Introdução
Melhoria Contínua é uma prática adotada por diversas empresas que visa atingir, ininterruptamente, resultados cada vez melhores – sejam eles nos produtos e serviços da empresa, ou então em seus processos internos. A melhoria contínua pode ser atingida através de diversas metodologias e boas práticas organizacionais. Mas para alcança-la, é preciso desenvolver uma cultura de melhoria contínua. Vamos conferir nessa postagem, 8 passos para desenvolver a melhoria contínua.
8 passos para desenvolver a melhoria contínua
A formação de uma cultura de melhoria contínua é fundamental para o sucesso a longo prazo de uma empresa. Com uma mentalidade compartilhada de inovação e o sistema certo de comportamentos para impulsioná-la, as organizações experimentam um crescimento consistente que os concorrentes não conseguem igualar. O desenvolvimento de produtos, o atendimento ao cliente e a lucratividade melhoram quando uma empresa coloca a melhoria contínua em seu cerne.
Mas ficam as questões: como os gerentes podem implementar um programa de melhoria que leve a mudanças culturais e melhore o desempenho dos negócios? O que é necessário para criar uma filosofia compartilhada e metas de melhoria inabaláveis entre os funcionários? E por que é uma abordagem tão poderosa para economizar tempo, melhorar a produtividade e aumentar a satisfação do cliente? Vamos sanar essas perguntas usando os 8 passos para desenvolver a melhoria contínua.
1. Forme sua equipe de aprimoramento contínuo
O primeiro dos 8 passos para desenvolver a melhoria contínua é a formação de uma equipe. A equipe de melhoria contínua é uma equipe que deve estar ativamente envolvida na definição e implementação de projetos enquanto gerencia o processo geral de uma empresa. Estão sempre imersos em todos os aspectos do processo e podem ser um líder ou participante ativo em um projeto. Por outro lado, essa tarefa não é um trabalho de período integral.
Um tamanho de equipe ideal é de 4-6 pessoas. Isso permitirá que relacionamentos profundos e um sólido senso de colaboração se desenvolvam. Manter o tamanho da equipe nessa faixa também reduzirá os desafios de agendamento para reuniões e permitirá que a equipe gerencie as discussões internas com eficiência.
Cada membro da equipe de melhoria contínua deve representar uma função ou processo dentro da empresa e ter total poder para tomar decisões relacionadas ao projeto para sua área de responsabilidade.
2. Crie o ambiente da equipe de melhoria contínua
O ambiente da equipe de melhoria é construído primeiramente identificando e escalonando em ordem de prioridade as oportunidades de melhoria. Para isso é utiliza-se do gerenciamento da matriz de oportunidades e benefícios (OBM - Opportunity-Benefit Matrix), que inclui uma estimativa do impacto da oportunidade na empresa.
Os projetos devem ser abordados ativamente somente após uma discussão significativa entre os membros da equipe. Essa discussão deve garantir um compromisso significativo para organizar os recursos necessários para uma implementação bem-sucedida. Também deve mencionar a disponibilidade dos referidos recursos para que o projeto possa ser concluído no prazo estipulado.
3. Obtenha informações dos funcionários
Em vez de ditar as novas iniciativas a serem implementadas, procure informações de seus funcionários, eles podem ajudar e muito com a OBM. Essa abordagem será recebida com uma resposta mais positiva dos membros da equipe e incentiva a adesão desde o início.
Uma dica importante: as pessoas resistem às mudanças que lhes são impostas, então escolha adotar uma abordagem mais colaborativa para suas atividades de melhoria. Você se beneficiará de diferentes perspectivas e aproveitará a inteligência coletiva de toda a sua força de trabalho. Pedir ideias à equipe também é uma das atividades de engajamento dos funcionários mais eficazes, mas é incrivelmente simples de implementar.
4. Liderar pelo Exemplo
A mudança precisa acontecer de cima para baixo e de baixo para cima. Se seus funcionários perceberem que os gerentes não estão comprometidos com uma iniciativa, eles não ficarão inspirados a segui-la. Isso causa problemas de adoção e adesão desde o início e pode dificultar a implementação bem-sucedida de um projeto. Mas se os líderes definirem o tom correto, seguindo a palestra, os funcionários serão inspirados a seguir o exemplo. Quando os funcionários vêm que a equipe de gerenciamento está investindo tempo em uma iniciativa, é mais provável que respeitem seu valor e invistam tempo.
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5. Crie um Balanced Scorecard de métricas de desempenho
Não se concentre apenas nas métricas financeiras. Eles podem ser gerenciados pela gerência sênior e provavelmente já existem na sua empresa. O foco da equipe de melhoria contínua pode ser gerenciado medindo o tempo do ciclo do processo, a produtividade de um determinado processo (saídas divididas por entradas) e a redução de estoque, para citar algumas métricas sólidas de desempenho.
Por isso esta etapa envolve a criação de um scorecard equilibrado de métricas de desempenho que fornecerá feedback imediato sobre a eficácia dos projetos implementados.
Aproveite e confira: O que é Balanced Scorecard? Como utilizar no seu planejamento estratégico?
6. Facilite a melhoria
O sexto dos 8 passos para desenvolver a melhoria contínua é o de criar facilidades para implementação de melhorias, em suma: desburocratize. Crie um processo rápido, mantendo-o o mais simples possível. Apoie os funcionários com as ferramentas necessárias para fazer sugestões, acompanhar o progresso das ideias e até mesmo executar projetos de melhoria. O uso de uma plataforma de software é uma maneira fácil de fazer isso, pois integra todo o processo de melhoria em uma ferramenta (junto com os sistemas de gerenciamento para rastrear os resultados). Para você que utiliza de um ERP, procure retirar informações que podem ser úteis para ajudar seus funcionários a desenvolver projetos de melhoria.
7. Incentive a melhoria rápida e de alto impacto
Todo mundo gosta de ser um vencedor! Isso é verdade tanto para as organizações quanto para os indivíduos de uma equipe. Atingir metas agressivas serve para encorajar e impulsionar todos nós.
Você terá vários esforços de longo prazo em seu portfólio de projetos, mas deixará capacidade para algumas vitórias de curto prazo. Uma ferramenta poderosa pode ser encontrada no kit de ferramentas de manufatura enxuta, o Kaizen Blitz.
8. Tenha a mente aberta
É tentador implementar apenas ideias que afetam diretamente a lucratividade ou podem mostrar um retorno tangível sobre o investimento (ROI). Mas as organizações prosperam com mais do que apenas esses números, portanto, tenha a mente aberta ao considerar as ideias de melhoria.
Sugestões que aumentam a satisfação do cliente, aumentam a eficiência ou aumentam o envolvimento da equipe são igualmente válidas. Portanto, em vez de se concentrar nos resultados, peça ideias ou melhorias no processo que tornem os trabalhos de seus funcionários mais fáceis, seguros ou melhores de alguma forma. Procure sugestões que levem à melhoria da experiência do cliente e você poderá ter uma ideia inovadora de novo produto ou uma abordagem mais inteligente aos preços. Quando você tem uma mente aberta e recebe todos os tipos de sugestões, verá melhorias gerais (incluindo benefícios financeiros).
Essas etapas levarão a aprimoramentos dos processos de negócios, maior moral dos funcionários e uma cultura de melhoria contínua diária. Ao buscar informações da equipe e demonstrar uma liderança engajada, você ganhará confiança na filosofia do programa de melhoria contínua. Remover barreiras e celebrar sucessos de melhorias incrementais motivarão os membros da equipe a se envolverem.
O apoio à mudança cultural garante que os processos de melhoria contínua se tornem parte da estrutura da sua organização. Portanto, se você é gerente de projetos automotivos, líder de equipe de assistência médica ou trabalha no gerenciamento de operações, a força de trabalho de qualquer setor se beneficiará da cultura aprimorada criada.
