Se antes já havia reuniões para girar em torno do mesmo ponto, é cada vez mais comum o uso de webcam pelo simples motivo de demonstrar conexão no ambiente digital. O meme da “reunião que podia ser um e-mail”, que já citamos em outros momentos, ganhou novo corpo com a pandemia. Porém, nem tudo está perdido: ainda é possível fazer uma reunião produtiva, e nós vamos te mostrar como.
O que é uma reunião produtiva?
Reuniões produtivas são o tipo de coisa que todos sabem o que é, mas ninguém consegue definir. Todos já saíram de uma reunião particularmente interessante, energizados, fervilhando de ideias e ansiosos para pôr a mão na massa. Por outro lado, há as reuniões que nos fazem olhar para o relógio de três em três minutos. Até aqui só falamos das sensações que temos em reuniões – o que está longe de ser uma definição. Uma reunião produtiva é aquela que consegue, no menor tempo possível, atender o seu objetivo. E é aqui que começa o pulo do gato entre ser um bom orador em uma reunião e ser capaz de organizar uma reunião produtiva.
O objetivo de uma reunião
Embora sejam uma constante do mundo corporativo, é importante lembrarmos que as reuniões têm o seu porquê de ser. Cada reunião visa atender um objetivo para a corporação, o que demanda o alinhamento de certos profissionais. No entanto, o principal objetivo de qualquer reunião é determinar um curso de ação a ser tomado. O curso de ação é o foco, sendo a reunião um meio para esse fim. Nesse curso de ação alguém deve receber alguma atribuição, com um prazo a ser concluída, que vise determinado objetivo da organização. Praticamente uma outra composição dos 5H2W, que quando bem aplicado, te ajudará a identificar uma reunião produtiva de uma improdutiva.
E o que é uma reunião improdutiva?
Agora que já definimos uma reunião produtiva como uma reunião que consegue atender seu objetivo, podemos inverter a lógica e definir uma reunião improdutiva: aquela que demanda mais tempo para não atender a um objetivo. Estamos acostumados a reconhecê-la como uma reunião em que muitos falam e ninguém é ouvido. Há também o exemplo clássico de reuniões de horas em que não se decide nada. E quem nunca foi a uma reunião que era basicamente um recado? Esses são ótimos eventos de reuniões improdutivas.
A realidade das reuniões hoje
Antes, uma reunião gerava a disputa por atenção entre o falante do momento e, provavelmente, o celular por debaixo da mesa. Às vezes tem algum bloco de notas à sua frente. Hoje, as reuniões são mais uma aba entre várias possivelmente abertas por usuários que, muitas vezes, não ligam suas câmeras. O que vem como uma desvantagem também traz suas alegrias – a disputa por atenção contrasta com algumas vantagens técnicas na hora de apresentação de resultado, compartilhamento de documentos e registro de dados durante a reunião. Um líder que busque tirar o melhor dos dois mundos vai saber usar cada um desses fatores a seu favor.
Reuniões e Calls
O mundo das calls, chamadas de Zoom ou via Google Meet substituíram reuniões presenciais conforme o trabalho se descentralizou. Com diversas empresas aproveitando a oportunidade para contratar fora dos seus centros urbanos, é difícil imaginar que esse cenário vá se desfazer num tempo próximo. E assim como há várias possibilidades de se organizar uma reunião virtual, cada uma possui suas vantagens e desvantagens.
Tipos de Reuniões Produtivas
Embora toda reunião, para ser produtiva, deva cumprir o seu objetivo, separamos alguns tipos de reuniões produtivas que podem ajudar a identificar abordagens para se chegar onde se quer. Cada uma delas leva em consideração diferentes maneiras de organizar o seu time e diferentes objetivos.
Sprint do Scrum
O modelo de reunião Scrum surgiu no contexto do desenvolvimento de softwares e evoluiu para diversos modelos de negócios. As sprints são reuniões que visam usar o mínimo de tempo possível – seus gestores (Scrum Masters) sabem em que direção o projeto deve seguir e avaliam seu andamento. Por visto que, os envolvidos no projeto expressam os problemas enfretados e na mesma reunião realocam-se as forças (se necessário) para garantir o avanço do projeto. Também é chamada de reunião de follow-up, a depender do tipo do projeto. 
Reunião criativa
Um exemplo de “duas cabeças pensam melhor do que uma”, uma reunião criativa tem disputado o nome com Brainstorm – quando se faz o “toró de ideias” entre os membros que participarão do projeto. É especialmente útil para que todos entendam quais ideias foram validadas e rejeitadas pelos pares, permitindo certa flexibilidade uma vez que todos estão “na mesma página”. É também um modelo ideal para se usar mapas mentais – mas cuidado: caso realize essa reunião remotamente, lembre-se que muitos softwares não permitem múltiplas vozes falando ao mesmo tempo, o que pode minar a criatividade de alguns membros que precisam falar na hora.
Reunião de resultados
Quando, por outro lado, conhece-se o projeto e já houve a realização do mesmo, está na hora de apresentar seu retorno. Por isso uma reunião de resultados pode ser necessária, em que cada membro da equipe possa expressar, através de KPI’s próprios de sua área de atuação, a contribuição dada ao projeto e como ele gerou retorno. Uma boa reunião de resultados precisa ser clara e concisa na apresentação dos valores, que são a verdadeira estrela desse modelo.
Como tornar a sua reunião produtiva?
Agora que já dividimos alguns formatos de reuniões, está na hora de aprendermos como melhorar as onde estamos. Colocaram os tópicos a seguir em ordem de prioridade, mas para que uma reunião seja o mais produtiva e eficiente possível, é importante que se leve todos eles em consideração.
Defina o objetivo de sua reunião produtiva
Depois de tanto mencioná-lo, a última reforçada é a que fica – comece a reunião sabendo como ela precisa terminar. Seja com uma ideia inovadora de produto, uma solução para um entrave no projeto ou um nome para uma nova marca, você precisa do objetivo da reunião. Assim você saberá como e para que direção direcioná-la.
Escolha o contexto e suas regras
Caso opte pela reunião remota, estabeleça que as câmeras devem estar ligadas e as demais abas, fechadas – mesmo que você não possa controlar isso, o aviso serve para focar os demais participantes. Determine turnos de fala compatíveis com o tempo da reunião, e não hesite em mutar um participante caso ele ultrapasse o tempo limite. Presencialmente, tenha a presença de espírito de interromper o clássico “palestrinha” ou alguém que não tenha muito o que acrescentar.
Mantenha uma ata de reunião
Datada, rotulada, com nome dos participantes, objetivo, e, principalmente, os tópicos que foram levantados. Uma coletânea de atas de reunião pode te dar um panorama poderoso de como a sua operação evoluiu nesse meio tempo. Também te ajuda a identificar gaps que você pode transpor com mais facilidade.
Esteja pronto para mediar conflitos
Em suma, é natural que conflitos surjam em interações humanas. Mas também, se não forem bem manejados, os conflitos em uma reunião podem comprometer o rendimento do grupo e criar ressentimentos. Dessa forma, o exercício de competências de resolução de conflitos, além de uma das habilidades do futuro, é imprescindível para um gestor que queira a maior produtividade para sua equipe.
