O planejamento de projeto é uma tarefa importante e bastante complexa. Ele envolve orçamento, mão-de-obra, plano de projeto, recursos, materiais, enfim, diversos itens cruciais para que o projeto seja desenvolvido. O cronograma é outra destas tarefas a serem realizadas e ele pode variar de uma lista cronológica simples a uma rede de tarefas complexas, dependentes e com forte influência uma sobre as outras. Para qualquer situação que você venha a enfrentar, existe uma forma concreta, simples e prática de você desenvolver um cronograma sólido do seu projeto. Neste artigo, você vai aprender como fazer um cronograma bom e simples de projeto em 7 etapas.
Mas o que é um cronograma no gerenciamento de projetos?
O cronograma de projeto é um documento, hoje em dia feito de forma digital, onde há o detalhamento da linha do tempo de um projeto e os recursos empresariais requeridos para concluir cada tarefa. Esse documento deve estar acessível a todos os membros da equipe. Seu objetivo é comunicar informações críticas à equipe, para que sejam abrangentes e fáceis de entender.
Qual a diferença entre o cronograma do projeto e o planejamento?
É muito comum que esses termos sejam usados de forma intercambiável, mas devemos ter cuidado pois eles possuem funções diferentes no gerenciamento de um projeto. O plano de projeto é o principal guia enquanto o cronograma é responsável por detalhar as tarefas específicas.
O planejamento envolve principalmente a seleção das políticas, metodologias e procedimentos apropriados necessários para entregar o projeto no prazo.
O cronograma, por outro lado, converte os planos, escopo e custo em uma linha do tempo operacional.
Por que devo criar um cronograma de projeto?
O cronograma realiza uma função crucial para o sucesso de um projeto. Vamos conferir algumas de suas vantagens:
- O cronograma do projeto, quando bem executado, torna o projeto inteiro mais tranquilo;
- O comprometimento com o processo de agendamento do projeto no início do projeto fornecerá uma imagem clara dos requisitos definidos antes de você;
- Oferece a chance de detectar problemas mais cedo e alertar os clientes se uma linha do tempo não for viável;
- Todo mundo sabe o que esperar e quando. Todos estão sendo responsabilizados pelas mesmas datas de vencimento;
- Outros gerentes podem alocar recursos de maneira eficiente para o seu projeto e poderão prever quando os recursos estarão disponíveis para outros projetos.
Criando um cronograma em 7 etapas
Agora vamos discorrer sobre a criação de um cronograma de projeto em 8 etapas simples. Para fazer um cronograma bom e simples basta seguir estes passos:
1- Planeje o seu cronograma
O ponto de partida de um cronograma bom e simples é definir os procedimentos, políticas da empresa e diretrizes que irão direcionar o projeto. Neste documento devem constar os recursos disponíveis e as possíveis contingências de projeto. Além disso devem constar também stakeholders, a relação dos encarregados por aprovar o cronograma e todos os outros membros que irão precisar receber uma cópia do documento.
O cronograma também consta quais são as pessoas responsáveis e que tem autoridade para realizar alterações. Os outros funcionários da equipe de projeto devem solicitar às autoridades para realizar quaisquer alterações no cronograma.
2- Defina e priorize atividades do projeto
Após iniciar o planejamento do seu cronograma, defina e priorize as atividades específicas do projeto. Eles devem descrever os objetivos do projeto ou as diretrizes que você espera cumprir.
Um desafio nesta parte do processo de agendamento do projeto é saber como dividir as atividades. Considere a regra 8/80, que afirma que uma única atividade deve levar entre oito e oitenta horas de trabalho.
"Mas tudo é importante!" Se estiver com problemas para priorizar, comece a classificar metas com base na urgência e na importância ou consulte estas dicas úteis para a tomada de decisão.
3- Estabeleça as dependências
Uma vez listadas todas as atividades, procure cuidadosamente encontrar quais delas dependem de outras para serem concluídas.
Se você estiver montando um ventilador, por exemplo, não poderá colocar sua carcaça ou proteção até que a hélice seja encaixada ao motor. É importante definir corretamente todas as suas dependências para que você possa agendar com precisão e evitar atrasos no projeto.
4- Estime recursos
Seja na forma de pessoas, subcontratação, ferramentas (sejam elas físicas ou digitais) ou até mesmo em espaço, cada atividade do seu projeto exigirá recursos e será necessário estimá-los para cada atividade do projeto.
Lembre-se de que a alocação de recursos afetará sua programação; se o mesmo membro da equipe for responsável por várias tarefas, elas não poderão ser concluídas ao mesmo tempo.
5- Estime o tempo de cada atividade
Quanto tempo cada atividade do projeto levará para ser concluída?
A superestimação pode deixar os membros da equipe ou outros recursos ociosos enquanto aguardam a conclusão das tarefas anteriores. A melhor maneira de estimar a duração é usar dados de trabalhos anteriores semelhantes.
Se você não possui dados para trabalhar e não há um padrão do setor ao qual possa se referir, uma estimativa com base na média dos melhores, piores e prováveis cenários.
6- Desenvolva o cronograma de projeto
A partir de agora, você já possui todas as informações necessárias para montar o seu cronograma de projeto. São diversas as ferramentas utilizadas neste processo como o método do caminho crítico, compactação de agendamento, análise de cenários hipotéticos, nivelamento de recursos, métodos de cadeia-crítica, ente outros.
Uma dica importante é não se esquecer de incluir fatores como feriados nacionais, funções corporativas, eventos das partes interessadas e outras ocasiões que podem afetar sua programação. Se a empresa inteira for encerrada por uma semana de férias, você precisará adicionar esse tempo às datas de vencimento e gerenciar as expectativas dos clientes de acordo.
7- Monitoramento e controle
O ultimo passo da criação de um cronograma bom e simples é o monitoramento e controle. Esta etapa consiste na aplicação do cronograma às atividades, ou seja, acompanhar cada atividade através do cronograma de projeto. O controle de cronograma requer o uso de relatórios de progresso, sistemas de controle de cronograma, como o uso de solicitações de mudança de projeto, gerenciamento de desempenho e análise de variação para determinar se são necessárias ações adicionais para alinhar o cronograma com o plano.
Você conhece a metodologia ágil de gestão de projetos?
A Metodologia Ágil é uma abordagem focada em pessoas e resultados criada para o desenvolvimento de software, porém hoje é utilizada em diversos tipos de projetos. Além disso, centra-se em torno de planejamento adaptativo, auto-organização e prazos de entrega curtos. É flexível, rápida e visa melhorias contínuas na qualidade, usando ferramentas como Scrum e eXtreme Programming.
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Especialista SCRUM[/caption]
Essa metodologia faz o indivíduo perceber que o velho método “cascata” de desenvolvimento de software deixa muito a desejar, ou seja, que processo de “planejar, projetar, construir, testar, entregar” funciona bem para fazer carros ou edifícios, mas não tão bem para criar gerenciar outros tipos de projetos. Em um ambiente de negócios no qual os produtos, a demanda e a concorrência são variáveis e que mudam rapidamente, o ágil funciona percorrendo a linha tênue entre muitos processos e não o suficiente. Aproveite e confira abaixo uma vídeo aula do curso de metodologias ágeis.
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