Apesar da alta complexidade que os projetos podem assumir, eles seguem um processo comum de gerenciamento de projetos. Claro que a forma de os gerenciar varia de projeto para projeto e/ou de indústria para indústria. Gerenciar um projeto pode parecer esmagador para um novo gerente de projeto. No entanto, a melhor maneira de gerenciar um projeto com sucesso é decompô-lo em fases e tarefas gerenciáveis e seguir processos comprovados de gerenciamento de projetos. Neste artigo, vamos ilustrar como gerenciar e construir um projeto do zero através de algumas dicas.
Confira também:
1- Defina seus objetivos
Aprender como construir um projeto do zero exige que você inicie pelo “passo zero”, ou seja, defina os seus objetivos, decida o que você deseja alcançar. Coloque o pensamento nos objetivos do projeto: abastecimento mais rápido das linhas de produção, desenvolver um carro movido a energias sustentáveis, aumentar o rendimento de uma máquina, etc. Sugiro que você tenha um objetivo principal e vários objetivos menores que o levarão ao sucesso do projeto. Documente essas metas e objetivos em uma carta ou declaração do projeto.
2- Encontre a metodologia
Decida uma metodologia de gerenciamento de projetos para o seu negócio. Existem diversas metodologias que podem ser utilizadas e que são muito famosas no mercado como o antigo método cascata, as metodologias ágeis, o Scrum e muitas outras. A ideia é escolher a metodologia que lhe trará os melhores resultados e que seja mais adequada aos seus projetos.
3- Conceito, iniciação e escopo
Liderados pela ideia do projeto, a primeira coisa a ser feita no que tange o gerenciamento é estabelecer os conceitos e a iniciação. Esta fase pode ser iniciada no “papel e caneta” para ajudar a ilustrar sua ideia de projeto e o que precisa ser feito. Dependendo do projeto realizar pesquisas de mercado, anotar os principais pontos pode ser interessante para obter aprovação das partes interessadas.
Este é o estágio em que o termo de abertura do seu projeto é desenvolvido. O termo de abertura do projeto é o documento em que você decide o escopo geral do projeto, os objetivos e o gerenciamento da equipe.
Confira o artigo para saber mais sobre o escopo:
4- Planejamento
Nesta etapa do projeto, é necessário definir o seu plano de projeto e listar todo o trabalho necessário para que o projeto seja realizado. Você terá que responder: quem, o que, onde, quando e como é o seu projeto. Uma dica é utilizar o método 5W2H, muito eficiente para criar planos de ação.
O sucesso do seu projeto depende totalmente do nível de planejamento do projeto. Quanto melhor o plano, melhor seria o resultado do seu projeto. Os gerentes de projeto profissionais falarão sobre o sucesso do seu projeto, analisando o seu planejamento.
Questões como orçamento, o cronograma e o gerenciamento de recursos do projeto precisam ser definidos nesta etapa do gerenciamento de projetos. Esses itens podem mudar durante o curso da execução do projeto, mas é uma boa prática planejar tudo com antecedência.
5- Comunicação
Comunique-se constantemente. Boa parte do trabalho de um gerente de projetos é comunicação. A comunicação frequente com sua equipe e todas as outras partes interessadas fornece vários benefícios. Esses incluem:
- Garantir que as expectativas e os entendimentos estejam alinhados.
- Identificando riscos e possíveis problemas com antecedência.
- Reduzindo as chances de conflitos e retrabalho.
A última coisa que você deseja é que alguém fique ocioso porque acha que ainda está esperando que outro membro da equipe termine algo quando na verdade já está pronto. Ou alguém que continua trabalhando em um aspecto do design que não é mais necessário devido a uma alteração no escopo. Você deve agendar reuniões regulares de status com todos que trabalham ou impactam diretamente o projeto. Isso permite que todos compartilhem atualizações e discutam problemas à medida que surgem.
6- Execução e entrega
Você iniciará seu projeto reunindo todos os recursos necessários no estágio inicial e se concentrará em concluir as tarefas atribuídas. Nesta fase, você terá que gerenciar a comunicação, a equipe do projeto, a qualidade e a capacidade de entrega do projeto.
É melhor ter uma reunião inicial do projeto para ajudá-lo a definir o ritmo de entrega do projeto. Durante a reunião, você estará colaborando com sua equipe. Discuta as tarefas em mãos, as responsabilidades da linha do tempo do projeto e outras variações.
Faça um checklist de todas as tarefas e resultados do projeto que precisam ser trabalhados para atingir a meta do projeto. Nenhuma tarefa deve ser perdida.
Nesta etapa, um software de gerenciamento de projetos como o Microsoft Project ou similares podem ajudar a garantir maior controle monitoramento e execução do seu projeto. Além disso você consegue centralizar toda documentação e informações sobre o seu projeto. A FM2S oferece a capacitação em Microsoft Project. Abaixo deixamos uma vídeo aula do curso pra você dar uma conferida.
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7- Controle seus KPI’s
Construir um projeto do zero vai exigir muito controle, então você precisa garantir que tudo esteja funcionando bem e que o plano do projeto seja seguido. O cronograma do projeto é uma das coisas que ajudam muito neste quesito, como na medição do desempenho do projeto e na correspondência dos resultados com os objetivos definidos.
Mas você também precisará definir os KPIs do seu projeto durante a fase de planejamento do projeto e monitorar e controlar suas ações para ajudar a atingir os objetivos desejados.
Confira mais sobre KPIs:
8- Encerramento e Avaliação
Depois de concluir seus objetivos você deve encerrar o seu. Caso o seu projeto seja concluído com satisfação total, você deverá seguir para o próximo projeto. Do contrário, você precisará trabalhar para melhorar os resultados e atingir o objetivo do projeto.
Nesta etapa, você avaliará a entrega do projeto com a ajuda de índices de KPI, independentemente de as metas serem atingidas ou não. O projeto será avaliado com base na qualidade, velocidade, precisão e capacidade de entrega. Após a avaliação bem-sucedida do projeto, é considerado uma boa prática aprender sobre a competência da equipe do projeto. Além disso, você pode decidir como trabalhar para obter melhores resultados em seu próximo projeto.
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