Você saber aprender com os erros?
Ninguém gosta de errar, tanto na vida profissional quanto pessoal. Entretanto, erros são excelentes oportunidades para o aprendizado. Neste post vamos falar como olhar os defeitos que geramos no trabalho e aprender com os erros.
Como aprender com os erros?
A melhor maneira de aprender com os erros é analisando-os. Mas analisando-os de maneira inteligente, com a preocupação de aprender e não de apontar culpados! E é justamente isso que não acontece, não é mesmo?
Me lembro de um dos meus primeiros projetos de consultoria, que ilustra bem essa história. Estava eu em uma fábrica de peças metal-mecânicas (similar à uma usinagem, mas para peças maiores, de máquinas industriais) e o gerente da área reuniu todos os operadores para fazer uma "análise crítica" sobre um erro que havia inviabilizado uma enorme haste de guindaste. Um pequeno problema na solda havia mudado a composição do aço o que, para encurtar a história, fez com que a peça trincasse quando estava sendo colocada no caminhão. Todos reunidos e apreensivos, então começa a análise (cujo o objetivo era entender o que havia acontecido):
Gerente: Quem é que deu esse ponto de solda que acabou com a peça?
Todos quietos.
Gerente: Juvenal, por favor, pega lá o folhetinho pra eu ver aqui quem é que estava na solda e foi responsável por essa obra de arte aqui.
Juvenal, ao ver o seu nome na listinha, já que ele era o coordenador da soldagem: Acho que não preencheram, mas devia ser o João que estava cobrindo o turno do José. - José era o operador da noite e o José aquele dia havia dobrado o seu turno por trocar com o amigo.
O gerente, já meio sem graça, então deu aquele enorme sermão sobre segurança no trabalho e os riscos de se operar uma solda com sono. Também deu uma bronca geral e uma advertência formal para o João e para o José. Não me recordo ao certo o que exatamente aconteceu com o Juvenal, mas também lembro que sobrou parte do desastre para ele, obviamente.
Entretanto, uma coisa eu me recordo ainda menos: o que foi aprendido com essa reunião? Como essas ações evitariam que um problema como esses não mais se repetisse?
Notem que, embora parte da culpa fosse sim dos envolvidos por ferir uma diretriz do RH da empresa, a mera repreensão poucas vezes é suficiente para evitar que episódios como esse tornassem a acontecer. E por que isso? Por que as causas que geraram o erro nem sequer foram mencionadas. No fundo, não foi analisado o defeito de solda.
Como aprender com os erros em processos?
Então como fazer essa análise direito? Como aprender com os erros?
A primeira coisa que temos que entender é que erros acontecem porque os processos da empresa dão essa possibilidade. 90% dos erros é culpa do processo. Temos que aprender sobre o erro levantando hipóteses do porquê ele aconteceu.
Voltamos ao caso da haste de guindaste. Por que ela aconteceu? Hipóteses:
- João estava com sono e errou no procedimento.
- João não sabia como fazer o ponto de maneira correta.
- João não tinha uma instrução sobre como realizar o trabalho específico de soldar aquela haste. Faltava a ele uma instrução de trabalho.
- João não tinha o equipamento necessário para o trabalho.
- Havia um problema com o material da haste.
Várias ferramentas nos ajudam a levantar essas hipóteses. Talvez a mais clássica delas é o Diagrama de Ishikawa, sobre o qual já comentamos diversas vezes. Lembrando que você pode baixar a nossa planilha de análise de defeitos, que vai te conduzir mais suavemente por essa análise.
Depois de levantadas as hipóteses, temos que pensar no que mudar para evitar que os erros aconteçam novamente. Por exemplo:
- Se João estava trabalhando dois turnos seguidos, como ele pode fazê-lo? Que mudanças devemos fazer em nosso sistema de controle de horas para evitar que isso aconteça?
- Se ele não sabia soldar a peça, que treinamento podemos oferecer a ele?
- Se ele não tinha uma instrução, como poderíamos disponibilizar uma?
- Se o equipamento estava com problemas, como resolvê-los?
- Se o material estava com defeito, como identificar em situações futuras?
Aprender com os erros para transformá-los em oportunidades
Depois da reunião eu conversei (com a calma dos consultores) com o gerente e pedi para ele que analisássemos melhor o erro da haste. Ok, João estava errado, mas será que o erro foi só por causa do cansaço? A análise disse que não... Era um erro na instrução de trabalho: a maneira como a peça estava posicionada não permitia a João a posição correta para a soldagem. Isso fazia com que depositasse calor demais à peça, alterando suas propriedades metalúrgicas. Em outras palavras, o problema ia acontecer mesmo se a solda fosse feita durante o turno do dia.
O resultado da análise foi, obviamente, uma grande surpresa. Não era a explicação óbvia, mas era a explicação que fez com que a empresa ganhasse conhecimento sobre o que ela estava fazendo. Nunca mais deixou-se de ver erros de posição na soldagem de peças especiais.
Além disso, o sistema de conferência de horas também foi revisto e mudanças fundamentais foram implementadas para evitar que os funcionários trabalhassem tanto.
Entenda as causas e não culpe as pessoas
Termino então esse post com a provocação: quanto tempo você passa culpando as pessoas e deixando de analisar por que os erros acontecem? O que você vai fazer amanhã para evitar isso?
Reconheça o erro
O primeiro passo, e o mais importante, é reconhecer quando cometeu um erro.
Você pode culpar as circunstâncias por um revés em vez de admitir que você fez algo errado, deliberadamente ou sem querer. É verdade que um conjunto particularmente louco de condições pode ter anulado a eficácia de sua ação correta, e tal situação talvez nunca mais ocorra novamente.
Meu pai, que parece ter uma capacidade inata de aprender com os erros, define um limite nas tentativas (seu número é cinco) antes de começar a solucionar problemas. Nesse ponto, ele percebe que algo está errado com sua abordagem ou há um fator que ele não considerou.
Para determinar se você cometeu repetidamente os mesmos erros, considere os padrões. As circunstâncias que você rotulou mentalmente "incomum" ocorrem repetidamente? Se tais situações são realmente a norma, então, concordam com a ideia de que você cometeu erros repetidamente.
Tire um tempo para refletir sobre suas ações (ou ausência de ações), a fim de determinar se você cometeu um erro, se alguém foi culpado ou se as circunstâncias incontroláveis não eram propícias ao sucesso.
Identificar a causa do erro
Determine a ação específica que foi um erro. Descobrir o que causou um erro ou desencadeou uma série de erros.
Os maus hábitos podem levar a erros simples. Por exemplo, você pode sair com frequência para o trabalho, fazendo com que você leve riscos desnecessários para seu escritório. Você pode sobrecarregar seu calendário e descobrir que esquece ou perde os compromissos. Ou pode fazer várias tarefas com tanta frequência para que você não preste atenção a conversas importantes e detalhes da falta que causem erros.
Se você se encontra navegando por um novo território ou atravessando terreno antigo, pode haver muitas causas possíveis de erros. Considere todos os fatores.
Por exemplo, ao procurar emprego, você pode ter cometido um erro quando fez um comentário inócuo considerado inapropriado por um entrevistador. No entanto, sua observação poderia ter sido perspicaz, relevante e apropriada em outra configuração com outro empregador ou gerente de contratação. Nesse cenário, o erro poderia ter sido causado por um desses erros:
- Sendo negligente em seu discurso
- Respondendo rapidamente e esquecendo de fazer uma pergunta esclarecida que lhe permitiu elaborar uma resposta mais apropriada
- Não pesquisar empresas para entender quais comentários são aceitáveis e quais não são
- Perseguindo oportunidades com organizações que não se encaixam perfeitamente em seu estilo e capacidades profissionais
- Considere o micro e o macro ao analisar o que deu errado.
