6 dicas sobre como implementar um Lean Office na indústria AEC
Um ex-consultor da Toyota altamente reconhecido afirmou que a maioria dos fabricantes parece focada em atingir um ganho de produtividade de 35 a 40% de três a cinco anos como uma medida de sucesso em seus atuais esforços Lean. Ele passou a dizer que os fabricantes deveriam realmente se concentrar em uma melhoria de 400% na produtividade ao longo de 10 anos para alcançar o caminho para se tornar Lean. Mas por que existe uma disparidade tão grande na medição do sucesso?
Hoje em dia, mesmo 28 anos após o conceito de produção Lean ter sido cunhado, muitas empresas ainda pensam que o Lean é um sistema apenas para ser implementado nas áreas de produção. No entanto, existem grandes oportunidades para aumentar a produtividade por meio do uso do Lean nas áreas de produção e não produção. Toda vez que um Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) é realizado dentro de um processo de produção, percebe-se que a maioria dos gargalos e oportunidades para reduzir o lead time vem de decisões tomadas em áreas administrativas e gerenciais, como compras, vendas, marketing, design, contabilidade e recursos humanos.
Observe agora 6 dicas para realizar a implementação de Lean Office na indústria AEC:
1. Lidere a melhoria contínua baseada nas necessidades reais do cliente
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, os departamentos de vendas (e outros) têm um grande impacto no sistema de produção de uma empresa. Na maioria das vezes, esses departamentos estão completamente desconectados do sistema de produção e das necessidades do cliente.
Lembre-se que o princípio Lean de “Pull” não é um conceito a ser implementado apenas nas áreas de produção, mas também deve ser implementado em vendas, compras, mão de obra, treinamento etc. Ao tentar otimizar seus processos, sempre olhe holisticamente para o sistema. Concentre seu investimento nas necessidades reais dos clientes.
Dentro de uma organização existem clientes internos e externos. Clientes internos são pessoas que trabalham nos vários departamentos para os quais nós produzimos trabalho. Clientes externos são os usuários finais que estão fora da nossa organização. Uma melhoria só é útil se melhorar algo que os clientes realmente valorizam. Antes de fazer qualquer trabalho, devemos estar cientes de quem é o cliente e quais são suas condições de satisfação para poder entregar o valor desejado.
2. Reduza passos não-necessários
Desenhe um Mapa do Fluxo de Valor e conecte as áreas de produção com as áreas de não produção. Ensine seu pessoal a distinguir entre atividades de valor agregado, atividades necessárias sem valor agregado e desperdício. Padronize os seus processos. Saiba que até mesmo processos criativos podem ser padronizados. Alguns especialistas dizem que cerca de 80-90% de um processo supostamente criativo é composto por processos repetitivos ou etapas metodológicas. Invista nisso.
3. Implemente 5s e manutenção doméstica regular
Sem ter um ambiente de escritório bem organizado, será muito difícil implementar qualquer programa de melhoria contínua Lean. Soluções que envolvem o uso de ferramentas e sistemas simples e tradicionais e não necessitam de muito investimento são as melhores saídas. O uso de ferramentas 5s e um sistema Kanban gerenciado por um código de cores para a compra de material de escritório são alguns exemplos de implementação desse tipo de sistema.
4. Use a gestão visual para poder controlar o workflow
Use princípios de gerenciamento visual para fornecer visibilidade do trabalho em andamento (ou seja, status de pedidos, projetos, relatórios, etc). Um sistema de comunicação visual garante que os padrões estão em vigor para que o trabalho seja concluído dentro do cronograma. A gestão visual deve ser implementada nas áreas de escritório, bem como nas áreas de produção e deve ficar ao alcance visual de todos os membros da equipe para fácil consulta e visualização.
5. Aproveite as ferramentas digitais
Primeiro, recomenda-se o uso de ferramentas e ferramentas Lean artesanais tradicionais, como cartões coloridos, notas post-its e quadros para padronizar o processo. Depois de padronizar o processo, você deve aproveitar as ferramentas digitais, incluindo aplicativos, telas sensíveis ao toque e ferramentas de computação em nuvem. Uma recomendação é começar com versões menos sofisticadas ou gratuitas de aplicativos e software. Depois de dominar as regras e rotinas, procure ferramentas mais poderosas, caras ou sofisticadas, se necessário. Lembre-se do oitavo princípio do Modelo Toyota: “Use apenas tecnologia confiável, totalmente testada, que atenda ao seu pessoal e ao seu processo”, um princípio ainda não bem compreendido por muitas empresas.
6. Aproveite a co-localização
Finalmente, aproveite a co-localização, uma estratégia de trabalho Lean IPD. Use a co-localização para melhorar a produtividade de sua equipe e tornar a tomada de decisões mais ágil.
A partir da observação do comportamento de pessoas em muitas empresas que estão atravessando o momento da instalação do Lean, destacamos também algumas dicas para tornar essa implementação mais bem-sucedida:
1. Entenda a filosofia Lean e o pensamento Lean
Técnicas, ferramentas e tecnologias ajudam muito a implementar o Lean Construção, mas eles não são suficientes por si mesmos. Se você quer ter sucesso a longo prazo, dentro de sua organização, você precisa ter um exército de pessoas que acreditam e vivem a filosofia Lean.
2. Primeiro a implantação de novas rotinas, depois a mudança cultural
Se você espera que a cultura de sua empresa seja mudada simplesmente explicando os benefícios do Lean, você certamente irá falhar. A abordagem tradicional tem sido mudar primeiro a cultura e depois disso, as pessoas esperam que as mudanças ocorram sozinhas. Mas essa estratégia geralmente falha. As empresas que implementaram com sucesso o Lean fazem exatamente o contrário: primeiro conduzem mudanças comportamentais através de novas rotinas, então ocorre uma mudança de atitude devido a esses novos padrões e, finalmente, as pessoas começam a experimentar uma mudança cultural dentro da empresa.
3. Compartilhe conhecimento e aprenda rapidamente sobre os erros
Peter Senge (2006) disse que “as organizações mais bem-sucedidas do século 21 serão aquelas que estão abertas ao aprendizado”. Este é outro fato que também é observado em algumas empresas. As pessoas que trabalham em um ambiente de aprendizado consideram a empresa, não apenas um lugar para ir trabalhar, mas um lugar para aprender a oferecer um produto ou serviço melhor a cada dia. Steven J. Spear (2008) resumiu essa estratégia em um ciclo que consiste em 4 etapas:
- Aprenda a ver os problemas quando eles ocorrem e os torne visíveis.
- Ataque e resolva problemas imediatamente onde e quando eles ocorrerem.
- Compartilhe novos conhecimentos em toda a organização.
- Aprenda a liderar o desenvolvimento dos 3 pontos anteriores.
4. Comentários rápidos entre empregados e gerentes
As empresas que querem ter sucesso com o Lean precisam passar de um comando hierárquico e controlar o gerenciamento para um estágio em que os funcionários possam facilmente propor suas ideias e implementá-las para melhorar. Esse modo de pensar implica ter líderes, não chefes, que apoiem e gerenciem efetivamente idéias e melhorias diárias.
5. Adote o pensamento holístico ou sistemático
Peter Senge (2006) afirma que “a capacidade de aprender mais rápido que seus concorrentes pode ser a única vantagem competitiva neste século”. Ao longo dos anos, através da realização de algumas atividades dinâmicas com pessoas de diferentes culturas, países e posições hierárquicas, s conclusões sempre foram as mesmas: nos primeiros minutos, as pessoas tendem a proteger seu território e seu trabalho, além de permanecerem resistentes à mudança, não buscando o ideal global, mas seu próprio benefício. Depois de alguns minutos e graças ao seu treinamento anterior em Lean, a maioria dos participantes descobre por si mesmos que a única maneira de ter sucesso na implementação do Lean é trabalhar juntos como uma equipe. Finalmente, eles acabam adotando um modo de pensar mais aberto e holístico e são capazes de resolver o desafio.
