Análise de requisitos: como desenvolver uma que seja eficaz?
"Necessidade" é um termo bastante poderoso na cultura empresarial, quando você pensa sobre isso. As necessidades de negócios determinam processos, produtos, atividades, iniciativas, investimentos, projetos, tarefas e muito mais. Estes, por sua vez, criam ainda mais necessidades que precisam ser atendidas para que as coisas funcionem. É quase como a Terceira Lei de Newton, que afirma que "para cada ação, há uma reação igual e oposta", mas no contexto dos negócios. E para determinar todas essas necessidades, entra em cena a chamada análise de requisitos.
Infelizmente, com mais frequência do que gostamos, há uma desconexão entre o cumprimento de metas e missões e a necessidade real. Às vezes, as partes interessadas ficam totalmente descontentes com um resultado específico. Às vezes, elas mudam de ideia no meio de um projeto. Às vezes, várias partes interessadas relacionadas causam confusão porque não concordam com o que precisam e desejam. Às vezes, elas continuam adicionando mais requisitos às tarefas que você acha que já foram concluídas.
Mas primeiro, o que é análise de requisitos?
Primeiro, o que é a análise de requisitos? Basicamente, a análise de requisitos abrange todas as tarefas necessárias para determinar as necessidades, obrigações e similares, para um projeto, plano ou produto novo ou revisado. Todo o princípio abrange todas as indústrias, mas obviamente as aplicações e os detalhes diferem com base não apenas na indústria, mas também no tipo de empresa e no tipo de cultura que ela possui.
De acordo com artigo do Bright Hub PM, a análise de requisitos de negócios envolve a análise dos negócios orgânicos, a análise de mercados e tendências, a análise de concorrentes e a análise do ambiente de negócios - onde você analisa os pontos fortes, fracos e oportunidades existentes e ameaças em cada aspecto do processo.
Em qualquer tipo de projeto, a análise de requisitos desempenha um papel importante em quando e como esse projeto é concluído. Como mencionamos anteriormente, durante o curso de conclusão de um projeto ou tarefa em particular, não faltam possíveis complicações, conflitos, questões e problemas que possam surgir. A análise de requisitos impede que muitas dessas coisas aconteçam.
A natureza e a importância da análise de requisitos é o motivo pelo qual todo o processo é muito estruturado - o que é especialmente aplicável aos campos em que é necessário um alto nível de detalhe e especificidade, como desenvolvimento de software. Mas, mesmo no nível mais básico, a análise de requisitos precisa ser documentada e definida. E, além de sempre estar sempre justificada e conectada às necessidades de negócios, a análise de requisitos deve produzir resultados mensuráveis e acionáveis, que podem ser rastreados e testados. Uma boa análise de requisitos também ajuda todos os envolvidos a entender melhor as necessidades dos negócios e promove uma melhor comunicação e colaboração entre todas as partes interessadas. A análise de requisitos é uma medida preventiva contra problemas que podem ocorrer no meio de um projeto, o que pode atrasar ou até impedir a conclusão do projeto.
Desenvolvendo e executando uma análise de requisitos eficaz
Essencialmente, uma infinidade de fatores entra em análise de requisitos e realmente não existe uma fórmula definida. Dito isto, há uma série de princípios e conceitos importantes que é preciso lembrar ao lidar com a análise de requisitos.
Muitas organizações já fazem análise de requisitos, mas, na maioria das vezes, isso é feito inconscientemente, como ilustra um artigo da Techwell. Há pouco processo ou sistema em como as coisas são feitas, o que inevitavelmente leva a problemas mais cedo ou mais tarde. É por isso que é importante entender os fatores essenciais que todo processo de análise de requisitos deve ter.
1. Identificando e conhecendo as partes interessadas envolvidas
Este é um primeiro passo crucial no desenvolvimento e execução de uma análise de requisitos eficaz. Por partes interessadas, significa todos, desde os patrocinadores até os clientes/usuários finais do produto final do projeto. Seria ideal ter uma pessoa pontual designada que representasse os interesses das partes interessadas como um grupo, mas, no mínimo, é preciso identificar quem pode tomar decisões e quem tem a palavra final. É importante apresentar uma lista abrangente de partes interessadas - especialmente dos tomadores de decisão - para que haja menos confusão e possíveis ordens e/ou requisitos conflitantes no caminho.
2. Identificando os requisitos das partes interessadas
O próximo passo envolve consolidar outra lista abrangente - desta vez as necessidades, desejos e exigências das partes interessadas. Isso é importante, pois todos terão necessidades e requisitos diferentes, pois são afetados e, portanto, analisam o projeto de maneiras diferentes. No desenvolvimento de um aplicativo de software, por exemplo, a visão do cliente pode ser principalmente lucro e eficiência, enquanto que para o usuário final do mesmo aplicativo, o mais importante para eles seria facilidade de uso e acessibilidade.
É importante ter em mente que você deve manter os parâmetros e o escopo do projeto ao conversar com as partes interessadas. Ou então você corre o risco de revisão ou mesmo uma reformulação completa do projeto; se não houver linhas que não possam ser cruzadas, nada será realizado no final.
As discussões com as partes interessadas podem ser feitas individualmente ou em grupo (como grupos focais ou entrevistas conjuntas), ou mesmo uma combinação de ambas, se as restrições de tempo permitirem. Há também a opção de apresentar um cenário possível com base em como o produto final será usado. Devido à natureza dessa parte do processo, você também poderá desenvolver pelo menos uma ideia geral do resultado final do projeto, que pode ser usado para determinar outros possíveis requisitos das partes interessadas.
3. Categorizando os requisitos
Para entender melhor a imensa quantidade provável de requisitos que você coletou, é hora de categorizá-los. Uma maneira eficiente e comum de fazer isso seria classificar os requisitos como funcionais, técnicos, operacionais e transitórios.
Os requisitos funcionais incluem o necessário para que um produto final funcione bem - com base no ponto de vista do usuário final. Isso envolveria coisas como utilitários e recursos reais que serão utilizados pelos usuários. Como o nome indica, os requisitos técnicos abrangem os assuntos e fatores técnicos que devem ser levados em consideração durante a implementação e a operação contínua do produto ou serviço. Os requisitos de operação, por outro lado, estão relacionados à manutenção do serviço ou produto, muitos dos quais ocorrem por trás das cortinas. Por fim, os requisitos de transição envolvem as necessidades do processo de implementação, para que isso aconteça sem problemas e com eficácia.
4. Analisando os requisitos
A essência desta parte do processo é determinar quais dos requisitos são realistas e factíveis, com base nos parâmetros e limitações do projeto. Esses parâmetros e limitações incluem itens como orçamento, restrições de tempo, mão de obra e outros recursos, além da necessidade dos negócios. É aí que entra a atenção aos detalhes, já que os requisitos devem ser o mais detalhados possível - é difícil executá-los e entregá-los, se forem vagos ou ambíguos.
Essa também é a parte do processo em que você começa a priorizar quais desses requisitos devem ser atendidos primeiro. Também é importante avaliar o impacto do projeto no status quo, que inclui itens como pessoal, alocação de recursos, produtos/serviços atuais e sistemas e processos.
Com base na análise, você pode se sentar com as partes interessadas e resolver quaisquer conflitos ou questões.
5. Desenvolvendo um rascunho e finalizando tudo.
O rascunho inicial do projeto, resultante de todas as partes anteriores do processo, deve ser distribuído a todas as partes interessadas, que devem receber um prazo para feedback. Isso assegura que os parâmetros do projeto sejam mantidos e assegura que todas as partes interessadas possam verificar se seus requisitos estão refletidos o suficiente.
Lembrando o que é importante
Uma boa análise de requisitos de negócios identifica o impacto que um novo sistema, serviço ou produto terá sobre todas as partes interessadas. É também uma ajuda para entender quais são suas expectativas para o produto final. Como mencionamos anteriormente, não existe realmente um caminho definido para a análise de requisitos - mas uma das coisas universais é que ela deve sempre ser o mais clara, detalhada e concisa possível. E esses requisitos devem sempre rastrear as necessidades dos negócios.
