Briefing: o que é e como fazer um

Iniciar qualquer projeto não é fácil, principalmente se você não tiver um guia que indique por onde começar. Imagine receber uma tarefa e não receber nenhuma instrução: seria difícil saber o que fazer ou como querem que seja realizada, certo? No entanto, isso é resolvido se um briefing for desenvolvido.

Fazer um briefing é importante para oferecer uma visão concreta do que você quer fazer, como e em que contexto. Além disso, receber um bom briefing ajuda a equipe ou pessoa a realizar o projeto da melhor maneira.

O briefing é mais conhecido no campo das áreas criativas como design, comunicação, marketing e publicidade , embora um brief possa realmente ser feito para qualquer área e todos os tipos de tarefas. 

A seguir, você verá o que é briefing, para que serve e alguns tipos de briefing.

O que é um briefing? 

O briefing é um documento claro e conciso que orienta uma pessoa ou grupo de pessoas na realização de um projeto ou tarefa específica, com o qual você tem uma visão completa do que procura, como será feito, em que tempo e em que contexto específico.

O briefing vai além de uma série de instruções, é uma ferramenta que  oferece visão, histórico, momento atual e dados  que ajudam a entender o que precisa ser feito e por que fazer. É também um documento estratégico que deve ter objetivos muito claros para desenvolver as ações necessárias para alcançá-los.

Sua origem remonta ao ambiente militar, pois o brief era uma instrução rápida, mas extremamente compreensível, do que um soldado ou grupo militar deveria fazer em uma situação específica.

Para que serve o briefing?

O briefing é uma ferramenta fundamental em qualquer projeto, atuando como um guia estratégico que assegura alinhamento e eficiência. Ele tem múltiplas funções críticas que permitem uma execução de projeto mais suave e direcionada. Aqui estão as funções do briefing desenvolvidas de forma mais completa:

• Direcionamento claro: o briefing atua como um farol, guiando todas as ações do projeto. Ele fornece uma visão geral que começa no escopo geral e se aprofunda em detalhes específicos, garantindo que todos os envolvidos compreendam o caminho a seguir. Esta orientação é essencial para manter o foco e direcionar os esforços de maneira coerente com os objetivos do projeto.
• Estabelecimento de perspectiva: ele posiciona o projeto dentro de um contexto mais amplo, mostrando onde a equipe ou o projeto está atualmente e para onde precisa se mover. Essa perspectiva é crucial para avaliar progressos, definir expectativas realistas e ajustar estratégias conforme necessário.
• Organização e estruturação: o briefing oferece uma estrutura organizada para o planejamento e execução de tarefas. Ele delimita claramente as responsabilidades, prazos e recursos disponíveis, permitindo um planejamento detalhado que facilita a implementação de ideias e a execução de tarefas de forma ordenada e sistemática.
• Proatividade: por ser proativo, o briefing não apenas reage às necessidades do projeto, mas antecipa desafios e sugere ações preventivas. Isso inclui a identificação de riscos potenciais e a proposição de soluções antes que problemas maiores surjam, garantindo uma gestão de projeto mais suave e previsível.
• Comunicação eficiente: serve como uma ferramenta de comunicação essencial, conectando diferentes partes interessadas, como equipes internas, parceiros externos, fornecedores e clientes. Ao estabelecer um entendimento comum e facilitar o diálogo, o briefing assegura que todos estejam na mesma página, reduzindo mal-entendidos e otimizando a colaboração.
• Prevenção de conflitos e confusões: com um caminho claramente delineado e expectativas bem definidas, o briefing ajuda a evitar distrações, erros de interpretação e confusões. Isso é crucial para manter a equipe focada e engajada, minimizando retrabalhos e desvios de curso que podem comprometer a entrega do projeto.
• Contextualização profunda: o briefing fornece informações detalhadas sobre a missão, visão e objetivos estratégicos da empresa ou marca. Ele explica como a mensagem deve ser transmitida e quais ações foram realizadas anteriormente. Este nível de detalhamento é vital para que todos os membros da equipe entendam completamente o propósito do projeto e como suas tarefas contribuem para os objetivos maiores da organização.

Vantagens de um briefing

• Clareza nos objetivos e expectativas do projeto, facilitando o trabalho da equipe.
• Alinhamento dos stakeholders, incluindo o cliente, equipa criativa e outros colaboradores, em torno de um objetivo comum e visão partilhada.
• Eficiência na otimização de tempo e recursos.
• Facilidade na tomada de decisão.

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Desvantagens de um briefing

• A rigidez e um briefing excessivamente detalhado podem limitar a criatividade e a inovação, deixando pouco espaço para experimentação e exploração de novas ideias.
• Má comunicação, se o briefing não for entendido corretamente poderá haver erros na execução do projeto.
• Limitações de tempo, o tempo necessário para preparar um briefing completo e detalhado podem atrasar o início do projeto.
• Dependência, perda da capacidade de pensar de forma independente ou de tomar decisões criativas por si próprios.

Pilares fundamentais de um briefing de sucesso

As características de um briefing bem elaborado fornecem orientações claras e completas para o desenvolvimento e execução bem-sucedidos de um projeto. Um briefing que aborde características fundamentais não só facilita a compreensão e o alinhamento entre todas as partes interessadas, mas também ajuda a otimizar tempo, recursos e esforços, levando a resultados positivos e significativos.

Características principais

• Identificação clara do problema ou necessidade.
• Objetivos específicos e mensuráveis.
• Definição do público-alvo.
• Benefícios claros e tangíveis.
• Estratégia de comunicação.

Como fazer um briefing

1. Seja claro sobre o perfil da empresa

Este primeiro ponto deve responder quem é a entidade que será trabalhada, portanto utilize todas as informações que servem para ter uma ideia do  que é, o que faz, como se comunica, qual é sua interação e sua personalidade . 

2. Verifique o contexto 

Não perder de vista o contexto em que o projeto se enquadra. Neste ponto você responde onde está a empresa ou marca ou para onde ela se move. Aqui você deve considerar os elementos de referência descritos acima. 

Isso envolve pesquisar seus dados demográficos , comportamentos online e necessidades. Segmentar o público em grupos específicos e criar buyer personas ajuda a personalizar a abordagem e as mensagens. Além disso, praticar a empatia e se colocar no lugar do público ajuda a criar conteúdo relevante e envolvente.

3. Observe quem é o seu público

Nesta etapa analise, defina e considere tudo o que tem a ver com o público ou público sobre o qual o projeto terá influência ou impacto. Você deve responder a quem se dirige e integrar todas as informações que o ajudem a conhecê-los.

Isso envolve pesquisar seus dados demográficos, comportamentos online e necessidades. Segmentar o público em grupos específicos e criar buyer personas  ajuda a personalizar a abordagem e as mensagens. Além disso, praticar a empatia e se colocar no lugar do público ajuda a criar conteúdo relevante e envolvente.

4. Identifique uma dor e uma solução

Esta parte deve responder ao “porquê” do projeto e “o que quero fazer”, por isso deve integrar todos os elementos operacionais mencionados acima. É fundamental identificar uma  necessidade específica, um desafio, um problema ou algo que você deseja melhorar , ou seja, uma “dor” para determinar quais passos levarão à solução.  

5. Analise os recursos que você possui

É importante que você saiba quais recursos dispõe para realizar o projeto. Podem ser  materiais, monetários, temporais, tecnológicos e humanos , para que você determine qual será o curso e as ações que o levarão a atingir os objetivos.

O briefing é uma ferramenta fundamental. Se você considerar esses elementos e as etapas para sua construção, será mais fácil  desenvolver seus próprios briefs criativos ou interpretá-los , se for o caso.

Certifique-se de estruturar o documento de forma explicativa, mas sempre buscando brevidade e contundência. Recomenda-se que ao terminar um resumo você o leia em voz alta ou entregue a alguém que você conheça para ler.

Se eles conseguirem explicar claramente do que se trata, o que querem fazer, a quem se destina, como será feito e o que estão tentando alcançar, você saberá que tem um briefing eficiente em mãos.

Tipos de briefing

1. Resumo publicitário 

O briefing publicitário serve para apresentar informações sobre um projeto publicitário. É composto por diversos elementos que  fornecem dados à equipe antes da realização de uma campanha publicitária , permitindo melhor organização e fluxo de trabalho. 

Este documento define os aspectos gerais da campanha como os objetivos, o mercado a que se dirige (target), o orçamento e o conceito.

2. Resumo do projeto

O  briefing de design  é o documento fornecido ao designer para solicitar um trabalho de design. Lista todas as informações importantes de um projeto a nível gráfico, que incluem a voz da marca, o espectro de cores, os elementos visuais que devem ser utilizados, etc.

3. Resumo de marketing

Você pode estar se perguntando o que é o briefing de marketing e se ele é igual ao briefing publicitário. Embora sejam semelhantes, o briefing de marketing concentra-se na atração e conversão de leads, enquanto o briefing publicitário trata de campanhas.

Esse tipo de briefing ajuda as marcas a comunicar o significado de seus produtos e serviços. É, portanto, uma carta de apresentação das marcas ao público. Este documento contém um design visual que representa os valores da marca e informações sobre sua identidade e propósitos, com o objetivo de gerar interesse.

4. Resumo comercial

O business brief contém informações sobre uma organização específica, desde a ideia e conceito até o seu financiamento. Seu objetivo é mostrar a abrangência do negócio para aquisição de investidores ou obtenção de patrocinadores.

5. Resumo do projeto 

Então, qual é o resumo do projeto? Pode-se dizer em geral que todos os tipos de briefing são baseados em projetos, mas isto se refere a um  documento que é criado para um projeto específico em uma área específica. Por exemplo, caso seja necessário atualizar os processos de recrutamento, poderá ser elaborado um briefing deste projeto para a área de recursos humanos. 

Este documento também deve conter os elementos que contextualizam o que se busca, como se deve fazer e os passos para alcançá-lo.

6. Resumo criativo

Embora o briefing criativo esteja relacionado ao briefing do design, eles não são realmente iguais. O brief criativo  deve ser entendido como o documento que será a ponte entre uma marca e uma equipa criativa para gerar um conceito em torno dessa marca, que será o eixo norteador de toda a comunicação que se realizar.

Um briefing bem elaborado é a base sobre a qual são construídas estratégias sólidas e duradouras.

Qual a diferença entre um briefing e um plano de projeto? 

O brief concentra-se na visão geral e na direção criativa do projeto, o plano do projeto concentra-se no planejamento detalhado e no gerenciamento de todas as atividades necessárias para concluir o projeto com sucesso.

Elementos de um briefing

São três blocos de elementos que um bom brief deve conter para que cumpra o seu propósito: referências, que oferecem um enquadramento e uma perspectiva; operacional, relacionado à ação e aos passos a seguir; e determinantes, que especificarão as ações.

Elementos referenciais de um briefing

• Descrição : descrever brevemente em que consiste o projeto, o que ele implica, o que se busca e delinear alguns requisitos. Quanto mais conciso e direto você for, melhor será o início do seu briefing. Tente não cobrir detalhes irrelevantes. Certifique-se de que sua escrita seja simples e clara para evitar confusão; Além disso, é importante que você descreva um único projeto.  
• Antecedentes : forneça todas as informações que você tiver em mãos que ajudem a entender o projeto, como campanhas anteriores, materiais feitos em outra ocasião, etc. Preste muita atenção e não ceda à tentação de acrescentar fatos e dados que não lhe são úteis, pois você pode dificultar a tarefa de traçar o perfil da empresa e da situação.
• Contexto : aqui é estabelecido um quadro contextual para localizar a marca, como ela se comunica e a situação atual em que atua. Este ponto não tem a ver apenas com a empresa, o projeto ou a marca, mas com o que se vivencia socialmente, as tendências ou estilos de vida do momento.
• Obrigatório : são aqueles pontos que configuram o perfil da marca e do público que você deseja atingir; por exemplo, voz da marca, alvo, buyer persona, etc. 

Elementos operacionais de um briefing

• Objetivos : um bom resumo deve ter objetivos SMART  para ter um guia claro do que se busca.
• Estratégias : para cumprir estes objetivos, devem ser estabelecidas as estratégias mais adequadas; Ou seja, saber o que tem que ser feito e como fazer.   
• KPI : aqui estão as informações que serão usadas para medir e avaliar quão bons resultados essas estratégias estão dando. Devem ser estabelecidos indicadores que sirvam de parâmetro e ajudem a verificar em termos quantificáveis ​​se tudo está em ordem.
• Cronograma : Este elemento refere-se às informações ordenadas e planejadas de quem será responsável por realizar determinadas tarefas específicas e em que horário elas serão realizadas.

Determinando elementos de um briefing

• Restrições : O cliente, empresa ou líder do projeto poderá estabelecer certos aspectos que deseja evitar. Essas instruções tornam-se um elemento fundamental que pode mudar o rumo do que será feito. Por exemplo, numa campanha publicitária uma marca pode pedir que não queira utilizar determinados termos na sua comunicação ou que esta esteja relacionada com um movimento político.
• Orçamento : você pode ter ótimas ideias e planejar inúmeras ações; Mas, se o orçamento for limitado, pode haver alguns aspectos que terão de ser eliminados. Por outro lado, se o orçamento for grande, é preciso aproveitá-lo ao máximo.
• Entregáveis : o brief indica o que você quer fazer e deve ter um resultado que se materialize em algo; Isso é o que é considerado uma entrega. Pode ser um documento, uma série de campanhas, processos, um design, um conceito criativo ou um anúncio, entre outros.
• Tempos : aqui são estabelecidos os prazos em que todos os itens acima devem ser cumpridos, portanto é um elemento que determinará a forma de trabalhar. 

Leve todos esses elementos em consideração para delinear um briefing eficiente. A seguir você verá como fazer um briefing em 5 passos que facilitarão a construção deste documento respondendo a uma lógica bem estruturada.

Exemplo de Briefing:

Campanha Interna de Melhoria de Segurança Alimentar:

1.Objetivo do Projeto: Desenvolver uma campanha interna para reforçar a importância das Boas Praticas de Fabricação (BPF) na área de produção. A campanha deve focar nos colaboradores a conscientizar a importância em realizar de forma periódica as etapas de BPF que garantem a Segurança Alimentar.

2.Público-Alvo: - Operadores da linha de produção.

3.Estrutura da Campanha:

• Materiais de Treinamento: Criação de um guia com as instruções de BPF para cada setor de produção;
• Treinamento presencial: Realização de treinamento em turma separadas por cada setor e turno da linha de produção.

4.Mensagem Chave e Temas Principais:

• Importância das Boas Praticas de Fabricação;
• Redução do Risco de Contaminação;
• Redução do risco de perda do produto final.

5.Tom e Estilo: A campanha deve adotar um tom educacional, sendo clara e objetiva. Deve utilizar uma linguagem simples para garantir o entendimento a todos os colaboradores.

6.Ferramentas de Comunicação e Distribuição

• Formatos de comunicação: Cartazes e aula presencial;
• Locais de Divulgação: Área de produção;
• Duração da Campanha: Primeiro semestre do ano.

7.Indicadores de Sucessos (KPIs)

• Redução no número de não conformidades em auditorias de segurança alimentar;
• Aumento do índice de adesão às práticas de higiene e segurança;
• Feedback positivo dos colaboradores por meio das pesquisas de satisfação.

8.Prazo e Cronograma de Entrega: Data de Inicio e fim da campanha.

9.Equipe envolvida: Equipe de comunicação interna e Equipe de Controle de Qualidade e Garantia da Qualidade.

Esse briefing estabelece os principais parâmetros para o desenvolvimentos de uma campanha voltada para melhoria de segurança alimentar.

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