Conversando com vários clientes nossos, podemos perceber a sede de conhecimento sobre Lean vindo de pequenas empresas. Muitas vezes paira em nós a ideia de que a metodologia Lean só serve para ser implementada em grandes empresas. Mas esse post, que será dividido em duas partes (postadas em duas semanas), servirá para desmentir essa ideia e mostrar como é possível aplicar princípios Lean em uma organização com apenas um único proprietário ou apenas alguns funcionários. A seguir então, veremos 13 maneiras de aplicar princípios do Lean nessas pequenas organizações, sendo que 6 maneiras serão vistas nesse post (parte 1) e as outras 7 serão podem ser vistas na parte 2 clicando aqui.
1. Desenvolva uma cultura de Melhoria Contínua.
As grandes empresas têm a opção de tirar as pessoas de suas áreas de trabalho para participar de projetos que exigem toda a atenção, como os kaizens. Grandes equipes têm a capacidade de suprir a falta de outras pessoas quando essas estão ausentes. Em pequenas empresas, porém, muitas vezes só uma pessoa está fazendo um determinado trabalho, então se essa pessoa se ausenta (mesmo que por um tempo), tudo ali se interrompe junto. Mas isso não significa que pequenas empresas devem negligenciar a melhoria contínua. Na verdade, isso significa que as pequenas empresas devem ser ainda mais diligentes quanto à alocação de tempo para fazer melhorias. Comece cada mês separando um tempo para melhoria contínua em seu calendário. Se você não especificar esse tempo, outras coisas irão sempre entrar na frente disso. Seria interessante que cerca de 10% do seu tempo seja gasto com melhoria de processo. Parece doloroso reservar mais de dois dias completos por mês para trabalhar em projetos, mas você se agradecerá por fazê-lo quando começar a ver o retorno desse investimento.
2. Conquiste habilidades de Lean
As grandes empresas geralmente têm recursos para organizar treinamento, ou têm especialistas internos que podem ajudar as equipes a desenvolver suas habilidades Lean. Pequenas empresas, por outro lado, não só têm menos recursos, mas também têm o problema de não saber o que não sabem. Assim, é recomendado encontrar mentores ou equipes de suporte que possam adicionar ao seu conhecimento. Você pode ter um grupo de suporte em sua área que pode atender a esse propósito, ou você pode usar uma ferramenta como LinkedIn ou Facebook para tentar se conectar com um especialista. Você descobrirá que as pessoas são surpreendentemente livres com seus conhecimentos e como ajudar uns aos outros. Em nossa plataforma temos diversos cursos sobre a metodologia Lean, aqui vão alguns deles:
Também temos diversos materiais gratuitos para Downloads sobre Lean e outras metodologias de melhoria. Você pode encontra-los clicando aqui. Além disso, há nosso blog, claro, que contém vários posts sobre o assunto para te ajudar. Finalmente, considere trabalhar com vários outros proprietários de pequenas empresas e se revezar hospedando eventos de treinamento. Se você receber uma dúzia de pessoas trabalhando juntas e fazer um evento mensal, você receberá doze sessões pelo preço ou pelo esforço de uma.
3. Defina claramente a sua estratégia
Provavelmente, o maior problema que muitos proprietários de pequenas empresas enfrentam é decidir exatamente como eles querem competir em seu mercado. Eles tentam fazer tudo o que seus grandes concorrentes fazem, e acabam sendo abrangentes demais para serem eficazes. A implantação da estratégia é muitas vezes negligenciada em pequenas empresas. Como não há ninguém para implementar a estratégia, e por causa do compromisso de tempo, os proprietários de pequenas empresas muitas vezes ignoram esse passo. Isso é um grande erro. A implementação da estratégia não é apenas sobre quem, mas também sobre o que. Ela esclarece o processo que você precisa desenvolver para atingir seus objetivos e destaca seus pontos fortes e fracos. Além disso, ele irá descer até suas métricas operacionais que você deve estar rastreando para ver se você está fazendo as coisas certas e de forma correta. Se você não tem metas claramente definidas, você não saberá se você está competindo com sucesso.
4. Defina Prioridades
Outro benefício de ter métricas claramente definidas é que você entenderá melhor os drivers do sucesso para sua empresa. Por exemplo, entender quais são os fatores relacionados a suas vendas, analisar qual deles é mais influente e quais ações irão gerar impactos mais positivos sobre elas, assim como se perguntar: “onde eu deveria gastar a maior parte do meu tempo? ”. Então, a partir disso, é mais fácil definir quais suas prioridades e ações que devem ser tomadas. Na sua pequena empresa, você deve identificar os drivers que o aproximarão de seus objetivos e, então, gastar a maior parte do tempo em essas coisas.
5. Fique amigo do Sr. Pareto
Como os proprietários de pequenas empresas conhecem seus processos tão bem, eles geralmente assumem que também sabem o que há de errado com seus processos. Infelizmente, esse não é o caso. É muito comum cometer erros sobre qual a verdadeira raiz do problema. Chegar ao fundo de um problema pode exigir um esforço formal de recolhimento de dados. E não se deve pule esta etapa. Mesmo se você estiver certo no que acredita, o acompanhamento do seu negócio de tempos em tempos irá forçá-lo a realmente olhar os detalhes do que você faz. Afinal, essa rotina só tem a acrescentar para a empresa. Com seus dados na mão, retire todas as ferramentas de resolução de problemas à sua disposição para chegar à causa raiz. Embora o título desta seção mencione apenas o gráfico de Pareto, você também pode usar fluxogramas, executar gráficos, os 5 Porquês, diagramas de causa e efeito, e muitos outros para obter uma compreensão mais profunda do problema. Não pense neste esforço de resolver problemas como um tempo perdido. Pense nisso como um investimento que acabará por valer a pena e por se pagar.
6. Terceirize
A terceirização tem uma conotação negativa, e com razão em alguns casos. Mas no seu coração, a terceirização é a chave para uma economia bem-sucedida. Na verdade, todos nós fazemos isso em nossas vidas pessoais também. O fato é que a maioria dos proprietários de pequenas empresas possui áreas de especialidade. Eles podem liberar muito tempo ao descarregar o trabalho que não é seu maior forte, como contabilidade ou coisas legais. Isso significa encontrar um especialista no campo, seja grande ou pequeno, próximo ou distante, quem pode fazer as coisas que você não sabe como fazer. Ou, você até pode encontrar alguém que possa fazer as coisas que não fazem o melhor uso do seu tempo. Então ao invés de você gastar tempo com algo que até seria simples, mas que tira o tempo de coisas mais importantes, terceirizar esse serviço é uma boa opção. Você deve se concentrar em fazer apenas as tarefas que ninguém mais pode fazer por você, ou as tarefas que você gosta de fazer. Mas encontre um bom time de apoio para fazer o resto do seu trabalho. No post da próxima terça-feira, veremos as outras 7 maneiras de aplicar Lean em pequenas empresas.
