São 14 os princípios da administração e todos baseiam-se na teoria clássica da administração e em declarações de que existe uma verdade fundamental. Esses princípios de gestão, por sua vez, servem de orientação para a tomada de decisões e ações do gestor, que é o responsável pela administração da organização e da equipe.
Considerando tal importância, esses princípios foram elaborados por meio de observações e análises de eventos que os gerentes encontram na prática.
Henri Fayol foi capaz de sintetizar 14 princípios de gestão após anos de estudo. Vamos a eles:
1. Divisão do Trabalho
Na prática, os funcionários de uma equipe são especializados em diferentes áreas e têm habilidades diferentes. Assim, possuem diferentes níveis de especialização, que por sua vez podem facilmente se distinguir dentro das diversas áreas de conhecimento (de generalista para especialista).
E, para alcançar esse diferente nível de especialização e habilidades, cabe ao trabalhador desenvolver-se por meio do estudo e da prática.
Segundo Henri Fayol, a especialização promove a eficiência da força de trabalho e aumenta a produtividade, além de aumentar a precisão e rapidez da força de trabalho. Este é um princípio da administração tanto em atividades técnicas como nas gerenciais.
2. Autoridade e Responsabilidade
A fim de gerir uma organização, a administração tem a autoridade para dar ordens aos funcionários, mas é claro que com essa autoridade vem a responsabilidade. A partir disso, de acordo com Henri Fayol, é o poder ou autoridade de acompanhamento que dá à gerência o direito de dar ordens aos subordinados.
Já a responsabilidade parte do desempenho anterior, portanto é necessário fazer acordos sobre isso. Dessa forma, para ganhar mais responsabilidade na administração da empresa, o colaborador precisa mostrar que tem condições de exercê-la por meio de seus resultados passados.
Em outras palavras, autoridade e responsabilidade andam juntas e são dois lados da mesma moeda.
3. Disciplina
O terceiro dos 14 Princípios da Administração é sobre a obediência. Visto muitas vezes como parte dos valores centrais de empresas, associa-se a boa conduta e interações respeitosas. Em outras palavras, a disciplina é de tamanha importância, que desempenha o papel de óleo que faz as engrenagens da organização girarem sem problemas.
Ou seja, não adianta ser genial se não tiver a disciplina para fazer o que a organização espera de você.
4. Unidade de Comando
O princípio da administração "Unidade de comando" significa que um funcionário deve receber ordens de um gerente e manter-se responsável perante esse gerente. Até porque, se tarefas e responsabilidades são dadas ao funcionário por mais de um gerente, isso pode gerar confusão, que impreterivelmente conduz a possíveis conflitos entre os colaboradores.
Portanto, usando este princípio, a responsabilidade pelos erros pode ser estabelecida mais facilmente.
Quando olho para esse princípio, lembro-me de uma anedota que meu avô dizia: cachorro de muitos donos morre de fome. Apesar de não concordar muito com o tema, principalmente sob a ótica de nossa geração, tenho por obrigação relacioná-lo à Unidade de Comando prevista por Fayol.
5. Coesão do Direcionamento
Este princípio é sobre Foco e Unidade. Cada funcionário oferece as atividades sobre as quais é responsável, mas vinculando-as a objetivos comuns entre todos. Isto é, todas as atividades devem ser realizadas por um grupo de forma coesa, o que se garante mais facilmente através de um Plano de Ação.
Tal plano caracteriza-se pela responsabilidade final do gerente, pois é através dele que o gestor monitora o andamento das atividades definidas e planejadas. Assim, as áreas de Foco e Metas são para onde tanto os colaboradores quanto a administração devem direcionar seus esforços.
6. Subordinação dos interesses individuais
Em uma organização, existem todos os tipos de interesses. Assim, para que uma organização funcione bem, Henri Fayol indicou que os interesses pessoais devem estar subordinados aos interesses da organização. Nesse sentido, o foco principal da administração de uma empresa deve ser sempre sobre os objetivos organizacionais e nunca os individuais.
Isso se aplica a todos os níveis da organização, incluindo gerentes, sócios, colaboradores e conselheiros.
Esse princípio da administração nos faz compreender melhor uma série de erros que vimos grandes empresas cometerem. Tais companhias, inebriadas pela grandeza das suas possibilidades, tropeçaram no que se refere à subordinação dos interesses individuais.
Afinal, não é difícil encontrar empreendedores ou executivos que, após seu sucesso inicial, subverteram a empresa aos seus interesses individuais.
7. Remuneração
Motivação e produtividade são ideais muito semelhantes entre si no tocante ao bom funcionamento de uma organização. Assim, este princípio defende que a remuneração deve ser suficiente para manter os colaboradores produtivos e com motivação.
Vale mencionar que existem dois tipos de remuneração: a não-monetária (que se realiza através de um elogio, mais responsabilidades, créditos, etc.) e a monetária (ações, bônus ou outra compensação financeira).
Em síntese, o sétimo princípio se trata de recompensar esforços. Porém, tal fato pode ser mais complicado de operacionalizar do que de entender. Afinal, qual é o valor justo a se pagar por motivação e produtividade? Como monetizar e padronizar diferentes visões? Cabem muitas reflexões a esse respeito.
8. Grau de Centralização
O oitavo princípio basicamente consiste em: Gestão e Autoridade, para o processo de tomada de decisão em uma organização, devem ser equilibradas. Porém, para colocar esse princípio da administração em prática, é preciso analisar cada organização, pois cada uma possui diferentes volume, tamanho e hierarquia.
Há dois tipos de abordagens administração no que tange à centralização. A concentração da autoridade decisória na alta direção (diretoria executiva) e a partilha de comando com níveis inferiores (gestão média e baixa).
Em conclusão, Henri Fayol indicou que uma organização deve se esforçar para encontrar um bom equilíbrio entre esses dois extremos.
9. Hierarquia
A hierarquia se apresenta em qualquer organização. Isto é, ela se irradia da alta administração (comitê executivo) para os níveis mais baixos da organização. O princípio de hierarquia de Henri Fayol reforça a necessidade de haver uma linha clara na área de autoridade (de cima para baixo para todos os administradores em todos os níveis).
Isso pode ser visto como um tipo de estrutura de gestão: cada funcionário pode entrar em contato com um gestor ou um superior em uma situação de emergência sem desrespeitar a hierarquia – em especial quando se trata de relatórios sobre problemas graves. Ou seja, um colaborador também pode conclamar um superior à ação.
10. Ordenação
Os funcionários de uma organização devem ter os recursos adequados à sua disposição, de forma que eles possam trabalhar de forma apropriada. Além disso, deve haver ordenação de responsabilidade dos gestores e o ambiente de trabalho tem de estar organizado, a fim de propiciar um local seguro, limpo e arrumado para o trabalho.
11. Equidade
Em suma, ocorre nos valores centrais de uma organização. De acordo com Henri Fayol, os funcionários devem ser tratados com bondade e igualdade, além de estarem alocados no lugar certo na organização para fazerem as coisas direito. Os gerentes devem supervisionar e monitorar esse processo, além de tratar os funcionários de forma justa e imparcial.
12. Estabilidade dos Direitos dos Colaboradores
Representa a implantação da administração das pessoas na organização e deve estar em equilíbrio com o serviço fornecido pela organização. A gerência deve se esforçar para minimizar a rotatividade de funcionários, ou seja, para ter o pessoal certo no lugar certo.
Para colocar esse princípio em prática, a empresa deve ter foco na atração e retenção de talentos, além de investir em melhoria contínua ao longo de suas carreiras.
13. Iniciativa
Henri Fayol argumentou que, com este princípio de gestão, os empregados deveriam ser autorizados a expressar novas ideias. Assim se incentiva interesse e envolvimento na equipe, além de criar valor para a empresa. Iniciativas que partem dos colaboradores são uma fortaleza para a organização, pois incentiva o envolvimento contínuo e crescente.
14. Espírito de Equipe
Esse princípio busca garantir que haja esforço para manter o envolvimento e a unidade dos colaboradores. Ou seja, os gestores são responsáveis pelo desenvolvimento da moral e cultura no local de trabalho; por serem embaixadores da cultura e pela sua abrangência comunicativa.
O espírito de equipe contribui para criar uma atmosfera de confiança mútua e compreensão, eliminando a má prática da reclamação e fofoca, existente em muitas organizações.
O que podemos concluir sobre os 14 princípios da administração?
Em conclusão, os 14 princípios da administração podem ser usados para gerenciar organizações, considerando que são ferramentas úteis para previsão, planejamento, gerenciamento de processos, gerenciamento da organização, tomada de decisão, coordenação e controle.
Embora sejam óbvias, muitas dessas questões são tratadas com base no bom senso comum das organizações. Dessa forma, compreender mais atentamente os 14 princípios certamente auxiliará na melhora do desempenho do seu negócio ou da sua equipe.
