Quando novos projetos precisam ser apresentados para uma empresa, eles são feitos através de um business case, sendo essencial o seu conteúdo para tomada de decisões. Por ser um documento importante e com inúmeras informações que devem ser incluídas nesse material, é necessário saber como ele funciona e quais dados relevantes que devem constar nele. Sendo assim, esse texto ensinará tudo o que você precisa saber sobre o que é um Business case e como montar esse documento de maneira precisa para conseguir a aprovação no seu projeto pelo comitê de gestores.
Qual é o conceito de um Business case?
O Business case é documento elaborado na fase inicial de qualquer projeto com o objetivo de juntar informações relevantes com o intuito de apurar a viabilidade dele. Por exemplo, você tem uma nova ideia de um projeto para sua empresa e para apresentar essa proposta aos seus gestores ou diretoria constrói um business case com informações necessárias para convencê-los do seu plano. Com todas as informações necessárias reunidas em um só documento, é mais fácil da diretoria analisar a viabilidade do projeto em si e concordar com a sua aprovação, desde que compatível com a empresa.
Qual é o objetivo de elaborar um Business case?
Toda ideia ou projeto para saírem do papel precisam estar muito bem estruturados e pensados para evitar qualquer tipo de prejuízo à empresa em razão de um plano mal elaborado. Por conta do disposto acima, o objetivo principal de um Business case é preparar e abordar, da maneira mais específica e completa possível, todas as vertentes e possibilidades desse novo projeto, analisando:
- Viabilidade do plano de ideia
- Investimento financeiro necessário;
- Riscos do projeto;
- Benefícios que ele trará;
- Cronograma e outras informações.
O Business case é utilizado como material base para apresentação de um novo projeto para empresas, então seu objetivo é estar o mais completo possível para que ele possa usado como base na tomada de decisões.
Diferença entre business case e um plano de negócio
É comum as pessoas se confundirem e acharem que um business case e um plano de negócio são a mesma coisa, mas não são. Um plano de negócios contém metas, objetivos e estratégias que a empresa quer alcançar nos próximos anos. É feito com segmentação de clientes e produtos, dados de mercado, cálculos de estimativas de custo e previsões financeiras. Já o business case serve como uma fonte argumentativa para aprovação do seu projeto através de uma forte análise e preparação, com base em avaliação do investimento, benefícios e riscos de uma determinada decisão.
Razões pelas quais o business case é importante
É através desse documento que a empresa poderá tomar uma decisão e avaliar se o projeto vale a pena ser iniciado e se o investimento necessário tem chances de alcançar os resultados que o empreendimento almeja. Além disso, a administração terá conhecimento dos recursos financeiros, bem como operações que precisam ser empreendidas e realocadas para a concretização do projeto, caso seja aprovado. Por fim, outra razão é que ajuda ao criador da ideia promover o seu projeto e convencer os gestores acerca da sua viabilidade e, consequentemente, a sua aprovação.
Quais dados devem estar reunidos em um business case?
O conteúdo de informações presente em um business case varia de acordo com o que ele está se propondo a apresentar, todavia, há alguns pontos que sempre serão abordados, pois são essenciais:
Sua ideia
Você precisará demonstrar no que sua ideia é baseada, reunindo dados que apontem as justificativas pelas quais ela daria certo e a sua viabilidade. De uma maneira geral, é preciso reunir informações sobre a visão global do seu projeto. Sua origem também precisa ser abordada, por exemplo, ela é oriunda de alguma inovação do mercado ou uma necessidade?
Solução
Nesse compilado de informações você demonstrará qual é a solução que ideia irá resolver? Será uma questão interna ou para os clientes?
Equipe necessária
Nesse ponto, você precisa reunir dados referente a equipe que será necessária para colocar seu projeto em andamento. Por exemplo, quem será o líder da equipe? Quem supervisionará? É necessário contratar mais pessoas? Quantas pessoas devem estar presentes no seu desenvolvimento?
Riscos
É necessário que também seja analisado quais os riscos que esse novo projeto pode acarretar para a empresa, afinal, todo novo projeto tem isso. Logo, apure os riscos e limitações em potenciais, bem como medidas de soluções preventivas para impedir que elas ocorram ou para diminuir os prejuízos que poderão ser causados por elas.
Investimento necessário
Um business case tem que abordar qual o investimento necessário para tirar o projeto do papel e concretizá-lo. Reunindo dados referente às despesas que poderão ser despendidas, bem como estimando orçamentos necessários.
Resultado
Por fim, tem que ser inserido na sua apresentação os resultados operacionais que estão previstos alcançar com essa ideia e quais benefícios trará para a empresa.
Como criar um business case?
Agora que você sabe o que é um business case, bem como seu objetivo, importância e assuntos básicos a serem tratados, é imperdível que você saiba como construir o seu e é isso que será ensinado abaixo.
1. Reúna todas as informações
Antes de estruturar o seu business case, é preciso que você reúna todas as informações necessárias, isto é, pesquise e analise todos os dados referente a ideia do seu projeto, riscos, soluções, equipe necessária, resultados e outros. Ter as informações é importante, pois é através delas que você irá apresentar um documento com um direcionar muito mais preciso e de fácil entendimento a todos.
2. Escolha sua forma de apresentação
O seu business case pode ser feito através de:
- Word;
- PDF;
- Relatório;
- PowerPoint; e,
- Prezi.
Para escolher entre as opções acima basta que você verifique quais deles se enquadram mais com o seu projeto e com a cultura da sua empresa. Seus gestores têm costume de usar PowerPoint em apresentação ou preferem apenas relatórios? Com esse conhecimento você poderá escolher o melhor formato para as pessoas que irão assistir, auxiliando na sua compreensão.
3. Faça um sumário executivo
Neste sumário você irá introduzir a sua apresentação com uma visão geral do seu business case e o que ele irá abordar. Ele auxilia tanto na sua apresentação quanto no entendimento de quem está sendo apresentado, pois elas costumam ser longas por conta dos detalhes que elas reúnem.
4. Exponha seu projeto
Após a parte introdutória, você irá apresentar todos os dados que reuniu ao longo das suas pesquisas e justificando a viabilidade do seu projeto e os motivos pelos quais ele deve ser aprovado e colocado em prática. Você irá expor no seu business case: a análise de mercado que foi realizada; planos referente ao marketing; ao operacional; financeiro e demais informações que estejam de acordo com a sua ideia. Seguindo esses passos, você não terá qualquer dificuldade em montar o seu business case e impressionar a diretoria, fazendo com que seu projeto seja devidamente aprovado com base nos dados reunidos.
