Como gerente de projeto ou membro da equipe, você gerencia o risco diariamente; é uma das coisas mais importantes que você faz. Se você aprender como aplicar um processo sistemático de gerenciamento de riscos e colocar em prática as principais etapas do processo de gerenciamento de riscos, os seus projetos serão executados com mais fluidez e serão uma experiência positiva para todos os envolvidos.
Uma definição comum de risco é um evento incerto que, se ocorrer, pode ter um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto. O potencial para um risco ter um efeito positivo ou negativo é um conceito importante. Por quê? Porque é natural cair na armadilha de pensar que os riscos têm efeitos inerentemente negativos.
Afinal, se você também está aberto a esses riscos que criam oportunidades positivas, você pode tornar seu projeto mais inteligente, simplificado e mais lucrativo. Pense no ditado – “Aceite o inevitável e o transforme em vantagem”. Isso é o que você faz quando você minera os riscos do projeto para criar oportunidades.
A incerteza está no centro do risco. Você pode não ter certeza se um evento pode ocorrer ou não. Além disso, você pode estar incerto sobre quais seriam suas consequências se isso ocorresse. Probabilidade – a probabilidade de um evento ocorrer e consequência – o impacto ou o resultado de um evento são os dois componentes que caracterizam a magnitude do risco.
Todos os processos de gerenciamento de riscos seguem as mesmas etapas básicas, embora às vezes um jargão diferente seja usado para descrever essas etapas. Juntas, essas 5 etapas do processo de gerenciamento de riscos se combinam para oferecer um processo de gerenciamento de riscos simples e eficaz.
Quais as 5 etapas de gerenciamento de riscos?
- Etapa 1: Identifique o risco.
- Você e sua equipe descobrem, reconhecem e descrevem riscos que podem afetar seu projeto ou seus resultados.
- Existem várias técnicas que você pode usar para encontrar os riscos do projeto.
- Durante esta etapa, você começa a preparar seu Registro de riscos do projeto.
- Etapa 2: Analise o risco.
- Após identificados os riscos, você determina a probabilidade e a consequência de cada um deles.
- Você desenvolve uma compreensão da natureza do risco e seu potencial para afetar as metas e objetivos do projeto.
- Essas informações também são inseridas no seu Registro de riscos do projeto.
- Etapa 3: Avalie ou classifique o risco.
- Você avalia ou classifica o risco determinando a magnitude do risco, que é a combinação de probabilidade e consequência.
- Você toma decisões sobre se o risco é aceitável ou se é sério o suficiente para garantir o tratamento.
- Essas classificações de risco também são adicionadas ao seu Registro de riscos do projeto.
- Etapa 4: Trate o risco.
- Isso também é chamado de Planejamento de respostas a riscos.
- Durante esta etapa, você avalia seus riscos mais bem classificados e define um plano para tratar ou modificar esses riscos para atingir níveis de risco aceitáveis. Ou seja, como você pode minimizar a probabilidade dos riscos negativos e aumentar as oportunidades?
- Você cria estratégias de mitigação de risco, planos preventivos e planos de contingência nesta etapa. Além disso, você também adiciona as medidas de tratamento de risco para os riscos mais altos ou mais graves para o seu registro de riscos do projeto.
- Etapa 5: Monitore e analise o risco.
- Este é o passo em que você pega o Registro de Risco do Projeto e o utiliza para monitorar, rastrear e revisar os riscos.
O que é risco?
Risco é incerteza. Se você colocar uma estrutura em torno dessa incerteza, então você efetivamente degrada o seu projeto. E isso significa que você pode se mover com muito mais confiança para atingir suas metas de projeto. Ao identificar e gerenciar uma lista abrangente de riscos do projeto, surpresas e barreiras desagradáveis podem ser reduzidas e oportunidades de ouro descobertas.
O processo de gerenciamento de riscos também ajuda a resolver problemas quando eles ocorrem, porque esses problemas foram previstos e os planos para tratá-los já foram desenvolvidos e acordados. Você evita reações impulsivas e entra no modo de “combate ao fogo” para corrigir problemas que poderiam ter sido antecipados. Isso faz com que as equipes de projeto e as partes interessadas sejam mais felizes e menos estressadas. O resultado final é que você minimiza os impactos das ameaças do projeto e captura as oportunidades que ocorrem.
O que é Gerenciamento de Risco em Projetos?
O gerenciamento de riscos do projeto é o processo de identificar, analisar e, em seguida, responder a qualquer risco que surja ao longo do ciclo de vida de um projeto para ajudar o projeto a permanecer no caminho certo e atingir sua meta. O gerenciamento de riscos não é apenas reativo; deve fazer parte do processo de planejamento para descobrir o risco que pode acontecer no projeto e como controlar esse risco, se de fato ocorrer.
Um risco é qualquer coisa que possa afetar potencialmente o cronograma, o desempenho ou o orçamento do seu projeto. Os riscos são potencialidades, e em um contexto de gerenciamento de projetos, se eles se tornarem realidades, eles então são classificados como “questões” que devem ser abordadas. Portanto, o gerenciamento de riscos é o processo de identificar, categorizar, priorizar e planejar os riscos antes que eles se tornem problemas.
O gerenciamento de riscos pode significar coisas diferentes em diferentes tipos de projetos. Por um lado, em projetos de larga escala as estratégias de gerenciamento de risco podem incluir planejamento detalhado e extensivo para cada risco, para garantir que as estratégias de mitigação estejam em vigor caso surjam problemas. Já para projetos menores, por outro lado, o gerenciamento de riscos pode significar uma lista simples e priorizada de riscos de alta, média e baixa prioridade.
Como construir um mapa de risco?
Envolva pessoas de todas as partes da sua organização
O mapeamento de riscos não é um processo que deve ser conduzido por uma pessoa.
Cada pessoa em sua empresa, do CEO ao estagiário, terá ideias diferentes sobre os riscos mais comuns em seu setor. Você não pode envolver todos, mas pedir a várias pessoas de vários departamentos e níveis de autoridade para garantir que você esteja obtendo pontos de vista exclusivos.
Isso também permitirá que você descubra riscos que você pode não ter considerado anteriormente e ganhe novas perspectivas sobre quão frequente ou grave é um risco.
Entenda cada risco
Simplesmente nomear seus riscos não permite que você crie um mapa de risco efetivo. Mas você deve avaliar cada cenário com um forte entendimento do negócio e como os riscos podem afetar sua capacidade de continuar as operações.
Por isso, pense no que provavelmente causará o risco e as consequências que ele terá, se ocorrer.
Também é importante, além disso, ser consistente em como você classifica cada risco em termos de frequência e gravidade, de modo que o produto final seja uma representação clara de como os riscos se comparam entre si.
Procure orientação
Se consultar pessoas dentro de sua organização não fornecer uma compreensão suficiente, procure em outro lugar.
Você pode tentar determinar a probabilidade e o impacto de um risco com base na sua experiência e nas perdas anteriores, mas e se você for uma empresa iniciante? Nesse caso, você pode perguntar a um especialista: muitos provedores de seguro podem ajudar com ferramentas de gerenciamento de risco, e se não, podem sugerir alguém que possa. Além disso, você também pode olhar para as organizações similares e estatísticas da indústria para ajudar a orientar a sua classificação de risco.
Vale mencionar ainda, como ótimas fontes de orientação, os líderes da Carreira Lean Six Sigma. O Lean Six Sigma, por sua vez, tem como foco a otimização de processos, redução de variação, redução de tempo de ciclo e remoção de trabalho sem valor agregado, o que pode oferecer melhorias significativas e simultaneamente mudar a cultura da organização, para se tornar mais analítica, consistente e orientada por dados.
Sendo assim, o Green Belt, que é a certificação intermediária do Lean Six Sigma, é um ótimo profissional ao qual você pode recorrer em situações de dúvidas ou inseguranças no desenvolvimento de um projeto, dada sua ampla experiência com projetos, à qual só é superada pelos Black Belts e Master Black Belts. Além do mais, você sabia que você tem acesso a esses cursos através da Assinatura FM2S? Conheça também!
Revisitar e modificar
Você construiu seu mapa de riscos e agora o está usando para ajudar a gerenciar e atenuar - ótimo! Mas é importante lembrar que seu cenário de risco está mudando constantemente.
Revise seus rankings com a equipe de gerenciamento de risco pelo menos trimestralmente, para discutir se o status de qualquer risco existente foi alterado ou se algum novo risco deve ser colocado no mapa. Assim, será possível garantir que seu mapa de riscos seja uma ferramenta útil e consistente que ajudará a reduzir incidentes e custos.
