O Lean Manufacturing possui diversas ferramentas que potencializam sua implantação e entre elas está o 5s. O 5s consiste em um programa que aborda a gestão de qualidade empresarial com foco no aperfeiçoamento de aspectos como o clima organizacional, limpeza e padronização do ambiente e processos.
Confira neste artigo tudo sobre o Programa 5s, conheça sua origem e entenda os aspectos necessários para sua implantação.
O que é 5s?
O 5s é um programa utilizado para promover e alcançar a melhoria contínua, além da qualidade total. Dessa forma, o programa se fundamenta em princípios, não tão diferentes, dos quais as pessoas se utilizariam a fim de alcançar um crescimento humano na vida pessoal ou desenvolvimento no dia a dia profissional.
O programa 5s (seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke) é implementado sob a premissa de um plano estratégico que irá nortear a melhoria em pontos, ou aspectos, individuais da empresa. Portanto, a continuidade do plano e a tomada de ações dá o rumo para que haja o aumento da qualidade do produto ou serviço.
Como foi criado o Programa 5s?
O programa surgiu no Japão na década de 50, após a Segunda Guerra Mundial. A ideia, como outras metodologias e ferramentas criadas e adotadas por lá, era ajudar empresas do país a se recuperar financeira e operacionalmente.
A história sobre o criador, contudo, é controversa. Existem referências que mencionam o desenvolvimento da técnica por Hiroyuki Hirano, mas, a maioria dos estudos dão créditos para Kaoru Ishikawa.
Quais são os sensos do 5S?
Bem, em ordem os significados são:
Seiri - Senso de utilização
Primeiramente, o senso de utilização visa classificar os objetos, materiais ou elementos de trabalho com base na frequência em que são utilizados.
Assim, o rearranjo dos úteis e descarte dos inúteis fica intuitivo e organizado. O resultado desse primeiro passo é, portanto, estruturar um ambiente com base nas necessidades de cada equipe e departamento.
Seiton - Senso de organização
Em segundo lugar, o senso de organização diz respeito à simplificação e melhor arranjo espacial, possibilitada a partir das ações da etapa anterior. Logo, técnicas como etiquetar os objetos, posicioná-los em distâncias e alturas ligados a frequência de uso ou preparo de estoque para aqueles que se esgotam são importantíssimas nessa etapa.
Com isso, tarefas e processos são agilizados.
Seiso - Senso limpeza
O Seiso aborda a identificação e limpeza minuciosa do local de trabalho em busca de atitudes que geram sujeira ou falhas. Assim, essa “investigação”, possibilita eliminar qualquer elemento que atrapalhe o bem estar e, portanto, mantém a satisfação dos colaboradores no desempenho da sua função.
Afinal, trabalhar em um local limpo e arrumado, livre de odores, distrações e incômodos, possibilita, por exemplo, que as tarefas sejam executadas com menos erros, menor procrastinação e engajamento de todos para uma constante fiscalização.
Seiketsu - Senso de padronização
Atua na manutenção e documentação dos três sensos anteriores, gerando melhoria contínua para todo o ambiente de trabalho.
Nesse hiato, definimos os responsáveis pelas ações contínuas e monitoramento de todas as etapas do 5s. Além disso, essa padronização é responsável pelo andamento de todos os processos e setores rumo à qualidade total. Isso possibilita à organização almejar e alcançar certificações como as Normas ISO.
Shitsuke - Senso de disciplina
No senso de disciplina, cada indivíduo compreende e exerce seu papel para que a melhoria do ambiente de trabalho leve ao desenvolvimento pessoal e profissional.
Vale dizer que, além de provocar mudanças comportamentais, sua alta aderência a qualquer tipo ou tamanho de organização, faz do programa 5s algo essencial para o bom desenvolvimento.
Como implantar o 5s ?
Antes de pensar na implantação e execução do programa 5s, é importante dividi-o. Essas divisões deveriam estar localizadas por áreas ou departamentos da empresa, por exemplo.
É possível potencializar a visão de ações que o programa pode oferecer. Afinal, olhar para uma área ou processo, mais afunilado, possibilita uma análise mais incisiva e crítica, o que facilita a assertividade no momento de execução do programa.
Primeira etapa: Seiri, Seiton e Seiso
Aplique os três primeiros sensos: Seiri, Seiton e Seiso. Neste momento, é importantíssimo trabalhar a implantação nessa ordem para eliminar qualquer desperdício ou aspecto supérfluo dos processos ou áreas.
Como nesta etapa o foco é nos sensos de utilização, organização e limpeza, devemos organizar apenas os elementos úteis ao trabalho, que de fato impactam na eficiência do mesmo. Lugares e elementos úteis organizados são mais apropriados para se dedicar a limpeza, por exemplo.
Segunda etapa: Seiketsu e Shitsuke
Para a segunda etapa, utilize os dois S restantes: Seiketsu e Shitsuke. Com os três primeiros implantados, os sensos de padronização e disciplina têm fundamentos sólidos a serem aplicados.
O senso de padronização será então usado para documentar e padronizar tudo o que foi implementado na etapa anterior. Em seguida, o senso de disciplina entra em ação com a proposta de criar uma cultura de comprometimento. Essa cultura deve perdurar enquanto o processo ou área aplicada existir.
O programa, contudo, pode ser revisitado, caso haja necessidade.
Quais são os benefícios dos 5s?
A implementação do programa 5s proporciona a organização para planejar e colocar a mão na massa em busca de atingir melhorias. Isso, claro, desde que haja engajamento ativo de toda a equipe.
Dessa forma, é preciso ter em mente que o 5s é uma ferramenta, um caminho, e sem a participação e comprometimento não há mudança. É necessário empenho em sua aplicação.
Dentre os benefícios obtidos na implementação e prática destacam-se:
- Melhoria e aumento da produtividade;
- Aumento na qualidade contínua do produto ou serviço;
- Amplia e facilita a visão para detecção de erros, atrasos, desvios e problemas físicos;
- Prepara o cenário para integração e aplicação de outras ferramentas de melhoria;
- Facilita a prevenção de acidentes;
- Melhora o ambiente físico de trabalho;
- Reduz custos;
- Engaja e motiva os colaboradores;
- Impacta na qualidade de vida dos colaboradores.
Outro importante motivo para implementar o programa 5s é que através dele – e demais ferramentas de gestão integrada – sua empresa dá passos fundamentados e sólidos em direção a prática de melhoria contínua e gestão de qualidade. Isso confere, por exemplo, valor aos processos e projetos da empresa, além de ser um princípio para buscar certificações de conformidade e qualidade.
Exemplo de aplicação do 5s
Durante as reuniões com as partes interessadas internas e externas, os stakeholders, uma equipe do projeto usou a ferramenta enxuta 5S para melhorar um modelo de inscrição de clientes.
A partir disso, as seguintes medidas foram tomadas:
- Classificaram-se os campos de preenchimento e os campos desnecessários foram eliminados;
- Ordenaram os campos de preenchimento em ordem com base na relevância de informações das partes interessadas;
- A equipe se destacou ao criar um banco de dados do Microsoft Access que não permitiria entradas duplicadas, evitando confusões;
- Padronizou-se a planilha usada como formulário. Ela também tornou-se um modelo;
- Criou-se um sistema autossustentável usando o Microsoft Access (para controlar o formato e duplicação dos dados) e os modelos do Microsoft Excel (para controlar o formato e a ordem da planilha).
O projeto de três meses resultou em um ganho de 45%, aumentando a receita da organização em mais de US $ 1 milhão por ano e reduzindo o tempo de ciclo para inscrição de membros de 62 para 11 dias.
