Aprenda 5 maneiras para criar o plano de projeto perfeito
Você acabou de garantir o seu projeto mais recente e, após um mês tenso de negociações, o projeto está pronto para começar. Mas, à medida que a euforia de ter trabalho pelos próximos meses desaparece, a realidade começa a bater na sua porta. Você está encarregado de criar e apresentar um plano de projeto.
Você conhece a taxa de conclusão abismal, apenas 2,5% das empresas concluem com êxito seus projetos completamente. E as más notícias não param por aí. Você também lembra que o último projeto passou por uma revisão completa e três revisões de prazo antes de ser aceito, sua equipe tem quatro novos funcionários que precisam ser atualizados e alguns recursos exclusivos solicitados podem se transformar em pontos difíceis.
Obviamente, tudo isso pode ser contornado se você tiver um bom plano de projeto a seguir. Afinal, ninguém pode prever como o futuro se desenrolará. Embora a imagem possa parecer sombria, não tema, a arte do gerenciamento de projetos evoluiu a um ponto em que você pode criar um plano, segui-lo e fazer correções de curso conforme e quando necessário. Vamos dar uma olhada em como você pode tornar seu próximo projeto o mais perfeito.
1. Identifique as partes interessadas e suas expectativas
Um problema comum de que muitos gerentes são culpados ao planejar um projeto é que consideram o processo superior às pessoas que ele afetará ou àquelas que o executarão. Sem tornar o elemento humano central, seu projeto terá problemas.
Portanto, o primeiro passo é conhecer as pessoas que o seu projeto envolverá e garantir que elas estejam totalmente integradas. Uma parte interessada é alguém que seu projeto afetará. No entanto, as principais partes interessadas do projeto são as pessoas diretamente envolvidas no projeto. Considere a possibilidade de criar uma lista de partes interessadas e mapeá-las em uma rede de interesse.
A grade de interesse de poder divide as pessoas em uma matriz de quatro caixas com base em seu poder sobre o projeto e quanto interesse elas têm em seu sucesso. Cada caixa na grade precisará ter uma comunicação adaptada a ela. Por exemplo, as pessoas das principais partes interessadas exigirão maior foco do que alguém com baixa potência e caixa de juros baixos. O objetivo aqui é garantir que seus esforços sejam otimizados para o nível de interesse de cada parte interessada e digamos no projeto.
Use suas comunicações iniciais baseadas na grade de interesse de energia como uma desculpa para descobrir o que cada uma das partes interessadas deseja. Por exemplo, se um determinado assunto principal mostra relutância em certos aspectos do projeto, peça que compartilhem sua versão preferida dos eventos. Veja como ele atende ao projeto e às metas da empresa e tente chegar a um ponto em comum.
Enquanto os humanos são inerentemente imprevisíveis, todos têm uma agenda em relação ao que estão fazendo. Por esse motivo, eles são perfeitamente previsíveis. Se você conseguir descobrir quais são os objetivos pessoais de cada parte interessada e quão bem eles se alinham com as metas do projeto, você poderá gerenciar o conflito muito melhor.
2. Trabalhe com as partes interessadas para identificar os resultados e as metas
Ao definir as entregas do projeto, é melhor trabalhar de trás para frente a partir do objetivo principal. Uma entrega é qualquer coisa que:
- Esteja dentro do escopo do projeto
- É acordado por todas as partes interessadas
- É o resultado de trabalho deliberado
- Ajuda a alcançar o objetivo do projeto
Cada parte interessada será afetada por seus objetivos. Portanto, é aconselhável consultá-los ao definir os parâmetros do projeto. Uma boa maneira de apagar o conflito do seu projeto é tornar a comunicação com as partes interessadas uma estratégia de mão dupla, ou seja, não apenas diga a eles por que certos aspectos são importantes, pergunte a eles o que eles gostariam disso também. Ao fazer isso, você pode até acabar entregando melhores resultados do que imaginava originalmente.
3. Defina uma programação na qual todos concordem
Agora, todos sabemos que criar o cronograma perfeito é quase impossível. Como o objetivo de uma programação é cumprir prazos, é melhor defini-los de maneira realista. Considere ter dois conjuntos de prazos, um prazo interno atribuído às equipes e um externo que é dado à gerência ou aos clientes. O prazo interno deve estar pelo menos alguns dias atrás do prazo externo (se não uma semana ou mais). Dessa forma, suas equipes sempre terão tempo para revisar, se necessário.
Do número de ferramentas disponíveis, os Gráficos de Gantt são os métodos mais prevalentes e testados no tempo para visualizar sua programação. Um gráfico de Gantt ajuda a controlar tempo e recursos do início ao fim.
Por fim, como gerente de projeto, você precisa saber como negociar prazos (não será muito difícil dizer que sua carreira pode até depender disso). Algumas estratégias para experimentar:
- Não concorde com nenhum prazo que o cliente/gerência sugira
- Ofereça alternativas razoáveis que façam sentido para todos os envolvidos
- Envolva sua equipe - verifique quanto tempo cada uma das entregas pode levar para ser concluída
- Aprenda a negociar - as chances de seu prazo sugerido para ser aceito na primeira tentativa são pequenas
4. Identifique os riscos que ameaçam seu plano de projeto
Os planos são inúteis, mas o planejamento é indispensáve. O significado aqui é que, o que quer que planejemos, as circunstâncias sempre nos cegam. Como gerente de projeto, você deve procurar maneiras pelas quais seu projeto pode se perder e ter medidas de contingência à mão, caso o façam.
Alguns riscos comuns que você provavelmente encontrará incluem prazos sendo adiados, membros da equipe se tornando indisponíveis, bloqueios criativos, desacordo entre as partes interessadas, etc. Quanto mais esses problemas você conhecer, melhor estará preparado para lidar com eles. Seguem algumas maneiras de fazer isso:
Consulte os membros da sua equipe
Muitas equipes terão membros que são ótimos em irritar a todos, dizendo a eles por que estão errados. Toda vez. Se você os tiver por perto, sente-os e explique seus planos para eles. Deixe a natureza seguir seu curso e você deverá ter uma longa lista de possíveis armadilhas nos próximos 10 a 20 minutos.
Considere os riscos enfrentados antes
Você já trabalhou em projetos semelhantes antes? Se sim, que riscos você enfrentou? Aproveite a sua experiência e a de sua equipe para listar cenários hipotéticos e debater medidas de contingência contra eles.
Descubra riscos semelhantes online
Por que confiar apenas em sua própria experiência quando você pode aprender com os outros? Verifique web-boards on-line, responda a sites e artigos para ver quais problemas as pessoas enfrentaram ao enfrentar projetos semelhantes.
5. Acompanhe tudo
O melhor plano de projeto pensado está sujeito a falhar se não for rastreado adequadamente. O rastreamento costumava ser difícil na era pré-nuvem, quando tudo precisava de um exame mais minucioso dos gerentes de projeto. No entanto, ferramentas de produtividade baseadas na nuvem permitem que todos os envolvidos se mantenham sempre atualizados e com o progresso de seus associados. Os lembretes podem ser enviados para aqueles que estão atrasados e os gerentes podem identificar áreas de risco que precisam de atenção.
Conclusão
É melhor pensar no seu plano de projeto como um trabalho perpétuo em andamento. Considere documentar cada versão do seu plano (especialmente onde as coisas deram errado) o mais completamente possível. À medida que avança, você deve começar a ver padrões. Sua equipe geralmente se destaca em algumas áreas, enquanto outras precisarão de mais reflexão. Melhorar o último e transformar o primeiro em vantagens competitivas ou USPs ajudará você a obter melhores resultados.
