O que torna o Programa de Treinamento FM2S efetivo?
O objetivo de um programa de treinamento é transmitir conhecimento de um sistema ou processo a alguém novo nesse processo. Os indivíduos podem ter trabalhado em algo semelhante anteriormente, então terão uma ideia, ou pelo menos um ponto de partida, para construir. No entanto, a maioria dos programas de treinamento deve começar com o básico e uma linha de base do conhecimento zero. Nosso treinamento Green Belt, Lean e Black Belt seguem essa dinâmica.
Ao usar medidas de qualidade, os gerentes podem determinar o desempenho das pessoas no seu papel - mas essas medidas não demonstram necessariamente o sucesso do treinamento. Uma percepção comum é que a qualidade melhora com a experiência. Então, até que ponto o treinamento deve ser feito antes que as pessoas sejam soltas em um processo e permitam ganhar a experiência que melhorará sua qualidade?
O que requer o programa de treinamento?
O programa de treinamento requer uma agenda clara do material a ser coberto, bem como metas de realização. Em um grupo com o qual uma vez trabalhei, houve um programa de treinamento de conteúdo editorial seguido de um teste, que era o fator decisivo entre ser um estagiário e ter permissão para trabalhar no banco para valer. A nota de aprovação para o teste foi de 90%.
Quando, algum tempo depois, estudava ferramentas Six Sigma e análise estatística sobre esse processo, os gestores estavam preocupados com o fato de que o resultado geral da qualidade desse processo era de cerca de 90%. Eu, no entanto, não fiquei surpreso, pois os resultados demonstraram perfeitamente que as pessoas são tão boas quanto o treinamento. Se o gerenciamento esperasse uma pontuação de 95%, então eles precisam treinar as pessoas para serem 95% boas no trabalho. Neste momento, a empresa percebeu o potencial dos benefícios da melhoria contínua por meio do Seis Sigma.
Eu acredito que um foco maior nos formadores e seus programas de treinamento prevê ganhos consideráveis de eficiência mais tarde. Este artigo apresenta dois exemplos para demonstrar essa abordagem usando os princípios Six Sigma e as medidas de controle de processo estatístico (SPC).
Como encontrar uma maneira melhor de programa de treinamento?
Em 2009, a empresa contratou um novo grupo de analistas em um de nossos escritórios em São Paulo para realizar uma série de tarefas. Um programa de treinamento de valor agregado de conteúdo de três semanas foi fornecido por dois instrutores. Este programa foi originalmente projetado para treinar 15 analistas em três áreas de conteúdo distintas. Os 15 analistas trabalhariam de acordo com uma rotação em cada área de conteúdo. Ficou claro, no entanto, que este plano não funcionaria.
A quantidade de conhecimento a ser coberto em três semanas foi demais. Os dois treinadores não estavam familiarizados com todos os conjuntos de conteúdo. Dentro de duas semanas, um conjunto de conteúdo foi retornado para produção total. A ideia de uma rotação impediu os analistas de obter rapidamente a experiência para serem efetivos em qualquer tarefa. O resultado foi dividir o grupo em dois e para os grupos separados se concentrarem em um único conjunto de conteúdo cada.
As primeiras nove semanas com resultados de qualidade deram uma taxa de aprovação média de 82,2 por cento. As semanas 10 a 30 apresentaram uma melhora de 87,6 por cento. Outro aumento foi observado nas semanas 31 a 33 (taxa de aprovação média de 90,6%) até que, finalmente, a partir da semana 34, a pontuação foi medida em 95,1% e foi diretamente comparável as pontuações reportadas para um analista experiente trabalhando na mesma tarefa.
Isso significou que, para alcançar um grupo de analistas que poderiam realizar nossas expectativas, levaram 34 semanas de trabalho ao vivo (além de três semanas de treinamento e, adicionalmente, as cinco semanas perdidas de trabalho baseado em rotação, atribuídas a tarefas múltiplas). Supondo que quaisquer atividades futuras de treinamento se concentrarão na atividade correta (o que em si teria economizado cinco semanas).
O que poderia ser feito para melhorar o prazo de treinamento?
Lembre-se de que, às 34 semanas, apenas as expectativas de qualidade aceitável foram alcançadas e várias semanas foram necessárias para confirmar a consistência da qualidade nesse nível.
Isso sugeriria que as atividades de treinamento complementar nesses pontos no tempo tiveram o efeito desejado. Para reduzir a linha de tempo de treinamento, de forma bastante simples, incorporamos no nosso treinamento futuro as atividades que ocorreram nestes momentos para garantir que os analistas estejam totalmente treinados para atender nossas expectativas.
Em setembro de 2010, após o atrito significativo da equipe original de analistas, uma nova entrada de oito analistas se juntou ao grupo. Nesta ocasião, todo o treinamento foi fornecido localmente por um dos analistas originais do ano anterior com o apoio de colegas tanto na filial quanto, em menor medida, na sede. Este grupo de analistas começou a trabalhar ao vivo após duas semanas de treinamento. O gráfico SPC mostrou uma taxa de aprovação de qualidade média inicial de 92,3 por cento. Em apenas quatro semanas de apoio e orientação, a média para todo o grupo de novos editores aumentou para 96,6% - 1,5% acima do que levou mais de oito meses para alcançar com o grupo original de estagiários
Não só as pontuações de qualidade falam por si mesmas, mas uma consideração da economia de custos deve ser feita para o segundo lote de treinamento. Nós originalmente enviamos dois treinadores por três semanas para a filial e então estimamos que cinco analistas da sede gastaram aproximadamente 75 por cento do seu tempo nos próximos nove meses, apoiando os novos analistas (100 por cento de verificação de qualidade, análise de dados e sessões de treinamento suplementar). Nós estimamos que o custo do treinamento original para a equipe foi de aproximadamente R$ 140.000. Para o grupo que começou em setembro de 2010 e foram treinados e orientados localmente, esse valor contra o orçamento do treinamento na sede era essencialmente de R$ 0.
Como receber a confirmação do programa de treinamento?
Com o treinamento realizado em 2009, o segundo grupo de analistas foi treinado em uma tarefa. Este gráfico segue o progresso da qualidade desta equipe após o treinamento inicial.
Nessa situação, o gráfico mostra que houve três grandes aumentos de qualidade. Embora a precisão de 100 por cento tenha sido observada nas semanas 11, 17 e 18, não foi até a semana 21 em diante que a consistência no padrão esperado foi alcançada. Mais uma vez, como com a primeira equipe, um grupo de analistas do Reino Unido forneceu apoio constante e treinamento ao longo deste período para alcançar as pontuações de qualidade alvo.
Em novembro de 2009, um treinador da sede viajou para a filial para treinar um grupo adicional de oito analistas em um novo local nesta mesma tarefa. Seguindo as lições aprendidas com os esforços de treinamento anteriores, um programa aprimorado produziu os seguintes resultados.
Desde a primeira semana de trabalho ao vivo, os resultados alcançaram nossas expectativas. Através do desempenho de rastreamento e do uso de ferramentas de análise Six Sigma, foram alcançadas melhorias significativas em nossos programas de treinamento. Essas conquistas proporcionaram custos de treinamento mais baixos através de uma abordagem à direita primeira, bem como os benefícios de produção trazendo analistas bem treinados online muito mais rápido nos tempos de recrutamento subsequentes.
Quais as Lições aprendidas?
Existem várias lições importantes aprendidas com nossas experiências de treinamento que demonstram como a mesma tarefa pode ser treinada de forma mais eficiente. Os fatores mais importantes que descobrimos foram:
- Planeje um programa de treinamento corretamente
- Permita tempo suficiente para contratar pessoas certas
- Certifique-se de que os materiais de treinamento cobrem tudo o que precisa ser ensinado e não incluam nada que não
- Defina o que é a qualidade aceitável e como será medido
- Mostre que os objetivos são realizáveis e o que deve ser demonstrado em termos de consistência para mostrar que o treinamento é completo e bem-sucedido
- Definir metas claras
- Use a melhor pessoa para entregar o treinamento - seu conhecimento e entusiasmo serão o exemplo que os seguidores seguem
- O apoio e a orientação são um aspecto essencial do treinamento e precisam ser incluídos no plano de treinamento
- Finalmente, implemente o que aprendeu de experiências anteriores
