Você escreve e-mails, facilita reuniões, participa em teleconferências, cria relatórios, desenvolve apresentações, debate com seus colegas ... a lista continua. E você, Green Belt, Black Belt ou especialista em Lean, quantas reuniões vocês tem em que usa suas habilidades de comunicação? É por isso que os 7 Cs da Comunicação são úteis.
Podemos passar quase todo o nosso dia nos comunicando. Então, como podemos dar um enorme impulso à nossa produtividade? Podemos garantir que nos comuniquemos da maneira mais clara e efetiva possível.
Os 7 Cs fornecem uma lista de verificação para certificar-se de que suas reuniões, e-mails, chamadas em conferência, relatórios e apresentações estão bem construídos e claros – para que seu público receba sua mensagem.
Você conhece os 7 Cs da comunicação?
De acordo com os 7 Cs, a comunicação precisa ser:
- Clara
- Concisa
- Concreta
- Correta
- Coerente
- Completa
- Cortês
Como ter clareza na comunicação?
Ao escrever ou falar com alguém, deixe claro sobre seu objetivo ou mensagem. Qual é o seu propósito em se comunicar com essa pessoa? Se você não tem certeza, seu público também não terá.
Para ser claro, tente minimizar o número de ideias em cada frase. Certifique-se de que é fácil para o seu leitor entender seu significado. As pessoas não deveriam ter que "ler entre as linhas" e fazer suposições por conta própria para entender o que você está tentando dizer.
Quer um exemplo de comunicação sem clareza?
Oi Paulo,
Eu queria escrever uma nota rápida sobre Daniel, que está trabalhando em seu departamento. Ele é um grande trunfo e gostaria de falar com você mais sobre ele quando tiver tempo.
Abraços,
Sobre o que é esse e-mail?
Bem, não temos certeza. Primeiro, se houver vários com o nome de Daniel no departamento de Paulo, ele não saberá de quem o autor está falando. O que Daniel está fazendo, especificamente, que é tão bom? Nós também não sabemos disso. É tão vago que Paulo definitivamente terá que escrever para obter mais informações.
Por último, qual o propósito desse e-mail? O autor simplesmente quer ter um bate papo sobre Daniel, ou há algum objetivo mais específico aqui? Não há sentido de propósito para esta mensagem, por isso é um pouco confuso.
Quer um exemplo de clareza na comunicação?
Oi Paulo,
Queria escrever uma breve nota sobre Daniel Sam, que trabalha no seu departamento. Nas últimas semanas, ele ajudou o departamento de TI com vários prazos de imprensa em seu próprio tempo.
Nós temos um projeto de atualização difícil, que será executado nos próximos três meses, e seus conhecimentos e habilidades seriam inestimáveis. Podemos ter sua ajuda com esse trabalho?
Gostaria de falar com você sobre isso. Quando é melhor chamar você para discutir isso ainda mais?
Muitas felicidades,
Virgilio
Esta segunda mensagem é muito mais clara, porque o leitor tem as informações necessárias para agir.
Como ter uma comunicação concisa?
Quando você é conciso em sua comunicação, fique atento e seja breve. Seu público não quer ler seis frases quando você pode comunicar sua mensagem em três.
Existem alguns adjetivos ou "palavras de preenchimento" que você pode excluir? Muitas vezes, você pode eliminar palavras como "por exemplo", "você vê", "definitivamente", "tipo de", "literalmente", "basicamente" ou "quero dizer". Existem sentenças desnecessárias? Você repetiu o ponto várias vezes, de maneiras diferentes?
Quer um mau exemplo de concisão?
Oi Marcelo
Eu queria conversar com você sobre a campanha de e-mail marketing que esboçamos na quinta-feira passada. Eu realmente acho que nosso mercado alvo vai querer ver os esforços filantrópicos da empresa. Eu acho que isso poderia causar um grande impacto, e ficaria em suas cabeças mais do que um campo de vendas.
Por exemplo, se falamos sobre os esforços da empresa para se tornar sustentável, bem como sobre o trabalho de caridade que estamos fazendo nas escolas locais, as pessoas que queremos atrair vão se lembrar da nossa mensagem por mais tempo. O impacto será apenas maior.
O que você acha?
Sandra
Este e-mail é muito longo! Há repetição, e há muito "preenchimento" ocupando espaço.
Quer um bom exemplo de comunicação concisa?
Veja o que acontece quando somos concisos e tiramos as palavras de preenchimento:
Oi Marcelo
Queria discutir rapidamente a campanha de e-mail marketing que analisamos na última quinta-feira. Nosso mercado-alvo quer saber sobre os esforços filantrópicos da empresa, especialmente nossos objetivos para se tornar sustentável e ajudar as escolas locais.
Isso faria um impacto muito maior, e ficaria em suas mentes mais do que um campo de vendas tradicional. O que você acha?
Como ter uma comunicação concreta?
Quando a sua mensagem é concreta, o seu público tem uma imagem clara do que você está dizendo. Há detalhes (mas não muitos!) E fatos vívidos, e há foco ao do laser. Sua mensagem é sólida.
Quer um mau exemplo de comunicação concreta?
Considere esta cópia publicitária:
O Bananas do Brasil irá economizar tempo todos os dias.
Uma declaração como essa provavelmente não irá vender muitos desses produtos. Não há paixão, nenhum detalhe vívido, nada que crie emoção e nada que diga às pessoas na plateia por que eles devem se importar. Esta mensagem não é suficientemente concreta para fazer a diferença.
Quer um bom exemplo de comunicação concreta?
Quanto tempo você gasta todos os dias embalando os almoços dos seus filhos? Nunca mais! Basta levar um Assistente de Bananas do Brasil completo da sua geladeira todos os dias para dar aos seus filhos um almoço saudável e ter mais tempo para jogar ou ler com eles!
Esta cópia é melhor porque existem imagens vívidas. O público pode imaginar passar o tempo de qualidade com seus filhos – e que pai poderia argumentar com isso? E mencionando que o produto é armazenado na geladeira explica como a ideia é prática. A mensagem ficou viva por meio desses detalhes.
Como ter uma comunicação correta?
Quando sua comunicação está correta, ela se encaixa no seu público. E a comunicação correta também é uma comunicação sem erros. Os termos técnicos que você usa são adequados ao nível de educação ou conhecimento do seu público?
Você verificou sua escrita para erros gramaticais? Lembre-se, os verificadores ortográficos não vão pegar tudo. Todos os nomes e títulos estão escritos corretamente?
Quer um mau exemplo de comunicação correta?
Ola Adriano,
Muito obrigado por me encontrar no almoço hoje! Eu gostei da nossa conservação, e estou ansioso para avançar em nosso projeto. Tenho certeza de que o prazo de dois semanas não será um problema.
Obrigado novamente, e vou falar com você em breve!
Valeu,
Marcão
Se você lê esse exemplo rapidamente, talvez você não detectasse nenhum erro. Mas em uma inspeção mais próxima, você encontrará dois. Você pode vê-los?
O primeiro erro é que o escritor acidentalmente digitou a conservação em vez da conversa. Este erro comum pode acontecer quando você está digitando muito rápido. O outro erro está em dois semanas.
Mais uma vez, os verificadores ortográficos não captarão erros de palavras como este, e é por isso que é tão importante corrigir tudo!
Como ter uma comunicação coerente?
Quando sua comunicação é coerente, é lógico. Todos os pontos estão conectados e relevantes ao tópico principal, e o tom e o fluxo do texto são consistentes.
Quer um mau exemplo de comunicação incoerente?
Fernando,
Queria escrever uma nota rápida sobre o relatório que você terminou na semana passada. Eu dei a Julia para a prova, e ela queria ter certeza de que você sabia sobre a reunião do departamento que estamos tendo nesta sexta-feira. Vamos criar um esboço para o novo manual do empregado.
Obrigado,
Paulo
Como você pode ver, este e-mail não comunica muito bem o seu ponto de vista. Onde está o feedback da Julia sobre o relatório do Fernando? Ela começou a mencioná-lo, mas depois mudou o tópico para a reunião de sexta-feira.
Quer um bom exemplo de comunicação coerente?
Oi Fernando,
Queria escrever uma nota rápida sobre o relatório que você terminou na semana passada. Eu dei a Julia para a prova, e ela me avisou que há algumas mudanças que você precisará fazer. Ela irá enviar-lhe seus comentários detalhados mais tarde esta tarde.
Obrigado,
Paulo
Note que, no bom exemplo, Julia não menciona a reunião de sexta-feira. Isso ocorre porque o lembrete da reunião deve ser um e-mail completamente separado. Desta forma, o Fernando pode excluir o e-mail de comentários do relatório depois de fazer suas alterações, mas salvar o email sobre a reunião como seu lembrete para participar. Cada email tem apenas um tópico principal.
Como ter uma comunicação completa?
Em uma mensagem completa, o público tem tudo o que precisa para ser informado e, se aplicável, agir. A sua mensagem inclui um "apelo à ação", para que seu público saiba claramente o que você quer que eles façam?
Você incluiu todas as informações relevantes - nomes de contatos, datas, horários, locais, e assim por diante?
Quer um exemplo de comunicação incompleta?
Olá a todos,
Eu só queria enviar a todos um lembrete sobre a reunião que teremos amanhã!
Vejo você então,
Chris
Esta mensagem não está completa, por razões óbvias. Qual reunião? Quando é? Onde? Chris deixou seu time sem a informação necessária.
Quer um exemplo de comunicação completa?
Olá a todos,
Eu só queria lembrá-lo sobre a reunião de amanhã sobre as novas políticas de teletrabalho. A reunião será às 10:00 da manhã na sala de conferência de segundo nível. Por favor, deixe-me saber se você não pode participar.
Vejo você então,
Chris
Como ser cortês na comunicação?
A comunicação cortês é amigável, aberta e honesta. Não há insultos escondidos ou tons passivos e agressivos. Você mantém o ponto de vista do seu leitor em mente, e você é empático com suas necessidades.
Quer um exemplo ruim?
Suzana,
Queria deixar você saber que não aprecio como sua equipe sempre monopoliza a discussão em nossas reuniões semanais. Eu tenho muitos projetos, e eu realmente preciso de tempo para que o progresso da minha equipe seja discutido também. Até agora, graças ao seu departamento, não consegui fazer isso. Você pode garantir que eles ganhem tempo para mim e minha equipe na próxima semana?
Obrigado,
Marco
Bem, isso não é cortês! Mensagens como esta podem potencialmente iniciar lutas no escritório. E este e-mail não faz nada além de criar sentimentos ruins e diminuir a produtividade e moral. Um pouco de cortesia, mesmo em situações difíceis, pode percorrer um longo caminho.
Quer um bom exemplo de comunicação?
Oi Lucas,
Queria escrever uma nota rápida para pedir um favor. Durante nossas reuniões semanais, sua equipe faz um excelente trabalho de destacar seu progresso. Mas isso usa o tempo disponível para que minha equipe destaque o deles. Gostaria muito se você pudesse dar à minha equipe um pouco de tempo extra por semana para cobrir completamente seus relatórios de progresso.
Muito obrigado, e me avise se há algo que eu possa fazer por você!
Abraços,
Marco
Que diferença! Este e-mail é cortês e amigável, e tem poucas chances de espalhar sentimentos ruins ao redor do escritório.
Todos nós nos comunicamos todos os dias. Quanto melhor nos comunicarmos, mais credibilidade teremos com nossos clientes, nosso chefe e nossos colegas. Use o 7 Cs da Comunicação como uma lista de verificação para toda a sua comunicação. Ao fazer isso, você ficará claro, conciso, concreto, correto, coerente, completo e cortês.
