Toda empresa que preza por competitividade se mantém em busca da qualidade total, que é alcançável através da manutenção e aperfeiçoamento constante de seus bens ofertados, assim como seus processos internos. Para atingir isso é preciso obter resultados satisfatórios, e isso vem através de padronização, previsibilidade e controle de gestão de rotina. O Procedimento Operacional Padrão é um desses instrumentos de controle, e, por isso, iremos te dar dicas de 4 ferramentas para criar o POP ideal para sua organização.
O que é um POP?
Um POP - Procedimento Operacional Padrão, nada mais é que um documento que descreve, através de um passo a passo, a forma que atividades diárias ou rotineiras devem ser executadas. Estão englobadas também as sequências que essas atividades serão elencadas, materiais que devem ser utilizados, cuidados a serem tomados, maneira mais segura, ou apropriada, e responsáveis por cada etapa. Tudo para que os processos internos sejam realizados dentro de um padrão de qualidade pré estabelecido.
Os POP são aplicados a qualquer negócio, função, setor e segmento. Por isso, acredito que as 4 ferramentas que comentadas aqui te ajudarão bastante!
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Objetivos do POP e o que não pode faltar
Como principal objetivo, o POP visa padronizar o entendimento e realização de um processo, com foco em redução de erros, desvios e variações. E, quando seguido à risca, um POP consegue garantir de maneira mais facilitada a qualidade dos procedimentos internos, aumentando a percepção de valor sobre os produtos ou serviços da empresa.
Confira esse nosso outro blog te explicando: Como Fazer um POP
4 Ferramentas para criar seu POP
POPs devem ser bem definidos, para que cumpram seu objetivo de ajudar a entender a realização de tarefas em conformidade e segurança. Não podemos dizer que há um documento oficial a ser seguido, ou um parâmetro de ordem para o Procedimento Operacional Padrão ensinando a escrevê-lo. Mas existem etapas que, caso siga, o auxiliarão.
Essas ferramentas que selecionamos são, assim como o POP, simples de usar e de ter acesso. Começaremos por duas muito conhecidas e básicas, e então, as outras duas com maior foco na virtualização desse documento. Confira:
Microsoft Word
O Word é uma das ferramentas mais difundidas pelo mundo, sua flexibilidade para criar os mais diversos documentos o coloca nessa lista. O POP produzido no Word consegue atender a todas as necessidades de uma organização.
Dentre os benefícios de usar o Microsoft Word para desenvolver seu POP estão:
- Facilidade de aprendizado da ferramenta;
- Alta integração à tabelas, gráficos e imagens;
- Formatação fácil e rápida;
- Resultado final bastante profissional;
- Facilidade na leitura dos dados e orientações;
- Extrema facilidade em alterações ao longo do tempo (desde que se arquive o documento original);
- Leveza no documento final;
- Conversão para PDF;
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Figura 1 : exemplo de pop feito no Word[/caption]
Além disso, para empresas que necessitam integração entre os colaboradores, há a possibilidade de upload de documentos em Word para plataformas em nuvem, assim como a opção de utilizar a ferramenta semelhante “Documentos Google” na plataforma do Google Drive. Em suma, é uma ferramenta de fácil uso, adaptação e aprendizado.
Microsoft Excel
Também Microsoft, o Excel entra em nossa lista de 4 ferramentas por sua facilidade de uso. E seus benefícios são semelhantes aos do Word, mas com algumas alterações:
- Ferramenta altamente difundida, o que reduz tempo de aprendizado;
- Produz documentos com alta carga de dados;
- Documento final com aspecto bastante profissional;
- Em caso de necessidades, seu POP pode usufruir de fórmulas e filtros;
- Por possuir sistemática de fórmulas e filtros, pode produzir um POP online com facilidade de busca de informações;
- Alta integração, e produção própria, de gráficos e tabelas;
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Figura 2: Exemplo de pop no excel[/caption]
Assim como a ferramenta anterior, o Excel se apresenta como um software de fácil integração a plataformas de trabalho em nuvem. Além de também contar com uma versão semelhante de trabalho disponibilizada como “Planilhas Google” no Google Drive.
Canva
Essa plataforma online faz sua presença entre as 4 ferramentas como uma “intermediária”. Em teoria o POP não precisa de artigos visuais para funcionar, porém, o Canva nos possibilita o uso desses apoios para desenvolvermos esse documento com um melhor design. Seus principais benefícios são:
- Plataforma online e que possui opção de uso em “Equipe” por empresas;
- Disponibilização de fontes presentes nos software Microsoft e outras adicionais;
- Templates diversos;
- Integração de gráficos e tabelas;
- Upload e integração de imagens;
- Apresentação na plataforma e opções de download em diferentes formatos;
- Resultado final do POP bastante profissional e estético.
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Figura 3: Exemplo da aba Infográficos na plataforma Canva[/caption]
Caso opte por usar essa ferramenta ao desenvolver o POP da sua organização, sugiro que busque os templates sob nomenclaturas de “Infográficos” ou “Fluxogramas”. Em ambos os casos você será apresentado a templates bastante dinâmicos e altamente intuitivos, podendo cumprir o objetivo central de todo Procedimento Operacional Padrão, a compreensão.
Dozuki
O Dozuki é praticamente uma dica extra, ele consiste em um instrumento Americano de benchmark. Seu objetivo é atualizar sua força de trabalho com uma maneira mais inteligente de criar, controlar e comunicar procedimentos. Seus benefícios são:
- Desenvolvimento de POP (ou SOP em inglês) integrados às demais funcionalidades da plataforma;
- Documentos com integração a imagens e vídeos;
- Produção de documentos altamente profissionais e técnicos;
- Adequação a principais setores de manufatura;
- Documentos da plataforma em conformidade com ISO;
- Suporte técnico especializado.
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Figura 4: Exemplo das funcionalidades e integrações do Dozuki[/caption]
O Dozuki, contudo, possui dois pontos de atenção. Por ser uma plataforma estrangeira, seus formatos de produção de documentos atendem diferentes normas e regras - o que não impacta tanto empresas multinacionais, por exemplo -. O outro ponto é que, diferente dos outros três, exige uma assinatura (pagamento em dólar). O valor de entrada na plataforma é de $199/mês. Em suma, é uma ferramenta premium e direcionada a mercados mais expandidos e de alto faturamento, mas que, com certeza traz um ótimo retorno sobre seu investimento.
O que não pode faltar no seu POP
A voz do colaborador:
A eficácia do procedimento depende de que quem o executa todos os dias, portanto, ouça seus colaboradores. Especialistas podem ser consultados, mas as sugestões de quem é impactado pelo documento também devem ser utilizadas para revisões e atualizações no POP.
Manter a linguagem clara:
O documento terá eficácia se for compreensível para todos os seus usuários. Seja claro e objetivo, esclareça expressões que, embora façam parte do vocabulário da empresa, podem ser desconhecidos para novos colaboradores, técnicos ou temporários.
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Assinatura FM2S[/caption]
