As atas de reunião (ou relatórios de reunião) são usadas para registrar as trocas e pontos importantes levantados durante uma reunião. É um resumo conciso do andamento da reunião que deve registrar as decisões tomadas e as ações a serem seguidas.
As reuniões são parte integrante dos projetos: lugares de troca entre os membros da equipe, estão no centro de nossas decisões. Mas se são essenciais para uma boa tomada de decisão, onde são registrados?
Se nenhum participante for claramente designado para fazer anotações e depois redigir a ata da reunião, as ideias levantadas e os elementos essenciais a serem abordados correm o risco de cair no esquecimento.
Para um backup ideal das principais informações e seu contexto, nada melhor do que fazer anotações e redigir relatórios de reuniões.
O que são atas de reunião?
Uma ata de reunião é um documento escrito que resume as discussões ocorridas durante a reunião, as decisões tomadas, as perguntas feitas e os itens levantados, bem como o plano de ação a ser implementado após a reunião.
Na maioria das vezes, esse documento é elaborado pelo gerente do projeto, que é o líder das reuniões do projeto. Também pode ser escrito por um gerente de projeto assistente.
Uma vez elaborado, é enviado a todos os participantes da reunião, podendo ser disponibilizado, sem compromisso, a todos os stakeholders do projeto.
Seu maior interesse é manter um registro escrito do andamento da reunião e do que foi dito. Esse relatório é útil especialmente no caso de conflitos posteriores, para provar o que realmente foi acordado.
O relatório da reunião é escrito o mais rápido possível após a reunião. É indicado adotar um padrão livre ou respeitar um formato imposto, como um modelo de documento existente na empresa.
Para que serve uma ata de reunião?
Para você, como trabalhador do conhecimento, a ata de reunião é como o estetoscópio para um clínico geral - uma das ferramentas mais importantes do dia a dia. Ela documenta constantemente por meio de notas de reunião:
- os tópicos discutidos,
- decisões tomadas e
- tarefas atribuídas.
Posteriormente, o documento serve como fonte de informação para os participantes da reunião e terceiros, base na qual o projeto da linha de trabalho é avançado. Sejam reuniões de horas ou poucos minutos, é necessário o registro para que nada seja esquecido.
Se deseja registrar permanentemente o conteúdo discutido em reuniões, entrevistas, workshops ou conferências conversas, fazer tomadas de decisão e afazeres fixos, é necessário ter prática e disciplina.
O segredo de uma boa ata é reconhecer qual informação precisa ser registrada.
Objetivos da ata de reunião
- Apresentar um esboço das trocas que ocorreram na reunião;
- Tomar uma decisão sobre um assunto;
- Comunicar as deliberações tomadas;
- Informar sobre o andamento do trabalho em gerenciamento de projetos;
- Estabelecer metas com que todos os participantes concordem;
- Acompanhar as discussões;
- Saber onde estão as informações para futuras reuniões sobre o mesmo assunto.
Se sua ata de reunião estiver mal escrita, os seguintes problemas acabam surgindo:
- Perda de credibilidade com os colegas (especialmente se esses documentos tiverem erros de ortografia);
- Falta de consistência na escolha das ações (funcionários ficam no escuro);
- Perda de tempo porque você tem que pedir informações novamente aos participantes da reunião.
Para não perder a credibilidade, lembre-se de checar seus textos.
Por que fazer atas de reunião?
A primeira utilidade de uma ata de reunião é manter um registro escrito do andamento de uma reunião profissional. Isso é essencial para os arquivos, mas também para construir um processo rigoroso para a próxima reunião.
Tal documento é primordial quando essas reuniões fazem parte de um projeto importante. Além disso, é sempre mais óbvio executar decisões claramente mencionadas em um documento específico.
Em qualquer caso, o relatório deve ser redigido de forma que o acesso às diversas informações que possam ser necessárias posteriormente seja fácil e rápido. Na verdade, é orientado acessar os elementos essenciais rapidamente.
Esse documento permite reviver a memória de todos para otimizar o trabalho em grupo. Redigida imediatamente após a reunião, a ata deve ser fiel ao desenrolar da reunião e suas decisões.
Também deve ser lido por outra pessoa (além do roteirista) antes de ser veiculado, para garantir que o conteúdo seja fiel ao que realmente aconteceu.
Como montar atas de reunião
1. Cabeçalho da Ata
O cabeçalho da ata contém as informações básicas sobre a reunião. É o ponto de partida que define o contexto da reunião.
- Título: Comece com o título "Ata de Reunião", seguido pelo tema ou objetivo principal da reunião. Exemplo: "Ata de Reunião para Implementação de Novas Medidas de Marketing".
- Data: Especifique o dia, mês e ano em que a reunião ocorreu.
- Horário: Indique o horário de início e término da reunião. Se o horário de término não for conhecido de antemão, deixe espaço para preenchê-lo posteriormente.
- Local: Informe o local onde a reunião foi realizada, seja uma sala específica, um escritório, ou uma plataforma online.
- Participantes: Liste todos os participantes da reunião, incluindo seus nomes completos e, se possível, seus cargos ou funções dentro da organização.
- Protocolo: Se a sua empresa usa um sistema de protocolo ou número de identificação para atas, insira-o aqui.
2. Abertura da Reunião
Nesta seção, você começará a registrar o início efetivo da reunião.
- Início: Registre a hora exata em que a reunião começou.
- Presidente/Coordenador: Anote o nome da pessoa que presidiu ou coordenou a reunião.
- Objetivo da Reunião: Faça um breve resumo do objetivo principal da reunião, explicando por que ela foi convocada.
3. Ordem do Dia (Agenda)
A ordem do dia lista os tópicos que serão discutidos na reunião. Cada item da agenda deve ser claramente identificado e separado para facilitar o acompanhamento.
- Agenda 1: [Título do Tópico]
- Discussão: Resuma as discussões que ocorreram sobre o tópico. Inclua pontos de vista, argumentos, e qualquer debate relevante.
- Resultado: Registre as decisões tomadas ou conclusões alcançadas sobre o tópico. Se algo foi acordado, descreva-o claramente.
- Ações a Serem Tomadas: Liste as ações que precisam ser realizadas em decorrência das discussões. Inclua prazos, se aplicável.
- Responsável: Indique quem é responsável por executar as ações decididas.
- Agenda 2: [Título do Tópico]
- Discussão
- Resultado
- Ações a Serem Tomadas
- Responsável
Continue com esse formato para cada item da agenda. Certifique-se de que todas as discussões relevantes estejam incluídas e que nada seja omitido.
4. Discussões Gerais
Às vezes, outros tópicos surgem durante a reunião que não estavam originalmente na agenda. Esta seção é dedicada a esses pontos adicionais.
- Tópico Adicional: Resuma qualquer discussão adicional que não estava na agenda principal. Inclua decisões ou ações resultantes dessas discussões, seguindo o mesmo formato das seções anteriores.
5. Encerramento da Reunião
Aqui, você encerrará formalmente a reunião, registrando os detalhes finais.
- Horário de Término: Registre a hora em que a reunião foi oficialmente encerrada.
- Próxima Reunião: Se uma próxima reunião foi agendada, informe a data, horário e local. Isso ajuda a manter todos informados e organizados para o futuro.
6. Assinaturas
As assinaturas dão legitimidade à ata e garantem que todos os presentes concordam com o que foi registrado.
- Assinatura do Presidente/Coordenador: O presidente ou coordenador da reunião deve assinar a ata para validar o documento.
- Assinatura do Secretário/Redator: A pessoa responsável por redigir a ata também deve assinar o documento.
Modelo e exemplo de ata de reunião
Confira este modelo de ata, ideal para documentar decisões e responsabilidades ao realizar reuniões. Um exemplo claro e organizado de uma reunião sobre novas medidas de marketing.
Atas de reunião: os três principais tipos
Existem três tipos principais de atas, dependendo da natureza da reunião e das necessidades dos destinatários desses relatórios.
Relatório completo
Diz respeito apenas a reuniões institucionais: assembleia geral, conselho de administração, reunião da diretoria etc. Essa ata de reunião é geralmente bastante longa. Pretende-se ser exaustivo e muito fiel às trocas.
Cada um dos protagonistas deve encontrar suas palavras lá. As atas são estruturadas na ordem dos debates.
Relatório resumido
Diz respeito a todas as reuniões. Não tem o caráter exaustivo das atas. O editor dá apenas o esboço das trocas. Para cada item da pauta, relata a essência do que foi dito, as conclusões do grupo e as decisões tomadas.
Registro das decisões
Apenas reporta decisões. É apresentado em forma de tabela produzida no Word, ou mesmo no Excel, para utilizar as funções de busca. Pode ser anexado a um relatório mais longo.
Para quem é o relatório da reunião?
O relatório é uma verdadeira ferramenta de comunicação dentro da empresa. Destina-se a todos os colaboradores que devem ser informados sobre as informações emitidas e as decisões tomadas, tenham participado ou não.
Também é compartilhado entre os líderes da firma e serve de base para as discussões a serem realizadas. Graças à ata de reunião, a empresa estabelece um objetivo para seus funcionários, independentemente da metodologia de gerenciamento de projetos.
Para conseguir isso, é necessário criar um modelo relacionado a este trabalho de definição preliminar de formato.
Aliás, é esse modelo que vai direcionar todo o seu trabalho. Um modelo ótimo deve ter os elementos abaixo:
- Capa: data, local, lista de palestrantes, agenda etc.;
- Consultas: nomes de eleitores, prós e contras etc;
- Nome dos oradores: voltar à linha, negrito nome;
- Formatação: espaçamento entre parágrafos, fonte etc.
