Melhoria contínua tornou-se um termo abrangente, que envolve uma ampla variedade de metodologias e disciplinas que podem incluir gerenciamento de desempenho, conformidade, gerenciamento de qualidade, desenvolvimento de processos de negócios, Six Sigma, Lean e muitos outros. Em contrapartida a isso encontram-se os 5 desafios Lean Six Sigma.
Apesar dos muitos termos diferentes usados, da variedade de técnicas e dos métodos disponíveis para as organizações, uma coisa é comum a todas essas iniciativas de Melhoria Contínua: elas buscam alcançar a melhoria contínua dos processos de negócios e a melhoria dos resultados.
No entanto, estudos demonstraram que a maioria das iniciativas Lean Six Sigma, particularmente aquelas implementadas com uma filosofia verde em mente, não produzem os resultados desejados. Eles geralmente começam bem o suficiente, mas deixam de ter um impacto duradouro, uma vez que os participantes tendem a perder a motivação e o foco, voltando aos velhos hábitos.
Se a melhoria contínua através do Lean Six Sigma é tão essencial para a saúde e a imagem de uma organização, por que tantas implementações falham? Aqui examinamos os 5 desafios Lean Six Sigma enfrentados pelas equipes que o implementam:
Dificuldade em criar um ambiente colaborativo entre as partes interessadas
A melhoria contínua requer o envolvimento de um grande número de partes interessadas, cada uma com seus interesses específicos. Isso pode incluir proprietários de processos, gerentes de qualidade, departamentos de treinamento, TI, especialistas Lean Six Sigma e muito mais. Em certos setores altamente regulamentados, a lista de partes interessadas também pode incluir executivos de conformidade e risco.
Os interessados acima descritos provavelmente dizem respeito apenas as pessoas envolvidas na captura de etapas do processo, revisão e concordância e não inclui funcionários que precisarão se adaptar a novas formas de trabalhar. Como provavelmente haverá várias iniciativas em diferentes estágios do ciclo de vida, pode ser um desafio fazer com que todos trabalhem em uníssono.
Problemas na identificação de áreas prioritárias para melhoria
O segundo dos 5 desafios Lean Six Sigma geralmente acontece ao implementar o Lean Six Sigma, haverá muitas ótimas ideias para coisas que uma organização pode melhorar. Ainda assim, como você identifica os itens prioritários? Para algumas organizações, a responsabilidade social e as metas corporativas podem ser claras e alinhadas, mas para outras, pode haver uma sensação de sobrecarga devido a novas iniciativas ou uma enxurrada de itens prioritários. Neste último caso, o desafio é avaliar cada iniciativa de melhoria e avaliar em termos de seu valor para a estratégia geral da organização.
Uso de ferramentas inadequadas de melhoria de processos
Cada processo organizacional precisa ser tratado como um ativo. Todo processo deve ser capturado, analisado, aprimorado e implantado para explorar os benefícios ambientais da melhor maneira possível. Para que a melhoria do processo seja alcançada, é necessária alguma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios.
No entanto, se a curva de aprendizado da ferramenta for muito íngreme, poderá ser uma barreira, em vez de uma ajuda para as pessoas envolvidas no projeto Lean Six Sigma. Se uma ferramenta inadequada for usada, as pessoas podem simplesmente jogar a toalha e retomar sua antiga maneira de trabalhar.
Atendendo aos padrões de conformidade ao implementar a melhoria de processos
Se sua empresa opera em um setor altamente regulamentado, você pode se deparar com controles rigorosos, regras e pop’s (procedimentos operacionais padrão) que podem tornar a análise de processo e a implantação do Lean Six Sigma uma dor de cabeça. Além disso, se você precisar mostrar constantemente aos auditores que processos, procedimentos, controles de processo e obrigações de conformidade estão sendo seguidos, é inevitável que sua implementação venha com algum nível de sobrecarga de governança.
Engajamento inadequado dos funcionários
Vamos ao último problema elencado como sendo um dos 5 desafios Lean Six Sigma. Com os melhores planos estabelecidos, seus novos e aprimorados processos Lean Six Sigma serão completamente inúteis se seu pessoal os ignorar ou deixar de segui-los. Por sua definição, a melhoria contínua (o objetivo do Lean Six Sigma) requer uma alimentação contínua por gotejamento de melhorias passo a passo. O principal risco é o esgotamento das mudanças entre os funcionários que, se resultados instantâneos não forem aparentes, podem se tornar céticos ou hostis às mudanças implementadas.
Embora as empresas em geral tenham dificuldades na implementação do Lean Six Sigma, como descrito acima, um desafio primário para obter mais sucesso é superar a resistência institucional normal à implementação de mudanças de magnitude tão grande. Os especialistas que estudaram os desafios da mudança organizacional em grandes organizações identificaram três grandes fontes de resistência: (1) medo da mudança na cultura organizacional, (2) falha em reconhecer a necessidade de mudança e (3) permitem obstáculos para bloquear a visão.
O Lean Six Sigma requer uma mudança na cultura organizacional, pois claramente não é apenas uma iniciativa de curto prazo. A incorporação da melhoria contínua, a eliminação de desperdícios e a redução de custos, ou seja, 'apoiar o processo', deve se tornar a nova mentalidade e norma cultural dentro do Corpo. As técnicas de LSS empregam uma maneira comum de abordar problemas, combinando princípios de manufatura "enxuta" que reduzem atividades sem valor, com princípios Seis Sigma de redução de variação e aumento da qualidade.
Conclusão
Assim, o Lean Six Sigma exige uma mudança fundamental na mentalidade, atitude e comportamento cultural organizacional que deve ocorrer para atingir plenamente os objetivos da fase de sustentação da implementação do LSS, pois a cultura de uma organização move a mudança.
Uma coisa que muitas empresas não conseguem perceber é que o Lean Six Sigma é mais do que apenas uma coleção de ferramentas e técnicas - é um processo de aprendizado contínuo cujos conceitos são altamente eficazes para ajudar as organizações a minimizar o desperdício e os efeitos negativos no meio ambiente. Ainda assim, cada empresa é diferente e é vital entender que o que é fácil para uma empresa pode resultar em desafios significativos para outra.
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