analisados é condição fundamental para um ótimo projeto ou resultado para a equipe.
Gostaram? Então mãos a obra e comecem a exercitar o roteiro de perguntas. Boas perguntas levam a bons resultados. Agora, se você ficou com vontade de melhorar seus conhecimento nesta área, Green Belt e Black Belt.
